Circ. 20.11.01.03 Règlement des frais pour les documents délivrés sur demande à l'Unité Infostar (UIS) à partir du registre de l'état civil(01.01.2011; état : 01.01.2015)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction droit privé Office fédéral de l’état civil OFEC

no 20.11.01.03 du 1er janvier 2011 (Etat: 1er janvier 2015)

Règlement des frais pour les documents délivrés sur demande à l'Unité Infostar (UIS) à partir du registre de l'état civil

Documents délivrés contre émoluments

Règlement des frais pour les documents délivrés sur demande à l'Unité Infostar (UIS) à partir du registre de l'état civil

Contenu

1.1 Documents délivrés à partir du registre de l'état civil (actes, confirmations,

Tableau des modifications

Modifications au 1er janvier 2015 NOUVEAU

Circulaire en entier Office fédéral de l’état civil (OFEC) remplacé par Unité Infostar (UIS). Chiffre 1.1. Adaptation périodicité et mode de facturation. Chiffre 1.2 Adaptation de l’adresse de contact. Chiffre 2.1 Adaptation de la facturation aux directives fédérales de l’Administration fédérale des finances (AFF). Chiffre 2.2 Adaptation des indications concernant le compte de l’office de l’état civil ou de l’autorité de surveillance. Chiffre 2.4 Adresse de facturation et adaptation des annexes à la facture. Chiffre 2.5 Inclus sous chiffre 2.4 Chiffre 4 Accords particuliers avec les autorités cantonales de surveillance au sujet de la facturation deviennent sans objet avec les modifications à partir du 1er janvier 2015.

Règlement des frais pour les documents délivrés sur demande à l'Unité Infostar (UIS) à partir du registre de l'état civil

Pour assurer un déroulement sans faille du paiement des documents délivrés contre frais à partir du registre de l'état civil par l’intermédiaire de l’Unité Infostar (UIS) de l'Office fédéral de la Justice OFJ, à l'intention des représentations de la Suisse à l'étranger, il y a lieu de procéder comme suit:

1 Livraison de documents délivrés contre émoluments à partir du registre de

l'état civil

1.1 Documents délivrés à partir du registre de l'état civil (actes, confirmations, attestations, certificats de capacité matrimoniale entre autres)

Le montant dû (émoluments et débours éventuels) doit être indiqué sur l’original de la commande de l’UIS (formule 20CHV pour les documents, formule 801 pour les certificats de capacité matrimoniale et les demandes de changement de nom).

L’original de la commande de l’UIS doit toujours être retourné à l’UIS avec le document commandé.

Sans indication du montant dû à l’office de l’état civil, il n'est pas possible de dresser une facture au mandant à l’étranger lors de la transmission du document.

Si le document n’est pas transmis directement à l’UIS mais via l’autorité cantonale de surveillance l'original de la commande de l'UIS, muni du timbre et de la signature et portant indication des frais de l'office de l'état civil, doit également être retourné à l'UIS.

La facture comprenant les émoluments et débours de l'office de l'état civil ou de l’autorité cantonale de surveillance doit être envoyée à partir du 1er janvier 2015 ensemble avec la livraison du document soumis à émoluments au FIS (justification sous chiffre 2 ci-après). L’établissement d’une facture globale annuelle n’est plus autorisé pour les livraisons à partir du 1er janvier 2015.

1.2 Questions

Pour toutes questions, veuillez-vous adresser directement au service de Transmission de documents de l’UIS (coordonnées sur Internet à l’adresse : www.ofec.admin.ch).

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2 Facturation par l’office de l’état civil ou l’autorité de surveillance

2.1 Facturation

Principe: La facture doit être délivrée ensemble avec la livraison du document. Cette procédure résulte des directives fédérales de l’Administration fédérale des finances AFF, c’est-à-dire: la comptabilité doit être régulièrement actualisée et permettre de livrer les résultats suffisamment tôt. Les éléments de base (pour les mouvements de capitaux en particulier) doivent être enregistrés au jour le jour, par ordre chronologique. Basée sur ces directives, une facturation globale périodique n’est pas autorisée car elle ne répondrait pas à l’objectif de la ponctualité (actualité) et à l’ordre chronologique des mouvements de capitaux.

2.2 Compte de l’office de l’état civil ou de l’autorité de surveillance

Le règlement de la facture des frais est versé sur le compte indiqué sur le bulletin de versement annexé.

2.3 Objet de la facturation

Seuls les documents d’état civil délivrés par l'office de l'état civil qui n’ont pas été commandés avec la mention "exempts de frais / gratuits" ou "à des fins officielles" et qui n’ont pas déjà été acquittés d’une autre manière peuvent être facturés. Il en va de même pour les documents qui sont fournis par l’autorité cantonale de surveillance.

2.4 Adresse de facturation et annexes à la facture

La facture comporte l’adresse de facturation suivante:

Office fédéral de l’état civil Unité Infostar UIS Comptabilité Bundesrain 20

3003 Berne

Un bulletin de versement avec les coordonnées de compte, ainsi que l’original de la commande de l’UIS et le document (voir sous chiffre 1.1) sont annexés à la facture.

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3 Contrôle et règlement des factures

3.1 Contrôle de la facturation

L’UIS contrôle les factures qui lui ont été adressées et, le cas échéant, communique les divergences à l'office de l'état civil ou à l’autorité cantonale de surveillance afin qu'il puisse établir si nécessaire une nouvelle facture.

Si l’office de l’état civil ou l’autorité cantonale de surveillance constate une différence entre l'ordre de paiement des émoluments et sa propre facture, il peut obtenir des renseignements à ce sujet selon chiffre 1.2.

3.2 Règlement des frais

Le Centre de services finances de l’Office fédéral de la justice à Berne effectue le paiement de la facture sur le compte indiqué sur le bulletin de versement.

4 Accords particuliers avec les autorités cantonales de surveillance

En raison des modifications en ce qui concerne la facturation, les accords particuliers conclus entre les autorités de surveillance et l'OFEC sont sans objet à partir du 1er janvier 2015.

5 Dispositions finales

5.1 Abrogation des circulaires en vigueur jusqu'à présent

Les circulaires suivantes sont abrogées:

– Circulaire 94-10-01 du 20 octobre 1994 (Etat: 1er mars 2004) "Modalités de paiement des documents d'état civil et des confirmations du droit de cité transmis à l'OFEC"

– Circulaire 93-02-01 du 11 février 1993 "Modalités de paiement pour la délivrance de documents et les confirmations du droit de cité transmises à l'OFEC"

– Circulaire 92-06-01 du 29 juin 1992 "Modalités de paiements pour la délivrance de document et les confirmations du droit de cité transmises à l'OFEC; nouveau mode de procédure".

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5.2 Entrée en vigueur

La présente circulaire entre en vigueur le 1er janvier 2011.

OFFICE FEDERAL DE L'ETAT CIVIL

Mario Massa