Dir. 10.19.03.01 Modalités de la collaboration entre les autorités de l’état civil et le Secrétariat d’État aux migrations (SEM)(01.03.2019 ; état : 01.02.2026)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l’état civil OFEC

Collaboration entre les autorités de l’état civil et le Secrétariat d’État aux migrations (SEM)

Collaboration dans le domaine de l’asile et des étrangers

Directives édictées par l’Office fédéral de l’état civil en vertu de l’art. 84, al. 3, de l’ordonnance sur l’état civil (OEC)

1 Introduction

Les autorités suisses de l’état civil connaissent, dans le cadre de l’enregistrement des faits d’état civil de ressortissants étrangers et de la saisie des ressortissants étrangers dans le registre de l’état civil, des points de convergence avec les services suisses des migrations. Cela concerne en particulier les domaines suivants :

• obligation aux ressortissants étrangers de se procurer des documents,

• saisie, vérification et transmission de documents,

• communication de faits d’état civil et d’abus liés à la législation sur les étrangers,

• consultation des dossiers d’asile et obtention de renseignements auprès des services des migrations. Les obligations et attributions des autorités de l’état civil dans ces domaines sont dépendantes du statut en matière de droit de l’asile et des étrangers de la personne concernée. Les autorités de l’état civil vérifient pour cette raison dans un premier temps le livret pour étrangers présenté (livrets B, C, F, N et S). En cas d’impossibilité de déterminer de manière suffisamment précise le statut au moyen du livret pour étrangers, elles peuvent procéder à des éclaircissements en interrogeant le système d’information central sur la migration (SYMIC) ou demander une confirmation du statut en matière de droit des étrangers aux services des migrations. La détermination du statut ainsi que les obligations et attributions des autorités de l’état civil qui y sont liées sont présentées pour chaque livret pour étrangers au ch. 3. Les annexes 3 et 4 contiennent, à titre complémentaire, un tableau synoptique des attributions et obligations des autorités de l’état civil concernant l'obtention et la saisie des documents dans les rapports avec des ressortissants étrangers ainsi qu’un bref descriptif des différents statuts en matière de droit de l’asile et des étrangers des personnes concernées.

2 Aperçu des tâches, bases juridiques et collaboration avec le SEM

2.1 Obligation de se procurer des documents

En vertu de l’art. 15a, al. 2, OEC1 en relation avec l’art. 16, al. 2, OEC, les ressortissants étrangers doivent produire les pièces requises pour leur saisie dans le registre de l’état civil (en particulier les documents relatifs à l’identité, à la naissance, au sexe, au nom, à la filiation, à l’état civil, à la nationalité). À cet effet, les autorités de l’état civil sont en droit d’exiger des ressortissants étrangers se trouvant en Suisse qu’ils se procurent des documents provenant de leur pays d’origine ou délivrés par des États tiers qui peuvent en principe être exigés. L’obligation de se procurer les documents manquants en prenant contact avec les autorités du pays d’origine est licite s’il n’en résulte pas de danger pour les personnes concernées (étrangers sans qualité de réfugié).

1 Ordonnance du 28 avril 2004 sur l’état civil ; RS 211.112.2

Il n’est en revanche pas permis d’enjoindre à des ressortissants étrangers de se procurer des documents moyennant des contacts avec les autorités de leur pays d’origine si celles-ci sont leurs persécuteurs potentiels. Dans ce cas, les intérêts de protection des demandeurs d’asile dont la procédure est en cours, des personnes ayant besoin de protection ou des réfugiés sont prédominants.

2.2 Saisie de documents

La saisie de documents provenant du pays d’origine ou délivrés par des États tiers, qui sont susceptibles de fournir des indications sur l’identité d’une personne étrangère issue du domaine de l’asile, est réglée dans la loi sur l’asile2. En vertu de l’art. 10, al. 2, LAsi en relation avec l’art. 2b OA 13, les autorités et les services administratifs sont tenus de saisir et de transmettre au Secrétariat d’État aux migrations (SEM) les documents de voyage, les pièces d’identité ou tout autre document étranger pouvant fournir des renseignements sur l’identité d’une personne ayant déposé une demande d’asile en Suisse. Font notamment partie des autres documents pouvant renseigner sur l’identité d’une personne les documents d’état civil, les justificatifs de liens familiaux, les actes de baptême, les justificatifs de nationalité, les cartes de réfugiés, les permis de conduire et les cartes d’identité militaires (art. 2b, al. 2, OA 1). Dans le cas des personnes qui remplissent cependant le critère de la qualité de réfugié, la saisie se limite aux passeports et pièces d’identité qui ont été établis à l’intention des réfugiés par leur pays d’origine (art. 10, al. 5, LAsi).

2.3 Transmission de documents saisis

Modalités de la transmission

Les autorités de l’état civil saisissent les documents permettant d’identifier une personne et en transmettent immédiatement les originaux au SEM afin d'accélérer la procédure d’asile (art. 2b, al. 1, OA 1). Sont réservées une éventuelle vérification des documents quant à leur authenticité ou leur transmission aux autorités de poursuite pénale en cas de soupçon d’infraction pénale (cf. ch. 2.3.2 et 2.3.3). Dans ces cas, elles doivent immédiatement transmettre au SEM une copie du document correspondant et ne lui remettre les originaux qu’après la clôture des formalités. Elles doivent aussi transmettre les documents saisis qui ne sont pas enregistrés dans le registre de l’état civil, par exemple à la suite du retrait d’une demande en vue du mariage. Les originaux des documents saisis sont à remettre au SEM et sont conservés par cette autorité (art. 31, al. 4, OEC). L’office de l’état civil établit, par analogie avec l’art. 33, al. 2, OEC, des copies certifiées conformes à l’original des documents qui sont considérées comme des pièces justificatives pour l’enregistrement. L’office de l’état civil transmet ensuite à la personne concernée le formulaire de confirmation de la saisie de documents (voir annexe 1).

2 Loi du 26 juin 1998 sur l’asile ; RS 142.31

3 Ordonnance 1 du 11 août 1999 sur l’asile relative à la procédure ; RS 142.311

Si les autorités de l’état civil ont ultérieurement besoin des originaux, le SEM met ceux-ci à leur disposition sur demande pour consultation temporaire (art. 31, al. 4, dernière phrase, OEC).

Vérification de documents par les autorités de l’état civil

La vérification de documents par les autorités de l’état civil, ou l’attribution d’un mandat correspondant à la représentation suisse compétente, s'effectue selon l'art. 5, al. 1, let. g, OEC, ainsi que les directives de l'OFEC dans ce domaine. En cas de nécessité, il est permis d’ordonner une vérification approfondie des documents de tout ressortissant étranger. Mais, de manière analogue à l’injonction de se procurer des documents provenant du pays d’origine, il faut tenir compte de la situation en matière de droit de séjour des réfugiés, des personnes à protéger et des requérants d’asile (personnes dont la qualité de réfugié n’est pas encore déterminée). Dans le cas de ces personnes, l’autorité de l’état civil qui attribue le mandat doit demander à la représentation suisse à l’étranger de procéder à la vérification approfondie avec la discrétion de mise (vérification discrète, c’est-à-dire indication à l’attention de l’ambassade de la qualité de réfugié, du besoin de protection ou de la procédure d’asile pendante qui interdisent d’entrer en contact avec les autorités du pays d’origine). Pour procéder à la vérification approfondie, la représentation suisse compétente a besoin des documents originaux. Pour cette raison, leur transmission immédiate au SEM conformément à l’art. 2b, al. 1, OA 1 est ajournée. L’autorité de l’état civil remet en lieu de cela immédiatement au SEM une copie des documents correspondants et indique dans quel délai les documents originaux lui seront selon toute vraisemblance transmis. Au terme de la vérification, l’autorité de l’état civil transmet au SEM les documents originaux et lui communique le résultat de la vérification (cf. également art. 10, al. 3, LAsi). Le résultat est toujours communiqué au SEM par l’autorité de l’état civil qui a ordonné la vérification. L’Unité Infostar de l‘Office fédéral de la justice (UIS) n’intervient pas.

Procédure en cas de soupçon d’infraction pénale

Les autorités de l’état civil sont tenues de dénoncer aux autorités cantonales de poursuite pénale les infractions pénales qu’elle constate dans l’exercice de leurs fonctions (art. 43a, Les autorités de l’état civil joignent à la dénonciation pénale les documents à l’égard desquels il existe un doute fondé qu’ils ont été falsifiés ou utilisés illégalement. L’autorité de l’état civil dénonciatrice transmet dans ce cas au SEM une copie de la dénonciation pénale et du document en question. Dès que l’autorité de poursuite pénale a rendu ses conclusions, celles-ci et le document original retenu sont également transmis au SEM.

4 Code civil suisse ; RS 210

2.4 Communication de faits d’état civil au SEM

En vertu de l’art. 51 OEC, les faits d’état civil que sont les naissances, l’établissement et la rupture de liens de filiation, les mariages, les partenariats enregistrés et leur conversion en mariage, les dissolutions de mariages et de partenariats enregistrés, ainsi que les décès doivent être communiqués au SEM concernant les catégories de personnes suivantes :

• requérants d’asile (livret N),

• personnes à protéger (livret S),

• réfugiés admis provisoirement (livret F),

• réfugiés disposant d’une autorisation de séjour ou d’établissement (livret B ou C),

• personnes admises provisoirement issues du domaine de l’asile (livret F),

• requérants d’asile déboutés (livret N ou aucun document). L’office de l’état civil procède à la communication si l’une des personnes suivantes concernées par le fait d’état civil à communiquer appartient aux catégories d’étrangers précitées :

• en cas de naissance : le père ou la mère,

• en cas de reconnaissance d’un enfant : l’auteur de la reconnaissance, la mère ou l’enfant,

• en cas de mariage, de conversion d'un partenariat en mariage ou dissolution du mariage : l'un des époux / épouse ou ex-époux / ex-épouse,

• en cas de transcription du partenariat enregistré conclu à l'étranger ou de dissolution du partenariat en Suisse ou à l'étranger : l’un des partenaires ou ex-partenaires,

• en cas de décès : le défunt ou son conjoint/ son partenaire enregistré.

2.5 Communication concernant les cas d’abus liés à la législation sur les

étrangers et les cas de séjour illégal

L’office de l’état civil compétent pour la préparation du mariage communique à l’autorité cantonale compétente en matière d’étrangers du lieu de séjour de la personne concernée les faits indiquant que le mariage est prévu ou a été conclu dans le but de contourner les dispositions sur l’admission et le séjour des étrangers (art. 74a, al. 7, OEC). De plus, il doit lui communiquer l’identité des personnes concernées qui n’ont pas établi la légalité de leur séjour en Suisse

5 Voir les directives 10.11.01.02 du 1er janvier 2011 « Mariages et partenariats de ressortissants

étrangers : preuve de la légalité du séjour et annonce aux autorités migratoires » du 1er janvier 2011 et no 10.07.12.01 « Abus lié à la législation sur les étrangers : - Refus de célébrer de l’officier de l’état civil – Inscription des jugements d’annulation – Reconnaissance et transcription d’unions étrangères » du 5 décembre 2007, toutes deux consultables sous www.ofec.admin.ch.

2.6 Divulgation des données sur demande du SEM

Le SEM peut demander les données d'état civil qui ne lui sont pas automatiquement communiquées, mais qui sont indispensable à l'accomplissement de ses tâches légales (art. 58 OEC), par exemple un changement de nom ou une rectification de données d'état civil. Il adresse pour cela une demande écrite à l'office de l'état civil qui a procédé à l'enregistrement ou, à défaut, à l'office du lieu de domicile du ressortissant étranger (art. 44a OEC). La demande doit être motivée et comporter la mention de la base légale correspondante. Les données sont en principe fournies gratuitement (art. 3 OEEC)6.

2.7 Consultation des dossiers d’asile et renseignements du SEM

Consultation des dossiers d’asile

Lorsqu’un complément d’information est indispensable à la saisie dans le registre de l’état civil (Infostar) ou à la réception d’une déclaration au sens de l’art. 41 CC, les autorités de l’état civil peuvent consulter le dossier de la personne concernée auprès du SEM ou s’en faire délivrer des copies. Il y a cependant lieu de démontrer que les conditions de l’art. 36, al. 2, let. a, LPD7 sont remplies, c’est-à-dire qu’il n’est pas possible en l’espèce de réaliser les tâches de l’état civil sans connaître ces données. Ce sera en particulier le cas lorsque l’identité ou la capacité matrimoniale des personnes concernées n’est pas clairement établie, qu’il existe des doutes quant aux documents remis et aux déclarations reçues ou que la remise des documents exigés est objectivement impossible. Les requêtes en ce sens doivent être envoyées à l’adresse suivante au moyen du formulaire « Demande de consultation du dossier d’asile » (voir annexe 2) : Secrétariat d’État aux migrations, Quellenweg 6, 3003 Berne-Wabern La consultation du dossier peut intervenir à tous les stades de la procédure d’asile, même après l’écoulement du délai pour quitter la Suisse. Si le SEM a mis à la disposition de l’office de l’état civil des documents originaux qui ont été produits par la personne concernée dans le cadre de la procédure d’asile, l’office de l’état civil doit lui retourner les originaux au terme de leur consultation. Cela vaut aussi pour les documents d’état civil. S’il s’agit à ce propos de pièces justificatives qui servent à l’enregistrement, il faut verser au dossier des copies certifiées conformes à l’original (par analogie avec l’art. 33, al. 2, OEC). La restitution de ces pièces justificatives qui ont servi à l'enregistrement à l'état civil se fait conformément à l'art. 31, al. 4, OEC et non aux conditions de l'art. 36, al. 2, let. a, LPD.

Renseignements au sujet des possibilités d’obtention de documents

La section Analyses du SEM répond dans la mesure des ressources disponibles aux demandes de renseignements spécifiques à des pays que lui adressent les offices de l’état civil concernant l’obtention de documents à l’étranger. Les demandes sont à envoyer à l’adresse coi@sem.admin.ch.

6 Ordonnance du 27 octobre 1999 sur les émoluments en matière d’état civil ; RS 172.042.110

7 Loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données ; RS 235.1

3 Statuts en matière de droit d’asile et des étrangers

3.1 Autorisations de séjour et d’établissement – livrets B et C

Définition du statut

Une autorisation de séjour (livret B) est octroyée aux étrangers qui ont le droit de séjourner durablement en Suisse dans un but précis, exerçant ou non une activité lucrative. Les personnes qui ont obtenu l’asile en Suisse reçoivent également une autorisation de séjour (art. 60 LAsi). Après l’expiration de la durée prévue par la loi, il est possible d’octroyer aux titulaires d’une autorisation de séjour ayant ou non la qualité de réfugié une autorisation d’établissement (livret C) à la place de l’autorisation de séjour. Dans le cas des réfugiés, une remarque relativement à la qualité de réfugié figure généralement dans le livret B. Tel n’est cependant pas le cas dans certaines circonstances de même que dans le livret C, raison pour laquelle il faut en cas de doute vérifier dans le SYMIC si la personne concernée a la qualité de réfugié.

Personnes sans qualité de réfugié avec livret B ou C

Injonction de se procurer des documents : il est permis d’enjoindre à ces personnes de se procurer des documents existants ou de nouveaux documents qui présupposent qu’elles entrent en contact avec les autorités de leur pays d’origine. Obligation de saisie : comme la LAsi ne s’applique pas à ces personnes, il n’y a pas d’obligation de saisie de documents. Vérification des documents : il est permis de soumettre les documents à une vérification approfondie sans restriction. Communication de faits d’état civil : en vertu de l’art. 51, al. 1, OEC, les faits d’état civil se rapportant à des ressortissants étrangers ne sont à communiquer au SEM que si la LAsi s’applique. Ils ne doivent donc pas être communiqués dans le cas des personnes sans qualité de réfugié.

Réfugiés avec livret B ou C

Injonction de se procurer des documents : il est permis d’enjoindre aux réfugiés de se procurer des documents existants qui peuvent être obtenus sans qu’il leur soit nécessaire d’entrer en contact avec les autorités de leur pays d’origine. Il n’est cependant pas permis de leur demander de se procurer de nouveaux documents qui présupposent qu’ils entrent en contact avec les autorités de leur pays d’origine. Ces dernières sont considérées comme des persécuteurs potentiels par rapport aux réfugiés. Obligation de saisie : dans le cas des réfugiés, seuls les passeports et les pièces d’identité établis par le pays d’origine sont saisis et transmis au SEM en vertu de l’art. 10, al. 5, LAsi.

Vérification des documents : il est permis de soumettre les documents de réfugiés à une vérification approfondie. La qualité de réfugié doit cependant ressortir clairement de la demande de vérification. La représentation suisse mandatée doit être instruite du fait que la vérification approfondie est à mener avec la discrétion de mise dans ces circonstances et en est donc responsable (cf. ch. 2.3.2). Communication de faits d’état civil : en vertu de l’art. 51, al. 1, OEC, l’office de l’état civil compétent pour enregistrer les données de l’état civil est tenu de communiquer les faits d’état civil au SEM. Ils doivent donc être communiqués dans le cas des réfugiés titulaires de livrets B ou C (cf. ch. 2.4).

3.2 Admission provisoire – livret F

Définition du statut

Une admission provisoire (livret F) est accordée à des étrangers si l’exécution du renvoi ou de l’expulsion n’est pas possible, n’est pas licite ou ne peut être raisonnablement exigée (art. 83, al. 1, LEI8. Une admission provisoire peut être décidée dans le cas d’une procédure d’asile ou d’une procédure relevant du droit des étrangers. Le livret F pour personnes admises provisoirement est accordé à trois groupes de personnes distincts :

• réfugiés admis provisoirement ;

• personnes admises provisoirement qui ont fait l’objet d’une procédure d’asile antérieure mais qui n’ont pas la qualité de réfugié ;

• personnes admises provisoirement qui n’ont pas fait l’objet d’une procédure d’asile antérieure, c’est-à-dire que l’admission provisoire n’a pas été accordée dans le cadre d’une procédure d’asile. Le livret F définit clairement le statut quand il s’agit d’une personne qui a été admise provisoirement comme réfugié. La qualité de réfugié est dans ce cas mentionnée directement dans le livret. La distinction de savoir si une personne admise provisoirement sans qualité de réfugié l’a été dans le cadre d’une procédure relevant du droit de l’asile ou d’une procédure relevant du droit des étrangers apparaît dans le SYMIC (cf. annexe 4). Ce point importe cependant exclusivement pour la saisie de documents au sens de l’art. 10 LAsi. Les différentes réglementations relevant du droit des étrangers (p. ex. limitation de la durée de validité du livret) ne présentent pas de pertinence pour l’état civil.

Réfugiés admis provisoirement (livret F)

Les réfugiés admis provisoirement remplissent le critère de la qualité de réfugié et sont, du point de vue de l’état civil, soumis aux mêmes règles que les réfugiés disposant d’une autorisation de séjour ou d’établissement (ch. 3.1.3) :

8 Loi fédérale du 16 décembre 2005 sur les étrangers et l’intégration ; RS 142.20

Injonction de se procurer des documents : il est permis d’enjoindre aux réfugiés admis provisoirement de se procurer des documents existants qui peuvent être obtenus sans qu’il leur soit nécessaire d’entrer en contact avec les autorités de leur pays d’origine. Il n’est en revanche pas permis de leur demander de se procurer de nouveaux documents qui présupposent qu’ils entrent en contact avec les autorités de leur pays d’origine. Ces dernières sont considérées comme des persécuteurs potentiels par rapport aux réfugiés admis provisoirement. Obligation de saisie : dans le cas des réfugiés admis provisoirement, seuls les passeports et les pièces d’identité établis par le pays d’origine sont saisis et transmis au SEM en vertu de l’art. 10, al. 5, LAsi. Vérification des documents : il est permis de soumettre les documents de réfugiés admis provisoirement à une vérification approfondie. La qualité de réfugié doit cependant ressortir clairement de la demande de vérification. La représentation suisse mandatée doit être instruite du fait que la vérification approfondie est à mener avec la discrétion de mise dans ces circonstances et en est donc responsable (cf. ch. 2.3.2). Communication de faits d’état civil : en vertu de l’art. 51, al. 1, OEC, l’office de l’état civil compétent pour enregistrer les données de l’état civil est tenu de communiquer les faits d’état civil au SEM. Ils doivent donc être communiqués dans le cas des réfugiés admis provisoirement (cf. ch. 2.4).

Personnes admises provisoirement sans qualité de réfugié (livret F)

Injonction de se procurer des documents : il est permis d’enjoindre à ces personnes de se procurer des documents existants et de nouveaux documents qui supposent d’entrer en contact avec les autorités du pays d’origine. Obligation de saisie : dans le cas des personnes admises provisoirement sans qualité de réfugié, il faut vérifier dans le SYMIC si l’admission provisoire a été décidée dans le cadre d’une procédure relevant du droit de l’asile ou d’une procédure relevant du droit des étrangers (cf. annexe 4) :

• Avec procédure d’asile antérieure : en vertu de l’art. 10, al. 2, LAsi, les autorités et les services administratifs sont tenus de saisir et de transmettre au SEM les documents de voyage, les pièces d’identité ou tout autre document pouvant fournir des renseignements sur l’identité d’une personne ayant déposé une demande d’asile en Suisse. Ainsi, il faut saisir et transmettre au SEM l’intégralité de ces documents dans le cas de personnes admises provisoirement qui ont fait l’objet d’une procédure d’asile antérieure mais qui n’ont pas la qualité de réfugié.

• Sans procédure d’asile antérieure : comme la LAsi ne s’applique pas à ces personnes, il n’y a pas d’obligation de saisir leurs documents. Vérification des documents : il est permis de soumettre les documents de ces personnes à une vérification approfondie sans restriction. Communication de faits d’état civil : en vertu de l’art. 51, al. 1, OEC, l’office de l’état civil compétent pour enregistrer les données de l’état civil est tenu de communiquer les faits d’état civil au SEM. Ils doivent donc être communiqués dans le cas des personnes admises provisoirement qui ont fait l’objet d’une procédure d’asile antérieure (cf. ch. 2.4).

3.3 Requérants d’asile et requérants d’asile déboutés – livret N

Définition du statut

Le livret N peut être produit tant par des requérants d’asile que par des requérants d’asile déboutés qui ont le droit de séjourner en Suisse pendant le délai de départ. Ce fait ne ressort pas du livret, mais a son importance pour les autorités de l’état civil, puisque dans le cas des requérants d’asile la question de la qualité de réfugié est encore ouverte, tandis qu’il faut y répondre par la négative dans le cas de requérants d’asile déboutés de manière définitive qui ont le droit de séjourner en Suisse jusqu’à l’expiration du délai de départ. Il faut pour cette raison vérifier dans le SYMIC si la procédure d’asile est encore pendante ou si une décision négative exécutoire a été rendue. Après l’expiration du délai de départ, les requérants d’asile déboutés définitivement n’ont en règle générale plus de livret.

Requérants d’asile (livret N)

Injonction de se procurer des documents : il est permis d’enjoindre aux requérants d’asile de se procurer des documents existants qui peuvent être obtenus sans qu’il leur soit nécessaire d’entrer en contact avec les autorités de leur pays d’origine. Il n’est cependant pas permis de leur demander de se procurer de nouveaux documents qui présupposent qu’ils entrent en contact avec les autorités de leur pays d’origine. Ces dernières sont considérées comme des persécuteurs potentiels par rapport aux requérants d’asile. Obligation de saisie : en vertu de l’art. 10, al. 2, LAsi, les autorités et les services administratifs sont tenus de saisir et de transmettre au SEM les documents de voyage, les pièces d’identité ou tout autre document pouvant fournir des renseignements sur l’identité d’une personne ayant déposé une demande d’asile en Suisse. Ainsi, il faut saisir et transmettre au SEM l’intégralité de ces documents dans le cas de requérants d’asile. Vérification des documents : il est permis de soumettre les documents de requérants d’asile à une vérification approfondie. Il doit cependant ressortir clairement de la demande de vérification qu’il s’agit de documents d’une personne qui demande l’asile. La représentation suisse mandatée doit être instruite du fait que la vérification approfondie est à mener avec la discrétion de mise dans ces circonstances et en est donc responsable (cf. ch. 2.3.2). Communication de faits d’état civil : en vertu de l’art. 51, al. 1, OEC, l’office de l’état civil compétent pour enregistrer les données de l’état civil est tenu de communiquer les faits d’état civil au SEM. Ils doivent donc être communiqués dans le cas des requérants d’asile (cf. ch. 2.4).

Requérants d’asile déboutés définitivement (avec ou sans livret N)

Du point de vue des autorités de l’état civil, les mêmes règles s’appliquent pour les requérants d’asile déboutés définitivement, que le délai de départ ait expiré ou non. Il n’importe aucunement pour l’état civil s’ils produisent ou non un livret N. Injonction de se procurer des documents : il est permis d’enjoindre aux requérants d’asile déboutés définitivement de se procurer des documents existants et de nouveaux documents qui supposent d’entrer en contact avec les autorités du pays d’origine.

Obligation de saisie : en vertu de l’art. 10, al. 2, LAsi, les autorités et les services administratifs sont tenus de saisir et de transmettre au SEM les documents de voyage, les pièces d’identité ou tout autre document pouvant fournir des renseignements sur l’identité d’une personne ayant déposé une demande d’asile en Suisse. Ainsi, il faut saisir et transmettre au SEM l’intégralité de ces documents dans le cas de requérants d’asile déboutés. Vérification des documents : il est permis de soumettre les documents de réfugiés déboutés définitivement à une vérification approfondie sans restriction. Communication de faits d’état civil : en vertu de l’art. 51, al. 1, OEC, l’office de l’état civil compétent pour enregistrer les données de l’état civil est tenu de communiquer les faits d’état civil au SEM. Ils doivent donc être communiqués dans le cas des requérants d’asile déboutés (cf. ch. 2.4).

3.4 Personnes à protéger – livret S

Définition du statut

La Suisse peut accorder la protection provisoire à des personnes à protéger aussi longtemps qu’elles sont exposées à un danger général grave (art. 4 LAsi). Le statut de personne à protéger découle clairement du livret S.

Personnes à protéger (livret S)

Injonction de se procurer des documents : il est permis d’enjoindre aux personnes à protéger de se procurer des documents existants qui peuvent être obtenus sans qu’il leur soit nécessaire d’entrer en contact avec les autorités de leur pays d’origine. Il n’est cependant pas permis de leur demander de se procurer de nouveaux documents qui présupposent qu’elles entrent en contact avec les autorités de leur pays d’origine. Ces dernières sont considérées comme des persécuteurs potentiels par rapport aux personnes à protéger. Obligation de saisie : en vertu de l’art. 10, al. 2, LAsi, les autorités et les services administratifs sont tenus de saisir et de transmettre au SEM les documents de voyage, les pièces d’identité ou tout autre document pouvant fournir des renseignements sur l’identité d’une personne ayant déposé une demande d’asile en Suisse. Ainsi, il faut saisir et transmettre au SEM l’intégralité de ces documents dans le cas de personnes à protéger. Les documents de voyage, les pièces d'identité ou tout autre document pouvant fournir des renseignements sur l'identité d'une personne originaire d'Ukraine ayant déposé une demande d'asile en Suisse ne doivent pas être saisis en original. Pour les personnes à protéger originaires d'Ukraine, les documents doivent être copiés et transmis au SEM. Les personnes à protéger originaires d'Ukraine sont autorisées à voyager et, pour cette raison, les originaux des documents ne doivent pas être saisis. Lors de la saisie dans le registre de l'état civil de personnes originaires d'Ukraine en vue d'un fait ou d'une déclaration d'état civil qui doit être enregistré en Suisse, les documents présentés en original sont considérés comme pièces justificatives et doivent être archivés en conséquence. Les documents provenant des pièces justificatives peuvent être restitués par les offices de l'état civil aux ayants droit et doivent être remplacés par des copies certifiées conformes à l’original (art. 33, al. 2, OEC). Les documents d'état civil de personnes originaires d'Ukraine ne doivent pas être saisis, mais doivent également être copiés et transmis au SEM.

Vérification des documents : il est permis de soumettre les documents de personnes à protéger à une vérification approfondie. Comme la question de la qualité de réfugié n’est pas éclaircie, il faut éviter tout contact avec les autorités susceptibles d’être des persécuteurs. Il doit pour cette raison ressortir clairement de la demande de vérification qu’il s’agit de documents d’une personne à protéger. La représentation suisse mandatée doit être instruite du fait que la vérification approfondie est à mener avec la discrétion de mise dans ces circonstances et en est donc responsable (cf. ch. 2.3.2). Communication de faits d’état civil : en vertu de l’art. 51, al. 1, OEC, l’office de l’état civil compétent pour enregistrer les données de l’état civil est tenu de communiquer les faits d’état civil au SEM. Ceux-ci doivent donc être communiqués dans le cas des personnes à protéger titulaires d’un livret S (cf. ch. 2.4).

3.5 Écrits de confirmation des services des migrations

La LEI ne prévoit pas formellement d’écrits de confirmation des services cantonaux des migrations indiquant que la décision de renvoi entrée en force n’est pas exécutée (« tolérance »). Mais, dans la pratique, ces services en délivrent parfois. Lorsqu’une personne produit un tel écrit, il faut demander à l’autorité qui l’a délivré des renseignements sur la marche à suivre.

4 Entrée en vigueur

La présente directive entre en vigueur immédiatement. La circulaire OFEC no 04-08-01 du 4 août 2004 « Mode de collaboration entre les autorités de l’état civil et les autorités de l’asile » est abrogée.

Office fédéral de l'état civil OFEC

David Rüetschi

Annexes : Annexe 1 : Formule « Confirmation de saisie de documents » Annexe 2 : Formule « Demande de consultation du dossier d’asile » Annexe 3 : Vue d’ensemble des statuts de séjour des étrangers pour les autorités de l’état civil Annexe 4 : Tableau synoptique des statuts en matière de droit de l’asile et des étrangers