Dir. 10.24.11.01.a1 - Annexe 1

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

Directive no 10.24.11.01 Annexe 1

Extraits des registres d’état civil conformément à la Convention CIEC no 34 Modèles CIEC 1-5

1 Principes

1.1 Contexte

Les bases concernant les extraits d’actes d’état civil CIEC sont fixées dans l'annexe de la Convention CIEC no 34 ainsi que dans les directives de l'OFEC no 10.24.11.01 « Délivrance d’actes d’état civil CIEC no 34 » et no 10.22.04.01 « Mariage pour tous » - chiffre 9.

Le présent document a pour but d'esquisser brièvement la mise en œuvre et de permettre un accès facile aux informations nécessaires à cet effet.

Tous les formulaires de la Convention CIEC no 34 sont mis à disposition sur le site réservé aux autorités de l’état civil de l’OFEC et dans la galerie des documents Infostar.

Les manuels A gardent également leur pertinence et servent de base à l’établissement des extraits.

1.2 Etablissement

Les données tirées des registres de l’état civil tenus sur papier et d’Infostar NG, sont divulguées sous la forme d’actes selon la convention CIEC no 34 sous réserve de la CIEC no 16.

Les documents qui ne peuvent pas être créés à partir d'Infostar doivent être établis manuellement de la même manière que les documents d'urgence.

Il existe 5 modèles décrits sous le chiffre 3 de la présente instruction en fonction de l’événement.

Chaque modèle est imprimé recto/verso sur papier sécurisé en couleur ou en nuancé gris1.

2 Contenu

L’essentiel du contenu des champs de données sont décrits ci-après. Les données d’état civil reportées dans les modèles sont établies sur la base des énonciations originaires et mentions ultérieures en marge des registres d’état civil (art. 6a, al.1, OEC).

1 Résolution adoptée par l’Assemblée Générale de la Commission Internationale de l’Etat Civil

à Strasbourg le 22 septembre 2022

Les données qui ne figurent pas dans les registres tenus sur papier ne doivent en principe pas être déduites. Seules les données disponibles dans les registres de l’état civil peuvent être reportées dans les extraits à l’exception des cas décrits sous chiffre 3 de la présente et dans la Directive no 10.16.11.01 du 1er novembre 2016 « Registres de l’état civil tenus sur papier (1876 à 2004) ». Ces explications sont applicables par analogie aux extraits d’acte d’état civil établis selon la Convention CIEC no 16.

La directive no 10.16.11.01 du 1er novembre 2016 « Registres de l’état civil tenus sur papier (1876 à 2004) » reste pour le surplus en vigueur.

2.1 En-tête et pied de page

N° Données Etat Remarques / Exemples 1-1-1 Office de l’état civil EC Bern-Mittelland BE de 2-1 Etat Suisse

9-3-2 N° de l’acte Mettre le signe de fin (-/-)

9-3-3 N° de l’extrait Indiquer le numéro de la transaction correspondante dans Infostar ou la référence du registre 8-6-3 Date de délivrance spécial Indiquer en format 8-1 JJ/MM/AN 27/03/2025

9-4-6 Sceau Revêtir du sceau à sec (en relief)2

9-4-1 Signature Apposer la signature de l’officier de l’état civil

7-7-1-2 Signataire Prénom et nom de l’officier de l’état civil

2 Circ. 04.06.01.a2 – Annexe B

3 Modèles

3.1 Modèle 1 / Naissance

Les données de l’enfant sont actuelles en tenant compte des derniers enregistrements (mentions marginales ou changements ultérieurs - art. 98, al. 1, OEC).

N° Données Etat Remarques / Exemples 1-4-4 Autres énonciations Uniquement les indications selon le chiffre 4 du présent document

1-8-2-1 Sexe masculin / Sexe actuel de l'enfant Un sexe doit être activé 1-8-2-2 féminin obligatoirement ; vide

2-2 Lieu de naissance Lieu de naissance au Burgdorf BE moment de l’événement selon Infostar ou registre des naissances 3-4-1 Rôle des parents Données des parents au Aucune modification découlant d’un 3-4-2 moment de l'établissement changement de sexe pour les parents du lien de filiation ne doit être apportée. Un tel changement n’a aucun impact

7 Nom Nom actuel de l'enfant La donnée correspond au nom de

famille en tenant compte d’éventuelles Nom des parents au moment mentions marginales (par exemple : de la naissance ou de mariage ultérieur des parents) l'établissement de la relation parent-enfant 7-2-1 Nom de naissance Nom au moment de la La donnée correspond au nom de naissance ou de célibataire l'établissement de la relation parent-enfant 7-7-6 Autre(s) partie(s) du Autre nom actuel de l'enfant La donnée correspond à « autres noms nom » dans Infostar Autre nom des parents au moment de la naissance ou /!\ Le symbole « Na » doit être inséré de l'établissement de la après le ou les noms relation parent-enfant

7-9 Prénoms Prénom actuel de l’enfant

Prénom des parents au moment de la naissance de l’enfant ou de l'établissement de la relation parent-enfant (adoption) 8-2 Date de naissance / Indiquer en format :

9-3-5-1 Numéro personnel Ne figure pas dans Infostar et dans le d’identification registre conventionnel ; mettre le signe de fin (-/-)

Si l'enfant a été adopté après le 1er avril 1973 ou si l'adoption prononcée selon l'ancien droit a été soumise au droit en vigueur depuis lors, un extrait doit être établi à partir de la feuille complémentaire, sans mention de l’adoption.

Si l'enfant a été adopté selon le droit en vigueur avant le 1er avril 1973 et que l'adoption n'a pas été soumise au nouveau droit, la filiation biologique ainsi que les noms des parents adoptifs au moment de l'adoption doivent figurer dans l'acte de naissance. Les données de l’adoption simple sont mises sous la rubrique 1-4-4 « Autres énonciations » à l’aide du symbole « AS » suivis des parents adoptifs (cf. exemple ci-après).

Exemple

3.2 Modèle 2 / Reconnaissance

Toutes les données d'état civil (enfant/parents) doivent être gérées au moment de l’établissement de l’extrait.

N° Données Etat Remarques / Exemples 7-2-2-5 Nom avant la Nom au moment de la Ces noms peuvent être différents. reconnaissance naissance et de la 7-2-2-6 Nom après la reconnaissance de reconnaissance l’enfant 1-8-2-1 Sexe masculin / féminin Sexe au moment de la Un sexe doit être activé 1-8-2-2 reconnaissance obligatoirement ; à l’exception de l’art.

2-9-1 Lieu de la Lieu de l’événement selon Zürich ZH reconnaissance Infostar ou le registre des reconnaissances

3-4-2 Mère Noms et prénoms actuels Indiquer en format : Futura, Anna 3-4-2-1 Future mère de la mère ou de la future (Nom de famille, Prénom) mère 3-6-3 Type reconnaissance Sélectionner le type en fonction de la 3-6-4 déclaration reçue 3-6-1-6 3-6-1-1 3-6-1-2 3-6-1-3 3-6-2 Auteur de la Sélectionner la mère ou le père qui a reconnaissance signé la déclaration

8-1 Date de la Indiquer en format : 8-8-1-1 reconnaissance 27/03/2025 JJ/MM/AN 9-8-2 Consentement(s) Si aucune mention relative aux donné(s) consentements ne figure dans Infostar ou dans les registres tenus sur papier, ne cocher aucune case (laisser vider). Si le consentement de la mère est donné, cocher la case 3- 4-2

Exemple : l’application du droit allemand3

Pour toutes les autres données, il y a lieu de se reporter aux indications sous les points 2.1 et 3.1 ci-dessus.

3 Directive OFEC no 10.25.06.01 du 6 juin 2025 « Réception de la reconnaissance d’un enfant selon le

droit allemand ».

3.3 Modèle 3 / Mariage

Données figurant sur le modèle : Toutes les données d'état civil des époux/épouses doivent être gérées au moment de l'établissement de l'extrait.

N° Données Etat Remarques / Exemples 2-3 Lieu de mariage Lieu de l’événement selon Burgdorf BE Infostar ou le registre des mariages 4-1-1 Epoux / Epouse Données des époux au Selon le sexe, il convient de cocher la 4-1-1-3 moment du mariage case « épouse » ou « époux ». En cas de changement de sexe, celui-ci doit être pris en compte en conséquence

7-6-1-5 Nom au moment de la Nom au moment de Tenir compte de la mention du nom délivrance de l’extrait4 l’établissement de l’acte après le mariage dans les registres (Infostar) ou nom après le tenus sur papier ou le déduire de par la mariage (registres tenus sur loi (cf. exemples ci-dessous) papier)

7-2-1 Nom de naissance Nom de célibataire La donnée correspond au nom de célibataire

7-3-4 Nom avant le mariage Nom de famille avant le Il s'agit notamment d'un nom issu d'un mariage ou nom de précédent mariage qui a été conservé célibataire selon le statut ou du nom de célibataire marital (cf. exemples ci-dessous)

7 Nom Données des parents des Aucune modification découlant de

7-2-1 Nom de naissance époux au moment de nouveaux événements ne doit être 7-7-6 Autre(s) partie(s) du l'établissement du lien de apportée. De tels changements n’ont 7-9 nom filiation. aucun impact Prénoms

8-3 Date du mariage Indiquer en format : JJ/MM/AN 27/03/2025

Il est possible que le nom au moment de la délivrance de l’extrait, le nom avant le mariage et le nom de naissance soient identiques.

Lors de l'enregistrement des mariages avant le 1er janvier 1988, les données sur le nom et le lieu d'origine de la femme après le mariage ne sont pas explicitement mentionnées. Ces données étaient par la loi celles de l’époux. Désormais, le nom de l’épouse doit être inscrit dans les extraits, qu’il s’agisse d’un document national ou d’un formulaire conforme aux conventions CIEC no 16 ou no 345.

Pour toutes les autres données, il y a lieu de se reporter aux indications sous les points 2.1 et 3.1 ci-dessus.

4 Autres énonciations

Les énonciations ci-après sont applicables pour tous les modèles.

Pour remplir le champ 1-4-4, sont à utiliser exclusivement les symboles suivants : Abs Absence AbsC Absence du conjoint AbsP Absence du partenaire AMar Annulation du mariage APE Annulation du partenariat enregistré AS Adoption simple CMP Conversion du mariage en partenariat enregistré CM Contrat de mariage CP Contrat de partenariat CPM Conversion du partenariat enregistré en mariage D Décès DC Décès du conjoint Div Divorce DP Décès du partenaire DPE Dissolution du partenariat enregistré Mar Mariage PE Partenariat enregistré SC Séparation de corps

Ces signes sont suivis, le cas échéant, de la date et du lieu de l'événement ainsi que du nom et du prénom de l'épouse ou de l'époux, respectivement de la partenaire ou du partenaire.

5 Données non disponibles

Si les données ne sont pas disponibles pour un champ, il convient d'insérer des signes de fin (-/-) dans le champ.