Dir. 10.08.10.01 Saisie des personnes étrangères dans le registre de l'état civil(01.10.2008 ; état : 01.01.2011)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

Directives OFEC no 10.08.10.01 du 1er octobre 2008 (Etat: 1er janvier 2011)

Saisie des personnes étrangères dans le registre de l'état civil

Saisie des personnes

En vertu de l’article 84 alinéa 3 lettre a de l’Ordonnance sur l’état civil (OEC), l’Office fédéral de l’état civil édicte les directives ci-après.

Saisie des personnes étrangères dans le registre de l'état civil

Aperçu

Saisie des personnes étrangères dans le registre de l'état civil

Tableau des modifications

Modifications au 1er janvier 2011 NOUVEAU

Directives entières Adaptation des articles à l'OEC nouvellement révisée valable dès le 01.01.2011. Chiffre 1.2 Adjonction d'un deuxième et d'un troisième paragraphe (reprise de manière plus précise du texte des chiffres 2.4. et 2.5). Chiffre 1.2.1 Texte formulé de manière plus précise. Chiffre 2.3.1 Texte formulé de manière plus précise dans le premier et le quatrième paragraphe. Chiffre 2.3.3 Texte formulé de manière plus précise dans le deuxième paragraphe. Chiffre 2.4 Nouveau texte en relation avec le chiffre 1.2. Chiffre 2.5 Nouveau texte en relation avec le chiffre 1.2.

Saisie des personnes étrangères dans le registre de l'état civil

1 Principe de base

1.1 Seules les données d'état civil qui sont disponibles1 dans le sys-

Condition pour tème d'enregistrement Infostar peuvent être traitées. Il s'agit d'une l'enregistrement condition technique pour l'enregistrement d'événement. En outre, d'événement les données disponibles doivent pouvoir être attribuées sans aucun doute à la personne concernée.

Si cette condition n'est pas remplie, la personne concernée étrangère doit être saisie dans le registre de l'état civil. Elle sera enregistrée avec ses données d'état civil actuelles dans la transaction Personne2.

La personne étrangère qui figurait jusqu'à présent dans un registre des familles est à transférer dans ce contexte dans le registre de l'état civil avec les dernières données d'état civil inscrites dans le registre3.

1.2 L'enregistrement des données d'état civil (saisie) entre dans la

Saisie d'une compétence de l'office de l'état civil qui doit enregistrer un événepersonne étrangère ment ou préparer un acte officiel se rapportant à la personne étrandans le registre de gère concernée ou à un membre de sa famille. Dans des cas partil'état civil culiers, la saisie peut se faire à titre prévisionnel. 1.2.1 Compétence La saisie d'une personne étrangère dans le registre de l'état civil n'est soumise à aucune autorisation; l'autorité de surveillance peut collaborer dans des cas particuliers sur demande de l'office de l'état civil ou si le droit cantonal le prévoit4.

Une décision de l'autorité de surveillance sur la reconnaissance des événements étrangers survenus avant la saisie n'est pas nécessaire car il s'agit d'une question préalable à la décision de la saisie qui doit être élucidée par l'office de l'état civil.

Il y a lieu de procéder à la ressaisie et à l'actualisation des données à la place de la saisie lors de l'enregistrement du premier événement dans le registre de l'état civil si les données de la personne étrangère concernée sont inscrites dans un registre des familles (chiffre 2.3.1).

Art. 16 al. 4 OEC. Art. 15a al. 2 OEC. Art. 93 al. 1 OEC; Ressaisie. Art. 16 al. 6 OEC.

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1.2.2 Il y a lieu de s'assurer de l'identité de la personne qui se présente

Identité personnellement5. La personne qui demande un acte officiel doit prouver son identité.

Le contrôle de l'identité tombe si la personne ne se présente pas personnellement et si les données d'état civil peuvent être enregistrées sans sa collaboration.

1.2.3 S'il ne s'agit pas d'un transfert à partir d'un registre des familles, Motifs de la saisie conformément aux règles de la ressaisie, une personne étrangère ne sera saisie dans le registre de l'état civil que dans des cas fondés. La saisie se justifie, en particulier, dans les cas suivants:

• Enregistrement d'un événement naturel6

• Réception d'une déclaration7

• Exécution d'une procédure8

• Enregistrement d'un jugement du tribunal ou d'une décision administrative dans des affaires de droit civil9

• Enregistrement d'une décision étrangère reconnue par le droit suisse ou enregistrement ultérieur d'un acte d'état civil10 pour autant que les données d'un membre de la famille suisse ou étranger concerné soient disponibles dans le registre de l'état civil (mariage, partenariat, filiation).

Lorsqu'un événement survenu antérieurement doit être enregistré, les données d'état civil que la personne étrangère concernée possédait immédiatement avant cet événement sont déterminantes (selon la règle: x – 1).

1.2.4 Les données d'état civil d'une personne étrangère qui figuraient

Principes de base jusqu'à présent dans un registre des familles sont à transférer dans le registre de l'état civil selon les règles de la ressaisie en vigueur. Le cas échéant, la mise à jour des données transférées sur la base des documents correspondants, en vue de l'enregistrement de l'événement, doit être effectuée (chiffre 2.3.1).

Art. 16 al. 1 let. b OEC. Naissance et décès. Reconnaissance d'un enfant, reprise d'un nom porté précédemment. Préparation du mariage, préparation de l'enregistrement du partenariat, remise d'une demande d'acquisition de la nationalité suisse. Adoption, constatation de la filiation, déclaration d'absence, changement de sexe, changement de nom, naturalisation pour autant que la saisie n'ait pas eu lieu au moment de l'introduction de la procédure. Art. 32 al. 1 LDIP: Mariage, partenariat, établissement du lien de filiation.

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Si les données de la personne étrangère concernée ne figurent dans aucun registre des familles, les données d'état civil actuelles nécessaires à l'enregistrement sont à reprendre des documents correspondants (chiffres 2.3.2 et 2.3.3).

Si la personne concernée prouve que malgré tous ses efforts l'obtention des documents d'état civil actuels s'avère impossible ou ne peut être raisonnablement exigée, l’office de l’état civil peut, avec l’autorisation de l’autorité de surveillance, recevoir une déclaration11 portant sur les données non prouvées ou prouvées d’une forme insuffisante si ces dernières sont dignes de foi et non litigieuses. La déclaration et les documents qui ont pu être présentés servent de base à l'enregistrement des données d'état civil actuelles (saisie).

Si la personne concernée justifie d'un intérêt personnel légitime, elle peut demander une constatation judiciaire des données litigieuses relatives à l'état civil. Dans ce cas, la constatation judiciaire12 des données d'état civil actuelles sert de base à la saisie de la personne concernée dans le registre de l'état civil.

1.2.5 Il y a lieu d’examiner de manière appropriée que les données d'état

Examen civil prouvées sont exactes et conformes à l'état actuel13. La personne qui présente ses propres documents doit déclarer dans ce contexte que les données sont exactes, complètes et conformes à l’état actuel (formule 0.1.1)14.

Dans des cas fondés, l'authenticité des certificats et des documents présentés sera vérifiée avant l'enregistrement des données d'état civil. Les personnes étrangères concernées ont l'obligation de collaborer15. Les documents, pour lesquels il existe un doute fondé qu’ils sont falsifiés ou utilisés illégalement, sont saisis et remis aux autorités cantonales de poursuite pénale16. Une vérification est à engager d'office lorsque les doutes de falsification ou d'abus sont fondés. La représentation suisse dans le pays de provenance du document ou dans le pays d'origine de la personne concernée peut être appelée à collaborer17.

Art. 41 CC. Art. 42 CC. Art. 16 al. 1 let. c OEC. Art. 16a al. 1 let. a OEC. Art. 16 al. 5 OEC. Art. 16 al. 7 OEC. Art. 5 al. 1 let. g OEC.

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Les données personnelles d'une personne étrangère ne doivent être saisies18 dans le registre de l'état civil que s'il s'agit sans aucun doute de ses propres données. Si des doutes subsistent sur l'identité de la personne car

• elle ne dispose pas de documents d'identité (passeport, carte d'identité);

• elle s'est présentée sous différents noms ou a fait des données non probantes;

• les données d'état civil ne sont pas claires et ne permettent pas une identification sans équivoque;

• les données d'état civil sont contradictoires (litigieuses) ou

• il existe des doutes fondés qu'elle fait une utilisation illégale des documents (c'est-à-dire qu'elle utilise les données d'une autre personne),

la saisie dans le registre de l'état civil doit être refusée jusqu'à une clarification définitive. La personne concernée peut demander une décision sujette à recours.

Dans des cas particuliers, la saisie de la personne étrangère concernée sans contrôle de l'identité est réservée si des intérêts primordiaux le justifient. De même, on peut exceptionnellement renoncer à une saisie pour autant qu'on n'enfreigne pas au devoir d'enregistrement.

1.2.6 Lors de la saisie d'une personne étrangère dans le registre de

Données l'état civil, les données suivantes19, qui doivent être justifiées, sont à enregistrer selon les prescriptions en vigueur20:

• Nom de famille

• Nom de célibataire

• Prénoms

• Autres noms

• Sexe

• Date de naissance

• Lieu de naissance

• Etat civil

• Date du dernier changement de l'état civil

• Nationalité

• Statut de vie

• Date de décès

Art. 28 al. 1 OEC; enregistrement des données d'état civil. Eléments des données. Art. 8 let. c ch. 1-4; let. d; let. e ch. 1 et 3; let. f ch. 1-2; let. g ch. 1 et 3; let. j; let. l ch. 1-6; let. m ch. 1-6 et let. n OEC.

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• Lieu de décès

• Nom de famille du père

• Prénoms du père

• Autres noms du père

• Nom de famille de la mère

• Prénoms de la mère

• Autres noms de la mère

En outre, les noms des parents adoptifs sont à saisir s'il s'agit d'une adoption simple, selon un droit étranger, qui n'a pas d'effet sur le rapport juridique de filiation biologique. Toutefois, s'il s'agit d'une adoption plénière, les noms des parents adoptifs sont mentionnés à la place de ceux des parents biologiques, car la filiation avec ces derniers est annulée de par la loi par l'adoption plénière. S'il s'agit de l'adoption de l'enfant du conjoint, la filiation avec le parent biologique n'est pas touchée.

Les personnes étrangères décédées ne sont saisies dans le registre de l'état civil que dans des cas exceptionnels (p.ex. en vue de la mise en relation avec des membres de la famille enregistrés en vie).

1.3 La date du dernier événement enregistré à l'étranger ou en

Date d'événement Suisse concernant la personne étrangère à saisir dans le registre de l'état civil (saisie), sera inscrite en tant que première date d'événement dans le système d'enregistrement lors de la saisie des données d'état civil.

1.4 Dans chaque cas, il y a lieu de clarifier impérativement et de

Interdiction de la manière approfondie, à l'aide de tous les critères de recherche que saisie multiple de la le système d'enregistrement met à disposition, si les données de la même personne personne étrangère concernée sont disponibles dans le registre de l'état civil. Si les données complètes ou incomplètes d'une personne étrangère figurent dans le registre de l'état civil, une nouvelle saisie n'est pas permise. Les données disponibles sont contraignantes21 pour la poursuite du traitement22.

Si l'on constate que la personne concernée a été saisie à double ou voire même plusieurs fois dans le registre de l'état civil, des clarifications doivent être entreprises immédiatement en vue de la mise à jour de la situation.

Art. 15 al. 1 OEC. Transactions.

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2 Enregistrement des données d'état civil

2.1 L'office de l'état civil est tenu de procéder à l'enregistrement des

Principe de données complètes de la personne concernée si la preuve des l'intégralité des données peut être apportée dans un temps raisonnable. Il n'est pas données admis dans ce contexte de reporter des tâches ou de les transférer à un autre office de l'état civil23.

Si, sur la base de l'expérience et d'une appréciation réaliste, il est peu probable ou exclu que toutes les données d'état civil de la personne étrangère puissent être justifiées sans lacunes dans un délai raisonnable, il y a lieu exceptionnellement de prendre en compte des données incomplètes en raison de l'urgence de l'enregistrement de l'événement d'état civil à effectuer ensuite. L'office de l'état civil est responsable d'analyser si un prompt enregistrement est prépondérant à l'exigence des données complètes (appréciation conforme au devoir: chiffre 2.2).

Toutes les données documentées mais au minimum les données suivantes d'une personne étrangère sont à saisir dans le registre de l'état civil24:

• Nom de famille

• Prénoms

• Sexe

• Année de naissance (si la date de naissance n'est pas connue)

• Statut de vie

Si la personne concernée est mariée ou en partenariat enregistré, les règles de la saisie dans le registre de l'état civil sont applicables par analogie à la personne également concernée.

2.2 Dans des cas isolés, il n'est pas toujours évident de définir dans

Appréciation quelles conditions et dans quelle mesure, il est possible d'enfreindre le principe de base d'enregistrer des données complètes. L'officier d'état civil dispose d'une marge d'appréciation. Il n'est toutefois pas libre d'agir selon sa volonté ou arbitrairement. Il doit plutôt décider selon les règles de l'appréciation conforme au devoir.

Par exemple: ne pas inscrire les données de filiation s'il est possible d'obtenir un acte de naissance avec les données des parents dans le pays de naissance. Si les données correspondantes ne sont pas documentées ou sont litigieuses, inscrire sous nationalité "non déterminée" et sous état civil "inconnu"; les autres rubriques ne seront pas remplies.

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Les indications relatives à la procédure à suivre dans des cas particuliers (chiffre 3) sont considérées comme des directives pour l'appréciation générale au regard du principe de l'égalité. Toutefois, il y a lieu tout d'abord de prendre en considération l'appréciation individuelle. Elle permet l'équité dans des cas particuliers en vue d'une solution appropriée et satisfaisante. Si des différences se présentent entre l'appréciation générale et l'appréciation personnelle, cette dernière sera prise en compte dans le doute.

2.3 Il y a lieu de présenter des documents relatifs à

Preuve des données d'état civil • la naissance (lieu et date);

• la filiation (nom des parents s'il existe un lien de filiation);

• le sexe actuel;

• les noms actuels (noms de famille, prénoms, autres noms);

• l'état civil actuel;

• la nationalité actuelle.

Les personnes qui sont mariées ou en partenariat enregistré doivent apporter un acte de mariage ou un acte de partenariat. En outre, les données d'état civil du conjoint actuel ou du partenaire actuel sont à documenter.

Si le dernier mariage ou le dernier partenariat enregistré a été dissous, la preuve de la dissolution et de la date de l'entrée en force suffit. Des données sur des mariages ou partenariats précédents ne doivent être prouvées que dans des cas fondés.

Des photocopies de tous les documents présentés, sont à conserver s'ils sont restitués immédiatement ou ultérieurement. Il y a lieu d'attester que les pièces justificatives sont conformes à l'original restitué.

2.3.1 Si les données de la personne étrangère concernée sont inscrites

Transfert du registre dans un registre des familles, il y a lieu de mandater la ressaisie des familles même si celles-ci doivent être mises à jour après le transfert, sur la base des documents d'état civil présentés, avant qu'un nouvel événement puisse être enregistré.

Si la personne étrangère concernée figure dans différents registres des familles parce qu'elle s'est mariée plusieurs fois avec des citoyens ou citoyennes suisses, l'inscription la plus récente est déterminante pour la ressaisie.

Après le transfert des données d'état civil d'une personne étrangère à partir du registre des familles (ressaisie), il y a lieu d'éclaircir, si possible avec la collaboration de la personne concernée, si

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une actualisation dans le registre de l'état civil doit être effectuée avant l'enregistrement du nouvel événement25. Dans ce but, tous les événements survenus depuis le transfert du registre des familles doivent si possible être justifiés sans lacunes par des documents.

La mise à jour des données d'état civil après la ressaisie dans le cadre de l'enregistrement du premier événement dans le registre de l'état civil se fait en tant que cas particulier, en une seule opération, dans la transaction Personne à l'aide de la fonction "Nouvelle saisie", sur la base des documents suisses et étrangers collectés. La date du dernier événement sera inscrite en tant que date d'événement (date du système). Si le dernier événement a été enregistré en Suisse dans le registre des événements correspondant tenu sur papier, la mise à jour dans le registre de l'état civil a lieu sans la participation de l'autorité de surveillance même si des événements précédents sont survenus à l'étranger. Par contre, la mise à jour nécessite l'autorisation de l'autorité de surveillance si tous les événements ou au moins le dernier événement sont survenus à l'étranger26.

2.3.2 Les documents d'état civil présentés ne doivent pas dater de plus

Enregistrement sur de six mois27, s'ils proviennent de registres étrangers qui doivent la base de docu- être mis à jour. Toutefois, des documents plus récents peuvent être ments étrangers refusés si leur contenu ne correspond pas à l'état actuel. Des documents plus anciens sont admis si leur contenu prouve l’état actuel.

Les jugements des tribunaux et les décisions administratives étrangères doivent être entrés en force.

Les actes étrangers dressés dans une autre langue que les langues officielles suisses peuvent être refusés s’ils ne sont pas accompagnés d’une traduction allemande, française ou italienne légalisée28. Le refus est justifié si le risque d'une mauvaise compréhension du contenu existe. La traduction peut se limiter au contenu principal du document pour autant qu'il soit suffisant pour l'enregistrement des données d'état civil.

Art. 16 al. 1 let. c OEC. Décision d'inscription selon art. 32 LDIP. Art. 16 al. 2 OEC. Art. 3 al. 4 OEC.

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2.3.3 Les données de la personne étrangère concernée sans relation

Enregistrement sur avec une personne suisse, qui sont disponibles dans un ou plula base de sieurs registres des événements suisses, tenus sur papier, servent documents suisses en tant que preuve de l'état civil actuel. Les données d'état civil prouvées par des documents suisses doivent être saisies dans le registre de l'état civil sans changement pour autant qu'elles ne comportent aucune inexactitude.

Si les données d'une personne étrangère figurent dans plusieurs registres des événements suisses29, en règle générale, la dernière inscription est déterminante.

Les actes d'état civil correspondants doivent en principe être présentés par la personne concernée (p.ex. acte de naissance, acte du dernier mariage). Si la collaboration est refusée, si elle n'est pas possible ou si une clarification d'un fait est nécessaire, des copies certifiées conformes des inscriptions et des pièces justificatives ou l'original des pièces justificatives de l'événement d'état civil enregistré peuvent au besoin être demandés d'office, sans frais30.

Les jugements et les décisions des tribunaux et des autorités administratives suisses31 sont contraignants pour l'enregistrement des données d'état civil sans que la preuve de la reconnaissance par les autorités de l'Etat d'origine concernée soit apportée. Ceci est également valable pour la déclaration concernant le nom après la dissolution judiciaire du mariage (reprise du nom porté avant le mariage ou du nom de célibataire).

2.3.4 Si des différences formelles ou des divergences subsistent entre

Divergences entre les divers documents, il y a lieu de clarifier sous quelle forme les les documents de données sont à saisir dans le registre de l'état civil (p.ex. clarificabase tion du nom actuel officiel, graphie du nom, le nombre ou la graphie des prénoms, la translitération32 correspondante, la nationalité actuelle).

P.ex. dans le registre des naissances et dans plusieurs registres des mariages. Art. 47 al. 2 let. b et c OEC. Par ex. dissolution du mariage, changement de nom. Transcription d'écritures non latines.

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Les données d'état civil définitives qui seront enregistrées sont à clarifier, dans la mesure du possible, dans le cadre du devoir de collaborer de la personne concernée. Celle-ci est tenue de signer une déclaration sur l'exactitude et l'état actuel des données saisies selon l'article 16, alinéa 1, lettre c OEC, qui sera archivée avec les pièces justificatives (formule 0.1.1; confirmation des données saisies)33.

Une rectification des données incorrectes34 dans le registre des événements (sur papier) ne doit être faite impérativement que lorsque la personne concernée le demande.

2.4 Les événements qui ont été enregistrés en Suisse dans les regis-

Evénements d'état tres suisses de l'état civil tenus sur papier avant la saisie ne doivent civil survenus avant pas faire l'objet d'un nouvel enregistrement dans le registre de l'état la saisie civil.

Les événements, les décisions et les déclarations survenus à l'étranger avant la saisie sont considérés comme étant reconnus par le droit suisse (chiffre 1.2) pour autant qu'ils déploient des effets sur l'état civil enregistré au moment de la saisie. Ils ne doivent pas être enregistrés ultérieurement.

2.5 Tous les événements survenus en Suisse et à l'étranger après la

Evénements d'état saisie35 resp. la ressaisie36 et l'actualisation des données d'état civil survenus après civil (chiffre 2.3.1) doivent être enregistrés dans l'ordre chronolola saisie gique37 et sans lacunes. Si les événements sont survenus à l'étranger, leur enregistrement est soumis à la décision38 de l'autorité cantonale de surveillance compétente.

Art. 16a al. 1 let. a OEC. Circulaire no 20.07.10.02 du 1er octobre 2007 relative à l'élimination des inexactitudes subsistant dans les registres de l'état civil clôturés. Art. 15a al. 2 OEC. Art. 93 al. 1 OEC. Art. 15 al. 3 OEC. Art. 32 al. 1 LDIP; art. 23 al. 2 OEC.

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2.6 Si la personne étrangère qui doit être saisie dans le registre de

Relations juridiques l'état civil est mariée ou en partenariat enregistré au moment de familiales de la la saisie, les données d'état civil de la personne également concerpersonne étrangère née doivent aussi être enregistrées sur la base de la preuve corsaisie respondante39 et des documents d'état civil nécessaires. Par la 2.6.1 même occasion, les données des deux personnes doivent être Mariage et mises en relation40. partenariat enregistré Si la personne également concernée a déjà été saisie dans le registre de l'état civil dans un autre contexte, la mise en relation doit être effectuée impérativement si le mariage ou le partenariat enregistré existent encore.

2.6.2 À l'occasion de l'enregistrement de l'état civil d'une personne

Enfants étrangère, il y a lieu d'éclaircir (demande) dans la mesure du possible s'il existe des filiations en Suisse ou à l'étranger. Dès que les documents et données nécessaires ont été fournis ou sont connus sur la base des registres d'état civil suisses, tenus sur papier, la saisie des enfants mineurs en particulier est impérative.

Les enfants de la personne concernée doivent être saisis en même temps que les données d'état civil actuelles. La saisie et la mise en relation avec le parent concerné peuvent exceptionnellement se faire ultérieurement mais ne peuvent être reportées ou transférées à un autre office de l'état civil si les documents nécessaires ont été présentés.

Si un enfant de la personne étrangère concernée figure dans le registre des familles, du fait qu'il a un parent suisse ou qu'il a été naturalisé, celui-ci doit être immédiatement et impérativement transféré dans le registre de l'état civil et mis en relation avec le parent étranger saisi. Le transfert et la mise en relation entrent dans la compétence de l'office de l'état civil qui détient le registre des familles. Celui-ci effectue aussi cette opération sans mandat s'il constate la filiation dans un autre contexte.

Conformément aux règles sur la tenue du registre des familles, les données d'un enfant étranger inscrites dans le registre des familles n'étaient pas actualisées jusqu'à l'acquisition de la nationalité suisse. Les données de l'enfant étranger doivent quand même être transférées sans changement dans le registre de l'état civil selon les règles de la ressaisie en vigueur. Les données sont à actualiser

Acte de mariage, acte de partenariat ou un autre acte qui peut documenter directement ou indirectement le lien juridique. Art. 15 al. 4 OEC.

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dans le registre des familles dès qu'un événement est à enregistrer.

L'enfant qui a déjà été saisi dans le registre de l'état civil ou transféré à partir du registre des familles à une date antérieure est à relier immédiatement avec le parent étranger saisi ultérieurement. La compétence de la mise en relation incombe à l'office de l'état civil qui a saisi le parent étranger dans le registre de l'état civil. Chaque office de l'état civil qui constaterait que la mise en relation manque est tenu de l'annoncer41.

2.6.3 La saisie dans le registre de l'état civil de la mère ou du père étran-

Parents ger d'une personne étrangère saisie dans le registre de l'état civil n'a lieu qu'à titre exceptionnel, dans des cas particulièrement fondés.

Les parents d'une personne étrangère, qui possèdent la nationalité suisse, sont à saisir dans le cadre des règles de la ressaisie et à relier avec la personne étrangère concernée. S'ils ont déjà été saisis, la mise en relation doit être effectuée immédiatement42.

3 Cas particuliers

3.1 Chaque acte officiel doit être traité immédiatement et chaque évé-

Généralités nement enregistré sans délai. Les données d'état civil de la personne concernée doivent toutefois être disponibles, complètes, exactes et conformes à l'état actuel dans le système.

Il y a lieu d'enregistrer immédiatement les données complètes de la personne concernée si elles ne sont pas disponibles dans le système. Le cas échéant, il y a lieu d'examiner dans le cadre de l'appréciation conforme au devoir (chiffre 2.2) si exceptionnellement des données incomplètes peuvent être enregistrées et dans quelle mesure. Dans ce contexte, il s'agit d'un cas particulier

• si l'enregistrement des données d'état civil de la personne étrangère concernée en vue de l'exécution d'un acte officiel ou de l'enregistrement urgent d'un événement est retardé d'une manière involontaire car les données d'état civil ne peuvent pas ou que très difficilement être prouvées;

Art. 15 al. 4 OEC. Art. 15 al. 4 OEC.

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• s'il faut examiner si la personne étrangère concernée peut être exceptionnellement saisie dans le registre de l'état civil avec des données incomplètes sur la base de documents qui ne peuvent pas être vérifiés ou que partiellement43;

• si la saisie de la personne étrangère concernée dans le registre de l'état civil est refusée car les données mêmes minimales ne sont pas suffisamment justifiées et que les conditions pour la réception d'une déclaration selon l'article 41 CC ne sont pas remplies;

• s'il est renoncé à la saisie de la personne étrangère concernée et que seules les données d'état civil de la personne également concernée par l'événement sont mises à jour dans la transaction Personne;

• si les données disponibles dans le système ne contiennent pas tous les éléments concernant l'état civil et que par conséquent, il faut examiner si le traitement des données nécessite impérativement de compléter préalablement les données d'état civil enregistrées;

• si les données disponibles dans le système ont été enregistrées de manière incomplète et ne permettent ainsi pas d'attribuer sans aucun doute les données à une certaine personne sans une clarification particulière avec la collaboration de la personne étrangère concernée.

Si la procédure d'enregistrement est retardée, une confirmation affectée à un but sur l'état de la procédure et le motif du retard peut être remise en tout temps sur demande.

Le document est à désigner en tant que "confirmation d'état civil". Il est à adresser au service qui en a besoin pour une décision ou l'accomplissement urgent d'une tâche légale. Le but doit être indiqué. De même, la validité de la confirmation doit être limitée.

3.2 Les naissances et les décès qui surviennent sur le territoire suisse

Evénements d'état doivent être enregistrés de par la loi sans exception et dans un civil naturels bref délai. Il existe un intérêt public et privé prépondérant à un prompt enregistrement des naissances et des décès. Par conséquent, la saisie des données justifiées doit être effectuée sans dé-

Lors de l'enregistrement des événements d'état civil naturels, la procédure formelle doit être relativisée. Dans des cas exceptionnels, les données incomplètes d'une personne étrangère peuvent être enregistrées préalablement. Il suffit que les personnes étran-

Art. 15a al. 4 et 5 OEC. Art. 19 OEC.

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gères concernées soient connues des autorités depuis leur arrivée en Suisse sous les données utilisées.

3.2.1 Dans des cas fondés, un minimum de données d'état civil doit être

Naissance documenté pour saisir la mère dans le registre de l'état civil45. Si elle est mariée, le conjoint sera exceptionnellement saisi avec des données minimales si aucune autre donnée d'état civil ne peut être justifiée.

Si aucun document n'est à disposition et si leur présentation s'avère impossible ou ne peut être raisonnablement exigée, les données sous lesquelles la femme est connue des autorités suisses peuvent exceptionnellement être utilisées dans le but de documenter la naissance du point de vue administratif. Si elle déclare qu'elle est mariée, les données d'état civil de son époux étranger doivent aussi être enregistrées aux mêmes conditions et mises en relation avec les siennes (lien matrimonial).

Si la mère ne peut pas prouver qu'elle est célibataire ou apporter la preuve d'un mariage existant ou dissous, son état civil sera désigné avec le statut "inconnu". Cette procédure a pour conséquence que l'enfant est sans père juridique lors de l'enregistrement de la naissance. Dans ce cas, la reconnaissance par le père biologique après la naissance ou la constatation judiciaire de paternité est immédiatement possible.

Si une filiation doit être enregistrée à la suite d'un mariage prouvé46 avec un homme étranger, dont les données à l'exception du nom ne sont pas connues (les données minimales ne sont pas fournies), il est possible d'actualiser exceptionnellement les noms après l'enregistrement de la naissance de l'enfant dans la transaction Personne, à l'aide de la fonction "Nouvelle saisie" en tant que complément des données d'état civil. Il y a lieu de renoncer exceptionnellement à la saisie du père étranger dans le registre de l'état civil. L'opération est à justifier dans le système par la mention "filiation paternelle". Une saisie ultérieure et une mise en relation avec l'enfant sont réservées dès que les données d'état civil seront documentées avec force probante.

3.2.2 Si les données d'état civil ne peuvent être entièrement prouvées et

Décès si la présentation de documents s'avère impossible dans un délai raisonnable, les données sous lesquelles la personne étrangère

Art. 15a al. 4 OEC. Enregistrer l'état civil de la mère en tant que "mariée depuis …"; le cas échéant sur la base de la déclaration selon l'art. 41 CC.

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décédée était connue des autorités suisses peuvent être utilisées dans le but de documenter le décès du point de vue administratif47.

Si la personne n'est pas domiciliée en Suisse, des lacunes et inexactitudes peuvent être acceptées puisque les données figurant dans le système ne sont pas à disposition pour l'enregistrement d'un autre événement après la saisie du décès.

Si la personne était connue des autorités sous plusieurs noms, la saisie a lieu avec les données qui semblent être les plus justes au vu des clarifications entreprises. En cas de doutes, cette procédure est préférable à l'enregistrement du décès d'une personne inconnue car il s'agit tout d'abord de documenter le "décès d'une personne connue en Suisse sous un certain nom" et non d'identifier de manière sûre la personne décédée. La possibilité de rectifier ou de compléter les données sur la base des documents correspondants est en tout temps ouverte.48

Si la personne étrangère décédée était mariée ou en partenariat enregistré, le conjoint ou le partenaire survivant doit être saisi dans le registre de l'état civil si le mariage ou le partenariat enregistré est documenté et s’il est domicilié en Suisse. En l'absence de domicile en Suisse, on peut renoncer à la saisie du conjoint ou du partenaire survivant étranger si le mariage ou le partenariat enregistré existant ne peut pas être prouvé ou si les données nécessaires à l'enregistrement de l'état civil ne peuvent être documentées.

3.3 L'enregistrement de la filiation paternelle est dans l'intérêt de

Filiation avec le père l'enfant et prime sur les prescriptions en vigueur sur la saisie d'une personne étrangère dans le registre de l'état civil. De ce fait, la procédure formelle doit être relativisée lors de l'enregistrement des données d'état civil du père. Dans des cas fondés, le père sera saisi dans le registre de l'état civil avec les données minimales.

La preuve de l'état civil n'est pas une condition à l'établissement du lien de filiation avec l'enfant si le père étranger n'est pas marié avec la mère de l'enfant. Une reconnaissance effectuée auprès de l'office de l'état civil ou devant le tribunal ou une constatation juridique de la paternité ne peut être refusée si l'état civil du père ou, par exemple, sa filiation est inconnue ou non déterminée parce que les données correspondantes ne sont pas documentées. De même, l'enregistrement de la paternité ne peut être refusé pour la

Art. 15a al. 5 OEC. Art. 15a al. 6 OEC.

Saisie des personnes étrangères dans le registre de l'état civil

simple raison que le domicile ne soit pas connu ou que l'auteur de la reconnaissance refuse de fournir les documents de son épouse étrangère.

L'enregistrement de la filiation paternelle ne peut pas non plus être refusé en raison du statut d'état civil inconnu de la mère. L'intérêt de l'enfant sans père juridique à la reconnaissance par le père biologique ou à la constatation judiciaire de la paternité est à prendre en compte avant la clarification de l'état civil "inconnu" de la mère (chiffre 3.2.1).

3.3.1 Si la mère qui doit être enregistrée dans le registre de l'état civil est

Présomption de mariée, les données d'état civil de son époux étranger doivent paternité aussi être enregistrées. Lors de l'enregistrement de la naissance, la présomption de paternité est à prendre en considération pour autant que le droit déterminant le prévoie.

On peut renoncer à la saisie du conjoint étranger avec les données minimales si la présomption de paternité n'existe pas selon le droit déterminant.

3.3.2 Si les données d'état civil minimales du père étranger ne peuvent

Reconnaissance être prouvées avec certitude, il y a lieu de renoncer à saisir le père devant le tribunal ou dans le registre de l'état civil sur la base de la communication du constatation tribunal49. Il est suffisant de procéder exceptionnellement à l'enrejuridique de la paternité gistrement de la filiation paternelle dans la transaction Personne de l'enfant, à l'aide de la fonction "Nouvelle saisie". L'opération est à justifier dans le système par la mention "Reconnaissance devant le tribunal le …" resp. "Constatation de la paternité le …".

La mise à jour entre dans la compétence de l'office de l'état civil du lieu d'origine si l'enfant possède la nationalité suisse.

S'il s'agit d'un enfant étranger né en Suisse avant l'année 2005, qui ne figure dans aucun registre des familles, l'inscription de la mention marginale de la reconnaissance devant le tribunal ou de la constatation judiciaire de la paternité dans le registre des naissances est suffisante. La saisie ultérieure de l'enfant dans le registre de l'état civil dans un autre contexte en prenant en considération la filiation paternelle est réservée.

Art. 40 al. 1 let. f et al. 2 OEC.

Saisie des personnes étrangères dans le registre de l'état civil

3.3.3 Le père étranger qui veut faire une reconnaissance doit prouver

Reconnaissance son identité et documenter entièrement ses données d'état civil auprès de l'office de en vue de la saisie dans le registre de l'état civil. S'il ne peut s'idenl'état civil tifier (passeport, carte d'identité), son identité doit être établie avec certitude par d'autres moyens.

On peut renoncer à la saisie de la personne concernée dans le registre de l'état civil si les données d'état civil minimales ne peuvent être ou ne sont suffisamment justifiées et que pour cette raison l'identité ne peut être établie avec certitude. Toutefois, dans l'intérêt de l'enfant, la déclaration de la reconnaissance de la paternité sera reçue sur une formule correspondante dans le sens des dispositions d'enregistrement en vigueur. Les données sous lesquelles la personne étrangère concernée est connue des autorités depuis son arrivée en Suisse doivent être prises en considération. La procédure n'est pas fixée dans ce cas par le système d'enregistrement. Elle n'est admise que dans des cas particulièrement fondés.

La filiation paternelle doit être enregistrée à la suite de la déclaration de paternité de l'enfant reçue dans la transaction Personne, à l'aide de la fonction "Nouvelle saisie". L'opération est à justifier dans le système en tant que complément des données d'état civil par la mention "Reconnaissance le … ". La mise à jour, sur la base de la déclaration de paternité transmise, entre dans la compétence de l'office de l'état civil du lieu d'origine si l'enfant possède la nationalité suisse.

Si l'enfant étranger qui fait l'objet d'une reconnaissance par son père suisse est né à l'étranger et que les données de sa mère ne sont pas disponibles dans le système, il y a lieu de saisir d'abord les données d'état civil de la mère en vue de l'enregistrement de la naissance et de la reconnaissance dans le registre de l'état civil.

Si les données de la mère étrangère de l'enfant ne peuvent être ou ne sont pas suffisamment justifiées, elle sera exceptionnellement saisie dans le registre de l'état civil avec un minimum de données afin que la naissance de l'enfant sur la base de l'acte de naissance étranger, puis la reconnaissance par le père suisse puissent être enregistrées.

3.4 Si un enfant suisse est adopté par des personnes étrangères, ces

Adoption dernières doivent être saisies dans le registre de l'état civil avant l'enregistrement de l'adoption. On peut renoncer à la saisie des parents étrangers si les données d'état civil ne peuvent être suffisamment justifiées. La mise à jour des données d'état civil de l'enfant dans la transaction Personne, à l'aide de la fonction "Nouvelle

Saisie des personnes étrangères dans le registre de l'état civil

saisie" est suffisante si l'enfant perd la nationalité suisse comme effet de l'adoption. L'opération en tant que complément des données d'état civil est à justifier dans le système par la mention "Changement à la suite de l'adoption". La mise à jour entre dans la compétence de l'office de l'état civil du lieu d'origine de l'enfant.

Si un enfant étranger dont les données ne sont pas disponibles dans le système est adopté par des personnes suisses, on peut renoncer à la saisie des parents biologiques étrangers de l'enfant si ceux-ci ne sont pas domiciliés en Suisse ou si leurs données d'état civil ne sont pas suffisamment justifiées. Dans ces cas, la saisie de l'enfant dans le registre de l'état civil est suffisante. Les données avant l'adoption sont déterminantes pour la saisie (règle: x – 1). Si les données de l'enfant avant l'adoption ne sont pas connues, l'enfant sera saisi dans le registre de l'état civil avec les données minimales qui peuvent être reprises des documents d'adoption. Elles ne doivent pas être vérifiées plus avant.

Si un enfant étranger dont la naissance a été enregistrée dans un registre des naissances suisse tenu sur papier a été adopté par des personnes étrangères dont les données ne sont pas disponibles dans le système, l'inscription de l'adoption en tant que mention marginale dans le registre des naissances et l'établissement d'une feuille complémentaire suffisent50. La collaboration de l'autorité de surveillance n'est nécessaire dans ce cas que si l'adoption a été prononcée à l'étranger51.

3.5 La personne étrangère concernée dont les données d'état civil ne

Mariage et figurent pas dans le système doit être saisie dans le registre de partenariat l'état civil en vue de la préparation du mariage52 ou de l'enregistreenregistré ment du partenariat53. Si les données d'état civil actuelles doivent être enregistrées et que toutes les données d'état civil nécessaires ne ressortent pas des documents, une déclaration relative aux données manquantes54 peut être reçue avec l'autorisation de l'autorité de surveillance. L'autorisation est en principe accordée si la personne concernée prouve que malgré tous ses efforts la présentation des documents s'avère impossible ou ne peut être raisonnablement exigée et que les données manquantes ne sont pas litigieuses. Les personnes concernées doivent collaborer à la clarification de la raison pour laquelle les documents manquants ne peuvent être obtenus.

Art. 73a aOEC; RO 1972 2830. art. 32 al. 1 LDIP. Art. 98 CC. Art. 5 LPart. Art. 41 al. 1 CC.

Saisie des personnes étrangères dans le registre de l'état civil

Si la personne concernée déclare qu'elle n'a jamais été mariée ou en partenariat enregistré, la confirmation de l'office de l'état civil en relation avec la déclaration exempte d'autorisation, selon l'article 98 alinéa 3 CC resp. article 5 alinéa 3 LPart, est également suffisante pour l'enregistrement des données d'état civil dans le registre de l'état civil.

Seule une personne dont l'identité ne fait aucun doute peut remettre une déclaration. La personne qui refuse de prouver son identité ou dont l'identité n'est pas crédible ne peut remettre de déclaration. Si la personne justifie d'un intérêt personnel légitime, elle peut demander au juge d'ordonner l'inscription des données litigieuses relatives à l'état civil dans le registre de l'état civil55.

3.6 Si les données ne sont pas disponibles dans le système, la per-

Décisions et actes sonne étrangère concernée est à saisir dans le registre de l'état d'état civil étrangers civil en vue de l'enregistrement ultérieur d'un événement survenu à l'étranger et reconnu par le droit suisse56. Les données d'état civil sont à reprendre des documents étrangers à disposition. L'état civil actuel que la personne avait immédiatement avant l'enregistrement de l'événement est déterminant (selon la règle: x – 1).

Si toutes les données nécessaires à l'enregistrement ne ressortent pas des actes étrangers et que la présentation des documents s'avère impossible ou ne peut être raisonnablement exigée57, il y a lieu de renoncer à la saisie de la personne étrangère. Seul le changement de l'état civil de la personne également concernée, dont les données sont disponibles dans le système, sera enregistré exceptionnellement dans la transaction Personne avec la fonction "Nouvelle saisie". L'opération est à justifier en tant que complément des données d'état civil58.

Si le mariage a été célébré à l'étranger et que l'état civil précédent de la personne concernée étrangère n'est pas connu, celle-ci ne peut être saisie dans le registre de l'état civil selon la règle x – 1: elle sera saisie exceptionnellement avec les données valables dès le mariage et mise en relation avec la personne également concernée dont les données sont disponibles dans le système (lien matrimonial).

Si seul le nom du père étranger qui n'est pas marié avec la mère figure dans l'acte de naissance étranger de l'enfant et que la pré-

Art. 42 CC. Art. 32 al. 1 LDIP. P.ex. si le mariage célébré à l'étranger a entretemps été dissous à l'étranger également. P.ex.: "Mariage; données manquantes".

Saisie des personnes étrangères dans le registre de l'état civil

sentation des documents s'avère impossible ou ne peut être raisonnablement exigée, il y a lieu de renoncer à la saisie de la personne étrangère. La filiation paternelle sera enregistrée exceptionnellement dans la transaction Personne avec la fonction "Nouvelle saisie" en tant que complément des données. L'opération est à justifier dans le système par la mention "Reconnaissance le …".

Si un enfant étranger a fait l'objet d'une reconnaissance à l'étranger par le père suisse, il y a lieu de saisir la mère avec les données minimales dans le registre de l'état civil si aucune autre donnée d'état civil n'est connue et si la personne étrangère concernée n'a pas de domicile en Suisse. Si les données minimales de la mère de l'enfant ne sont pas connues, les données d'état civil de l'enfant sont à enregistrer sur la base des actes présentés. Les données de l'enfant sont ensuite à relier dans la transaction Personne avec celles du père suisse.

4 Procédure en cas de données incomplètes

4.1 Les données d'état civil enregistrées lors de la saisie d'une per-

Force probante sonne étrangère dans le registre de l'état civil et les données mises à jour à la suite de l'enregistrement d'événements ultérieurs, à l'exception des données concernant la nationalité étrangère, ont une force probante59. Ceci est également valable pour les éléments isolés des données d'état civil incomplètes.

Les documents établis sur la base des données figurant dans le registre de l'état civil60 ont la même force probante61.

La preuve de l'inexactitude62 d'éléments isolés des données enregistrées à l'occasion de la saisie est réservée. La rectification entre dans la compétence de l'office de l'état civil qui a saisi la personne concernée dans le registre de l'état civil.

4.2 La personne qui revendique des données enregistrées et fait

Divulgation valoir qu'il s'agit de ses données personnelles doit prouver son identité. Si une personne a été saisie dans le registre de l'état civil avec des données incomplètes, l'attribution est rendue difficile. Moins il y a d'éléments qui ont été saisis plus l'identification sans aucun doute de la personne concernée est difficile. Elle ne peut se Art. 9 al. 1 CC. Art. 8 OEC. Art. 48 OEC. Art. 9 al. 2 CC.

Saisie des personnes étrangères dans le registre de l'état civil

faire sans clarifications complémentaires. Une personne qui revendique des données incomplètes disponibles dans le système ne doit pas seulement prouver son identité mais doit donner en plus des informations sur des faits que seule la personne concernée peut connaître et qui peuvent être vérifiées par l'office de l'état civil63.

4.3 Si l'on constate que les données disponibles dans le système ne

Traitement contiennent pas tous les éléments nécessaires au traitement des données liées à un fait, il y a lieu de clarifier la raison pour laquelle les données sont incomplètes avant de les utiliser ou de les traiter. L'office de l'état civil qui a saisi la personne concernée dans le registre de l'état civil doit collaborer à la clarification. Il doit mettre à disposition, si nécessaire, des photocopies des pièces justificatives qui lui ont été remises lors de l'enregistrement de l'état civil64.

L'office de l'état civil décide si les données incomplètes disponibles sont suffisantes pour le traitement des données ou si elles doivent préalablement être complétées65. Le cas échéant, la procédure d'enregistrement des données d'état civil doit être reprise (chiffre 4.4).

4.4 Les données manquantes seront complétées dès que la preuve

Complément correspondante sera apportée66. L'opération a lieu dans la transaction Personne à l'aide de la fonction "Nouvelle saisie" en tant que "complément des données d'état civil". Il n'y a pas d'effet sur les événements enregistrés antérieurement sur la base des données incomplètes.

La mise à jour entre dans la compétence de l'office de l'état civil du lieu qui reçoit les documents. Elle se fait sans la collaboration de l'autorité cantonale de surveillance.

Si la personne étrangère concernée a acquis entretemps la nationalité suisse, la mise à jour des données incombe à l'office de l'état civil du lieu d'origine. Les documents présentés sont à transmettre d'office à l'office compétent.

P.ex. relations familiales: date de naissance ou date de la reconnaissance d'un enfant de la personne concernée dont les données sont enregistrées dans le système. Art. 47 al. 2 let. c OEC. P.ex. preuve de l'état civil enregistré jusqu'à présent en tant que "non déterminé" en regard à la préparation du mariage ou à l'enregistrement du partenariat; art. 15a al. 6 OEC. Art. 15a al. 6 OEC.

Saisie des personnes étrangères dans le registre de l'état civil

4.5 S'il est prouvé que les données d'état civil enregistrées sont

Mise à jour inexactes ou erronées, il y a lieu d’introduire d'office une procédure administrative de mise à jour sur la base des documents présen-

Si la demande d'une personne concernée est rejetée, il y a lieu d'effectuer une décision sujette à recours.

Si une personne justifie d'un intérêt personnel légitime, elle peut demander au juge68 d'ordonner la rectification ou la radiation des données d'état civil enregistrées si la demande d'effectuer une procédure administrative de mise à jour est refusée69.

5 Dispositions finales

5.1 La directive F / D / I 20 concernant l'enregistrement des données

Abrogation des d'état civil des personnes étrangères du 30 mai 2005 est abrogée. directives actuelles

5.2 La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2008. Entrée en vigueur

01.10.2008 OFFICE FEDERAL DE L'ETAT CIVIL

R:\PRIVAT\EAZW\EAZW\10 Weisungen\10.08.10.01 Personenaufnahme\10.08.10.01 In Bearbeitung\10.08.10.01 Fr\

Art. 43 CC. Art. 14 LFors; art. 30 al. 1 OEC. Art. 42 al. 1 CC.