Dir. 10.22.01.02.a3 - Annexe 3

CONFÉRENCE DES AUTORITÉS CANTONALES DE SURVEILLANCE DE L'ÉTAT CIVIL KONFERENZ DER KANTONALEN AUFSICHTSBEHÖRDEN IM ZIVILSTANDSDIENST CONFERENZA DELLE AUTORITÀ CANTONALI DI VIGILANZA SULLO STATO CIVILE

Annexe 3 à la directive OFEC no 10.22.01.02

Rapport d’inspection de l’office de l’état civil/office de l’état civil spécialisé xy du xx.xx.xxxx et/au xx.xx.xxxx

(Modèle CEC)

Version: 2.1 Date: 23.01.2020

Auteur: Equipe de projet Assurance-qualité en matière d’état civil CEC

Contenu : Le présent document se base sur le concept d’assurance-qualité de la CEC et vise à proposer aux autorités cantonales de surveillance de l’état civil un modèle de rapport pour présenter les résultats des inspections/assurances-qualité récurrentes auprès des offices de l’état civil.

Introduction

Office de l’état civil xy

Jour/date Mardi, jj.mmm.aaaa et mercredi jj.mmm.aaaa Direction de l’office et officiers de l’état civil Supérieur hiérarchique Prénom, nom, fonction Inspecteurs Nom, prénom,

Organisation de l’office

Généralités

Etendue de l’inspection L’inspection a porté sur les enregistrements entre le xx.xx.xxxx et le xx.xx.xxxx (grâce à de nombreux sondages) Assurance-qualité Les séances d’équipe ont lieu comme suit :

Les nouveaux collaborateurs sont...

Constat / remarques Documents concernant In- Disponible/en partie, accessible pour les collaborateurs fostar (Directives, circulaires, etc.) Locaux (bureau, salle des Les bureaux de l’office de l’état civil sont/ne sont pas accessibles aux mariages) handicapés. Les salles des mariages suivantes sont à disposition pour les mariages :

• Lieu, préciser se elle est ou non accessible aux handicapés

• ..

• .. Archivage des registres/ar- Des salles d’archives sont disponibles. Coffre-fort pour la conservation chives des registres de l’état civil (non) disponibles Sécurité des données

Emoluments Décomptes des émoluments disponibles/non disponibles Soutien informatique Sur le plan informatique, l’office de l’état civil est assisté à l’interne par le service informatique XY.

Autres constatations concernant le domaine inspecté

☐ Les locaux officiels sont accessibles aux personnes handicapées. ☐ Les locaux officiels ne sont pas accessibles aux personnes handicapées. ☐ Les salles des mariages sont en partie accessibles aux personnes handicapées. ☐ La salle des mariages principale est accessible aux personnes handicapées.

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Rapport final d’inspection

1 Base légale

Conformément à l’art. 45, al. 2, ch. 1 CC, l’autorité cantonale de surveillance (AS) exerce la surveillance sur les offices de l’état civil qui lui sont subordonnés. Les autorités de surveillance procèdent à une inspection des offices de l’état civil tous les deux ans (art. 85, al. 1 OEC). L’autorité cantonale de surveillance de l’état civil est l’xxxx du canton de xxxx.

2 Etendue de l’inspection

L’inspection porte principalement sur les enregistrements en lien avec la saisie des personnes, l’enregistrement des faits d’état civil et l’enregistrement des événements survenus à l’étrangers ainsi que des décisions judiciaires/administratives (office de l’état civil spécialisé).

L’inspection comprenait les enregistrements correspondants effectués entre le xx.xx.xxxx et le xx.xx.xxxx (par sondage).

3 Nombre d’enregistrements pendant la période d’inspection

Cf. annexe (liste statistique d’Infostar)

4 Organisation de l’office / déroulement opérationnel

L’organisation de l’office de l’état civil XY (cf. aussi en p. 2) a été évaluée correcte et en ordre. Les procédures sont réglées de manière uniforme. Les collaborateurs sont informés des changements, qui sont mis en œuvre sans délai. Les justificatifs sont disponibles/ne sont pas disponibles et sont archivés de manière claire/en désordre. Les directives de l’autorité cantonale de surveillance et de l’OFEC sont respectées/ne sont pas respectées.

Au cours de la discussion sur le déroulement opérationnel, il a été constaté que l’office de l’état civil xy a en partie des problèmes avec yz. Pour s’acquitter du mandat légal, il est indispensable de...

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5. Analyse des transactions/événements/justificatifs/divulgations de données, etc.

L’office est dirigé conformément aux dispositions légales et les prescriptions fédérales et cantonales sont respectées. La qualité d’enregistrement est xxxx.

Transaction Saisie d’une personne étrangère Remarques

Evénements dans l’arrondissement de l’état civil Remarques

Office de l’état civil spécialisé (décisions judiciaires et administratives/événements étrangers) Remarques

Justificatifs/archivage Les transactions contiennent tous/ ne contiennent pas tous les justificatifs déterminants et probants. Si nécessaire, des annotations au dossier ont été ajoutées de manière exemplaire/n’ont pas été ajoutées.

Communications à d’autres offices Les communications officielles ont été effectuées/n’ont pas été effectuée.

Divulgation de données Rectification / actes corrects/incorrects

Perception d’émoluments Correct/incorrect conformément à l’OEEC.

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6 Evaluation

Outre l’évaluation sur la base de l’inspection, une évaluation est effectuée sur la base des rectifications imputables aux propres erreurs. Elle est effectuée en fonction du taux d’erreur (quantité) et du taux d’erreur pondéré (qualité). L’objectif est d’atteindre pour les deux taux d’erreur (quantité et qualité) au moins la mention « suffisant ».

6.1 Taux d’erreur

Période d’évaluation : du xx.xx.xxxx au xx.xx.xxxx L’évaluation est réalisée sur la base des critères suivants : Taux d’erreur (quantité) :

• L’indicateur est le nombre de rectifications imputables par année civile

• Le nombre d’erreurs imputables ne doit pas dépasser la limite de 5% de l’ensemble des transactions enregistrées. L'évaluation est effectuée selon la clé d'évaluation suivante : Taux d’erreur (quantité) Note Rectifications imputables en % de tous les enregistrements 0,0 – 1,0% très bien 1,1 – 2,5% bien 2,6 – 5,0% suffisant 5,1 – 7,5% insuffisant 7,6 – 10,0% mauvais plus de 10% faible

Taux d’erreur pondéré

• Les erreurs imputables sont réparties en erreurs graves, erreurs très graves et autres erreurs. L’évaluation porte sur les possibles incidences de l’erreur au quotidien sur le plan juridique.

• Les erreurs graves reçoivent un « point d'erreur », les erreurs très graves en reçoivent deux et les autres erreurs 0,5. Les catégories sont additionnées et le résultat est converti en une note par année civile selon la clé ci-dessous.

• La liste ci-après permet de déterminer la gravité des différentes erreurs. Les autres erreurs (non précisées) sont considérées comme moins graves. L'évaluation est effectuée selon la clé d'évaluation suivante : Taux d’erreur pondéré (qualité) Note Points d’erreur en % de tous les enregistrements 0,00% - 0,50% très bien 0,51% - 1,25% bien 1,26% - 2,50% suffisant 2,51% - 3,75% insuffisant 3,76% - 5,00% mauvais 5,01% et plus faible

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Erreurs graves

1 Saisie à double de la même personne (si la transaction Personne précédente avait été clôturée correctement)

2 Liens de parenté erronés ou manquants entre des personnes (entre des personnes sans lien

juridique)

3 Enregistrement par erreur / erroné de la nationalité CH pour une personne étrangère

4 Enregistrement incorrect d’une date d’événement (naissance, mariage, décès, etc.)

5 Correction superficielle (par soi-même) d'une erreur avec un nouvel état des données personnelles (PED)

6 Conditions requises pour les officiers publics non respectées (compétence et respect des

obligations de récusation)

7 Violation de la protection des données (divulgation de données à des personnes non autorisées)

Pour l’office de l’état civil xy, sur un total de xy enregistrements,

• xy rectifications imputables à une propre erreur ont été constatés (xy%)

• x nombre d’erreurs graves, y nombre d’erreurs très graves, z nombre d’autres erreurs ont été constatées, ce qui donne un total de x points d’erreurs

6.2 Evaluation générale

L’office de l’état civil est évalué comme suit :

• Taux d’erreur (quantité) : (très bon, bon, insuffisant ....)

• Taux d’erreur pondéré (qualité): (très bon, bon, insuffisant ....)

• Résultat de l’inspection de l’office de l’état civil xy du xx.xx.xxxx, composé de l’évaluation de l’organisation, de la sécurité des données et du résultat des enregistrements contrôlés (transactions) Evaluation : (très bon, bon, insuffisant ....)

7 Disposition

L’office de l’état civil est prié d’envoyer les demandes de rectification à l’autorité de surveillance dans les 30 jours suivant la réception du rapport en utilisant le formulaire et en l’adressant à (adresse de courriel). Dans l’objet du courriel, préciser : Rectification nom prénom titulaire (inspection). Si le délai n’est pas suffisant, un rapport intermédiaire doit être remis par écrit.

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Lieu, date

Autorité cantonale de surveillance xy Service xy

Prénom nom

Annexe :

• Collaborateurs de l’arrondissement de l’état civil

• Nombre d’enregistrements

• Remarques de l’inspection (interne)

Distribution :

• Office de l’état civil xy

• Conseil municipal/communal xy (sans remarques sur l’inspection)

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