Dir. 10.07.05.01 Sauvegarde et maintien de l'enregistrement des données d'état civil en cas de panne du système(01.05.2007 ; état : 01.10.2014)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

Sauvegarde et maintien de l'enregistrement des données d'état civil en cas de panne du système

Panne du système

L'office fédéral de l'état civil édicte les directives suivantes en vertu de l'article 82, alinéa 3, de l'Ordonnance sur l'état civil (OEC).

Sauvegarde et maintien de l'enregistrement des données d'état civil en cas de panne du système

Aperçu

Sauvegarde et maintien de l'enregistrement des données d'état civil en cas de panne du système

Tableau des modifications

Modifications au 1er janvier 2011 NOUVEAU

Directives entières Adaptation des articles à l'OEC nouvellement révisée valable dès le 01.01.2011. Adaptation de la notion "partenariat enregistré" lors de la conclusion du partenariat enregistré (ne concerne que la version allemande). Chiffre 1.1 Adjonction d'un deuxième paragraphe.

Modifications au 1 er octobre 2014 NOUVEAU

Chiffre 1.3 La liste des formules se trouve à l'annexe "Table des matières CD 4 concernant les directives OFEC en cas de panne du système". Chiffre 4.3 Adaptation au nouveau droit du nom. Chiffre 4.6 Déclaration de nom après clôture de la préparation de mariage. Chiffres 4.7 à 4.9 Adaptation de la numérotation. Chiffre 5.3 Procédure préliminaire - Confirmation concernant le nom après l'enregistrement du partenariat. Chiffres 5.4 à 5.8 Adaptation de la numérotation. Chiffre 5.6 Déclaration de nom après la procédure préliminaire. Chiffre 6.3 Déclaration concernant l'autorité parentale conjointe. Chiffre 7.1 Adaptation au nouveau droit du nom. Chiffre 7.2 Adaptation au nouveau droit du nom. Annexe Table des matières CD 4 concernant les directives OFEC en cas de panne du système.

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1 Généralités

1.1 Les directives relatives à la sauvegarde des données d'état civil

Champ d'application établissent à l'usage du service de l'état civil des instructions applicables en cas de panne du système d'enregistrement ou d'interruption de l'alimentation en électricité.

Elles sont applicables par analogie lors d'un surcroît d'enregistrements résultant d'événements extraordinaires (p.ex. pandémie ou catastrophe naturelle).

1.2 Lors d'une panne du système d'enregistrement, l'office de l'état civil

Règles de conduite élucide les raisons de la panne et en évalue la durée; il signale l'incident à l'autorité de surveillance pour autant qu'il ne s'agisse pas d'une interruption déjà annoncée.

Les opérations prévues dans un délai déterminé et les rendezvous fixés avec les clients sont inscrits sur une liste des priorités et replanifiés. Il y a lieu de vérifier si des délais convenus avec les clients peuvent être maintenus et de définir les mesures à prendre.

Lors d'une interruption de l'exploitation locale, il convient d'examiner si les données nécessaires à l'accomplissement d'une tâche peuvent être appelées auprès d'un autre office de l'état civil (demande de fournir les données ou délégation d'une personne pour recueillir les données sur place).

1.3 Chaque office de l'état civil dispose selon la liste figurant à

Formules en cas de l'annexe, de la version actuelle des formules applicables en cas de défaillance technique défaillance technique, qui sont enregistrées dans un fichier externe (pour utilisation informatisée) et imprimées (pour l'utilisation manuelle ou d'une machine à écrire), en fonction de ses tâches et par rapport au volume de travail.

1.4 Les événements prouvés par des documents auprès de l'office de

Confirmations en l'état civil peuvent, au besoin, être attestés en tout temps. Les tant que solution de confirmations urgentes suivantes, en particulier, sont remises sur la secours base des pièces justificatives.

– Confirmation que le mariage peut être célébré (début des délais) – Confirmation que le partenariat enregistré peut être conclu (début du délai) – Confirmation de l'annonce d'un décès (inhumation ou établissement d'un laissez-passer pour cadavre)

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Sur demande des autorités, une confirmation exempte de frais est remise à la place de la communication officielle (urgente). La communication officielle sera établie conformément aux prescriptions, après l'enregistrement de l'événement.

La confirmation d'un fait ou d'un événement d'état civil peut être remise à un ayant droit, sur la base des pièces justificatives présentées ou disponibles auprès de l'office de l'état civil, à la place d'un extrait établi à partir du système d'enregistrement. Elle est effectuée en fonction de son but et sujette à un émolument.

Si la confirmation remise est une solution de secours, une copie sera conservée comme pièce justificative.

1.5 Les travaux qui ont été bloqués par l'interruption doivent être repris

Traitement après une sans délai dès que le système d'enregistrement est à nouveau dispanne du système ponible. Les transactions en suspens sont traitées le plus rapidement possible.

2 Naissance

2.1 Les annonces de naissance sont traitées dans la mesure du pos-

Annonce d'une sible. naissance Les annonces de naissance verbales sont reçues dans la formule Annonce d'une naissance (1.0.1). Les données d'une mère étrangère et de son époux étranger, qui n'ont probablement pas encore été enregistrées dans le registre de l'état civil, sont sauvegardées dans la formule Confirmation des données d'état civil actuelles (8.1) en vue de leur enregistrement.

2.2 Une confirmation de l'annonce de la naissance de l'enfant est

Confirmation de remise sur demande. La confirmation remplace provisoirement un l'annonce d'une acte de naissance ou une communication officielle de la naissance. naissance La confirmation ne doit contenir que des données sûres qui ressortent des pièces justificatives.

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3 Décès

3.1 Les annonces de décès sont traitées dans la mesure du possible. Annonce d'un décès Les annonces de décès verbales sont reçues dans la formule Annonce d'un décès (2.0.1). Les données d'une personne étrangère, qui n'ont probablement pas encore été enregistrées dans le registre de l'état civil, sont sauvegardées dans la formule Confirmation des données d'état civil actuelles (8.1) en vue de leur enregistrement

3.2 L'intégralité et l'exactitude des données d'état civil ou l'enregistre-

Confirmation pour ment antérieur du décès ne sont pas requis pour la remise de la l'inhumation ou formule Confirmation de l'annonce d'un décès (2.2.3) en vue de l'établissement d'un l'inhumation ou du transport du corps à l'étranger. Il suffit que le laissez-passer pour cadavre corps ait été identifié en vue de l'enregistrement du décès.

3.3 Le décès d'une personne étrangère est annoncé à la représenta-

Annonce d'un décès tion de son Etat d'origine1 afin que celle-ci puisse, au besoin, prenaux représentations dre des mesures ou apporter de l'aide. L'Avis de décès (2.2.4) doit étrangères être notifié sans retard.

3.4 Une confirmation de l'annonce du décès d'une personne est

Confirmation de remise sur demande. La confirmation remplace provisoirement un l'annonce d'un décès acte de décès ou une communication officielle du décès.

Si cette confirmation n'est pas suffisante pour accomplir les formalités, les données peuvent exceptionnellement être attestées en cas d'urgence (p.ex. transport du corps à l'étranger), au moyen de la formule "Extrait de l'acte de décès" (CIEC 2.80). L'extrait ne doit contenir que des données qui ont été établies de manière définitive en vue de l'enregistrement. Le décès ne peut en aucun cas être enregistré ultérieurement avec des données divergentes. La rectification des données sur la base de pièces justificatives remises après l'enregistrement reste réservée.

La confirmation ne doit contenir que des données sûres qui ressortent des pièces justificatives.

1 Art. 55 OEC.

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4 Mariage

4.1 La demande d'exécution de la procédure préparatoire du mariage

Demande d'exécu- peut être reçue en tout temps. Elle est contrôlée et traitée si elle ne tion de la procédure nécessite pas l'accès aux données des personnes concernées préparatoire du dans le système. mariage

4.2 La déclaration relative aux conditions du mariage est reçue si

Déclaration relative l'identité de la personne est établie avec certitude et si les données aux conditions du personnelles peuvent être prouvées ou clarifiées de manière suffimariage sante. La présentation de documents complémentaires est réservée.

4.3 Si la capacité matrimoniale et les données d'état civil des fiancés

Préparation du sont établies de manière définitive et que les fiancés se sont mariage - prononcés sur le nom selon les dispositions de l'article 160 du Confirmation Code civil, les noms et les droits de cité qu'auront les époux et les concernant le nom et les droits de cité enfants communs après le mariage sont confirmés sur la formule après le mariage Préparation du mariage (3.0.1). La formule dûment remplie doit être signée.

4.4 S'il ressort des documents que le mariage peut être célébré, il y a

Constatation que le lieu de procéder à la communication écrite prescrite pour que les mariage peut être délais puissent courir2. célébré

4.5 La formule Autorisation de célébrer le mariage (3.0.3) est remise

Autorisation de aux fiancés si elle peut être établie sur la base des pièces justificacélébrer le mariage tives et des données à disposition.

4.6 La déclaration concernant le nom des époux, qui souhaitent une

Déclaration modification de leur nom après la clôture de la procédure de concernant le nom préparation de mariage, après avoir confirmé le port du nom après après clôture de la le mariage (chiffre 4.3), est reçue sur la formule 41c-2014 avant la préparation de mariage célébration du mariage avec au besoin le consentement des enfants concernés. Cette formule peut également être utilisée dans le cadre d'un mariage in extremis (chiffre 4.8).

2 Art. 68 al. 1 OEC.

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4.7 Le certificat de capacité matrimoniale est délivré s'il peut être établi

Certificat de capacité sur la base des pièces justificatives et des données à disposition. matrimoniale

4.8 Si le mariage est fixé, la formule Confirmation du mariage (3.0.2)

Célébration du est établie sur la base des documents disponibles. mariage En cas de mariage in extremis, il suffit de constater l'identité des personnes concernées et de vérifier la capacité matrimoniale. Si ces données sont établies, des inexactitudes concernant les données personnelles peuvent être acceptées. Il y a cependant lieu de les clarifier avant l'enregistrement.

4.9 Une confirmation du mariage est remise sur demande. La confir-

Confirmation du mation remplace provisoirement un acte de mariage ou une commariage munication officielle de mariage.

Un certificat de famille ou un extrait de l'acte de mariage ne pourra être délivré que lorsque le système d'enregistrement sera à nouveau disponible.

5 Enregistrement du partenariat

5.1 Une demande d'exécution de la procédure préliminaire du partena-

Demande d'exécu- riat enregistré peut être reçue en tout temps. Elle est contrôlée et tion de la procédure traitée si elle ne nécessite pas l'accès aux données des personnes préliminaire du parconcernées dans le système. tenariat enregistré

5.2 La déclaration relative aux conditions d'enregistrement du par-

Déclaration relative tenariat est reçue si l'identité de la personne est établie avec ceraux conditions titude et si les données personnelles peuvent être prouvées ou clad'enregistrement du rifiées de manière suffisante. La présentation de documents compartenariat plémentaires est réservée.

5.3 Si les conditions de conclusion du partenariat enregistré sont

Procédure remplies, que les données d'état civil des partenaires sont établies préliminaire - de manière définitive et que ceux-ci se sont prononcés sur le port Confirmation du nom selon les dispositions de l'article 12a LPart, les noms que concernant le nom après porteront les partenaires après la conclusion du partenariat l'enregistrement du enregistré sont confirmés sur la formule Procédure préliminaire partenariat (11.0.1). La formule dûment remplie doit être signée.

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5.4 S'il ressort des pièces justificatives à disposition et des données

Constatation que le accessibles que le partenariat enregistré peut être conclu, il y a lieu partenariat peut être de procéder à la communication écrite prescrite pour que le délai enregistré de l'enregistrement puisse courir3.

5.5 La formule Autorisation d'enregistrer un partenariat (11.0.3) est re-

Autorisation mise aux partenaires si elle peut être établie sur la base des pièces d'enregistrer un justificatives et des données à disposition. partenariat

5.6 La déclaration concernant le nom des partenaires, qui souhaitent

Déclaration une modification de leur nom après la clôture de la procédure concernant le nom préliminaire et après avoir confirmé le nom après l'enregistrement après clôture de la du partenariat (chiffre 5.3), est reçue sur la formule 41c-2014 avant procédure préliminaire la conclusion du partenariat enregistré. Cette formule peut également être utilisée dans le cadre d'un enregistrement du partenariat in extremis (chiffre 5.7).

5.7 Si le partenariat enregistré peut être conclu, la formule Déclaration

Réception de la du partenariat (12.0.2) est établie sur la base des pièces justificadéclaration de tives et des données à disposition. partenariat En cas d'enregistrement in extremis, il suffit de constater l'identité des personnes concernées et de vérifier si les conditions de la conclusion du partenariat enregistré sont remplies. Si ces données sont établies, des inexactitudes concernant les données personnelles peuvent être acceptées. Il y a cependant lieu de les clarifier avant l'enregistrement.

5.8 Une confirmation de la conclusion du partenariat enregistré

Confirmation de la est remise sur demande. La confirmation remplace provisoirement conclusion du un acte de partenariat enregistré ou une communication officielle partenariat de l'enregistrement du partenariat. enregistré

Un certificat de partenariat ou un acte de partenariat ne pourra être établi que lorsque le système d'enregistrement sera à nouveau disponible.

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6 Reconnaissance

6.1 En cas d'urgence (p. ex. départ à l'étranger) ou si une date a été

Déclaration d'une fixée, la déclaration concernant la reconnaissance avant ou après reconnaissance la naissance d'un enfant sera reçue à condition que les données puissent être établies ou clarifiées de manière suffisante.

Les données d'un père étranger, qui n'ont probablement pas encore été enregistrées dans le registre de l'état civil, sont sauvegardées dans la formule Confirmation des données d'état civil actuelles (8.1) en vue de leur enregistrement.

6.2 Une confirmation de la reconnaissance est remise sur demande. Confirmation d'une La confirmation remplace provisoirement un acte de reconnaisreconnaissance sance ou une communication officielle de la reconnaissance.

Un acte de reconnaissance ne pourra être délivré que lorsque le système d'enregistrement sera à nouveau disponible.

6.3 En cas d'urgence (p. ex. départ à l'étranger) ou si une date a été

Déclaration fixée, la déclaration concernant la reconnaissance avant ou après concernant l'autorité la naissance d'un enfant est reçue. Sur demande des parents, la parentale conjointe déclaration concernant l'autorité parentale conjointe doit également être reçue après la reconnaissance.

7 Port du nom

7.1 En cas d'urgence ou si une date a été fixée, la déclaration concer-

Déclaration nant le nom de famille sera reçue à condition que les données concernant le nom puissent être établies ou clarifiées de manière suffisante.

Les données d'une personne étrangère, qui n'ont probablement pas encore été enregistrées dans le registre de l'état civil, sont sauvegardées dans la formule Confirmation des données d'état civil actuelles (8.1) en vue de leur enregistrement.

7.2 Les communications officielles de changement de nom ne peuvent

Confirmation d'un être délivrées qu'après l'enregistrement de la déclaration. Une changement du nom confirmation du changement du nom peut cependant être remise, sur demande, à des fins de preuve à l'usage des tiers.

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8 Dispositions, décisions et actes

8.1 Une photocopie certifiée conforme de la communication officielle

Jugements et ou une confirmation de l'événement annoncé, établie en fonction décisions suisses du but, est remise sur demande.

8.2 Si la décision d'inscription de l'autorité de surveillance est disponi-

Jugements et ble4, il y a lieu de confirmer, sur demande, que l'événement d'état décisions étrangers civil est reconnu par le droit suisse.

9 Actes d'état civil

9.1 Les documents d'état civil peuvent en principe être établis dans un

Généralités délai de quelques jours; les requérants ne doivent pas subir des préjudices liés à un retard. Dans les cas particulièrement urgents, il convient de déterminer d'office la manière la plus appropriée d'assurer la prestation demandée.

9.2 Si l'événement d'état civil qui doit être attesté (naissance, décès, Evénements d'état mariage) est enregistré sur papier, l'extrait de l'acte demandé civil sur formule (formule CIEC) peut être remis sans autre. Si l'événement a été CIEC enregistré électroniquement, il y a lieu d'examiner si l'extrait de l'acte demandé peut être établi en tant que solution de secours sur la base des pièces justificatives archivées (voir aussi ch. 1.2).

9.3 Si la personne concernée n'a pas encore été ressaisie, le certificat

Certificat individuel individuel d'état civil est établi sur la base du registre des familles. d'état civil

9.4 Si le titulaire du feuillet n'a pas encore été ressaisi, l'acte de famille

Acte de famille sera établi sur la base du registre des familles. Si le titulaire du feuillet a déjà été ressaisi, l'acte de famille ne sera dressé que s'il est établi avec certitude qu'aucun événement concernant cette personne n'a été enregistré depuis le transfert, ou que le transfert a été fait en vue d'enregistrer le décès qui doit être certifié selon les règles en vigueur.

4 Art. 32 al. 1 LDIP.

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10 Entrée en vigueur

Les présentes directives entrent en vigueur le 1er mai 2007.

OFFICE FEDERAL DE L'ETAT CIVIL OFEC

Mario Massa

Annexe

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Annexe

Rubrique no formule Titre de la formule Formules 1.80 Extrait de l'acte de naissance (CIEC) CIEC 2.80 Extrait de l'acte de décès (CIEC) plurilingues 3.80 Extrait de l'acte de mariage (CIEC)

3.81 Certificat de capacité matrimoniale (CIEC)

F-35-Mar-2013/07 Déclaration relative aux conditions du mariage F-35-Part-2013/07 Déclaration relative aux conditions d'enregistrement du partenariat F-81-2007 Déclaration reçue comme prevue de données non litigieuses en application de l'art. 41 CC Formules Form. 61 Acte de famille en français 11.0.1 Procédure préliminaire - Nom après l'enregistrement du partenariat M-34-Mar-2013 Demande en vue du mariage M-34-Part-2013 Demande en vue de l'enregistrement d'un partenariat M-85-2007 Intervention d'un interprète / traducteur Form. 43-2014 Déclaration concernant la soumission du nom au droit du pays d'origine 41c-2014 Déclaration concernant le nom 100a-2014 Déclaration concernant l'autorité parentale conjointe avant la naissance / Convention sur l'attribution de la bonification pour tâches éducatives 100b-2014 Déclaration concernant l'autorité parentale conjointe après la naissance / Convention sur l'attribution de la bonification pour tâches éducatives

1.0.1 Annonce d'une naissance

2.0.1 (Mar) Annonce d'un décès 2.0.1 (Part) Annonce d'un décès Formules 2.2.3 (Mar) Confirmation de l'annonce d'un décès plurilingues 2.2.3 (Part) Confirmation de l'annonce d'un décès

2.2.4 Avis de décès

3.0.1 Préparation du mariage - Nom et droits de cité après le mariage

3.0.2 Confirmation du mariage

3.0.3 Autorisation de célébrer le mariage

4.0.1 Déclaration concernant le nom

4.0.1.1 Déclaration concernant le nom

5.0.1 Déclaration d'une reconnaissance avant la naissance

5.0.2 Déclaration d'une reconnaissance après la naissance

7.1 (Mar) Certificat individuel d'état civil pour personne de nationalité suisse 7.1 (Part) Certificat individuel d'état civil pour personne de nationalité suisse

8.1 Confirmation des données actuelles

11.0.3 Autorisation d'enregistrer un partenariat

12.0.2 Déclaration de partenariat

-/- Demande de contrôle -/- Demande de ressaisie