Weisungen über die Verwaltung der Unternehmensidentifikationsnummer (UID) durch die AHV-Ausgleichskassen (W-VUID) (Gültig ab 01.01.2015; Stand: 01.01.2022)

1 Champ d’application

1.1 Champ d‘application

En vertu des articles 63 al.3 de la Loi fédérale sur l'assurance-vieillesse et survivants (LAVS RS 831.10) [1], de l’article 176, alinéa 4, du règlement du sur l’assurance-vieillesse et survivants (RAVS, RS 831.101) [2] ainsi que des articles 5,

et 17 al.1 de la Loi fédérale sur le numéro d'identification des entreprises (LIDE 431.03) [3], les présentes directives règlent les conditions-cadres pour l’administration de l’IDE par les caisses de compensation AVS.

Chapitre II

2. Considérations générales

2.1 But de l‘IDE

Depuis janvier 2011, l’OFS attribue à chaque entreprise active en Suisse un numéro non signifiant et immuable qui identifie une entité IDE de manière univoque, appelé l’IDE. L’IDE permet aux entreprises de s’identifier lors de tout contact avec des autorités à l’aide d’un seul numéro. Il permet également de rendre la collaboration entre les entreprises et l’administration publique plus simple et plus efficiente.

2.2 Mandat légal aux caisses de compensation AVS

Conformément à l’art. 3, al. 1, OIDE [4], les caisses de compensation AVS sont définies comme des services IDE (cf. chapitre 2.3.3).

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2.3 Système IDE

Un système IDE est exploité par l’OFS pour attribuer et gérer les IDE. Il se compose des trois éléments principaux ci-dessous, reliés entre eux par des interfaces : – entités IDE – services IDE – registre IDE

Le quatrième élément est le public, qui peut effectuer des recherches et consulter les caractères clés publiés des entités IDE.

Fig. 1: composantes et interactions dans le système IDE

2.3.1 Entités IDE

Par entités IDE, on entend les entreprises et les autres institutions qui reçoivent un IDE. Dans le système IDE, le terme d’entreprise est compris de manière large. Les entités IDE regroupent non seulement toutes les entreprises actives en Suisse

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au sens strict du terme, mais aussi toutes les entités organisationnelles ou institutionnelles possédant les caractéristiques d’une entreprise ou devant être identifiées à des fins juridiques, administratives ou statistiques. Les entités IDE ne se voient imposer aucune nouvelle obligation. Les informations nécessaires à leur identification sont saisies et actualisées lors des contacts ordinaires avec l’administration.

Sont des entités IDE (conformément à l’art. 3, al. 1, let. c, LIDE [3]) : – les entités inscrites au registre du commerce – les entités assujetties à la TVA – les personnes exerçant une activité indépendante – les personnes inscrites dans un registre cantonal des avocats/notaires – les sociétés simples (par ex. cabinets de groupe) – les entreprises étrangères possédant un siège en Suisse – les exploitations agricoles et forestières – les unités de l’administration publique – les institutions chargées de l’exécution de tâches de droit public – les associations et fondations

Les entités IDE et leur forme juridique seront décrites plus précisément au chapitre 3.

2.3.2 Services IDE

Par services IDE, on entend les unités administratives de la Confédération, des cantons et des communes, qui sont en contact avec des entités IDE à des fins administratives ou statistiques et qui gèrent des fichiers de données concernant des entités IDE dans le cadre de leur activité.

Sont également compris les établissements de droit public et les institutions privées chargées de tâches de droit public.

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Cette définition large des services IDE doit permettre aux entreprises de s’identifier lors de tous les contacts importants avec les autorités. Le système est en outre conçu pour être le plus utile possible à l’administration publique et assurer une tenue complète et actualisée du registre IDE (cf. chapitre 2.3.4).

Les services IDE jouent un rôle important dans l’attribution de l’IDE et l’actualisation des données dans le registre IDE. Toute nouvelle annonce ou mutation d’une entité IDE au registre IDE doit passer par eux. Cela garantit notamment que les données saisies sont soumises à un contrôle de plausibilité et de qualité et que les entreprises ne se voient imposer aucune nouvelle obligation.

Les services IDE sont tenus d’annoncer au registre IDE les caractères clés (cf. chapitre 2.3.4.1) et, si nécessaire, les caractères additionnels (cf. chapitre 2.3.4.2) des nouvelles entités IDE, ainsi que toute modification apportée aux caractères gérés dans le registre IDE et toute cessation d’activité d’une entité IDE. Ils doivent en outre accepter l’IDE en tant qu’identificateur, l’introduire dans leur fichier de données et l’utiliser pour les échanges de données avec d’autres services et entités IDE.

2.3.3 Compétences des services IDE dans le système IDE

Afin de régler la gestion des éventuelles différences entre les fichiers de données dans les services IDE et de garantir que seuls les services IDE autorisés puissent annoncer certaines entités IDE, un ordre de priorité (hiérarchisation) a été fixé (art, 3, al. 1, OIDE [4]).

Niveau hié- Services IDE rarchique A – registres cantonaux du commerce – registre central de l’Office fédéral du registre du commerce B – registres cantonaux de l’agriculture

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– fichiers de données des services vétérinaires cantonaux – fichiers de données des chimistes cantonaux ou des laboratoires cantonaux – registre de l’Office fédéral de l’agriculture – registre des professions médicales – registres cantonaux des avocats – registres cantonaux des notaires C – registres des caisses de compensation AVS – registres fiscaux cantonaux D – registre des assujettis à la TVA E – registre des entreprises et des établissements de l’OFS – fichiers de données de l’Administration fédérale des douanes concernant les entreprises enregistrées sous l’appellation importatrices ou exportatrices – système d’information central sur la migration (SYMIC) – registres de la caisse nationale d’assurance (Suva) et des assureurs au sens de l’art. 68 LAA [5].

Dans le système IDE, chaque entité IDE relève de la compétence d’un service IDE, à savoir le service de plus haut niveau hiérarchique (service prioritaire). Si deux services IDE d’un même niveau hiérarchique (par ex. deux caisses de compensation AVS) gèrent une même entité IDE en tant que plus haut niveau hiérarchique, le service prioritaire est celui qui s’est annoncé en dernier pour l’entité en question.

2.3.4 Registre IDE

L’OFS exploite un registre IDE afin de garantir l’attribution, la gestion, l’utilisation et la consultation de l’IDE. Le registre IDE est une banque de données centrale utilisée exclusivement DFI OFAS Directives sur la gestion des IDE par les caisses de compensation AVS (D-IDE) Valables à partir du 01.01.2015 Etat : 1er janvier 2022 318.106.08 f

pour l’identification des entreprises et consultable par les services IDE, les entités IDE et le public en fonction de leurs droits d’accès respectifs. Le registre ne contient que les données minimales nécessaires à l’identification.

Les données gérées dans le registre IDE sont divisées en trois catégories utilisées différemment et donnant lieu à des droits d’accès différents : – caractères clés – caractères additionnels – caractères système

2.3.4.1 Caractères clés

Les caractères clés sont nécessaires à l’identification des entités IDE. Ils contiennent en particulier l’IDE, le statut de l’inscription au registre IDE (actif ou inactif), l’ajout IDE, le nom, la raison de commerce ou une autre dénomination, l’adresse de localisation de l’entité IDE et, le cas échéant, le statut des inscriptions au registre du commerce et au registre des assujettis à la TVA ainsi que la date de début et de fin de l’assujettissement à la TVA.

2.3.4.2 Caractères additionnels

Les caractères additionnels servent à caractériser plus précisément les entités IDE en fournissant des données plus détaillées sur leur activité économique. Les caractères additionnels ne sont pas accessibles au public. Les services IDE peuvent en revanche y accéder.

2.3.4.3 Caractères système

Les caractères système sont des données techniques ou organisationnelles. En font partie la date d’inscription au registre IDE et la date de radiation. Ces données sont nécessaires à la tenue du registre IDE.

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Les entités IDE ont accès à l’ensemble des données enregistrées à leur sujet (au moyen du login WebGUI personnel (cf. chapitre 2.3.5.1)).

2.3.5 Interfaces IDE

Le système IDE est accessible au moyen de trois interfaces : – WebGUI (GUI = Graphical User Interface) – Webservice – Sedex (secure data exchange)

2.3.5.1 WebGUI

Le WebGUI est l’interface accessible publiquement sur Internet. Les personnes intéressées peuvent y effectuer différentes recherches. Les services IDE reçoivent des droits d’accès élargis protégés par mot de passe afin de satisfaire à leurs obligations de saisie, d’annonce et d’utilisation dans des cas particuliers.

2.3.5.2 Web Service

Pour effectuer des consultations et des mutations importantes dans le registre, les services IDE peuvent utiliser cette interface, basée sur le protocole SOAP. Cette interface permet la communication de machine à machine pour intégrer automatiquement le registre IDE dans les processus informatiques de la caisse de compensation. L’échange de données se base sur la norme eCH-0108 norme concernant les données registre des entreprises [12]. Le service web est aussi mis à disposition via un proxy webservice sedex.

2.3.5.3 sedex

Par sedex, le registre IDE est en mesure d’informer les services IDE sur les modifications survenues dans le registre

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(InfoAbo). La communication via sedex se fait par messages et se passe de manière asynchrone.

L’échange de messages se base sur la norme eCH-0116 Motifs d’annonce Registre IDE [13].

2.3.5.4 InfoAbo

Les services IDE ont la possibilité d’activer l’InfoAbo mis à disposition par le système IDE. Ainsi, le service IDE est informé en continu de toutes les mutations survenues dans le registre IDE qui concernent les entités IDE pertinentes pour lui.

Chapitre III

3. Entités pertinentes du système IDE

3.1 Types d’entreprise et formes juridiques

Conformément au concept d’interfaces IDE-CC [11], les types d’entreprise qui sont pertinents pour les caisses de compensation AVS sont rattachés ci-dessous à une forme juridique:

Type d’entreprise Forme juridique selon eCH-0097 [6]

Personnes morales 05 Société en commandite par actions

Société par actions

Société à responsabilité limitée

Société coopérative

Association

Fondation

Filiale étrangère inscrite au registre du commerce

Forme juridique particulière

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Société d’investissement à capital variable (SICAV)

Société d’investissement à capital fixe (SICAF)

Institut de droit public

Procurations non commerciales

Chef d’indivision Sociétés de personnes 03 Société en nom collectif (sociétés en nom collectif 04 Société en commandite et en commandite) 14 Société en commandite pour les placements collectifs de capitaux Succursales inscrites au 51 Succursale suisse inscrite au reregistre du commerce gistre du commerce Sociétés simples (y c. 02 Société simple communautés héréditaires) Indépendants 01 Entreprise individuelle

3.2 Types d’entreprise pertinents du système IDE

Les types d’entreprise suivants sont pertinents pour le système IDE.

Type d’entreprise Service IDE Remarprioritaire ques Personnes morales RC 1) – Associations RC/CC 4) Sociétés de personnes RC - Succursales inscrites au registre du RC - commerce Sociétés simples (y c. communautés CC 2) héréditaires) Indépendants : – entreprise individuelle RC/CC 5)

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– titulaire d’une société simple – titulaire d’une société en nom col- CC 2) lectif ou en commandite inscrit dans le MedReg ou dans un registre des Reg 3) avocats ou notaires Remarques 1) Font exception les associations (09) qui, sous certaines conditions, n’ont pas besoin d’être inscrites au registre du commerce. Les caisses de compensation AVS sont les services IDE prioritaires dans ce cas. 2) Il est possible que certaines entités IDE (indépendants ou communautés héréditaires) inscrites au registre du commerce aient déjà un IDE. Le registre du commerce est alors le service IDE compétent pour ces entités.

« Reg » désigne le registre professionnel correspondant (avocats, notaires, médecins ou agriculteurs).

Les associations doivent être annoncées au registre IDE pour autant qu’ils sont inscrits au registre des affiliés d’une caisse de compensation AVS.

Un IDE demandé par le RC n’est pas contraignant pour une caisse de compensation AVS tant que le statut d’indépendant n’est pas clarifié. S’il s’avère que le statut d’indépendant est confirmé, l’IDE du RC doit alors être utilisé.

Les titulaires d’une société en nom collectif ou en commandite ne reçoivent pas d’IDE s’ils ne sont pas inscrits dans le MedReg ou dans un registre des avocats ou des notaires. Ils peuvent cependant être identifiés avec l’IDE de la société.

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3.3 Entités, similaires à des entreprises et soumises à

cotisations, non pertinentes pour le système IDE

Les entités suivantes, similaires à des entreprises et soumises à cotisations, ne sont pas pertinentes pour le registre IDE :

– Personnes employant du personnel de maison – Propriétaires de biens fonciers – Salariés dont l’employeur n’est pas tenu de cotiser – Entreprises étrangères (sauf Liechtenstein) – Personnes non actives – Toutes les autres formes juridiques non citées dans les chapitres 3.1 et 3.2

Chapitre IV

4. Annonces des caisses de compensation AVS au registre IDE

4.1 Généralités

Pour actualiser le registre IDE, les caisses de compensation AVS doivent annoncer les caractères clés et additionnels conformément aux documents de spécification [11] de l’OFS (exploitant du système IDE). Dans l’annonce, la description d’activité(s) doit être faite de manière à permettre un codage précis du NOGA par l’OFS (obligatoire dès le 1er janvier 2024). Pour le reste, les caisses de compensation ont les droits et les obligations prévus dans la LIDE [3] et l’OIDE [4].

Pour éviter les doublons, le service IDE doit vérifier avant toute nouvelle annonce au registre IDE, si l’entité IDE n’est pas déjà enregistrée dans le registre IDE.

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4.2 Nouvelle annonce d’une entité IDE (create)

Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que service IDE, la caisse de compensation est tenue d’annoncer immédiatement au registre IDE toute nouvelle inscription d’une entité IDE à son registre des affiliés.

Une nouvelle entité créée dans le registre IDE se verra attribuer un IDE avec un statut provisoire. Cet IDE provisoire ne peut être utilisé que lorsque le statut devient « Définitif ».

Une entité IDE dont le service IDE prioritaire est exclusivement le registre du commerce (cf. chapitre 3.2), doit déjà être enregistrée dans le registre IDE pour pouvoir être inscrite dans le registre des affiliés d’une caisse de compensation AVS.

4.3 Mutation d’une entité IDE (update)

Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que service IDE, la caisse de compensation est tenue d’annoncer au registre IDE toute mutation d’un caractère clé ou additionnel d’une entité IDE. L’annonce doit être faite même si la caisse de compensation AVS n’est pas le service IDE prioritaire de l’entité IDE.

Après l’annonce d’une mutation au registre IDE, l’entité prendra le statut « En mutation ». La mutation est validée dès que le statut « Actif » est confirmé par le registre IDE.

4.4 Radiation d’une entité IDE (delete)

Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que service IDE, la caisse de compensation est tenue d’annoncer immédiatement au registre IDE toute entité IDE à radier (pour cause de liquidation, cessation d’activité, fusion ou si un indépendant devient non actif).

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Après l’annonce d’une radiation, le statut de l’entité devient « En mutation ». La radiation est validée dès que le statut de l’entité « Radiée » est confirmé par le registre IDE.

Lorsqu’une entité IDE change de caisse de compensation, elle ne cesse pas son activité économique. L’ancienne caisse ne doit donc pas faire d’annonce de radiation dans ce cas, mais un désenregistrement (cf. chap. 4.7).

4.5 Réactivation d’une entité IDE radiée (reactivate)

Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que service IDE, la caisse de compensation est tenue de réactiver une entité IDE radiée qui aurait repris son activité économique (y.c. une personne non active qui reprendrait une activité indépendante). La réactivation annule la radiation et l’entité IDE demeure. Une entité IDE pour laquelle le service prioritaire est le registre du commerce (conformément au chapitre 3.2), ne peut pas être réactivée.

Après l’annonce d’une réactivation au registre IDE, le statut de l’entité devient « En réactivation ». La réactivation est validée dès que le statut de l’entité « Actif » est confirmé par le registre IDE.

4.6 Enregistrement (register)

Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que service IDE, la caisse de compensation est tenue d’annoncer dans le registre IDE l’affiliation d’une entité IDE déjà inscrite dans le registre IDE (enregistrement actif). Lors de l’enregistrement, aucune nouvelle IDE n’est attribuée. Un enregistrement peut par exemple avoir lieu lors d’une inscription pour une entité du registre du commerce ou lors d’un changement de caisse. Par l’enregistrement, le service IDE s’annonce dans le registre IDE comme le service compétent pour l’entité IDE en question. Si aucun autre service IDE de niveau hiérarchique A ou B n’est encore enregistré pour une entité (cf.

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chapitre 2.3.3), la caisse de compensation AVS devient le service IDE prioritaire pour cette entité.

Lorsqu’une entité IDE, qui n’est pas tenue par un service IDE avec un niveau hiérarchique A ou B (cf. chapitre 2.3.3), est gérée par plus d’une caisse de compensation AVS, la caisse de compensation AVS qui s’est enregistrée en dernier pour cette entité IDE devient le service IDE prioritaire.

4.7 Désenregistrement (deregister)

Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que service IDE, la caisse de compensation doit annoncer au registre IDE le départ (changement de caisse ou de canton) d’une entité IDE.

Jusqu’à ce que le nouveau service IDE prioritaire annonce l’arrivée d’une entité IDE, le service qui a procédé à l’annonce de départ reste prioritaire pour cette entité.

Chapitre V

5. Changement de caisse

5.1 Généralités

Si une entité IDE change de caisse, l’enregistrement (cf. chapitre 4.6) doit être annoncé en fonction de la date d’entrée dans la nouvelle caisse.

En cas de dissolution de l’entité IDE entre l’annonce du changement de caisse et l’affiliation auprès d’une nouvelle caisse, la première caisse est responsable de la radiation de l’entité (cf. chapitre 4.4).

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Chapitre VI

6. Changement de forme juridique

6.1 Généralités

En cas de changement de forme juridique, le registre IDE suit les dispositions applicables au registre du commerce (CO [7], ORC [8] et LFus [9]).

Les changements de forme juridique pertinents pour les caisses de compensation AVS sont mentionnés à l’annexe A.

Chapitre VII

7. Entrée en vigueur

Les présentes directives entrent en vigueur le 1er janvier 2015.

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6. Annexe A: Changement de forme juridique

Le tableau suivant détermine les changements de forme juridique pertinents pour les caisses de compensation AVS. Les couleurs indiquent si un nouvel IDE est attribué ou si l’IDE actuel doit être utilisé. Modification de la forme juridique de en

Société en commandite par actions

Etablissement étranger inscrit au 12 Etablissement étranger qui n'est

Société à responsabilité limitée

Corporation de droit public

Entreprise individuelle 3 Société en nom collectif 4 Société en commandite *¹(communauté héréditairet)

Société anonyme 8 Société coopérative

Société simple (Sàrl) 9 Association 10 Fondation registre du commerce pas inscrit au registre du commerce (entreprise)

Entreprise individuelle x x x x x x

Société simple x x² x² x x

Société en nom collectif x x x x x x x

Société en commandite x x x x x x x

Société en commandite par actions x x x

Société anonyme x x x x x x

Société à responsabilité limitée (Sàrl) x x x x x x

Société coopérative x x x x

Association x x x x

Fondation

Etablissement étranger inscrit au registre du commerce

Etablissement étranger qui n'est pas inscrit au registre du commerce

Corporation de droit public (entreprise) *(communauté héréditaire) x

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Légende: Nouvel IDE IDE identique (sous certaines conditions, conformément à LFus [9]) IDE identique

*¹ La communauté héréditaire n’est pas une forme juridique officielle, mais est utilisée par les caisses de compensation AVS. Sans inscription RC= société simple, avec inscription au RC= société en nom collectif ou en commandite.

*2 Changement de société simple en société en nom collectif ou en commandite: selon indication de l’entité DIE au registre du commerce.

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