FM 005-2023 FiKo (Bichsel, Zollikofen) Einführung Enterprise-Resource-Planning (ERP), 2. Etappe – Kompensation des zusätzlichen Ressourcenbedarfs in den Direktionen, der Staatskanzlei und der Justiz. Antwort des Regierungsrates

1. Der Regierungsrat und die Justizleitung werden beauftragt, die zum Betrieb der Etappe 2 des ERP bei der Finanzverwaltung zusätzlich notwendigen fünf Vollzeitstellen bei den Direktionen, der Staatskanzlei und der Justiz (DIR/STA/JUS) zu kompensieren. Dazu sollen die Saldi der DIR/STA/JUS im kommenden BU/AFP und den danach folgenden Jahren um jeweils den entsprechenden Betrag gekürzt werden.

2. Der Regierungsrat legt in Absprache mit der Justizleitung den Verteilschlüssel der Kompensation für die DIR/STA/JUS fest. Von den Massnahmen ausgenommen ist die Finanzverwaltung.

Begründung:

Der Kanton Bern hat auf Anfang 2023 ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) eingeführt (Produkt SAP). Konkret handelt es sich um die erste von drei Einführungsetappen. In der ersten Phase geht es im Wesentlichen um die Ablösung der Eigenentwicklungen des Finanzinformationssystems (FIS) und von Persiska (Personalsystem) und das Sicherstellen der bisherigen Basisfunktionalitäten. In Etappe 2 stehen Effizienzoptimierungen im Zentrum und in Etappe 3 sollen weitergehende organisatorische Optimierungen an die Hand genommen werden, wie die Prüfung der Einführung von Shared-Service-Centers.

Für Etappe 1 hat der Grosse Rat einen Kredit über 90 Mio. Franken bewilligt, und für Etappe 2 beantragt der Regierungsrat dem Grossen Rat für die Frühlingssession 2023 eine Ausgabenbewilligung von 26 Mio. Franken. Die Einführung von SAP ist ein teures Vorhaben, das einen entsprechenden Nutzen generieren soll. Gemäss den Angaben des Regierungsrates sinken die Betriebskosten von SAP im Vergleich zu FIS/Persiska in Etappe 1 um jährlich 10 bis 15 Mio. Franken. Dank der Einführung eines weit verbreiteten Standardprodukts wird der Kanton als Arbeitgeber auf dem Stellenmarkt attraktiver. Zudem hilft ein effizientes und leistungsfähiges System mit vielen zusätzlichen Funktionalitäten, die in fast allen Bereichen steigende Geschäftslast ohne zusätzlichen Personalbedarf zu bewältigen.

Die FiKo ist der Ansicht, dass auch Effizienzgewinne anfallen, die über die reine Kompensation der Mengenausweitung hinausgehen. In Etappe 1 wurde auf die Kompensation der zusätzlich geschaffenen Stellen verzichtet. Jetzt jedoch sollen die fünf zusätzlichen Stellen zum Betrieb von Etappe 2, die Bestandteil des Kreditantrags sind, in den DIR/STA/JUS kompensiert werden. Ausgenommen von den Massnahmen ist die Finanzverwaltung, in der die fünf neuen Stellen geschaffen werden. Projektinterne Berechnungen haben ein theoretisches Einsparpotential von 165 Vollzeitstellen ergeben. Wenn dieser theoretische Wert auch nur als Richtschnur dienen kann, so scheint der FiKo die Kompensation von fünf Stellen über die gesamte Verwaltung eine verkraftbare Massnahme zu sein.

Die Kompensation der neu geschaffenen Stellen ist wichtig für die Glaubwürdigkeit künftiger IT- Projekte. Wenn von Seiten Regierung und Verwaltung zu Beginn von Projekten unter anderem mit Effizienzgewinnen argumentiert wird, müssen sich diese im Budget auch auswirken. Wenn hingegen unter dem Strich ein Stellenausbau stattfindet, wie dies gemäss Antrag des Regierungsrates der Fall ist, wird die Mehrheitsfähigkeit künftiger IT-Projekte gefährdet.

Antwort des Regierungsrates

Der Regierungsrat hat in seinem Kreditantrag an den Grossen Rat für die Etappe 2 des ERP- Projekts den Bedarf von fünf zusätzlichen Vollzeitstellen im CCoE der Finanzverwaltung aufgezeigt und nachgewiesen. Der Systemausbau in der Etappe 2 führt zu zusätzlichem Betriebsaufwand für Unterhalt und Wartung der zusätzlichen SAP-Komponenten. Am 9. März 2023 hat der Grosse Rat mit 138 zu 8 Stimmen (bei drei Enthaltungen) der Ausgabenbewilligung für die zweite Etappe des ERP-Projektes zugestimmt.

Der Bedarf der fünf zusätzlichen Vollzeitstellen ab dem Jahr 2024 wird mit der vorliegenden Motion zwar nicht bestritten. Entgegen dem Antrag des Regierungsrates verlangt die Motion jedoch, dass die fünf neu benötigten Vollzeitstellen bereits ab dem Budget 2024 und AFP 2025- 2027 in den Stellensaldi der DIR/STA/JUS kompensiert werden.

In seinem Kreditantrag hat der Regierungsrat bewusst auf eine Kompensation der fünf Vollzeitstellen verzichtet. Dies weil seines Erachtens eine Beurteilung des gesamtstaatlichen Effizienzpotenzials zum heutigen Zeitpunkt noch nicht möglich ist. Hierfür fehlen derzeit sowohl die notwendigen Erfahrungswerte aus der Umsetzung der Etappe 1 wie auch der geplanten Etappe 2. Mit Blick auf diese Ausgangslage hat sich der Regierungsrat für eine gesamtstaatliche Prüfung des aus dem ERP-Projekt entstandenen Effizienzpotentials nach Abschluss der Etappe 3 ausgesprochen. Seines Erachtens werden erst zu diesem Zeitpunkt die zur Festlegung des möglichen Einsparpotenzials notwendigen Kenntnisse und Erfahrungswerte in der notwendigen Tiefe vorliegen, so dass auf der Basis einer soliden Grundlage über Stellenkompensationen, Stellenverschiebungen und/oder Stellenreduktionen entschieden werden kann.

Der Regierungsrat teilt durchaus die Ansicht, dass aus IT-Projekten in der vorliegenden Grössenordnung auch Effizienzgewinne resultieren sollen. Er will aber am oben erwähnten Vorgehen festhalten und bis zum Abschluss von Etappe 3 allgemein von einer Stellenkompensation absehen. Nebst den bereits aufgeführten Überlegungen gilt es weiter zu bedenken, dass eine frühzeitige Kompensation der fünf Vollzeitstellen mit Blick auf die Ressourcensituation bzw. der laufenden Projektarbeiten nicht realistisch ist. Die DIR/STA/JUS benötigen zudem auch genügend Zeit um zu prüfen, in welchen Bereichen die Kompensationen konkret vorgenommen werden könnten.

Unter Berücksichtigung der dargelegten Vorbehalte beantragt der Regierungsrat dem Grossen Rat Annahme der Motion in Form eines Postulates.

Verteiler ‒ Grosser Rat