M 006-2023 FiKo (Bichsel, Zollikofen) Einführung Enterprise-Resource-Planning (ERP) – Kompensation der Effizienzgewinne. Antwort des Regierungsrates

1. Der Regierungsrat und die Justizleitung werden beauftragt, nach Abschluss der Einführung der Etappe 2 (Mitte 2025) über alle DIR/STA/JUS eine Planung zur anteilmässigen Reduktion von 80 Vollzeitstellen vorzulegen.

2. Die Umsetzung der Stellenreduktion soll spätestens zwei Jahre nach Einführung der Etappe 3 abgeschlossen sein.

3. Von der Stellenreduktion ausgenommen ist die Finanzverwaltung.

Begründung:

Projektinterne Berechnungen haben für die Einführung des ERP ein theoretisches Einsparpotenzial von 165 Vollzeitstellen ergeben. Wenn auch dieser theoretische Wert nicht vollständig in Stelleneinsparungen umgesetzt werden kann, ist das Potenzial doch bedeutend. Während ein Teil der Effizienzgewinne zur Abfederung der mengenmässigen Mehrbelastungen und für Qualitätsverbesserungen eingesetzt werden soll, muss der andere Teil des Potenzials als tatsächliche Stelleneinsparungen realisiert werden.

Mit einer gleichzeitig eingereichten Finanzmotion fordert die FiKo die sofortige Kompensation der fünf zusätzlichen Stellen, die in der Finanzverwaltung für den Betrieb der 2. Etappe des ERP nötig sind.

Der Regierungsrat hat in seinem Kreditantrag zur Etappe 2 des ERP von sich aus in Aussicht gestellt, eine Prüfung des Effizienzpotenzials vorzunehmen:

RRB 1187/2022 vom 16. November 2022, 1. Gegenstand, Absatz 7: Der Regierungsrat wird ein Jahr nach Abschluss der Etappe 3 eine gesamtstaatliche Prüfung des möglichen Effizienzpotenzials, welches in der Verwaltung durch die Einführung von SAP im Rahmen der Etappen 1, 2 und 3 entstanden ist, durchführen. Auf dieser Grundlage wird er über Stellenkompensationen, Stellenverschiebungen und/oder Stellenreduktionen entscheiden.

Die FiKo unterstützt das Vorhaben und ergänzt es mit klaren Zielvorstellungen: Die Planung der Stelleneinsparungen soll bei Abschluss der Einführung von Etappe 2 (aktuell Mitte 2025 vorgesehen) begonnen werden und spätestens 2 Jahre nach Abschluss der Einführung von Etappe 3 (aktuell für 1. Quartal 2027 vorgesehen) abgeschlossen sein.

Begründung der Dringlichkeit: Neben dieser Motion hat die FiKo eine Finanzmotion (FM FiKo « Einführung Enterprise- Resource-Planning (ERP), 2. Etappe – Kompensation des zusätzlichen Ressourcenbedarfs in den Direktionen, der Staatskanzlei und der Justiz» vom 16. Februar 2023) zum gleichen Thema eingereicht. Damit trotz der unterschiedlichen Fristen von Motion und Finanzmotion eine gemeinsame Beratung der beiden Vorstösse in der Sommersession 2023 vorgesehen werden kann, muss die Motion dringlich erklärt werden.

Antwort des Regierungsrates

Mit dem vorliegenden Vorstoss wird Bezug auf das im ERP-Projekt im Rahmen von Wirtschaftlichkeitsrechnungen ermittelte sog. «theoretische Einsparpotential» genommen. Die Herleitung der Wirtschaftlichkeit durch das Erarbeiten von Business Cases zu den einzelnen Ausbauoptionen erwies sich im Verlaufe der Projektarbeiten als äusserst anspruchsvoll. Letztlich wurde mittels Prozessrechnungen bzw. der Business Cases ein «theoretisches Einsparpotential» von rund 165 Vollzeitstellen ermittelt. Dabei handelte es sich allerdings um eine rein theoretische Grösse, da es sich beim grössten Teil um Einsparungen aus effizienteren Prozessen mit Gewinnen pro Anstellung im Minutenbereich handelt. Diese verteilen sich erfahrungsgemäss über eine grosse Anzahl von Mitarbeitenden in den unterschiedlichsten Organisationseinheiten. Oder anders ausgedrückt: Die Einsparungen im Minutenbereich lassen sich zumeist kaum sinnvoll bündeln, um in einzelnen Organisationseinheiten einen Stellenabbau zu realisieren.

Die externen Fachstellen im ERP-Projekt (SAP-Implementierungspartner und SAP-Spezialisten) schätzen den effektiv umsetzbaren Umfang von Stellenreduktionen in vergleichbaren Projekten aufgrund ihrer Erfahrungen denn auch auf rund zehn bis maximal zwanzig Prozent des theoretisch berechneten Einsparpotenzials. Damit liegt das realistische Stellenabbaupotenzial im Rahmen des ERP-Projektes weit unter den mit der Motion geforderten 80 Vollzeitstellen. Insofern erachtet der Regierungsrat eine Reduktion des Stellenbestands im Umfang von 80 Vollzeitstellen als unrealistisch und sachlich nicht begründbar.

Der Regierungsrat ist zudem der Ansicht, dass durch die Einführung von SAP auch Themen wie «Professionalisierung» und «Qualitative Verbesserungen in den Arbeitsprozessen» in die Evaluation des Effizienzpotenzials miteinbezogen werden müssen. Die von ihm angedachte Evaluation nach Abschluss der Etappe 3 des ERP-Projekts soll deshalb eine gesamtheitliche Sicht auf das Effizienzpotenzial richten, unter Berücksichtigung all dieser Faktoren. Eine gesamtheitliche Beurteilung des Effizienzpotenzials, unter Berücksichtigung solcher Faktoren, ist bislang nicht erfolgt. Eine vorweggenommene Reduktion des Stellenetats um 80 Vollzeitstellen – ohne eine vertiefte und gesamtheitliche Prüfung unter Einbezug der gewonnenen Erfahrungswerte und der aktuellsten organisatorischen Strukturen der Kantonsverwaltung – kann zu Ressourcenengpässen und zu Qualitätseinbussen in der staatlichen Aufgabenerfüllung oder gar einem Abbau von staatlichem Handeln führen. Der Regierungsrat will nicht riskieren, dass staatliche Aufgaben infolge eines überstürzten und fachlich nicht sorgfältig hergeleiteten Stellenabbaus nicht oder nur

in ungenügender Qualität erfüllt werden. Er will insbesondere auch nicht die bislang erfolgreiche Umsetzung des ERP-Projektes gefährden.

Der Regierungsrat ist gewillt, Effizienzpotentiale aus dem ERP-Projekt nach Möglichkeit abzuschöpfen. Wie vorstehend dargelegt wäre es indes nicht seriös und sachlich nicht begründbar, zum heutigen Zeitpunkt einen Stellenabbau in dem im Vorstoss geforderten Umfang in Aussicht zu nehmen. Mit Blick auf diese Ausgangslage hält der Regierungsrat an seinem bislang geplanten Vorgehen fest (Evaluation des Effizienzpotenzials nach Abschluss der Etappe 3). Er ist jedoch bereit, im Rahmen dieser Überprüfung eine zahlenmässige Zielgrösse eines Stellenabbaus im Umfang von 10 bis 20 Prozent des theoretischen Einsparpotenzials zu prüfen. Die Justizleitung legt in diesem Zusammenhang Wert auf die Feststellung, dass sie keine Möglichkeit für einen entsprechenden Stellenabbau bei den Gerichtsbehörden und der Staatsanwaltschaft sieht.

Mit Blick auf die vorstehenden Ausführungen beantragt der Regierungsrat dem Grossen Rat Annahme der Motion in Form eines Postulates.

Verteiler ‒ Grosser Rat