Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. Rentenbescheinigung (gültig ab 1.1.2025)

Wegleitung

zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung (Formular 11)

Gültig ab: 1. Januar 2025

Herausgeber Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) www.ssk-csi.ch Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) www.estv.admin.ch

Bestell-Nr. Formular 605.040.18 Bestell-Nr. Wegleitung 605.040.18.1d

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Formular Lohnausweis/Rentenbescheinigung

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Vorwort Die vorliegende Wegleitung wurde von der erweiterten Arbeitsgruppe Lohnausweis der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) erstellt. In der Arbeitsgruppe vertreten sind Mitar­ beitende der kantonalen Steuerbehörden, der Eidgenössischen Steuerverwaltung sowie Ver­ treter der Wirtschaftsverbände. Die Wegleitung wird jeweils jährlich überarbeitet und nach Genehmigung aller in der Arbeitsgruppe einsitzenden Parteien verabschiedet. Ergänzend dazu besteht das Dokument der FAQ (frequently asked questions), welches jeweils aufgrund von Gesetzesänderungen oder Praxisanpassungen von der Arbeitsgruppe Lohnausweis der SSK überarbeitet wird.

Randziffern, bei welchen Änderungen zur letztjährigen Wegleitung vorgenommen wurden, sind jeweils mit einem schwarzen Balken neben der entsprechenden Randziffer gekenn­ zeichnet. Damit können die jeweiligen Änderungen im Vergleich zur Vorversion einfach nach­ vollzogen werden.

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Inhaltsverzeichnis Seite

Formular Lohnausweis/Rentenbescheinigung................................................................... 2

Vorwort ........................................................................................................................... 3

Allgemeines .................................................................................................................... 5

Wichtigste Abkürzungen ............................................................................................ 5

Häufig gestellte Fragen (FAQ) ................................................................................... 5

eLohnausweis SSK ................................................................................................... 5

Vorinformationen....................................................................................................... 6

I Notwendige Angaben ................................................................................................ 7

II Nicht zu deklarierende Leistungen ........................................................................... 20

III Pflichtverletzung...................................................................................................... 21

IV Adressaten des Lohnausweises............................................................................... 21

V Bestelladressen für Lohnausweisformular und Wegleitung........................................ 21

Anhang ......................................................................................................................... 22

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Allgemeines

Wichtigste Abkürzungen AHV Alters- und Hinterlassenen Versicherung ALV Obligatorische Arbeitslosenversicherung BUV Berufsunfallversicherung BVG Bundesgesetz über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge DBG Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer EO Erwerbsersatzordnung IV Invalidenversicherung NBUV Nichtberufsunfallversicherung Rz Randziffer StGB Schweizerisches Strafgesetzbuch StHG Bundesgesetz über die Harmonisierung der direkten Steuern der Kantone und Gemeinden

Häufig gestellte Fragen (FAQ) Antworten auf häufig gestellte Fragen finden Sie unter: Schweizerische Steuerkonferenz SSK - FAQ

eLohnausweis SSK Antworten auf häufig gestellte Fragen finden Sie unter: eLohnausweis SSK

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Vorinformationen Das Formular «Lohnausweis/Rentenbescheinigung» (Formular 11) ist als Lohnausweis so­ 1 wie als Bescheinigung für Entschädigungen von Verwaltungsräten zu verwenden. Zudem kann es zur Bescheinigung von Renten der zweiten Säule (BVG) sowie zur Bescheinigung von Leistungen der Arbeitslosenversicherung (ALV) eingesetzt werden (vgl. Rz 5). Für das Ausfüllen des Formulars ist diese Wegleitung verbindlich. Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite der Schweizerischen Steuerkonferenz (www.ssk-csi.ch), wo unter an­ derem auch die eingangs erwähnten Antworten zu häufig gestellten Fragen (FAQ) publiziert sind.

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, jedem Arbeitnehmenden einen Lohnausweis auszustellen. 2 Darin sind sämtliche Leistungen bzw. geldwerten Vorteile zu deklarieren, die dem Arbeit­ nehmer oder dem Pensionierten im Zusammenhang mit dem bestehenden, respektive ehe­ maligen Arbeitsverhältnis zugeflossen sind. Dieser Grundsatz sowie die nachfolgenden Best­ immungen gelten analog für Vorsorgeeinrichtungen BVG, die eine Rente ausrichten. Sie sind verpflichtet, das Formular 11 oder ein diesem, inhaltlich entsprechendes eigenes Formular als Rentenbescheinigung auszustellen.

Nachfolgend wird aus Gründen der Übersichtlichkeit auf eine geschlechtsneutrale Formulie­ 3 rung verzichtet und davon abgesehen, der Regelung des Lohnausweises zusätzlich die ana­ loge Regelung für das Ausfüllen der Rentenbescheinigung (vgl. insb. Rz 5) beizufügen. Aus dem gleichen Grund wird darauf verzichtet, neben den Arbeitnehmern jeweils auch die Pen­ sionierten ausdrücklich zu erwähnen – letztere sind stets mitgemeint. Folglich sind sowohl alle geldwerten Vorteile, die dem Pensionierten aus seinem ehemaligen Arbeitsverhältnis zukommen, vom damaligen Arbeitgeber zu deklarieren als auch das sogenannte Ruhegehalt von den Vorsorgeeinrichtungen auf dem Formular 11 zu bescheinigen.

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I Notwendige Angaben Verwendung des Formulars 11 als Lohnausweis Buchstabe A

Dieses Feld ist anzukreuzen, wenn das Formular für die Bescheinigung von Leistungen dient, 4 die auf Grund eines (unselbstständigen) Arbeitsverhältnisses ausgerichtet worden sind. Ne­ ben dem Regelfall, dass ein Lohn für eine Haupt- oder Nebenerwerbstätigkeit bescheinigt wird, fallen auch die Bezüge eines Verwaltungsratsmitglieds darunter. Ebenfalls ist dieses Feld anzukreuzen, wenn das Formular für die Bescheinigung von Ersatzeinkommen der Ar­ beitslosenversicherung wie Arbeitslosenentschädigung, Insolvenzentschädigung und weite­ ren Kostenbeiträgen verwendet wird.

Verwendung des Formulars 11 als Rentenbescheinigung Buchstabe B

Dieses Feld ist anzukreuzen, wenn die bescheinigten Leistungen auf einem Rentenanspruch 5 beruhen. Bei der erstmaligen Ausrichtung einer Rente ist der Eidgenössischen Steuerver­ waltung (ESTV), Abteilung Erhebung der Hauptabteilung Direkte Bundessteuer, Verrech­ nungssteuer und Stempelabgaben (DVS), 3003 Bern (Tel. 058 462 71 50), mit dem Formular 565 «Rentenmeldung (2. Säule / 3. Säule)» eine Meldung zu erstatten. Den Rentenempfän­ gern ist unabhängig von der Meldung an die ESTV jährlich eine Rentenbescheinigung auf dem Formular 11 oder auf dem versicherungseigenen Formular auszustellen. Für die Bescheinigung von Kapitalleistungen ist von den Versicherern nur das Formular 563 «Meldung über Kapitalleistung (2. Säule / 3. Säule) zu verwenden.

AHV-Nummer / Geburtsdatum Buchstabe C 6 AHV-Nummer In diesem (linken) Feld ist die 13-stellige AHV Nummer (Sozialversicherungsnummer) anzugeben.

Geburtsdatum In diesem (rechten) Feld ist das Geburtsdatum festzuhalten.

Massgebendes Kalenderjahr Buchstabe D

In diesem Feld ist das Kalenderjahr anzugeben, für das die Lohnzahlungen bescheinigt wer­ 7 den. Der Lohnausweis ist jährlich bzw. bei Wegzug oder Todesfall eines Arbeitnehmers so­ fort auszustellen. Er hat sämtliche Leistungen, die dem Arbeitnehmer im entsprechenden Kalenderjahr zugeflossen sind, zu umfassen. Eine Aufteilung auf mehrere Einzelausweise ist grundsätzlich unzulässig. Wurden indessen aus betrieblichen Gründen einem Arbeitnehmer vom selben Arbeitgeber mehrere Lohnausweise (z. B. für Tätigkeiten in verschiedenen Ab­ teilungen oder aufgrund mehrerer Arbeitsverträge innerhalb der gleichen Unternehmung) ausgestellt, ist in Ziffer 15 des Lohnausweises («Bemerkungen») die Gesamtzahl der Lohn­ ausweise anzubringen, z. B.: «Einer von zwei Lohnausweisen» (vgl. Rz 66).

Lohnperiode Buchstabe E

In diesen Feldern sind die genauen Ein- und Austrittsdaten des Arbeitnehmers anzugeben. 8 Die Lohnperiode ist auch dann anzugeben, wenn der Arbeitnehmer das ganze Jahr bei der­ selben Gesellschaft beschäftigt war. Bei Arbeitnehmern mit mehreren kürzeren Arbeitsein­ sätzen innerhalb des Kalenderjahres (v. a. bei Temporärangestellten) genügt es, den Beginn des ersten und das Ende des letzten Einsatzes anzugeben. Wenn aus besonderen Gründen

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für mehrere Zeitabschnitte Lohnausweise ausgestellt werden, ist in Ziffer 15 aller Lohnaus­ weise («Bemerkungen») die Gesamtzahl der Lohnausweise anzugeben, z. B.: «Einer von drei Lohnausweisen» (vgl. Rz 66).

Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort Buchstabe F

9 Dieses Feld ist anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer keine Kosten für den Arbeitsweg er­ wachsen. In Betracht fallen insbesondere:

• das zur Verfügung stellen eines Geschäftsfahrzeugs durch den Arbeitgeber (vgl. Rz 21 – 25), sofern der Arbeitnehmer für den Arbeitsweg nicht mindestens 70 Rappen oder mindestens die Selbstkosten pro Kilometer bezahlen muss;

• die Beförderung zum Arbeitsort mittels Sammeltransports (v.a. im Baugewerbe);

• die Vergütung der effektiven Autokilometerkosten an Aussendienstmitarbeiter, die mit dem Privatfahrzeug überwiegend von zu Hause direkt zu den Kunden, also nicht zu­ erst zu den Büros ihres Arbeitgebers, fahren;

• das Zurverfügungstellen eines (aus geschäftlichen Gründen benützten) Generalabon­ nements des öffentlichen Verkehrs. Erhält ein Arbeitnehmer ein Generalabonnement, ohne dass eine geschäftliche Notwendigkeit besteht, ist dieses zum Marktwert unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises zu deklarieren (vgl. Rz 19 und 26). In diesem Fall ist das Feld F nicht anzukreuzen.

Die Vergütung eines Halbtaxabonnements muss nicht bescheinigt werden.

Kantinenverpflegung/Lunch-Checks/Bezahlung von Mahlzeiten Buchstabe G

Dieses Feld ist anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer Lunch-Checks (vgl. Rz 18) abgege­ 10 ben werden. Ein Hinweis ist auch dann anzubringen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitneh­ mer die Möglichkeit einräumt, das Mittag- oder Abendessen verbilligt in einem Personalres­ taurant einzunehmen. Dies gilt auch dann, wenn nicht bekannt ist, ob der Arbeitnehmer da­ von tatsächlich Gebrauch macht.

Dieses Feld ist auch anzukreuzen bei Arbeitnehmern, die 40 % - 60 % der Arbeitszeit aus­ serhalb ihrer üblichen Arbeitsstätte tätig sind und deshalb eine Mittagessensentschädigung erhalten. Bei Arbeitnehmern, die mehr als 60 % der Arbeitszeit ausserhalb ihrer üblichen Arbeitsstätte tätig sind und deshalb eine Mittagessensentschädigung erhalten, ist im Lohn­ ausweis ausschliesslich unter Ziffer 15 folgender Hinweis anzubringen: «Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt».

Name und Adresse Buchstabe H

In diesem Feld ist die zum Zeitpunkt des Ausfüllens aktuelle und vollständige Wohnadresse 11 (Name, vollständiger Vorname und Adresse) des Arbeitnehmers anzugeben. Die Grösse des Adressfeldes ermöglicht die Verwendung von Briefumschlägen mit Fenster sowohl links als auch rechts, wobei auf jeden Fall darauf zu achten ist, dass keinerlei vertrauliche Daten im Fenster sichtbar sind.

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Verpflegung und Unterkunft (Zimmer) Ziffer 2.1

Im Feld zu Ziffer 2.1 ist der Wert anzugeben, der dem Arbeitnehmer dadurch zufliesst, dass 20 er vom Arbeitgeber unentgeltlich Verpflegung und Unterkunft erhält. Die entsprechenden An­ sätze können dem Merkblatt N2 der ESTV entnommen werden. Dieses kann entweder her­ untergeladen oder bei der zuständigen kantonalen Steuerbehörde (vgl. Anhang 1) bestellt werden. Das Feld ist nicht auszufüllen, wenn dem Arbeitnehmer für die gewährte Verpflegung und Unterkunft ein Abzug vom Lohn vorgenommen wird, der mindestens den Ansätzen gemäss dem oben erwähnten Merkblatt N2 entspricht. Wird dem Arbeitnehmer nicht nur ein Zimmer, sondern eine Wohnung zur Verfügung gestellt, so ist diese mit dem Marktwert unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises betragsmässig anzugeben (vgl. Rz 26).

Privatanteil Geschäftsfahrzeug Ziffer 2.2

In diesem Feld ist der Wert anzugeben, der dem Arbeitnehmer dadurch zufliesst, dass er ein 21 Geschäftsfahrzeug auch privat benützen darf. Übernimmt der Arbeitgeber sämtliche Kosten dafür und hat der Arbeitnehmer lediglich die Treibstoff- oder Energiekosten für grössere Pri­ vatfahrten am Wochenende oder in den Ferien zu bezahlen, so beträgt der zu deklarierende Betrag pro Monat 0,9 % des Kaufpreises inkl. sämtlichen Sonderausstattungen (exkl. Mehr­ wertsteuer), mindestens aber CHF 150 pro Monat, wenn der Kaufpreis weniger als CHF 16’667 beträgt. Bei ganzjähriger Privatnutzung gilt demnach beispielsweise folgender Ansatz: Kaufpreis CHF 43'000: zu deklarierender Betrag = CHF 4’644 (12 x CHF 387).

Bei Leasingfahrzeugen tritt anstelle des Kaufpreises der im Leasingvertrag festgehaltene Barkaufpreis des Fahrzeuges (exkl. Mehrwertsteuer), eventuell der im Leasingvertrag ange­ gebene Objektpreis (exkl. Mehrwertsteuer). Gleiches gilt, wenn dem Arbeitnehmer anstelle eines Geschäftsfahrzeugs ein Mietfahrzeug zur Verfügung gestellt wird. Zur Berechnung des Privatanteils ist der Marktwert des Fahrzeugs zu Beginn des Mietverhältnisses oder bei Miete von verschiedenen Fahrzeugen der durchschnittliche Wert der jeweiligen Fahrzeugkategorie massgebend. Der so ermittelte Betrag ist wie eine zusätzliche Lohnzahlung zu behandeln, die dem Arbeitnehmer neben dem eigentlichen Barlohn ausrichtet wird.

Übernimmt der Arbeitnehmer beträchtliche Kosten (z. B. sämtliche Kosten für Unterhalt, 22 Versicherungen, Benzin und Reparaturen; die Übernahme ausschliesslich der Benzinkosten oder der Kosten für das Aufladen von Elektrofahrzeugen genügt dagegen nicht), so ist im entsprechenden Feld 2.2 des Lohnausweises keine Aufrechnung vorzunehmen. In den Be­ merkungen unter Ziffer 15 des Lohnausweises ist folgender Text anzubringen: «Privatanteil Geschäftsfahrzeug im Veranlagungsverfahren abzuklären».

Neben der pauschalen Ermittlung des Privatanteils gemäss Rz 21 besteht die Möglichkeit 23 der effektiven Erfassung der Privatnutzung. Voraussetzung dafür ist, dass ein Bordbuch geführt wird. Der im Lohnausweis zu deklarierende Anteil für die Privatnutzung wird so er­ rechnet, dass die Anzahl der privat gefahrenen Kilometer (inklusive Arbeitsweg) mit dem ent­ sprechenden Kilometeransatz multipliziert wird (z. B. 8’500 Privatkilometer x 70 Rappen = CHF 5’950).

In Fällen, in denen der Privatgebrauch erheblich eingeschränkt ist, z. B. durch fest instal­ 24 lierte Vorrichtungen für den Transport von Werkzeugen ist keine Aufrechnung für den Privat­ anteil des Geschäftsfahrzeugs vorzunehmen.

In allen Fällen ist im Lohnausweis grundsätzlich das Feld F (unentgeltliche Beförderung zwi­ 25 schen Wohn- und Arbeitsort) anzukreuzen (vgl. Rz 9).

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Andere Gehaltsnebenleistungen Ziffer 2.3

Auf dieser Zeile ist vorab die Art einer allfälligen weiteren, vom Arbeitgeber ausgerichteten 26 Gehaltsnebenleistung anzugeben, die der Arbeitgeber bewerten kann (vgl. auch Rz 62). Zu­ sätzlich ist im entsprechenden Feld deren Wert einzutragen. Werden mehrere Gehaltsneben­ leistungen ausgerichtet, so sind diese in der entsprechenden Zeile zu bezeichnen und deren Werte – soweit möglich – separat aufzuführen. Im Feld ist lediglich die Summe einzutragen. Eine steuerbare Gehaltsnebenleistung liegt z. B. dann vor, wenn der Arbeitgeber im eigenen Namen gewisse Auslagen (Lebenshaltungskosten) tätigt und alsdann die entsprechende Leis­ tung (z. B. Mietwohnung, Konsumwaren) dem Arbeitnehmer und ihm nahestehende Personen zur Verfügung stellt.

In diesen Fällen ist der Marktwert bzw. Verkehrswert (vgl. Rz 19) einzusetzen. Stellt der Ar­ beitgeber eine eigene Wohnung unentgeltlich zur Verfügung, ist der ortsübliche Mietzins ein­ zutragen. Für Expatriates ist die entsprechende Verordnung «Expatriates-Verordnung, Ex­ paV» massgebend. Auf eine Deklaration kann verzichtet werden, sofern es sich um Natural­ geschenke anlässlich besonderer Ereignisse (z. B. Weihnachten) handelt (vgl. Rz 72).

Unregelmässige Leistungen Ziffer 3

Auf dieser Zeile ist vorab die Art der Entschädigung bzw. Leistung zu benennen, die dem 27 Arbeitnehmer unregelmässig ausgerichtet worden ist. Zusätzlich ist im entsprechenden Feld der Betrag dieser Leistung einzutragen (wie bei mehreren Leistungen vorzugehen ist, vgl. Rz 26). Die gesonderte Angabe dieser unregelmässigen Leistungen liegt im Interesse des Ar­ beitnehmers, sofern ein unterjähriges Arbeitsverhältnis vorliegt. Bei einem ganzjährigen Ar­ beitsverhältnis kann auf die separate Deklaration von unregelmässigen Leistungen verzichtet werden. Stattdessen kann der entsprechende Betrag als Bestandteil des Lohnes in Ziffer 1 des Lohnausweises aufgeführt werden. Als unregelmässige Leistungen gelten insbesondere:

• Bonuszahlungen, z. B. leistungsabhängige Gratifikationen oder Gewinnanteile. Vertrag­ lich vereinbarte Zusatzentschädigungen, z. B. ein 13. oder 14. Monatslohn, sind dagegen nicht hier, sondern als Bestandteil des Lohnes in Ziffer 1 des Lohnausweises zu dekla­ rieren;

• Antritts- und Austrittsentschädigungen;

• Treueprämien;

• Dienstaltersgeschenke, Jubiläumsgeschenke;

• Umzugsentschädigungen (pauschal oder effektiv); Ist der Umzug aufgrund eines äusseren beruflichen Zwangs notwendig (z. B. Sitzverlegung des Arbeitgebers) oder han­ delt es sich beim Arbeitnehmer um einen entsendeten Mitarbeiter gemäss ExpaV (vgl. RZ 26), gilt Rz 71. Pauschal vergütete Umzugskosten sind in jedem Fall unter Ziffer 3 aufzuführen (vgl. Art. 2 Abs. 3 Bst. b ExpaV).

Werden solche Leistungen vor oder nach der Zeit ausbezahlt, in welcher der Arbeitnehmer Wohnsitz in der Schweiz hatte, so sind sie ebenfalls in diesem Feld zu bescheinigen. Sie unterliegen allenfalls der Quellensteuer.

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Kapitalleistungen Ziffer 4

Auf dieser Zeile ist vorab die Art bzw. der Grund der Kapitalleistung anzugeben, die dem Ar­ 28 beitnehmer ausbezahlt wird. Möglicherweise erfolgt die Besteuerung zu einem reduzierten Steuersatz (z. B. Kapitalleistung für Vorsorge). Zusätzlich ist im entsprechenden Feld der Be­ trag dieser Leistung einzutragen (wie bei mehreren Leistungen vorzugehen ist, vgl. Rz 26). Als solche Kapitalleistungen fallen in Betracht:

• Abgangsentschädigungen mit Vorsorgecharakter;

• Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter;

• Lohnnachzahlungen (inkl. Lohnnachgenuss) usw.

Für Kapitalleistungen, die von Personalvorsorgeeinrichtungen ausgerichtet werden, ist aus­ schliesslich das Formular 563 zu verwenden (Adresse siehe Rz 5). Diese Leistungen sind somit nicht im Lohnausweis zu deklarieren.

Beteiligungsrechte gemäss Beiblatt Ziffer 5

In diesem Feld ist das Erwerbseinkommen anzugeben, das dem Arbeitnehmer im entspre­ 29 chenden Kalenderjahr aus Mitarbeiterbeteiligungen (z. B. Aktien und/oder Optionen usw.) zugeflossen ist (vgl. ESTV Kreisschreiben Nr. 37 «Besteuerung von Mitarbeiterbeteiligun­ gen»). Der genaue Betrag ist auch dann anzugeben, wenn die Mitarbeiterbeteiligung von einer dem Arbeitgeber nahestehenden Gesellschaft (z. B. der ausländischen Muttergesell­ schaft) eingeräumt wurde. Das Erwerbseinkommen wird auf Grund der Differenz zwischen Verkehrswert und Abgabe- bzw. Erwerbspreis berechnet. Falls der Verkehrswert der Mitar­ beiterbeteiligung von der Steuerbehörde genehmigt wurde, ist dies in Ziffer 15 des Lohnaus­ weises zu vermerken (vgl. Rz 68).

Bei anwartschaftlichen Rechten auf Mitarbeiterbeteiligungen wie beispielsweise auf noch nicht steuerbaren Optionen, Phantom-Aktien, Stock Appreciation Rights, ist keine Deklara­ tion in Ziffer 5, jedoch ein Hinweis in Ziffer 15 (vgl. Rz 69) des Lohnausweises vorzunehmen.

In allen Fällen von Mitarbeiterbeteiligungen sind neben weiteren Bescheinigungspflichten sämtliche Detailangaben auf einem Beiblatt zum Lohnausweis auszuweisen. Das Beiblatt muss die persönlichen Daten des Arbeitnehmers enthalten (Name, Vorname, Geburtsdatum usw.) und klar dem Lohnausweis zugewiesen werden können (Details für Beiblatt gemäss Mitarbeiterbeteiligungsverordnung, MBV). Wird der geldwerte Vorteil erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses an eine in der Schweiz (Art. 15 Abs. 1 MBV) oder im Ausland an­ sässige Person (Art. 15 Abs. 2 MBV) ausgerichtet respektive bei fortbestehendem Arbeits­ verhältnis nach Wegzug aus der Schweiz gewährt (Art. 8 MBV), muss der Arbeitgeber den zuständigen kantonalen Behörden eine Bescheinigung zustellen. Zusätzlich sind die Be­ scheinigungspflichten gemäss AHVV zu beachten.

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Es sind dies vor allem:

• Verwaltungsratsentschädigungen

• Sitzungsgelder

• Tantiemen

• Krankenkassen sowie

• alle Formen der freien Vorsorge (Säule 3b), z. B. Lebens-, Renten-, Kapital- oder Sparversicherungen.

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• Vom Arbeitgeber übernommene Quellensteuern oder andere Steuern 39

• Vom Arbeitgeber für Kinder des Arbeitnehmers bezahlte Schulgelder 40

Bruttolohn total/Rente Ziffer 8

In diesem Feld ist das Total der Einkünfte gemäss den Ziffern 1 bis 7 des Lohnausweises 41 vor Abzug der Sozialversicherungsbeiträge, Quellensteuern usw. anzugeben.

Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV Ziffer 9

In diesem Feld ist der gemäss den massgebenden Bestimmungen beim Arbeitnehmer in 42 Abzug gebrachte Arbeitnehmeranteil für AHV/IV/EO/ALV/NBUV betragsmässig anzugeben. Kein Abzug darf gemacht werden für Beiträge, die der Arbeitgeber bezahlt hat (Arbeitgeber­ beiträge). Arbeitnehmern belastete Beiträge an Krankentaggeldversicherungen sowie Prä­ mien für UVG-Zusatzversicherungen sind nicht abzugsfähig; sie dürfen nicht vom Bruttolohn abgezogen werden. Solche Beiträge können jedoch in Ziffer 15 ausgewiesen werden.

Analog ist vorzugehen, wenn der Arbeitnehmer in einem vergleichbaren Sozialversiche­ rungssystem (internationale Sozialversicherungsabkommen) des Herkunftslands verbleibt.

Berufliche Vorsorge (2. Säule) Ziffer 10

In diesem Feld sind die im Bruttolohn enthaltenen, dem Arbeitnehmer nach Gesetz, Statut 43 oder Reglement vom Lohn abgezogenen Beiträge an steuerbefreite Einrichtungen der kol­ lektiven beruflichen Vorsorge (2. Säule) anzugeben. Die Beiträge sind unabhängig davon zu deklarieren, ob es sich um eine obligatorische oder freiwillige Vorsorge im Rahmen des ko­ ordinierten Lohnes (Säule 2a) oder um eine zusätzliche berufliche Vorsorge (Säule 2b) han­ delt. Falls der Arbeitgeber den gemäss Gesetz, Statut oder Reglement vom Arbeitnehmer geschuldeten Beitrag ganz oder teilweise übernimmt, ist dieser Betrag zwar ebenfalls ab­ zugsfähig, muss aber vorab in Ziffer 7 des Lohnausweises (vgl. Rz 36) deklariert werden.

Ordentliche Beiträge für die berufliche Vorsorge Ziffer 10.1

In diesem Feld sind die nach Gesetz, Statut oder Reglement geleisteten ordentlichen Bei­ 44 träge für die berufliche Vorsorge (2. Säule) einzutragen.

Beiträge für den Einkauf in die berufliche Vorsorge Ziffer 10.2

In diesem Feld sind die im Bruttolohn enthaltenen, dem Arbeitnehmer vom Lohn abgezoge­ 45 nen Beiträge an Vorsorgeeinrichtungen (2. Säule) anzugeben, die der Verbesserung des Vorsorgeschutzes bis (höchstens) zu den vollen reglementarischen Leistungen dienen. Es sind dies vor allem:

• Beiträge für den Einkauf von fehlenden Versicherungsjahren oder von fehlendem Spar- bzw. Deckungskapital;

• Beiträge für den Einkauf, der durch eine Änderung des Reglements oder des Vorsorge­ plans bedingt ist;

• Beiträge für den Wiedereinkauf nach einer Scheidung.

Zusätzlich sind die vom Arbeitgeber übernommenen Arbeitnehmerbeiträge anzugeben, so­ fern sie in Ziffer 7 des Lohnausweises aufgeführt sind (vgl. Rz 36).

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Vom Arbeitnehmer selber entrichtete, d. h. nicht vom Lohn abgezogene Einkaufsbeiträge an 46 die berufliche Vorsorge, sind nicht durch den Arbeitgeber im Lohnausweis, sondern durch die Vorsorgeeinrichtung separat mit dem Formular 21 EDP zu bescheinigen. Ziffer 11

Nettolohn/Rente In diesem Feld ist der für die Steuererklärung massgebende Nettolohn anzugeben. Der Net­ 47 tolohn wird dadurch ermittelt, dass vom Bruttolohn total (Ziffer 8) das Total der Abzüge (Ziffer 9 und 10) abgezogen wird.

Quellensteuerabzug Ziffer 12

In diesem Feld ist der Totalbetrag (brutto) der Quellensteuern anzugeben, der einem auslän­ 48 dischen Arbeitnehmer ohne Niederlassungsbewilligung (z. B. Jahres- und Kurzaufenthalter, Grenzgänger usw.) oder einem ausländischen Mitglied des Verwaltungsrats im entsprechen­ den Kalenderjahr vom Bruttolohn in Abzug gebracht wurde.

Werden die Quellensteuern vom Arbeitgeber bezahlt, sind in Ziffer 7 des Lohnausweises (andere Leistungen) der Hinweis "Quellensteuer vom Arbeitgeber bezahlt" und der entspre­ chende Betrag anzugeben.

Spesenvergütungen (nicht im Bruttolohn enthalten) Ziffer 13

In den Feldern der Ziffern 13.1 und 13.2 sind die Vergütungen anzugeben, die Spesenersatz 49 darstellen und die deshalb nicht Bestandteil des Bruttolohnes im Sinne von Ziffer 8 des Lohn­ ausweises bilden. Als Spesenvergütungen gelten vom Arbeitgeber ausgerichtete Entschä­ digungen für Auslagen, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit, z. B. auf Geschäftsreisen, entstanden sind.

Keine Spesenvergütungen sind Entschädigungen des Arbeitgebers, welche Auslagen ab­ 50 decken, die vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen. Solche Entschädigungen für Berufsauslagen sind beispielsweise Wegvergütungen (vgl. Rz 17) sowie Entschädigun­ gen für die Nutzung privater Lagerräume. Solche Entschädigungen sind stets zum Bruttolohn zu addieren (vgl. die Ziffern 1 bis 7 des Lohnausweises) und können allenfalls vom Arbeit­ nehmer in der Steuererklärung als Berufskosten in Abzug gebracht werden.

Eine Vergütung von Spesen ist je nach Art der Entschädigung unterschiedlich im Lohnaus­ 51 weis zu deklarieren. Es wird wie folgt unterschieden:

• Effektive Spesenvergütungen anhand von Belegen oder in Form von Einzelfallpauschalen, z. B. CHF 30 pro auswärtiges Abendessen (vgl. Rz 52, 53 und 54);

• Pauschale Spesenvergütungen für einen bestimmten Zeitabschnitt, z. B. monatliche Auto- oder Repräsentationsspesen (vgl. Rz 55, 56, 57 und 58);

• Spesenvergütungen im Rahmen eines genehmigten Spesenreglementes (vgl. Rz 59 und 60).

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Effektive Spesen Ziffer 13.1

Alle effektiven Spesenvergütungen, die einem Arbeitnehmer ausgerichtet wurden (inkl. 52 Spesenauslagen, welche über Unternehmenskreditkarten bezahlt werden), müssen dekla­ riert werden. Keine Deklarationspflicht von Spesenauslagen besteht, wenn folgende Vor­ gaben eingehalten werden: Eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig:

• Übernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet;

• Die Höhe der effektiven Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen entspricht in der Re­ gel einem Wert von maximal CHF 35 bzw. die Pauschale für eine Hauptmahlzeit beträgt maximal CHF 30;

• Kundeneinladungen usw. werden ordnungsgemäss gegen Originalquittung abgerechnet;

• Die Vergütung der Kosten für die Benutzung öffentlicher Transportmittel (Bahn, Flugzeug usw.) erfolgt gegen Beleg;

• Für die geschäftliche Benutzung des Privatfahrzeuges werden maximal 70 Rappen pro Kilo­ meter vergütet;

• Kleinspesen werden, soweit möglich, gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale von maximal CHF 20 vergütet.

Voraussetzung für die Anwendung der vorstehenden Pauschalen ist eine tatsächliche Rei­ setätigkeit.

Werden alle diese Vorgaben eingehalten, genügt es, im vorangestellten kleinen Feld zu Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises ein Kreuz (X) einzusetzen. Auf die Angabe des ef­ fektiven Spesenbetrags kann verzichtet werden.

Effektive Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen Ziffer 13.1.1

Sind die Vorgaben gemäss Rz 52 nicht erfüllt (kein Kreuz im vorangestellten Feld) oder liegt 53 kein genehmigtes Spesenreglement vor, sind die Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungs­ spesen, die effektiv, d. h. gegen Beleg, vergütet worden sind, betragsmässig anzugeben. Als solche Spesen fallen insbesondere in Betracht

• Effektive Autospesen;

• Flug-, Taxi- und Bahnspesen;

• Spesen für Übernachtungen, Frühstück, Mittag und Abendessen;

• Spesen für Einladungen von Geschäftspartnern ins Restaurant oder zu Hause;

• Spesen für kleinere Verpflegungsauslagen unterwegs.

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Übrige effektive Spesen Ziffer 13.1.2

Auf dieser Zeile ist vorab die Art sämtlicher übriger effektiver Spesen anzugeben. Zusätzlich 54 ist im entsprechenden Feld der Betrag dieser Leistungen einzutragen. Dazu gehören unter anderem auch effektive Entschädigungen für Kosten an einen externen Arbeitsplatz (z. B. Homeoffice, Co-Working Space, aber auch Kosten für Büroinfrastruktur), d.h. gegen Beleg. Diese Kosten sind in jedem Fall betragsmässig aufzuführen und es ist der Vermerk «Spesen für externen Arbeitsplatz» anzubringen. Als übrige effektive Spesen fallen auch die vom Ar­ beitgeber (gegen Beleg) ausgerichteten Entschädigungen für die besonderen (abzugsfähi­ gen) Berufskosten von Expatriates gemäss ExpaV in Betracht. In diesem Fall ist die Anmer­ kung «Berufsauslagen für Expatriates» anzubringen und ist der ausbezahlte Spesenbetrag anzugeben. Besteht ein entsprechendes Ruling mit den Steuerbehörden, kann auf eine Be­ scheinigung der effektiven Expatriatespesen verzichtet werden. Unter Ziffer 15 ist in diesen Fällen auf das Ruling hinzuweisen (siehe Rz 65a).

Pauschalspesen Ziffer 13.2

Pauschale Spesenvergütungen (Einzelfallpauschalen gemäss Rz 52 fallen nicht darunter) 55 sind bei allen Arbeitnehmern im Lohnausweis betragsmässig anzugeben. Das gilt auch bei Vorliegen eines genehmigten Spesenreglementes. Pauschale Spesenvergütungen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.

Pauschale Repräsentationsspesen Ziffer 13.2.1

In diesem Feld ist der Pauschalbetrag anzugeben (Einzelfallpauschalen gemäss Rz 52 fallen 56 nicht darunter), der leitenden Angestellten oder dem Aussendienstpersonal für Kleinspesen (in der Regel Einzelauslagen unter CHF 50) und repräsentative Auslagen (z. B. für private Einladungen zu Hause) ausbezahlt wurde. Die Spesenpauschale muss ungefähr den effek­ tiven Auslagen entsprechen. Der Frankenbetrag ist auch dann anzugeben, wenn ein geneh­ migtes Spesenreglement vorliegt.

Pauschale Autospesen Ziffer 13.2.2

In diesem Feld ist ein Pauschalbetrag anzugeben, der einem Arbeitnehmer ausbezahlt 57 wurde, welcher sein Privatfahrzeug oft geschäftlich verwenden muss (in der Regel mehrere tausend Kilometer pro Jahr). Die Spesenpauschale muss ungefähr den effektiven Auslagen entsprechen.

Übrige Pauschalspesen Ziffer 13.2.3

Auf dieser Zeile ist vorab die Art sämtlicher übriger Pauschalspesen, die nicht pauschale 58 Auto- oder Repräsentationsspesen darstellen (vgl. RZ 56 und 57), anzugeben (z.B. Kosten­ beteiligung an externen Arbeitsplatz wie Homeoffice/Co-working Space). Im Feld ist lediglich die Summe der Pauschalspesenvergütungen einzutragen (wie bei mehreren Leistungen vor­ zugehen ist, vgl. Rz 26). In Form einer Pauschale vergütete besondere Berufskosten von Expatriates sind nicht unter Ziffer 13.2.3 zu bescheinigen, sondern unter Ziffer 2.3 mit der Bemerkung «Pauschalspesen Expatriates» zum Lohn hinzuzurechnen (Art. 2 Abs. 3 Bst. b ExpaV).

Genehmigtes Spesenreglement: Arbeitgeber, welche die Spesen nicht nur effektiv gemäss 59 Rz. 52 vergüten, können Rechtssicherheit für ihre Mitarbeitenden in einem genehmigten Spesenreglement erlangen. Ein Gesuch um Genehmigung eines Spesenreglements kann bei der Steuerbehörde des Sitzkantons gestellt werden. Es empfiehlt sich, Spesenregle­ mente inhaltlich nach dem Musterreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz aufzu­ bauen. Die Genehmigung durch den Sitzkanton umfasst sowohl die Festsetzung der effekti­ ven als auch der pauschalen Spesenvergütungen. Im Lohnausweis sind bei Vorliegen eines

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genehmigten Spesenreglements nur die Pauschalspesen (vgl. Ziffer 13.2 des Lohnauswei­ ses) anzugeben. Bei der Veranlagung des Arbeitnehmers wird lediglich überprüft, ob die Höhe der ausbezahlten mit der Höhe der bewilligten Pauschalspesen übereinstimmt. Vom Sitzkanton genehmigte Spesenreglemente werden grundsätzlich von allen Kantonen aner­ kannt.

Unternehmen mit einem genehmigten Spesenreglement haben im Lohnausweis unter 60 Ziffer 15 folgenden Vermerk anzubringen: «Spesenreglement durch Kanton XY (Auto­ kennzeichen des Kantons) am ... (Datum) genehmigt. »

Beiträge des Arbeitgebers für die berufsorientierte Aus- und Weiterbil­ Ziffer 13.3 dung – einschliesslich Umschulungskosten In diesem Feld sind alle effektiven Vergütungen des Arbeitgebers für berufsorientierte Aus- 61 und Weiterbildung – einschliesslich Umschulungskosten – eines Arbeitnehmers anzugeben, die dem Arbeitnehmer vergütet werden. Nicht anzugeben sind Vergütungen, die direkt an Dritte (z. B. Bildungsinstitut) bezahlt werden.

Immer zu bescheinigen sind jedoch effektive Vergütungen für Rechnungen, die auf den Na­ men des Arbeitnehmers ausgestellt sind.

Weitere Gehaltsnebenleistungen Ziffer 14

Auf diesen Zeilen sind die Gehaltsnebenleistungen des Arbeitgebers aufzuführen (ohne An­ 62 gabe des Betrags), die dieser nicht selbst bewerten kann und deshalb nicht unter Ziffer 2 deklariert hat. Als solche Gehaltsnebenleistungen gelten geldwerte Vorteile verschiedenster Art. In Betracht fallen insbesondere Waren oder Dienstleistungen des Arbeitgebers, die der Arbeitnehmer unentgeltlich oder zu einem besonders tiefen Vorzugspreis erworben hat.

Ein Hinweis auf solche Gehaltsnebenleistungen ist nicht notwendig, wenn es sich bei der Gehaltsnebenleistung um eine geringfügige jährliche Vergünstigung handelt (bis zu CHF 2'500, analog zur Regelung für geringfügige Jahreslöhne gemäss AHV-Recht, Stand 1.1.2025). Als geringfügig gelten die branchenüblichen Rabatte, sofern der Arbeitgeber die Waren usw. dem Arbeitnehmer ausschliesslich zu dessen Eigengebrauch und zu einem Preis, der mindestens die Selbstkosten deckt, zukommen lässt. Personalvergünstigungen an dessen nahestehenden Personen sind in Ziffer 2.3 zu deklarieren. Weitere Ausnahmen von der Deklarationspflicht sind in Rz 72 aufgeführt.

Bemerkungen Ziffer 15

In dieser Ziffer sind alle zusätzlichen, erforderlichen Angaben zu machen, die nicht in einem 63 der anderen Felder eingetragen werden. Zudem können freiwillig Angaben gemacht werden, die dem Arbeitnehmer und der Steuerbehörde im Veranlagungsverfahren dienlich sein kön­ nen. Zu letzteren gehören zum Beispiel Angaben über die Höhe der im Bruttolohn enthalte­ nen Kinderzulagen, die Anzahl im Kalenderjahr geleisteter Schichttage und die Höhe der im Bruttolohn enthaltenen Krankenkassenbeiträge.

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II Nicht zu deklarierende Leistungen Grundsätzlich sind alle Leistungen des Arbeitgebers steuerbar und im Lohnausweis anzuge­ 72 ben. Aus Gründen der Praktikabilität müssen aber insbesondere folgende Leistungen nicht deklariert werden:

• Gratis abgegebene Halbtaxabonnemente des öffentlichen Verkehrs (für Generalabonnemente vgl. Rz 9);

• REKA-Check-Vergünstigungen bis CHF 600 jährlich (zu deklarieren sind lediglich Ver­ günstigungen, soweit sie CHF 600 pro Jahr übersteigen);

• Übliche Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 500 pro Er­ eignis. Bei Naturalgeschenken, die diesen Betrag übersteigen, ist der ganze Betrag an­ zugeben (Ziffer 2.3 des Lohnausweises). Bargeldgeschenke sind immer als Lohnbe­ standteil im Lohnausweis zu deklarieren;

• Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Mobiltelefon, Computer usw.) im üblichen Rah­ men;

• Beiträge an Vereins- und Clubmitgliedschaften (nicht aber Abonnemente für Fitness- clubs) bis CHF 1’000 im Einzelfall. Bei darüber hinausgehenden Beiträgen ist der ganze Betrag anzugeben (Ziffer 15 des Lohnausweises);

• Beiträge an Fachverbände

• Branchenübliche Rabatte auf Waren, die zum Verzehr und Eigenbedarf bestimmt sind (vgl. Rz 62);

• Zutrittskarten für kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlässe bis CHF 500 pro Ereignis (zu deklarieren sind lediglich Beiträge, soweit sie CHF 500 pro Ereignis übersteigen);

• Die Bezahlung von Reisekosten für den Ehegatten oder den Partner bzw. die Partnerin, die den Arbeitnehmer aus geschäftlichen Gründen auf Geschäftsreisen begleiten;

• Beiträge an Kinderkrippen, die für Kinder des Arbeitnehmers verbilligte Plätze anbieten. Kommen die Beiträge des Arbeitgebers jedoch nur bestimmten Arbeitnehmern zugute, sei es durch Bezahlung an den Arbeitnehmer oder direkt an die Krippe, sind sie im Lohn­ ausweis unter Ziffer 1 zum Bruttolohn hinzuzurechnen oder in Ziffer 7 separat zu dekla­ rieren;

• Gratis-Parkplatz am Arbeitsort;

• Kosten für ärztliche Vorsorgeuntersuchungen, die auf Verlangen des Arbeitgebers oder der Pensionskasse erfolgen;

• Gutschriften von Flugmeilen. Diese sind für geschäftliche Zwecke zu verwenden.

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III Pflichtverletzung Wer einen Lohnausweis nicht oder falsch ausfüllt, kann bestraft werden (Art. 127, 174 und 73 186 DBG, Art. 43, 55 und 59 StHG sowie Art. 251 StGB) und/oder haftbar (Art. 177 DBG, Art. 56 StHG) gemacht werden.

IV Adressaten des Lohnausweises Der Lohnausweis ist für den Arbeitnehmer bestimmt. Einige Kantone, zurzeit die Kantone 74 Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis, verlangen zudem von den Arbeitgebern, dass sie ein Exemplar des Lohnausweises direkt der kantona­ len Steuerverwaltung zustellen. Im Kanton Luzern ist die direkte Zustellung des Lohnauswei­ ses an die Dienststelle Steuern freiwillig.

V Bestelladressen für Lohnausweisformular und Wegleitung Auf den Internetseiten der Schweizerischen Steuerkonferenz (www.ssk-csi.ch) und der Eid­ 75 genössischen Steuerverwaltung (www.estv.admin.ch) können das Programm «eLohnaus­ weis» sowie das Lohnausweisformular im PDF-Format heruntergeladen werden. Diese er­ möglichen das Ausfüllen des Lohnausweises am Computer. Auf diesen Internetseiten ist auch die vorliegende Wegleitung abrufbar. In der Regel wird der Lohnausweis direkt aus einer Lohnsoftwareapplikation auf weisses Papier gedruckt. Besteht diese Möglichkeit nicht, können Lohnausweisformulare bei nachstehender Adresse bestellt werden:

BBL Verkauf Bundespublikationen Fellerstrasse 21 3003 Bern

Online-Shop: Bundespublikationen für Privatkunden

verkauf.zivil@bbl.admin.ch Tel. 058 465 50 00

Das Lohnausweisformular und die vorliegende Wegleitung können in Ausnahmefällen – z. B. wenn die PDF-Dokumente nicht vom Internet heruntergeladen werden können – bei der zuständigen kantonalen Steuerbehörde bestellt werden (vgl. Anhang 1, linke Spalte).

Auskünfte zum Lohnausweis erteilen die kantonalen Steuerbehörden (vgl. Anhang 1, rechte Spalte).

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Anhang

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