Directives relatives à l'établissement du nouveau certificat de salaire valable dès le 1er janvier 2025 (PDF, 834 Ko)

Guide

d'établissement du certificat de salaire resp. de I'attestation de rentes (Formulaire 11)

Valable dès le: 1er janvier 2025

Éditeurs Conférence suisse des impôts (CSI) https://www.ssk-csi.ch Administration fédérale des contributions (AFC) www.estv.admin.ch

Numéro de commande: formulaire 605.040.18 Numéro de commande: guide 605.040.18.1f

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Guide d'établissement du certificat de salaire et de I'attestation de rentes Formulaire 11

Formulaire Certificat de salaire/attestation de rentes

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Préface

Le présent guide a été élaboré par le groupe de travail Certificat de salaire élargi de la Conférence suisse des impôts (CSI). Le groupe de travail se compose de collaborateurs des autorités fiscales cantonales et de l’Administration fédérale des contributions ainsi que de représentants d’associations économiques. Le guide est mis à jour chaque année et adopté après approbation par toutes les parties représentées au sein du groupe de travail. Le document « FAQ » (frequently asked questions) est publié en complément du présent guide. Il est lui aussi révisé par le groupe de travail Certificat de salaire de la CSI en cas de modifications de la loi ou d’adaptations de la pratique.

Les chiffres marginaux qui ont fait l’objet d’une modification par rapport à la version précédente du guide sont signalés en marge par une marque de couleur noire. De cette manière, les changements qui ont été apportés sont visibles aisément en comparant la présente version à celle de l’année précédente.

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Table des matières page

Formulaire Certificat de salaire/attestation de rentes ......................................................... 2

Préface ........................................................................................................................... 3

Généralités ................................................................................................................ 5

Abréviations principales ............................................................................................... 5

Questions fréquemment posées (FAQ) ......................................................................... 5

eCertificat de salaire CSI ............................................................................................. 5

Informations préliminaires ............................................................................................ 6

I Données nécessaires ................................................................................................ 7

II Prestations à ne pas déclarer................................................................................... 20

III Manquement aux obligations ................................................................................... 21

IV Destinataires du certificat de salaire ......................................................................... 21

V Commande de formulaires de certificat de salaire et du guide ................................... 21

Annexe ......................................................................................................................... 22

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Généralités

Abréviations principales AANP Assurance contre les accidents non professionnels AAP Assurance contre les accidents professionnels AC Assurance-chômage obligatoire AI Assurance-invalidité APG Allocations pour perte de gain AVS Assurance-vieillesse et survivants Cm Chiffre marginal CP Code pénal suisse LHID Loi fédérale sur l’harmonisation des impôts directs des cantons et des communes LIFD Loi fédérale sur l’impôt fédéral direct LPP Loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité

Questions fréquemment posées (FAQ) Vous trouverez les réponses aux questions fréquemment posées à l’adresse suivante: Conférence suisse des impôts CSI - FAQ

eCertificat de salaire CSI Pour les PME ne disposant pas d’un programme de traitement des salaires, vous trouverez une solution électronique sous le lien suivant: eCertificat de salaire CSI

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Informations préliminaires Le formulaire intitulé Certificat de salaire/attestation de rentes (formulaire 11) sert à attester 1 les salaires des employés et les indemnités des membres des conseils d’administration. De plus, il peut servir à attester du versement des rentes du deuxième pilier (LPP) et les prestations d'assurance-chômage (cf. Cm 5). Pour remplir ce certificat, le présent guide a force obligatoire. Vous trouverez des renseignements supplémentaires sur le site Internet de la Conférence suisse des impôts (CSI, www.ssk-csi.ch), où sont également publiées, entre autres, les réponses aux questions fréquemment posées (FAQ) évoquées ci-dessus.

Tout employeur est tenu de délivrer à chaque employé un certificat de salaire récapitulant 2 toutes les prestations et tous les avantages appréciables en argent qu’il fournit à I'employé ou au retraité dans le cadre ou en lien avec un contrat de travail présent ou passé. Ce principe ainsi que les dispositions énoncées ci-dessous s'appliquent par analogie aux institutions de prévoyance qui versent une rente. À ce titre, elles sont tenues de délivrer une attestation de rentes sur le formulaire 11 ou un formulaire particulier analogue.

Par souci de clarté, il est renoncé ci-après à une formulation épicène, seul le masculin 3 générique étant utilisé. Dans ce même but, il est précisé que les règles ci-après s'appliquent aussi, sans mention explicite, à I'attestation de rentes (cf. notamment Cm 5). Enfin, les retraités, même s’ils ne sont pas expressément cités, sont soumis aux mêmes règles que les employés. Tous les avantages appréciables en argent qu’ils reçoivent en lien avec leur activité lucrative passée doivent être déclarés par leur ancien employeur. De même, les institutions de prévoyance doivent déclarer les prestations qu’elles leur versent à titre de pensions. Ces montants doivent être attestés sur le formulaire 11.

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I Données nécessaires Utilisation du formulaire 11 comme certificat de salaire Lettre A

Cochez cette case si vous utilisez le formulaire pour attester des prestations versées en vertu 4 d’un contrat de travail (activité dépendante). Il peut notamment s’agir du salaire rémunérant une activité principale ou accessoire (cas le plus fréquent) ou des rémunérations versées à un membre du conseil d’administration. Cette case doit également être cochée si le formulaire est utilisé pour attester des revenus de remplacement provenant de l'assurance- chômage tels que l'allocation de chômage, l'indemnité en cas d'insolvabilité et les autres contributions aux frais.

Utilisation du formulaire 11 comme attestation de rentes Lettre B

Cochez cette case si vous utilisez le formulaire pour attester des prestations versées en vertu 5 du droit à la pension. Le premier versement de la rente doit en outre être annoncé à l’Administration fédérale des contributions (AFC), Division Perception, Division principale de l’impôt fédéral direct, de l’impôt anticipé et des droits de timbre, 3003 Berne (tél. 058 462 71 50) au moyen du formulaire 565 «Déclaration de rentes (2e pilier / pilier 3a)». Cette annonce ne se substitue pas à l’obligation de délivrer chaque année au bénéficiaire de la rente une attestation établie sur le formulaire 11 ou un autre formulaire analogue propre aux assureurs.

Pour les prestations en capital, les assureurs continuent de les attester au moyen du formulaire 563 «Déclaration de prestations en capital (2e pilier / pilier 3a)» exclusivement.

Numéro AVS / Date de naissanc Lettre C

6 Numéro AVS Dans le champ de gauche, indiquez le nouveau numéro AVS à 13 chiffres.

Date de naissance Dans le champ de droite, indiquez la date de naissance.

Année civile déterminante Lettre D

Inscrivez dans ce champ I'année civile pour laquelle ont été versés les salaires que vous 7 attestez. Le certificat de salaire est délivré chaque année. Il est établi immédiatement en cas de départ de l’employé ou en cas de décès. Il présente I'ensemble des sommes versées à I'employé durant I'année civile considérée. Il est interdit de répartir ces sommes sur plusieurs certificats de salaire. Si, pour des raisons de fonctionnement, vous délivrez plusieurs certificats de salaire au même employé (par ex. pour des activités dans plusieurs services ou si l’employé a conclu plusieurs contrats de travail avec la même entreprise), vous devez indiquer à la rubrique «Observations» (ch. 15 du certificat de salaire) le nombre total de certificats de salaire délivrés, par ex.: «Un certificat de salaire sur deux» (cf. Cm 66).

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Période de salaire Lettre E

Inscrivez dans ces champs les dates exactes d'entrée en service et de départ de I'employé. 8 Si l’employé a travaillé toute l’année auprès du même employeur, il faut aussi indiquer la période salariée considérée. Pour les employés (notamment les intérimaires) ayant effectué plusieurs missions de courte durée au cours de I'année civile, il vous suffit d'indiquer la date de début de la première mission et la date de fin de la dernière. Si vous avez dû établir plusieurs certificats de salaire pour les diverses périodes d’activité, indiquez à la rubrique «Observations» (ch 15) de tous les certificats de salaire le nombre total de certificats de salaire délivrés, par ex.: «Un certificat de salaire sur trois» (cf. Cm 66).

Transport gratuit entre le domicile et le lieu de travail Lettre F

9 Cochez cette case lorsque I'employé n'engage aucun frais pour se rendre sur son lieu de travail et en revenir, notamment dans les cas suivants:

• Mise à disposition d'un véhicule de service par I'employeur (cf. Cm 21 à 25) si I'employé ne doit pas payer au moins 70 centimes par kilomètre pour le trajet domicile/lieu de travail ou au moins le prix de revient par kilomètre;

• Acheminement des employés sur leur lieu de travail par transport collectif (surtout dans I'industrie du bâtiment);

• Indemnisation des frais effectifs selon le kilométrage du véhicule versée aux employés du service externe qui utilisent principalement leur véhicule privé pour se rendre directement de leur domicile chez leurs clients, sans se rendre préalablement dans les bureaux de l'entreprise;

• Mise à disposition d’un abonnement général pour les transports publics (utilisé pour des raisons professionnelles). Si l’employé reçoit un abonnement général sans nécessité professionnelle, déclarez la valeur marchande de l’abonnement au ch. 2.3 du certificat (cf. Cm 19 et 26). Dans ce cas, il ne faut pas cocher la case F.

Vous ne devez pas déclarer le remboursement d’un abonnement demi-tarif.

Repas dans une cantine / chèques-repas / paiement de frais de repas Lettre G par l’employeur Cochez également cette case lorsque l’employeur fournit des chèques-repas (cf. Cm 18) à 10 l’employé. Cochez également cette case lorsque l’employeur permet à l’employé de prendre ses dîners ou soupers à prix réduit dans un restaurant d’entreprise, et ce, même si vous ne savez pas si I'employé fait usage de cette possibilité.

Cochez cette case pour les employés qui travaillent entre 40 % et 60 % du temps en dehors de leur lieu de travail habituel et qui reçoivent donc une indemnité pour frais de repas de midi. Pour les employés qui travaillent plus de 60 % de leur temps en dehors de leur lieu de travail habituel et qui reçoivent de ce fait une indemnité pour frais de repas de midi, il convient de faire figurer la mention suivante dans le certificat de salaire, exclusivement sous le chiffre 15 : «Repas de midi payé par l'employeur».

Nom et adresse Lettre H

Inscrivez dans ce champ l’identité et l’adresse de domicile actuelle et complète de 11 l’employé au moment où le formulaire est complété (nom, prénom complet et adresse). La taille du champ est adaptée aux enveloppes à fenêtre gauche ou droite, mais il faut veiller à ce qu’aucun renseignement confidentiel n’apparaisse par la fenêtre. © AFC page 8 / 25

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Prestations salariales accessoires Ch. 2

Vous devez évaluer les prestations salariales accessoires (avantages accessoires) et les 19 déclarer sous ch. 2.1 à 2.3. Les prestations salariales accessoires sont toutes les prestations que l’employeur ne fournit pas en numéraire; vous devez en principe déclarer leur valeur marchande, respectivement vénale. Il s’agit du prix usuel du marché, soit le prix habituellement négociable. Les éventuelles autres prestations salariales accessoires, dont l’employeur n’est pas en mesure d’évaluer lui-même la valeur, doivent être déclarées sous ch. 14 du certificat de salaire.

Si I'employé est tenu de payer ou de rembourser à l’employeur une partie de ces sommes, ne déclarez que le montant effectivement à la charge de l’employeur.

Pension et logement (chambre) Ch. 2.1

Déclarez ici la valeur de l'avantage dont jouit I'employé du fait que l’employeur lui fournit 20 gratuitement la pension et le logement. Vous trouverez les forfaits correspondants dans la notice N 2 de l'AFC. Vous pouvez la télécharger ou la commander auprès de l’administration fiscale de votre canton (cf. annexe). Ne complétez pas cette rubrique si l’employeur retient à ce titre sur le salaire de l’employé un montant au moins équivalant aux forfaits figurant sur la notice N 2. Si l’employeur met un appartement, et non une chambre, à disposition de l'employé, veuillez en indiquer la valeur marchande sous le ch. 2.3 du certificat de salaire (cf. Cm 26)

Part privée pour le véhicule de service Ch. 2.2

Déclarez ici la valeur de l'avantage dont jouit I'employé pouvant aussi utiliser un véhicule de 21 service à titre privé. Si l’employeur prend à sa charge la totalité des frais, I'employé ne réglant que les frais de carburant ou d’énergie pour ses trajets plus longs privés, le week-end ou durant les vacances, déclarez 0,9 % par mois du prix d'achat du véhicule, équipements spéciaux compris (hors TVA), mais au moins 150 francs par mois lorsque le prix d’achat est inférieur à 16 667 francs. À titre d’exemple, voici le calcul de la part privée pour l’utilisation à titre privé durant toute l’année d’un véhicule de service: Prix d'achat 43 000 francs: montant à déclarer = 4644 francs (12 x 387 francs).

Pour les véhicules en leasing, ne calculez pas la part privée sur la base du prix d’achat, mais sur la base du prix d’achat au comptant (hors TVA) figurant dans le contrat de leasing ou, éventuellement, du prix du véhicule (hors TVA) fixé par le contrat. Il en va de même lorsqu’un travailleur dispose d’un véhicule de location au lieu d’un véhicule d’entreprise. La valeur marchande du véhicule au début de la période de location ou, si différents véhicules sont loués, la valeur moyenne de la catégorie de véhicule correspondante est déterminante pour le calcul de la part privée. Le montant ainsi calculé constitue une prestation salariale complémentaire dont jouit I'employé en plus de son salaire en espèces.

Si I'employé prend une part considérable des frais à sa charge (par ex.: tous les frais 22 d'entretien, d’assurances, de carburant et de réparations; la seule prise en charge des frais de carburant ou de recharge des véhicules électriques étant insuffisants), ne mentionnez rien sous ch. 2.2 du certificat de salaire. Indiquez seulement dans la rubrique «Observations», sous ch. 15 du certificat de salaire: «Part privée pour véhicule d’entreprise à déterminer en procédure de taxation.»

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À la place de l’évaluation forfaitaire de la part privée selon le Cm 21, vous pouvez aussi 23 évaluer la part privée à sa valeur effective, à condition qu'un livre de bord soit tenu. Dans ce cas, multipliez le kilométrage parcouru à titre privé (incluant les trajets du domicile au lieu de travail) par le barème kilométrique correspondant (par ex.: 8500 kilomètres parcourus à titre privé x 70 centimes = 5950 francs) et déclarez ce résultat dans le certificat de salaire.

Dans les cas où l’utilisation privée est considérablement restreinte, par exemple par des 24 dispositifs de transport d'outils installés à demeure dans le véhicule, aucune compensation ne doit être effectuée pour l’utilisation privée du véhicule de service.

Dans tous les cas mentionnés, la case F du certificat de salaire doit en principe être cochée 25 (transport gratuit entre le domicile et le lieu de travail, cf. Cm 9).

Autres prestations salariales accessoires Ch. 2.3

Déclarez sous ce chiffre toute autre prestation salariale accessoire fournie par l’employeur 26 dont il peut déterminer la valeur (cf. aussi Cm 62). Indiquez cette valeur dans le champ y relatif. S’il y a plusieurs prestations, il convient de les énumérer séparément avec si possible leurs valeurs respectives. Le total doit être inscrit dans le champ prévu à cet effet. Toute dépense prise en charge par l’employeur en son propre nom (frais d’entretien courant) destinée à fournir un avantage à l’employé ou à un proche de l’employé (par ex. mise à disposition d’un logement, biens de consommation) constitue une prestation salariale accessoire imposable.

Déclarez dans ce cas la valeur marchande ou vénale (cf. Cm 19) de la prestation. Si l’employeur met gratuitement son propre logement à disposition de l'employé, déclarez un montant correspondant aux loyers pratiqués dans la région. Pour les expatriés, veuillez consulter I'ordonnance concernant les expatriés (Oexpa). Il n’est pas nécessaire de déclarer la valeur des cadeaux offerts en des occasions particulières (comme Noël; cf. Cm 72).

Prestations non périodiques Ch. 3

Déclarez ici toute indemnité ou prestation que reçoit sporadiquement l’employé. Précisez sa 27 nature dans le premier champ, puis indiquez sa valeur totale dans le champ prévu à cet effet (si plusieurs prestations, cf. Cm 26). Il est particulièrement important pour l’employé que ces prestations non périodiques soient déclarées séparément dans cette rubrique si la durée du rapport de travail est inférieure à un an. Sinon, il est possible de renoncer à une déclaration séparée des prestations non périodiques en les ajoutant sous ch. 1 du certificat de salaire. Sont notamment considérées comme prestations non périodiques:

• les bonus, par ex. les gratifications au mérite ou participations au bénéfice. Ne déclarez pas ici les indemnités complémentaires convenues par contrat, tels les 13e et 14e mois de salaire: elles font partie du salaire à déclarer sous ch. 1 du certificat de salaire;

• les primes d’engagement et les indemnités de départ;

• les primes de fidélité;

• les primes et cadeaux pour ancienneté de service;

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• les indemnités de déménagement (forfaitaires ou effectives); si le déménagement est rendu nécessaire par des contraintes professionnelles externes (p. ex. déplacement du siège de l’employeur) ou s’il s’agit pour l’employeur d’un employé détaché au sens de l’Oexpa (cf. Cm 26), c’est le Cm 71 qui est applicable. Les indemnités forfaitaires de déménagement doivent toujours être indiquées sous ch. 3 (voir art. 2, al. 3, let. b, Oexpa pour les employés expatriés).

Déclarez ce genre de prestations, même si elles ont été versées à l’employé alors qu’il n’était pas encore ou plus domicilié en Suisse. Elles peuvent être assujetties à l’impôt à la source.

Prestations en capital Ch. 4

Déclarez ici toute prestation en capital versée à l’employé et éventuellement imposée à un 28 taux réduit (par ex.: prestation en capital de prévoyance). Précisez sa nature ou le motif de versement dans le premier champ, puis déclarez sa valeur dans le champ d’à côté (s’il y en a plusieurs, cf. Cm 26). Ces prestations en capital sont notamment:

• les indemnités de départ à caractère de prévoyance;

• les prestations en capital à caractère de prévoyance;

• les versements différés de salaire (y c. jouissance posthume du salaire), etc.

Les prestations en capital versées par les institutions de prévoyance en faveur du personnel doivent toujours être déclarées sur le formulaire 563 exclusivement (adresse, cf. Cm 5). Ces prestations ne doivent pas être déclarées dans le certificat de salaire.

Droits de participation selon feuille annexe Ch. 5

Dans ce champ, il faut indiquer le revenu de l’activité lucrative que l’employé a obtenu au cours 29 de l’année civile considérée provenant de participation de collaborateur (cf. circulaire no 37 de l’AFC «Imposition des participations de collaborateur»). Il convient également de déclarer les participations de collaborateur remises par une entreprise apparentée (par ex.: la société mère étrangère). La valeur d’une participation de collaborateur est égale à la différence entre la valeur vénale d’une part et le prix de cession à l’employé ou le prix de souscription de l’autre. Si I'autorité fiscale a agréé la valeur vénale de la participation de collaborateur, indiquez-le sous ch. 15 du certificat de salaire (cf. Cm 68).

Lorsque les participations de collaborateur constituent des droits d’expectative (par ex. options non imposables à l’attribution, actions fantômes ou phantom stocks, droits à la plus-value des actions ou stock appreciation rights), il convient de les mentionner sous ch. 15 du certificat de salaire (cf. Cm 69). Elles ne doivent pas être déclarées sous ch. 5.

Dans tous les cas de participations de collaborateur, outre les autres obligations d’attester, veuillez indiquer sur une feuille annexe au certificat de salaire tous les détails relatifs à la participation. Ce document doit mentionner l’identité de l’employé (nom, prénom, date de naissance, etc.) et apparaître clairement comme une annexe au certificat de salaire (v. ordonnance sur les participations de collaborateur [OPart]) pour les détails de cette feuille annexe). L’employeur doit remettre une attestation à l’autorité cantonale compétente si la prestation appréciable en argent est remise après la fin des rapports de travail à l’employé domicilié en Suisse (art. 15, al. 1, OPart) ou parti à l’étranger (art. 15, al. 2, OPart), ou à l’employé parti à l’étranger en cas de maintien de la relation de travail (art. 8 OPart). En outre, il importe d’observer les obligations d’attester selon le règlement sur l'assurance vieillesse et survivants (RAVS). © AFC page 12 / 25

• des indemnités des membres de conseils d'administration;

• des jetons de présence;

• des tantièmes.

• aux assurances-maladie;

• à toute forme de prévoyance facultative (3e pilier b), telles les assurances-vie, les assurances de rentes, de capital ou d’épargne.

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bancaire doit les faire figurer sur une attestation particulière (formulaire 21 EDP dfi) à l’attention du preneur de prévoyance; • les impôts à la source ou autres impôts que l’employeur prend à sa charge; 39

• les frais d’écolage des enfants de l’employé que l’employeur prend à sa charge. 40

Salaire brut total / rente Ch. 8

Inscrivez ici le total des ch. 1 à 7 du certificat de salaire, soit le salaire brut avant déduction 41 des cotisations d’assurances sociales, des impôts à la source, etc.

Cotisations AVS/AI/APG/AC/AANP Ch. 9

Déclarez ici le montant de la part de l’employé aux cotisations AVS/AI/APG/AC/AANP 42 retenues sur son salaire conformément aux dispositions applicables. Ne déclarez pas les cotisations payées par l’employeur (cotisations de l’employeur). Les primes d’assurance- accidents complémentaire à la LAA et les cotisations aux assurances d’une indemnité journalière en cas de maladie mises à la charge de l’employé ne sont pas déductibles; elles ne peuvent pas être déduites du salaire brut. Elles peuvent cependant être déclarées sous ch. 15.

Faites de même si l’employé reste rattaché à un système de sécurité sociale comparable dans son pays de provenance (Conventions internationales en matière d’assurances sociales).

Prévoyance professionnelle (2e pilier) Ch. 10

Cette rubrique est destinée à la déclaration des cotisations, comprises dans le salaire brut, 43 qui ont été versées à des institutions de prévoyance professionnelle collective (2e pilier) exonérées de I'impôt après retenue sur le salaire de I'employé conformément aux dispositions légales, réglementaires ou statutaires. Elles doivent être déclarées, qu’il s’agisse d’une prévoyance obligatoire ou facultative dans le cadre du salaire coordonné (2e pilier a) ou d’une prévoyance professionnelle complémentaire (2e pilier b). Si l’employeur prend à sa charge la totalité ou une partie des cotisations LPP dues par l’employé en vertu de la loi, des statuts ou du règlement, ce montant est tout de même déductible mais doit d’abord être déclaré sous ch. 7 du certificat de salaire (cf. Cm 36).

Cotisations ordinaires Ch. 10.1

Déclarez ici les cotisations ordinaires à la prévoyance professionnelle (2e pilier) versées 44 conformément aux dispositions légales, statutaires ou réglementaires.

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Cotisations pour le rachat dans la prévoyance professionnelle Ch. 10.2

Déclarez ici les cotisations, comprises dans le salaire brut, qui ont été versées aux institutions 45 de prévoyance (2e pilier) après retenue sur le salaire de I'employé et qui servent à I'amélioration de la couverture de prévoyance jusqu'à hauteur (maximale) des prestations réglementaires intégrales. Il s’agit avant tout :

• des cotisations de rachat d’années d’assurance manquantes ou de capital de couverture ou d’épargne insuffisant;

• des cotisations de rachat nécessaires suite à une modification du règlement ou du plan de prévoyance;

• des cotisations de rachat suite à un divorce.

Reportez en plus les cotisations de l’employé que l’employeur a prises à sa charge et qui ont été déclarées sous ch. 7 du certificat de salaire (cf. Cm 36).

Ne déclarez pas ici les cotisations que l’employé a directement versées à la prévoyance 46 professionnelle, c'est-à-dire qui n'ont pas été retenues sur son salaire. C’est à I'institution de prévoyance de les attester sur le formulaire 21 EDP.

Salaire net / rente Ch. 11

Inscrivez ici le salaire net déterminant à reporter sur la déclaration d'impôt. Le salaire net est 47 égal au «salaire brut total» (ch. 8) moins la somme des déductions (ch. 9 et 10).

Retenue de l’impôt à la source Ch. 12

Déclarez ici le montant total (brut) de I'impôt directement retenu, au cours de I'année civile 48 considérée, sur le salaire brut de I'employé étranger qui n’est pas titulaire d’un permis d'établissement (par ex.: séjour à I'année ou de courte durée, frontaliers, etc.) ou d'un membre étranger du conseil d’administration.

Si l’employeur prend I'impôt à la source à sa charge, inscrivez sous ch. 7 du certificat de salaire («Autres prestations») la mention «impôts à la source réglés par I'employeur» et déclarez le montant correspondant.

Allocations pour frais (non compris dans le salaire brut) Ch. 13

Déclarez sous ch. 13.1 et 13.2 du certificat de salaire toutes les indemnités qui constituent 49 des défraiements et qui ne font donc pas partie du salaire brut indiqué sous ch. 8 du certificat de salaire. Les allocations pour frais sont les indemnités que verse l’employeur en couverture des dépenses engagées par l’employé dans le cadre son activité professionnelle, par exemple à I'occasion de déplacements professionnels.

Il ne faut pas confondre les allocations pour frais et les indemnités que verse l’employeur 50 pour couvrir des dépenses engagées en dehors des heures de travail effectif. Ces indemnités pour frais professionnels, tels les frais de trajet (cf. Cm 17) ou d’utilisation d’un local de stockage privé, doivent toujours être ajoutées au salaire brut (cf. ch. 1 à 7 du certificat de salaire). L’employé pourra éventuellement déduire les frais professionnels correspondants dans sa déclaration d'impôt.

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La nature des allocations pour frais détermine la manière dont elles doivent être déclarées 51 dans le certificat de salaire. On distingue entre:

• les remboursements de frais effectifs versés sur présentation des justificatifs ou sous forme de forfait par type de dépense, par ex. 30 francs par repas du soir pris à l’extérieur (cf. Cm 52, 53 et 54);

• les allocations forfaitaires pour frais couvrant une période déterminée, par ex. allocations mensuelles pour frais de voiture ou de représentation (cf. Cm 55, 56, 57 et 58);

• les allocations pour frais versées dans le cadre d’un règlement des remboursements de frais agréé (cf. Cm 59 et 60).

Frais effectifs Ch. 13.1

Tous les frais effectivement remboursés à un employé (y compris les dépenses payées 52 au moyen d’une carte de crédit de l’entreprise) doivent être déclarés. Il n’y a pas d’obligation de déclaration lorsque les conditions ci-dessous sont remplies. Une extrapolation des indemnités forfaitaires par cas en fonction du nombre de jours de travail n’est pas admise:

• les frais de nuitée sont remboursés sur présentation d’un justificatif;

• les frais d’un repas principal (midi ou soir) sont remboursés à leur valeur effective dans la limite de 35 francs en général ou l’indemnité forfaitaire correspondante pour un repas principal est limitée à 30 francs;

• les frais d’invitations de clients, etc. sont réglés en bonne et due forme sur présentation de l’original de la facture acquittée;

• les frais d'utilisation des moyens de transports publics (train, avion, etc.) sont remboursés sur présentation des justificatifs;

• l’indemnité kilométrique versée pour I'utilisation professionnelle d'un véhicule privé n’excède pas 70 centimes;

• les faux frais sont remboursés si possible sur présentation de justificatifs ou sinon par un forfait journalier de 20 francs au maximum.

Les forfaits ci-dessus s’applique pour autant que l’employé soit effectivement tenu de voyager. Si toutes ces conditions sont réunies, il vous suffit de cocher (x) la petite case du ch. 13.1.1 du certificat de salaire. Le montant effectif des frais remboursés ne doit dès lors pas être indiqué.

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Frais effectifs de voyage, de repas et de nuitée Ch. 13.1.1

Cochez la petite case si toutes les conditions énoncées au Cm 52 sont remplies. Dans ce 53 cas, il n’est pas nécessaire d’indiquer le montant effectif des frais remboursés. Par contre, si les conditions énoncées au Cm 52 ne sont pas remplies ou si l’entreprise ne dispose pas d’un règlement des remboursements des frais agréé, déclarez ici le montant des frais de voyage, de repas et de nuitée qui ont été remboursés à leur valeur effective, c’est-à-dire sur présentation de justificatifs. Ces frais sont notamment:

• les frais effectifs de voiture;

• les frais d'avion, de taxi et de train;

• les frais de nuitées, de petits déjeuners, de repas de midi et de repas du soir,

• les frais d'invitations de partenaires commerciaux au restaurant ou à domicile;

• les frais de collations prises en cours de route.

Autres frais effectifs Ch. 13.1.2

Doit être indiquée ici la nature de tous les autres frais effectifs. En outre, le montant de ces 54 prestations doit être saisi dans le champ correspondant. Cela inclut également l'indemnisation effective pour les coûts d’une place de travail externe (par ex. bureau à domicile, espace de co-working, mais aussi les frais pour l'infrastructure de bureau) sur présentation de justificatifs. Dans tous les cas, ces frais doivent être indiqués quant à leur montant et la mention «Frais pour le lieu de travail externe» doit être ajoutée. Les autres frais effectifs comprennent également les indemnités payées par l'employeur (sur présentation de justificatifs) pour les frais professionnels spéciaux (déductibles) des expatriés, conformément à l'Oexpa. Dans ce cas, la mention «Frais professionnels pour les expatriés» doit être ajoutée et le montant des frais payés doit être indiqué. Si l’entreprise est au bénéfice d’un ruling en accord avec les autorités fiscales, il est possible de renoncer à la déclaration des frais effectifs de l'expatrié. Dans ces cas, il faut mentionner le ruling sous ch. 15 (voir Cm 65a).

Frais forfaitaires Ch. 13.2

Les montants des allocations forfaitaires pour frais (exception faite des indemnités 55 forfaitaires par type de dépense au sens du Cm 52) doivent être déclarés dans le certificat de salaire pour chaque employé, même si l’employeur dispose d’un règlement des remboursements de frais agréé. Les allocations forfaitaires pour frais doivent à peu près correspondre aux dépenses effectives correspondantes.

Frais forfaitaires de représentation Ch. 13.2.1

Déclarez ici le montant forfaitaire (sauf les indemnités forfaitaires par type de dépense selon 56 Cm 52) versé au personnel dirigeant ou au personnel du service externe en couverture de leurs faux frais (en général, dépenses ponctuelles de moins de 50 francs) et de leurs frais de représentation (par ex.: invitations au domicile privé). Le montant forfaitaire doit correspondre à peu près au montant effectif des dépenses engagées. Le montant en francs doit être indiqué, même en cas de règlement des remboursements de frais agréé.

Frais forfaitaires de voiture Ch. 13.2.2

Déclarez ici le montant forfaitaire versé à I'employé qui doit souvent utiliser son véhicule privé 57 à des fins professionnelles (en général, plusieurs milliers de kilomètres par an). Le montant forfaitaire doit correspondre à peu près au montant effectif des dépenses correspondantes.

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Autres frais forfaitaires Ch. 13.2.3

Déclarez ici tous les autres frais forfaitaires, qui ne sont ni des frais de voiture, ni des frais 58 de représentation (cf. Cm 56 et 57; par ex.: partage des coûts pour une place de travail externe tel qu’un bureau à domicile ou un espace de co-working). Précisez d’abord la nature des frais, puis indiquez dans le champ y relatif le montant correspondant (s’il y a plusieurs indemnités, cf. Cm 26). Les frais professionnels particuliers des expatriés indemnisés sous la forme d’un forfait ne doivent pas être déclarés sous ch. 13.2.3, mais leur montant doit être ajouté au salaire sous ch. 2.3 (art. 2, al. 3, let. b, Oexpa) avec la mention «frais forfaitaires pour expatriés».

Règlement des remboursements de frais agréé: les employeurs qui ne se limitent pas à 59 rembourser les frais de manière effective sur la base du Cm 52 peuvent, par mesure de sécurité juridique pour leurs collaborateurs, obtenir un règlement des remboursements de frais approuvé. Une demande d'approbation d'un règlement des frais doit être déposée auprès de l'autorité fiscale du canton du siège. Il est recommandé de baser le contenu du règlement sur le modèle de règlement de la Conférence suisse des impôts. L’agrément délivré par le canton du siège porte à la fois sur les remboursements de frais effectifs et sur les allocations forfaitaires pour frais. Une fois l’agrément obtenu, l’employeur n’a plus qu’à déclarer les allocations forfaitaires pour frais dans les certificats de salaire (cf. ch. 13.2 du certificat). Lors de la taxation de l’employé, la vérification portera uniquement sur la conformité des allocations versées avec celles prévues par le règlement. Le règlement des remboursements de frais agréé par le canton du siège est, en principe,reconnu par tous les cantons.

Si votre entreprise dispose d’un règlement des remboursements de frais agréé, 60 inscrivez la mention suivante sous ch. 15 du certificat de salaire: «règlement des remboursements de frais agréé par le canton XY (sigle du canton) le ... (date)».

Contributions de l’employeur pour la formation continue ou le perfectionnement professionnel, y compris les frais de reconversion professionnelle Déclarez tous les paiements de l’employeur directement à l’employé pour des cours de 61 formation continue ou de perfectionnement professionnel – y compris ceux destinés à la reconversion professionnelle. Les paiements effectués directement à des tiers (par ex. à un institut de formation) ne doivent pas être déclarés.

Toutefois, les montants remboursés à l’employé pour des factures établies à son nom doivent toujours être déclarés.

Autres prestations salariales accessoires Ch. 14

Déclarez ici (sans préciser leur montant) les prestations salariales accessoires fournies par 62 l’employeur dont vous ne connaissez pas la valeur et qui ne peuvent donc pas être déclarées sous ch. 2. Il s’agit des avantages appréciables en argent de toute nature, notamment les biens ou services fournis à l’employé soit gracieusement, soit à des prix préférentiels particulièrement avantageux.

Il n’est pas nécessaire de mentionner de telles prestations salariales accessoires si la prestation salariale accessoire est un avantage annuel minime (jusqu’à CHF 2'500.-, par analogie avec la réglementation pour les salaires annuels minimes selon les dispositions applicables de l’AVS, état au 1.1.2025). Sont considérés comme minimes les rabais habituels accordés au personnel de la branche, à condition que les marchandises ou autres soient fournies à l’employé pour son usage personnel exclusivement et au moins à prix coûtant. Les

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d’un montant de … francs remboursés par l’employeur suite au déménagement du siège.») On indiquera également sous ch. 15 les frais effectifs de déménagement payés par l’employeur selon l’Oexpa (art. 2, al. 2, let. a).

II Prestations à ne pas déclarer En principe, toutes les prestations que l’employeur fournit à l’employé sont imposables et 72 doivent être déclarées sur le certificat de salaire. Pour des raisons pratiques toutefois, il est inutile de déclarer les prestations suivantes:

• la remise, à titre gratuit, d’un abonnement demi-tarif pour les transports publics (pour l’abonnement général, cf. Cm 9);

• les réductions en chèques REKA d’une valeur inférieure ou égale à 600 francs par an (ne déclarez les réductions que si elles excèdent 600 francs par an);

• les cadeaux de Noël, d’anniversaire ou autres cadeaux usuels d’une valeur inférieure ou égale à 500 francs par occasion. Si la valeur du cadeau est supérieure à ce montant, déclarez sa valeur totale (ch. 2.3 du certificat de salaire). Les cadeaux en espèces doivent systématiquement être déclarés sur le certificat de salaire en tant que composant du salaire;

• l’utilisation privée d’outils de travail (téléphone portable, ordinateur, etc.) dans le cadre usuel;

• la participation aux cotisations d’adhésion à des clubs ou associations (hors abonnements à des clubs de fitness) si elle ne dépasse pas 1000 francs par adhésion. Si le montant de la participation dépasse ce plafond, déclarez le montant total (ch. 15 du certificat de salaire);

• la participation aux cotisations d’adhésion à des associations professionnelles, sans plafonnement;

• l’octroi des rabais habituels dans la branche concernée sur des marchandises destinées à la consommation et à l’usage personnels (cf. Cm 62);

• les billets d’entrée à des événements culturels, sportifs ou sociaux d’une valeur inférieure ou égale à 500 francs par événement (les contributions qui dépassent 500 francs par événement doivent être déclarées);

• le paiement des frais de voyage du conjoint ou du partenaire qui accompagne, pour des raisons professionnelles, l’employé en voyage d’affaires;

• les subventions aux crèches offrant une réduction pour la garde des enfants des collaborateurs. Les contributions que l’employeur verse seulement à certains collaborateurs, soit directement à eux, soit à la crèche, doivent être ajoutées au salaire brut sous ch. 1 du certificat de salaire ou déclarées séparément sous ch. 7;

• la mise à disposition gratuite d’une place de stationnement sur le lieu de travail;

• la participation aux frais d’examens médicaux de dépistage entrepris à la demande de la caisse de pensions ou de l’employeur;

• l’octroi de miles aériens, pour autant qu’ils soient utilisés à titre professionnel.

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III Manquement aux obligations Toute personne qui ne remplit pas le certificat de salaire ou y inscrit de fausses indications 73 encourt des sanctions (art. 127, 174 et 186, LIFD; art. 43, 55 et 59, LHID et art. 251 CP) et/ou pourra être tenue pour responsable (art. 177 LIFD; art. 56 LHID).

IV Destinataires du certificat de salaire Le certificat de salaire est destiné à l’employé. Dans certains cantons, actuellement les 74 cantons de Bâle-Ville, Berne, Fribourg, Jura, Neuchâtel, Soleure, Valais et Vaud, l’employeur doit aussi envoyer un exemplaire directement à l’administration fiscale cantonale. Dans le canton de Lucerne, l’envoi direct du certificat de salaire à l’administration fiscale cantonale est libre.

V Commande de formulaires de certificat de salaire et du guide Sur le site Internet de la Conférence suisse des impôts (www.ssk-csi.ch) et sur celui de 75 l’Administration fédérale des contributions (www.estv.admin.ch), vous pouvez accéder à l’application eCertificat de salaire pour établir des certificats de salaire au format électronique ou télécharger le formulaire PDF de certificat de salaire. Il est ainsi possible de remplir le certificat de salaire à l’écran. Le présent guide est également disponible sur les deux sites Internet. En général, le certificat de salaire est imprimé sur papier blanc directement à partir d’un logiciel pour le paiement des salaires. À défaut, il est aussi possible de commander des exemplaires papier du formulaire de certificat de salaire à l’adresse suivante:

OFCL Vente des publications fédérales Fellerstrasse 21 3003 Berne

Boutique en ligne: Publications fédérales destinées à la clientèle privée

verkauf.zivil@bbl.admin.ch Tél.: 058 465 50 00

Exceptionnellement, par exemple si le document PDF ne peut pas être ouvert sur Internet, le formulaire de certificat de salaire ainsi que le présent guide peuvent être commandés auprès de l’administration fiscale cantonale compétente (cf. annexe, colonne de gauche).

Les administrations fiscales cantonales (cf. annexe, colonne de droite) sont également à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

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Annexe

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