Erläuterung Abrechnung Ersatzeinkünfte

Erläuterungen zum Ausfüllen des Formulars «Abrechnung über die Quellensteuer für Ersatzeinkünfte»

Inhaltsverzeichnis

1 Gesetzliche Grundlagen ......................................................................................................................................................................................... 2

2 Einheitliches Abrechnungsformular ......................................................................................................................................................................... 2

3 Einreichen des Formulars ....................................................................................................................................................................................... 3

4 Verwendung............................................................................................................................................................................................................ 3

5 Erläuterungen zu den einzelnen Feldern................................................................................................................................................................. 4

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1 Gesetzliche Grundlagen Gemäss Artikel 84 Absatz 2 Buchstabe b des Bundesgesetzes über die direkte Bundessteuer (DBG; SR 642.11) in Verbindung mit Artikel 3 der Ver- ordnung des EFD über die Quellensteuer bei der direkten Bundessteuer (QStV; SR 642.118.2) unterliegen Ersatzeinkünfte aus Arbeitsverhältnissen sowie aus Kranken-, Unfall-, Invaliden- und Arbeitslosenversicherung, die an in der Schweiz ansässige Personen ohne Niederlassungsbewilligung (Art. 83 DBG) oder an im Ausland ansässige Personen (Art. 91 DBG) ausgerichtet werden, der Quellensteuer. Als Ersatzeinkünfte gelten insbeson- dere Taggelder (IV, UV, ALV, KVG etc.), Entschädigungen (EO), Teilrenten (IV, UV, berufliche Vorsorge, etc.) und an deren Stelle tretende Kapital- leistungen.

Werden Ersatzeinkünfte nicht über die Arbeitgeber, sondern direkt durch die Versicherung oder Vorsorgeeinrichtung1 an die quellensteuerpflichtige Person ausbezahlt, kommt nach Artikel 1 Absatz 1 Buchstaben g und m QStV der Tarifcode G bzw. bei Grenzgängerinnen und Grenzgängern nach dem Doppelbesteuerungsabkommen mit Deutschland der Tarifcode Q zur Anwendung.

Detaillierte Ausführungen zur Quellenbesteuerung von Ersatzeinkünften enthält das Merkblatt der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) über die Quellenbesteuerung von Ersatzeinkünften (abrufbar unter www.estv.admin.ch > Direkte Bundessteuer > Fachinformationen > Rundschreiben).

2 Einheitliches Abrechnungsformular Das Formular «Abrechnung über die Quellensteuer für Ersatzeinkünfte» (nachfolgend: Abrechnung) wurde gestützt auf Artikel 2 Absatz 2 QStV von der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) in Zusammenarbeit mit dem Schweizerischen Versicherungsverband, dem Bundesamt für Sozialversi- cherungen und verschiedenen Versicherungen (Allianz Suisse, SUVA, Santésuisse, Swisslife und Visana) und Vorsorgeeinrichtungen erarbeitet. Das Formular und die Erläuterungen sind nur anwendbar, wenn bzw. sofern die Versicherung oder Vorsorgeeinrichtung die Quellensteuer auf Ersatzein- künften nicht elektronisch abrechnet (bspw. mittels ELM/QSt2 oder über eine kantonale Portallösung). In diesem Fall gelten die Bestimmungen ge- mäss den Richtlinien von ELM/QST bzw. der kantonalen Steuerbehörde.

Die vorliegenden Erläuterungen bilden integrierenden Bestandteil der Abrechnung und wurden am 04.11.2022 von der Arbeitsgruppe Quellensteuer der SSK, vom Schweizerischen Versicherungsverband, dem Bundesamt für Sozialversicherungen sowie verschiedenen Versicherungen (Allianz Suisse, SUVA, Santésuisse, Swisslife und Visana) und Vorsorgeeinrichtungen verabschiedet.

Die Erläuterungen sind sowohl für die kantonalen Steuerbehörden als auch für alle Versicherungen und Vorsorgeeinrichtungen verbindlich, welche an der Quelle besteuerte Ersatzeinkünfte ausrichten und damit Schuldner der steuerbaren Leistung sind. Die Erläuterungen helfen den kantonalen Steu- erbehörden, die Abrechnungen effizient zu verarbeiten. Den Versicherungen und Vorsorgeeinrichtungen dienen die Erläuterungen zum korrekten Ausfüllen des Formulars.

Damit allfällige Scanning-Lösungen der kantonalen Steuerbehörden auch für die Abrechnung von Ersatzeinkünften verwendet werden können, darf das Abrechnungsformular weder in der Form noch im Erscheinungsbild oder in anderer Weise verändert werden.

1 Gemeint sind sämtliche Institutionen, welche an der Quelle besteuerte Ersatzeinkünfte ausrichten (bspw. auch Ausgleichskassen) 2 Einheitliches Lohnmeldeverfahren nach dem Lohnstandard-CH des Vereins Swissdec

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3 Einreichen des Formulars Das vollständig und korrekt ausgefüllte Abrechnungsformular ist per Post an die zuständige kantonale Steuerbehörde zu senden. Nach Auswahl des für die Abrechnung zuständigen Kantons wird auf der letzten Seite ein Adressblatt mit der korrekten Adresse für die Einreichung der Abrechnung generiert.

Die kantonalen Steuerbehörden akzeptieren nur vollständig und korrekt ausgefüllte Abrechnungen. Fehlerhafte Abrechnungen werden zur Korrektur zurückgewiesen. Jeder Abrechnung müssen zwingend das Deckblatt und der Zusammenzug beigelegt werden. Sofern die zusätzlichen Seitenblätter (Seiten 2-15) verwendet werden, sind diese ebenfalls beizulegen. Die hellrot markierten Felder müssen zwingend ausgefüllt werden (siehe Erläute- rungen zu den einzelnen Feldern).

In den Kantonen FR, GE, TI, VD und VS (Jahresmodell) ist die Abrechnung monatlich innert 30 Tagen nach Ende des Auszahlungsmonats einzu- reichen. Ergänzend dazu muss am Ende des Jahres bzw. am Ende des Leistungsanspruchs eine Neuberechnung des satzbestimmenden Einkom- mens erfolgen, sofern sich die Berechnungsgrundlage (in der Regel der versicherte Verdienst) verändert hat. Die geschuldete Quellensteuer ist innert 30 Tagen nach dem Einreichen der Abrechnung an die zuständige kantonale Steuerbehörde zu überweisen.

In den übrigen Kantonen (Monatsmodell) ist die Abrechnung monatlich innert 30 Tagen nach Ende des Auszahlungsmonats einzureichen. Nach Ver- arbeitung der Abrechnung wird der Versicherung oder Vorsorgeeinrichtung eine Rechnung zugestellt. Vorauszahlungen werden nicht akzeptiert und nötigenfalls von der kantonalen Steuerbehörde zurücküberwiesen.

4 Verwendung Das Abrechnungsformular steht ab 1.1.2023 zur Verfügung. Es ist nach einer Übergangsfrist von sechs Monaten (Implementierung) ab 1.7.2023 zwingend für die Quellensteuerabrechnung von Ersatzeinkünften zu verwenden, sofern nicht ein elektronisches Abrechnungsverfahren (ELM/QST oder kantonales Portal) genutzt wird.

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5 Erläuterungen zu den einzelnen Feldern

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Nr.	Erläuterungen	Pflichtfeld
1	Der für die Abrechnungen zuständige Kanton kann über ein Drop-Down-Menü ausgewählt werden. Die Quellensteuer ist mit der zuständigen Steuerbehörde nach Artikel 107 DBG abzurechnen: ˗ Bei Quellensteuerpflichtigen mit Ansässigkeit in der Schweiz: Mit dem Wohnsitzkanton ˗ Bei Quellensteuerpflichtigen mit Ansässigkeit im Ausland und Wochenaufenthalt in der Schweiz: Mit dem Wochenaufenthaltskanton ˗ Bei Quellensteuerpflichtigen mit Ansässigkeit im Ausland ohne Wochenaufenthalt in der Schweiz: Mit dem Kanton, in welchem sich der	ja
	Sitz, die tatsächliche Verwaltung oder die Betriebsstätte des (früheren) Arbeitgebers bzw. der zuständigen Ausgleichskasse befindet. Ist der frühere Arbeitgeberort nicht bekannt, ist alternativ der Ort massgebend, an welchem der Versicherungs- oder Vorsorgefall angemeldet
	wurde und administrativ betreut wird.
2	Mittels Drop-Down-Menü können der Monat und das Jahr für die Abrechnung ausgewählt werden. Die Quellensteuer ist im Monat abzurech- nen, in welchem die Auszahlung, Gutschrift oder Verrechnung der Ersatzeinkünfte erfolgt. Es dürfen auf einer Abrechnung nur Leistungen aufgeführt sein, welche im entsprechenden Monat ausbezahlt, gutgeschrieben oder verrechnet wurden.	ja
3	Anzugeben ist die von der kantonalen Steuerbehörde vergebene SSL-Nummer. Hat ein Leistungserbringer in einem Kanton noch keine SSL- Nummer, so ist dieses Feld leer zu lassen. Die SSL-Nummer wird von der kantonalen Steuerbehörde mitgeteilt und ist auf allen zukünftigen Abrechnungen zu verwenden.	nein
4	Vollständiger Name der Versicherung, Ausgleichskasse oder Vorsorgeeinrichtung	ja
5	Adresse der Versicherung, Ausgleichskasse oder Vorsorgeeinrichtung	ja
6	Postleitzahl, Ort und Kanton der Versicherung, Ausgleichskasse oder Vorsorgeeinrichtung	ja
7	Name und Vorname der für die Quellensteuerabrechnung zuständigen Person	nein
8	Telefonnummer der für die Quellensteuerabrechnung zuständigen Person	nein
9	E-Mail-Adresse der für die Quellensteuerabrechnung zuständigen Person	nein
10	Anzugeben ist die Referenznummer der quellenbesteuerten Person, welche von der Versicherung, Ausgleichskasse oder Vorsorgeeinrichtung vergeben wurde (bspw. Kundennummer, Schadennummer, etc.). Ist keine Referenznummer bekannt, ist das Feld leer zu lassen. Die Refe- renznummer dient der raschen Fallidentifikation bei Rückfragen. Sie kann unterschiedliche Formate aufweisen.	nein

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Nr.	Erläuterungen	Pflichtfeld
11	Mittels Drop-Down-Menü ist die Art der Leistung auszuwählen, die von der Versicherung, Ausgleichskasse oder Vorsorgeeinrichtung erbracht wird: A. Arbeitslosentaggeld gemäss AVIG B. Insolvenzentschädigung gemäss AVIG C. Anteilige IV-Renten gemäss IVG D. IV-Taggelder gemäss IVG E. Taggelder gemäss EOG F. Familienzulagen gemäss FamZG / FLG / kantonalen Zulagengesetzen G. Unfalltaggeld gemäss UVG und UVG-Zusatz H. IV-Teilrente und IV-Rentenauskauf gemäss UVG und UVG-Zusatz K. Übergangstaggeld und Übergangsentschädigung gemäss UVG L. Krankentaggeld gemäss KVG und VVG M. IV-Taggeld gemäss BVG und BVV (BVV 2 und BVV 3) N. IV-Rente gemäss BVG und BVV (BVV 2 und BVV 3) O. IV-Kapitalleistungen gemäss BVG und BVV (BVV 2 und BVV 3) P. Rentenleistung gemäss VVG (Schadenversicherungsleistung) Q. Haftpflichtleistungen aus OR und Spezialgesetzen (Direktschaden für vorübergehenden Erwerbsausfall)	nein
12	AHV-Nummer der quellensteuerpflichtigen Person. Es muss zwingend folgendes Format verwendet werden: 756.1234.5678.90 Ist die AHV-Nummer nicht bekannt, müssen zur vollständigen Identifizierung der quellensteuerpflichtigen Person zwingend Name(n), Vor- name(n) und Geburtsdatum angegeben werden.	ja, sofern bekannt
13	Name(n) der quellensteuerpflichtigen Person	ja
14	Vorname(n) der quellensteuerpflichtigen Person	ja
15	Geburtsdatum der quellensteuerpflichtigen Person. Es muss zwingend folgendes Format verwendet werden: tt.mm.jjjj (bspw. 02.11.1983).	ja
16	Postleitzahl am Wohnort bzw. Wochenaufenthaltsort der quellensteuerpflichtigen Person. Bei Ansässigkeit im Ausland ist nur das 2-stellige Länderkürzel einzufügen (gemäss ISO Ländercodes des Bundesamtes für Statistik, abrufbar unter www.bfs.admin.ch).	ja
17	Wohnort bzw. Wochenaufenthaltsort der quellensteuerpflichtigen Person	ja
18	Mittels Drop-Down-Menü kann eine der folgenden Meldungen ausgewählt werden: E. Eintritt: Wird eine quellensteuerpflichtige Person erstmals oder nach einer erfolgten Austrittsmeldung erneut auf der Abrechnung auf- geführt, ist ein Eintritt zu melden. Als Eintrittsdatum gilt der erste Tag des Monats, in welchem die erste Auszahlung der Leistung er- folgt. Dies gilt auch bei Wartetagen sowie wenn die Leistung erst zu einem späteren Zeitpunkt für zurückliegende Monate ausbezahlt wird (bspw. aufgrund von Anspruchsabklärungen).	nein (wird ein Ein- tritt oder Aus- tritt gemel- det, ist auch
	A. Austritt: Erfolgt definitiv eine letzte Auszahlung an eine quellensteuerpflichtige Person, ist ein Austritt zu melden. Ist noch unklar, ob in zwingend ein
	einem Folgemonat eine weitere Zahlung erfolgt, darf kein Austritt gemeldet werden. Als Austrittsdatum gilt der letzte Tag des Monats, in welchem die letzte Auszahlung erfolgt. K. Korrektur: Stellt die Versicherung, Ausgleichskasse oder Vorsorgeeinrichtung einen Fehler in einer bereits eingereichten Quellensteu- erabrechnung fest, kann sie den Fehler mittels Korrekturmeldung nachträglich melden. Das Feld «Datum» ist in diesem Fall leer zu lassen (siehe aber die Erläuterungen zum Feld 19). Für das Datum der Meldung muss zwingend folgendes Format verwendet werden: tt.mm.jjjj (bspw. 01.05.2023)	Datum zu nennen)

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Nr. Erläuterungen Pflichtfeld 19 Die Quellensteuer ist im Zeitpunkt der Auszahlung, Überweisung, Gutschrift oder Verrechnung fällig (Art. 2 QStV). Dies gilt insbesondere auch ja für Nachzahlungen (Auszahlung von Leistungen für zurückliegende Monate), welche immer im Monat abzurechnen sind, in welchem die Aus- zahlung der (gesamten) Leistung an die quellensteuerpflichtige Person erfolgt. Auch Rückforderungen von zu viel ausbezahlten Leistungen sind im Monat abzurechnen, in welchem die Rückforderung von der quellensteuerpflichtigen Person effektiv erfolgt (durch Rechnungsstellung oder Verrechnung). Unter Abrechnungsperiode ist der Zeitraum zu erfassen, für welchen die Zahlung im Abrechnungsmonat erfolgt.

Beispiele: ˗ Standardfall: Eine quellensteuerpflichtige Person erhält vom 17.04.2023 bis 25.06.2023 ein Krankentaggeld ausbezahlt.

In der Abrechnung für den Monat April 2023 ist die Abrechnungsperiode vom 17.04.2023 bis 30.04.2023 einzutragen (mit Eintrittsda- tum 01.04.2023 im Feld 18).
In der Abrechnung für den Monat Mai 2023 ist die Abrechnungsperiode vom 01.05.2023 bis 31.05.2023 einzutragen.
In der Abrechnung für den Monat Juni 2023 ist die Abrechnungsperiode vom 01.06.2023 bis 25.06.2023 einzutragen (mit Austrittsda- tum 30.06.2023 im Feld 18).

˗ Nachzahlung:

Aufgrund von laufenden Anspruchsabklärungen erhält eine quellensteuerpflichtige Person erst im April 2023 rückwirkend eine IV- Rente für die Monate Februar 2022 bis März 2023 und zusätzlich die IV-Rente für den aktuellen Monat April 2023 ausbezahlt. In der Abrechnung für den Monat April 2023 ist die Abrechnungsperiode vom 01.02.2022 bis 30.04.2023 einzutragen (mit Eintrittsdatum 01.04.2023 im Feld 18) und der Gesamtbetrag bei «steuerbare Leistung» zu erfassen.
Bei einer quellensteuerpflichtigen Person erhöht sich der Taggeldanspruch rückwirkend für die Monate Februar 2023 bis Mai 2023 von 70% auf 80%. Die Differenz wird im Oktober 2023 ausbezahlt (zu erfassen unter «steuerbare Leistung»). In der Abrechnung für den Monat Oktober 2023 ist die Abrechnungsperiode vom 01.02.2023 bis 31.05.2023 einzutragen (fliessen keine anderen Leistungen an diese Person: Mit Eintrittsdatum 01.10.2023 und Austrittsdatum 31.10.2023 im Feld 18).

˗ Rückforderung:

Bei einer quellensteuerpflichtigen Person reduziert sich der Taggeldanspruch rückwirkend für die Monate Februar 2023 bis Mai 2023 von 80% auf 70%. Die Differenz wird im Oktober 2023 zurückgefordert. In der Abrechnung für den Monat Oktober 2023 ist die Abrech- nungsperiode vom 01.02.2023 bis 31.05.2023 einzutragen (evtl. mit Eintrittsdatum 01.10.2023 und Austrittsdatum 31.10.2023 im Feld 18). Erfolgt keine Verrechnung mit Leistungen im aktuellen Monat, ergibt sich bei «steuerbare Leistung» und «Quellensteuer» ein Mi- nusbetrag.

˗ Korrektur:

Im April 2024 wird festgestellt, dass in der Quellensteuerabrechnung für den Monat Oktober 2023 bei einer quellensteuerpflichtigen Person fälschlicherweise eine steuerbare Leistung von CHF 125 statt CHF 1'250 aufgeführt wurde. In der Abrechnung für den Monat April 2024 ist dieselbe Abrechnungsperiode zu erfassen, wie bereits in der zu korrigierenden Abrechnung für den Monat Oktober 2023 eingetragen wurde.
Im April 2024 wird festgestellt, dass in der Quellensteuerabrechnung für den Monat Oktober 2023 bei einer quellensteuerpflichtigen Person fälschlicherweise eine steuerbare Leistung von CHF 12’500 statt CHF 1'250 aufgeführt wurde. In der Abrechnung für den Mo- nat April 2024 ist dieselbe Abrechnungsperiode zu erfassen, wie bereits in der zu korrigierenden Abrechnung für den Monat Oktober 2023 eingetragen wurde.

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Nr.	Erläuterungen	Pflichtfeld
20	Als steuerbare Leistung gilt das Total der im Abrechnungsmonat an die quellensteuerpflichtige Person ausbezahlten Leistungen. Bei Nach- zahlungen für mehrere Monate ist der Gesamtbetrag in einer Zeile anzugeben und keine Aufteilung auf die Monate der Abrechnungsperiode vorzunehmen.	ja
21	Als satzbestimmendes Einkommen gilt grundsätzlich der auf einen Monat umgerechnete versicherte Verdienst. Bei Leistungen, deren Höhe abhängig von einer anderen Berechnungsgrundlage als dem versicherten Verdienst festgelegt wird (bspw. Rentenleistungen aus IVG oder beruflicher Vorsorge), ist die entsprechende Berechnungsgrundlage auf einen Monat umzurechnen. Bei Leistungen, deren Höhe unabhängig von einer Berechnungsgrundlage festgelegt wird, gilt der Medianwert als satzbestimmendes Einkommen. Der Medianwert wird jährlich durch die kantonalen Steuerbehörden publiziert. Zur Berechnung des satzbestimmenden Einkommens siehe Merkblatt über die Quellenbesteuerung von Ersatzeinkünften, Ziffer 3.2 (Stand: 1. Januar des massgebenden Jahres).	ja
22	Anzugeben ist der Steuersatz in Prozent gemäss anwendbarer kantonaler Tariftabelle. Der Steuersatz bezieht sich immer auf das satzbestim- mende Einkommen (Wert gemäss Feld 21).	ja
23	Hier kann die Versicherung oder Vorsorgeeinrichtung allfällige Bemerkungen eintragen.	nein
24	Soll die kantonale Steuerbehörde die Rechnung an eine bestimmte (abweichende) Adresse versenden, kann die Rechnungsadresse hier erfasst werden. Ein Versand der Rechnung per E-Mail ist nicht möglich.	nein
25	Mittels Drop-Down-Menü ist die im jeweiligen Kanton anwendbare Bezugsprovision auszuwählen. Die Eidgenössische Steuerverwaltung pu- bliziert jährlich eine Übersicht über die Bezugsprovisionen in den Kantonen (abrufbar unter www.estv.admin.ch > Direkte Bundessteuer > Quellensteuer > Häufige Anliegen > «Auskunftsstellen/Bezugsprovisionen/Kirchensteuer 20JJ»). Bezugsprovisionen vergangener Jahre fin- den sich unter dem Link «Archiv».	ja
26	Datum, an welchem die Quellensteuerabrechnung eingereicht wird. Mit dem Einreichen des Formulars bestätigt die Versicherung, Ausgleichs- kasse oder Vorsorgeeinrichtung die Richtigkeit und Vollständigkeit der Quellensteuerabrechnung.	ja

Bei Fragen zum Ausfüllen des Abrechnungsformulars wenden Sie sich bitte an die kantonale Steuerbehörde.

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