Loi sur le traitement de données à des fins de gestion administrative et financière au sein de l'État

^(*)La présente loi régit le traitement et l'accès en ligne aux données personnelles et sensibles, ainsi qu'aux données soumises au secret fiscal, nécessaires à l'accomplissement des tâches de gestion administrative et financière au sein de l'État.

³Les données traitées à des fins statistiques et analytiques le sont conformément à la loi sur la statistique cantonale (LStat), du 25 janvier 2011.

Est institué un fichier destiné à permettre le traitement de données conformément à la présente loi (ci-après: « fichier central »).

Le Conseil d'État exerce la haute surveillance sur ce fichier.

Il désigne la ou les entités chargées, dans le cadre de la tenue du fichier central, de :

1. organiser administrativement la gestion ;

2. tenir à jour le registre des bénéficiaires d’accès ;

3. régler les conditions d’accès et d’utilisation ;

4. contrôler l’exploitant ;

5. s’assurer que les normes de sécurité sont suffisantes ;

6. régler la procédure de destruction des historiques.

Les destinataires sont responsables du respect des dispositions relatives à la protection et au maintien du secret des données traitées.

Les diffuseurs informent les destinataires de l'existence de prescriptions particulières applicables aux données traitées.

Hormis les données personnelles, seules les données sensibles entrant dans les catégories suivantes peuvent être traitées par les destinataires, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de leurs tâches :

1. les données sur les activités politiques et syndicales ;

2. les données sur la santé, limitées aux causes d'absences d'un collaborateur et de leur durée, ou ses besoins particuliers ;

3. les données sur l'appartenance religieuse ;

4. les données sur les mesures d'aide sociale ou d'assistance ;

5. les données sur les poursuites ou sanctions pénales ou administratives.

Est exclue dans le cadre de la présente loi la transmission de données sur les opinions religieuses, philosophiques, politiques et syndicales ainsi que les données sur les activités religieuses et philosophiques.

Les autorités fiscales peuvent transmettre les données soumises au secret fiscal nécessaires à l'accomplissement des tâches des destinataires.

Le Conseil d'État précise quelles données personnelles et sensibles et quelles données soumises au secret fiscal peuvent être transmises conformément à la présente loi.

Le service en charge des finances peut traiter les données mentionnées à l'article 5, alinéas 1 et 3, nécessaires à l'accomplissement de ses tâches de recouvrement, de paiement et de comptabilisation.

Le Conseil d'État précise les tâches nécessitant le traitement de données sensibles et de données soumises au secret fiscal.

Le service en charge de la logistique et des acquisitions peut traiter les données mentionnées à l'article 5, alinéa 1 nécessaires à l'accomplissement de ses tâches de facturation, de comptabilisation, de gestion des commandes de prestations ou de marchandises auprès de tiers ou par des tiers ainsi que de leur suivi.

Le Conseil d'État précise les tâches nécessitant le traitement de données sensibles.

⁴⁵Le service en charge des ressources humaines peut récolter et traiter les données mentionnées à l'article 5, alinéa 1, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de ses tâches telles qu’elles découlent de la loi sur le statut de la fonction publique (LSt), du 28 juin 1995 et de sa réglementation d’exécution.

Le service en charge des ressources humaines peut transmettre des données concernant le personnel de l’État aux autorités et fonctions suivantes, dans le seul but de leur permettre d’accomplir leurs tâches telles qu’elles découlent de la LSt et de sa réglementation d’exécution :

• – Conseil d'État ;

• – chefs et cheffes de département ;

• – secrétaires généraux ;

• – chefs de service ou d'office ;

• – responsables d'unités administratives ;

• – cadres désignés par le Conseil d’État.

Les données traitées sont fournies par les employés eux-mêmes ou leur hiérarchie, sous réserve d'un traitement de données prévu par d'autres lois cantonales ou fédérales.

Le service en charge des ressources humaines traite les données concernant le personnel des établissements autonomes cantonaux dans la mesure nécessaire à l'accomplissement des tâches de gestion du personnel telles qu'elles lui sont confiées par une loi d'organisation ou un contrat de prestations.

Le Conseil d'État précise les tâches nécessitant le traitement de données sensibles.

Les données du diffuseur, y compris celles soumises au secret fiscal, peuvent être consultées ou récoltées en ligne par le destinataire.

Chaque utilisateur du fichier central reçoit des droits d’accès personnels et secrets.

Le Conseil d’État définit les accès aux données personnelles et sensibles, ainsi qu'aux données soumises au secret fiscal, et leurs modalités.

Les données traitées sont conservées aussi longtemps que cela est nécessaire à l'accomplissement des tâches du contrôle cantonal des finances, en sus de celles des services concernés.

Le service informatique de l'entité neuchâteloise met en place un système de journalisation permettant de contrôler les accès aux données traitées.

Il met également en place un système de journalisation de la modification des données.

Le service informatique de l'entité neuchâteloise est chargé :

1. de procéder à l'extraction de données à des fins statistiques lorsqu'il en est requis ;

2. de procéder à l'extraction de données sur demande du responsable du fichier ou avec son accord ;

3. d'octroyer les droits d'accès conformément à la présente loi et son règlement d'application ;

4. de s'assurer que les données sont protégées contre un emploi abusif en prenant des mesures organisationnelles et techniques appropriées ;

5. de veiller à l'intégrité, à la disponibilité et à la confidentialité des données ;

6. de mettre en place un historique des transactions ;

7. de gérer l’infrastructure technique du fichier central ;

8. de proposer aux entités désignées par le Conseil d'État conformément à l'article 2, alinéa 3, l’adaptation des normes de sécurité en fonction de l’évolution technologique.

Il procède à une revue annuelle des droits d'accès.

Il a accès aux données personnelles et aux données sensibles traitées dans la mesure nécessaire à l'accomplissement des tâches décrites à l'alinéa 1.

Le Conseil d'État pourvoit, s'il y a lieu, à la promulgation et à l'exécution de la présente loi.

Il fixe la date de son entrée en vigueur.