Reglement über das Vertragsmanagement

Dieses Reglement gilt für das Management der Verträge, an denen die Stadt St.Gallen beteiligt ist.

Vertragsmanagement im Sinne dieses Reglements ist:

1. die Erfüllung der Vertragsinhalte;

2. die Aktenführung betreffend Verträge;

3. die sichere physische und elektronische Aufbewahrung der Verträge;

4. das Controlling betreffend Vertragsinhalte;

5. die Vernichtung von abgelaufenen, nicht archivwürdigen Verträgen.

Die Zuständigkeit für das Vertragsmanagement liegt grundsätzlich bei der Direktion oder Dienststelle, welche den Vertrag abgeschlossen hat. Wurde ein Vertrag vom Stadtrat abgeschlossen, wird das Vertragsmanagement der fachlich zuständigen Direktion übertragen.

Die Zuständigkeit für das Vertragsmanagement der Versicherungs- und Vermögensverträge liegt bei der Dienststelle Finanzen.

Die Zuständigkeit für das Vertragsmanagement der Arbeitsverträge liegt bei den Personaldiensten bzw. bei den Dienststellen mit einem eigenen Personaldienst.

Die Direktion oder Dienststelle bezeichnet für das Vertragsmanagement der einzelnen Verträge eine zuständige Funktion.

Die zuständige Funktion trifft alle erforderlichen Massnahmen, um die vertraglichen Rechte der Stadt St.Gallen zu wahren und ihre vertraglichen Pflichten zu erfüllen.

Sie ist insbesondere besorgt dafür, dass:

1. die Dokumente geordnet aufbewahrt sind, die Aufschluss über die Entstehungsgeschichte des Vertrages geben (verschiedene Versionen; Vertragsverhandlungen; Korrespondenzen);

2. Garantieprüfungen rechtzeitig vorgenommen und Garantieansprüche ausgeübt werden;

3. Fristen überwacht und eingehalten werden;

4. Leistungen der Stadt St.Gallen vertragskonform erfüllt und die Erfüllung der Leistungen der Vertragspartei geprüft werden;

5. von vertraglichen Anpassungsmöglichkeiten, die im Interesse der Stadt St.Gallen liegen, Gebrauch gemacht wird;

6. Kündigungsmöglichkeiten der Verträge wahrgenommen werden, die im Interesse der Stadt St.Gallen liegen;

7. Verhandlungen für Vertragsänderungen aufgenommen werden, die im Interesse der Stadt St.Gallen liegen;

8. rechtliche Schritte eingeleitet werden, die zur Wahrung der Rechte der Stadt St.Gallen erforderlich sind;

9. der Arbeitsfortschritt überwacht wird;

10. die fällige Leistung gemahnt wird;

11. bei fehlender oder mangelhafter Vertragserfüllung seitens der Vertragspartnerin bzw. des Vertragspartners Massnahmen zur Wahrung der Rechte der Stadt St.Gallen getroffen werden.

Die fachlich zuständige Direktion oder Dienststelle bietet die abgelaufenen Verträge nach den einschlägigen Bestimmungen dem Stadtarchiv an.

Bei fehlender Archivwürdigkeit der abgelaufenen Verträge vernichtet die fachlich zuständige Direktion oder Dienststelle diese nach den einschlägigen Bestimmungen.

Die zuständige Direktion oder Dienststelle nutzt für die Erfüllung der Aufgabenbereiche gemäss Art. 3 dieses Reglements das System des Vertragsmanagements der Stadt St.Gallen.

Ausgenommen sind folgende Dienststellen, die über ein fachspezifisches elektronisches System verfügen, in welchem das Vertragsmanagement integriert ist, für die genannten Vertragsarten:

1. Finanzen: Passive Darlehensverträge;

2. Grundbuchamt: Verträge über Erwerb oder Veräusserung von Grundeigentum oder über beschränkte dingliche Rechte an Grundeigentum;

3. Hochbauamt: Verträge über die Immobilienbewirtschaftung sowie über das Objektmanagement;

4. Infrastruktur Bildung und Freizeit: Verträge über die Nutzung von Schul-, Sport- und Freizeitanlagen;

5. Liegenschaften: Verträge über die Immobilienbewirtschaftung sowie über das Objektmanagement;

6. Personaldienste: Arbeitsverträge;

7. Schule und Musik: Verträge zwischen Tagesbetreuungen und Erziehungsberechtigten;

8. Schulgesundheit: Verträge über Zahnbehandlungen bzw. kieferorthopädische Behandlungen an der Kinder- und Jugendzahnklinik;

9. Soziale Dienste: Untermietverträge mit Klientinnen und Klienten der Sozialhilfe sowie Verträge, welche im Rahmen der Fallführung durch Beistandspersonen abgeschlossen werden;

10. St.Galler Stadtwerke: Alle Verträge;

11. Stadtgrün: Verträge über die Friedhöfe, insbesondere über Gräber;

12. Stadtkanzlei: Verträge über die Benützung von Sälen und Flächen;

13. Verkehrsbetriebe St.Gallen: Alle Verträge (ausgenommen Arbeitsverträge).

Verträge, die vor Inkraftsetzung dieses Reglements abgeschlossen bzw. durch den Stadtrat genehmigt wurden und im Sinne von Art. 3 Abs. 2 des Reglements über das Vertragsmanagement vom 2. März 2010 der Stadtkanzlei abgegeben und bereits dem Stadtarchiv zur Aufbewahrung übergeben wurden, verbleiben dort. Jene Verträge, die dem Stadtarchiv noch nicht übergeben wurden, werden von der Stadtkanzlei Administration den fachlich zuständigen Direktionen bzw. Dienststellen übergeben.