Reglement über die dienstliche Benutzung von Informatiksystemen

Dieses Reglement gilt für die gesamte Stadtverwaltung, einschliesslich der städtischen Schulen² und Betriebe.

Informatiksysteme umfassen Hard- und Software inkl. Telefonie, Zugänge zu den Netzwerken sowie Dienste und Dienstleistungen, einschliesslich der bearbeiteten Daten.

Dienstliche Benutzung von Informatiksystemen liegt vor, wenn

1. es sich um Informatiksysteme handelt, die sich im Eigentum der Stadt befinden, für die Stadt lizenziert oder anderweitig für städtischen Gebrauch bestimmt sind (städtische Informatiksysteme);

2. mit nichtstädtischen Informatiksystemen auf das städtische Netzwerk zugegriffen wird oder in anderer Weise städtische Daten bearbeitet werden.

Die Begriffe "vertraulich" und "intern" sind gemäss der Datenklassifizierung definiert³.

Alle Angestellten, welche Informatiksysteme dienstlich benutzen, sind verpflichtet, dieses Reglement und alle weiteren einschlägigen Vorschriften einzuhalten.

Die Vorgesetzten nehmen die Aufsicht wahr.

Soweit es nicht anders geregelt ist, können die Dienststellen klar definierte Ausnahmen von diesem Reglement bewilligen. Die Ausnahmebewilligungen bedürfen der vorgängigen schriftlichen Zustimmung der bzw. des Chief Information Security Officers (CISO)⁴. Wird diese verweigert, so kann die Dienststelle an den Ausschuss für Sicherheit und Innovation (ASI) gelangen. Verweigert auch dieser die Zustimmung, so kann die Dienststelle an den Informatik-Lenkungsausschuss (ILA) gelangen; dieser entscheidet endgültig.

Der Informatik-Lenkungsausschuss (ILA) kann für einzelne Gerätekategorien oder ICT-Services generelle Ausnahmen von diesem Reglement beschliessen.

Der Support der städtischen Informatiksysteme, einschliesslich Remote-Support, erfolgt ausschliesslich durch die Informatikdienste (Service Desk) oder durch von diesen beauftragte Dritte. Vorbehalten bleiben andere Zuständigkeiten gemäss dem ICT-Leitbild.

Wer ein Schadenereignis oder Verstösse gegen Datenschutzbestimmungen⁵ feststellt oder vermutet, informiert umgehend den Service Desk bzw. die zuständige Stelle gemäss ICT-Leitbild. Dasselbe gilt bei Verlust oder Diebstahl dienstlich benutzter Informatiksysteme.

Die IDS erbringen keinen Support für Dritte, auch wenn diese mit städtischen Dienststellen regelmässig zusammenarbeiten.

Vom Internet bezogene Daten sind auf Echtheit, Glaubwürdigkeit und die Einhaltung von Urheberrechten zu prüfen.

Bei Verwendung von Suchmaschinen, Wikis und dergleichen dürfen in den Eingabeformularen keine vertraulichen oder internen Daten bekanntgegeben werden.

Dokumente, Videos und Bilder sowie E-Mails, Webseiten und andere Webinhalte mit rassistischen, pornografischen, sexistischen oder gewaltverherrlichenden Inhalten dürfen nicht konsumiert, heruntergeladen oder weiterverbreitet werden.

Die bzw. der Chief Information Security Officer (CISO) kann Ausnahmen bewilligen, sofern Zugriffe auf solche Inhalte aus dienstlichen Gründen notwendig sind.

Die Nutzung von künstlicher Intelligenz inkl. maschinellen Übersetzungen bedarf der vorgängigen Genehmigung des Informatik-Lenkungsausschusses (ILA).

Die Genehmigung kann generell oder im Einzelfall erteilt und mit Bedingungen und Auflagen verknüpft werden. Die jeweilige Dienststelle entscheidet über den konkreten Einsatz genehmigter künstlicher Intelligenz.

Für die Nutzung der städtischen Kommunikationssoftware zum Telefonieren, Chatten und Desktop-Sharing darf der städtische Login mit Zweifaktor-Authentifizierung auch auf nichtstädtischen Geräten verwendet werden.

Die Nutzung der städtischen Kommunikationssoftware zur Bearbeitung und zum Austausch von Dokumenten⁶ ist nur auf von den Informatikdiensten verwalteten Informatiksystemen gestattet.

Für die Nutzung der Aufzeichnungsfunktionalitäten (Video, Audio und Dateien) ist vorgängig das Einverständnis der anderen Teilnehmenden einzuholen.

Die Zugriffe auf das Internet, die Telefon- und Videogespräche sowie die versandten und eingehenden E-Mails werden automatisch protokolliert.

Die Protokolle und die Aufzeichnungen werden während 180 Tagen aufbewahrt und anschliessend gelöscht. Vorbehalten bleibt die Weiterverwendung in einem Strafverfahren.

Alle Daten, die mit städtischen Informatiksystemen übermittelt oder darauf gespeichert werden, können aufgezeichnet und ausgewertet werden.

Die Stadt übernimmt keine Haftung für private Daten, die über städtische Informatiksystemen übermittelt oder darauf gespeichert werden.

Mit dem städtischen PC und mit der städtischen E-Mail-Adresse sind die Übermittlung privater Massenmeldungen sowie die private Teilnahme bei Newsgroups, Chat-Rooms, Mailinglisten, Gewinnspielen, Umfragen, Börsengeschäften und dergleichen verboten. Der private Gebrauch des städtischen PC ist generell auf kurze Ausnahmen zu beschränken.

Für die Stadt lizenzierte Software darf nur auf von den Informatikdiensten verwalteten Informatiksystemen installiert werden. Ausgenommen sind Education-Lizenzen von Microsoft.

Geschäftsrelevante Daten enthalten Informationen, die für das Verstehen, Durchführen und Nachvollziehen eines Geschäfts bedeutsam sind. Sie dürfen nur auf städtischen oder von den Informatikdiensten verwalteten Informatiksystemen gespeichert werden.

Passwörter sind sorgfältig zu wählen.⁷ Sie sind persönlich und dürfen anderen Personen nicht bekannt gegeben werden.

Alle dienstlich benutzten Informatiksysteme sind durch die zur Verfügung gestellten technischen und organisatorischen Massnahmen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Bei vorübergehendem Verlassen des Arbeitsplatzes sind die Geräte zu sperren, bei Arbeitsschluss auszuschalten.

Nichtstädtische Informatiksysteme dürfen nicht mit einem geteilten Login oder Account dienstlich verwendet werden. Ausgenommen sind Geräte, welche nur einen einzigen Login oder Account zulassen.

Werden Daten auf mobilen Datenträgern (z.B. Tablets, Smartphones, USB-Sticks oder externen Festplatten) gespeichert, so sind verschlüsselte Datenträger zu verwenden. Ist dies nicht möglich, so müssen die Daten verschlüsselt werden.

Vertrauliche Daten dürfen nur bei ausgewiesenem Bedarf auf mobilen Datenträgern gespeichert werden. Die Datenträger sind zu verschlüsseln und an Orten aufzubewahren, an welchen sie gegen Diebstahl und Beschädigung ausreichend geschützt sind.

Vertrauliche Daten dürfen zwischen städtischen und nichtstädtischen E-Mail-Adressen nur in verschlüsselter Form übermittelt werden.

E-Mails fragwürdiger Herkunft oder mit zweifelhaftem Inhalt sind den Informatikdiensten zu melden. Allfällige Links oder Anhänge dürfen erst nach erfolgter Prüfung und Freigabe durch die Informatikdienste geöffnet werden.

Die generelle Weiterleitung von der städtischen E-Mail-Adresse an private E-Mail-Adressen oder umgekehrt ist nicht erlaubt.

Die dienstliche Nutzung von sozialen Netzwerken⁸ (z.B. X, Facebook, TikTok, Instagram oder YouTube) ist nur erlaubt, wenn die Tätigkeit dies erfordert.

Interne und vertrauliche Daten dürfen nicht auf soziale Netzwerke gelangen. Dies gilt auch dann, wenn sie verschlüsselt sind.

Die Benutzung von Cloud-Services bedarf der vorgängigen Genehmigung des Informatik-Lenkungsausschusses (ILA).

Die Genehmigung kann generell oder im Einzelfall erteilt und mit Bedingungen und Auflagen verknüpft werden. Die jeweilige Dienststelle entscheidet über den konkreten Einsatz genehmigter Cloud-Services.

Die Daten dürfen nur in verschlüsselter Form übermittelt und gespeichert werden. Der Informatik-Lenkungsausschuss (ILA) kann in begründeten Fällen Ausnahmen bewilligen.

Die Dienststellen überprüfen regelmässig, ob die eingesetzten Cloud-Lösungen die Vorgaben des Datenschutzes gewährleisten.

Cloud-Datenspeicher dürfen verwendet werden, wenn sie generell vom Informatik-Lenkungsausschuss (ILA) oder im Einzelfall von der bzw. dem Chief Information Security Officer (CISO) freigegeben werden. Die Bestimmungen von Art. 16 dieses Reglements gelten sinngemäss.

Bei der dienstlichen Nutzung nichtstädtischer Informatiksysteme ist über die vorstehenden Bestimmungen hinaus der technische Schutz stets sicherzustellen. Die Daten dürfen nur über Wege bearbeitet werden, welche vom Informatik-Lenkungsausschuss (ILA) zugelassen sind. Datenschutz und Datensicherheit sind stets zu gewährleisten.

Jede Haftung der Stadt für dienstlich benutzte nichtstädtische Informatiksysteme sowie für die darauf gespeicherten Daten inkl. Software ist ausgeschlossen.

Städtische Daten auf nichtstädtischen Informatiksystemen sind sachgerecht zu löschen, wenn diese nicht mehr dienstlich genutzt werden. Die bzw. der Chief Information Security Officer (CISO) erlässt hierfür eine Weisung.

Bei begründetem Verdacht auf Verstösse gegen dieses Reglement oder gegen andere einschlägige Vorschriften beantragt die betroffene Dienststelle bei den Informatikdiensten eine anonyme Auswertung der entsprechenden Vorgänge. Die Dienststelle informiert die Betroffenen über die Ergebnisse.

Tritt in der Folge erneut ein Verdacht auf oder ordnet es der Stadtrat in einem begründeten Einzelfall direkt an, so beantragt die betroffene Dienststelle im Einvernehmen mit den Personaldiensten und der Fachstelle für Datenschutz eine personenbezogene Auswertung. Die Auswertung erfolgt durch interne oder externe Fachpersonen.

Verstösse gegen dieses Reglement oder gegen andere einschlägige Vorschriften können Benutzungseinschränkungen sowie die im Personalreglement⁹ vorgesehenen Folgen haben.