3.1 Berufliche Notwendigkeit

Die Anerkennung geltend gemachter, tatsächlich angefallener Ausgaben richtet sich vor- weg nach dem Kriterium der beruflichen Notwendigkeit. Sodann wird geprüft, ob die Ausla- gen, für welche die Spesenentschädigung geleistet wird, als besondere Berufskosten ge- mäss Art. 39 Abs. 1 Bst. a, b StG oder als übrige Kosten gemäss Art. 39 Abs. 1 Bst. c StG zu qualifizieren sind.

Hinsichtlich der Beurteilung der beruflichen Notwendigkeit ist zu beachten, dass ein Ermes- sensspielraum nur dann besteht, wenn der Steuerpflichtige objektiv nicht in der Lage ist, bestimmte Auslagen zu belegen oder wenn ein Beleg für sich allein noch nicht auf die be- rufliche Zwecksetzung bzw. Notwendigkeit schliessen lässt (z.B. Quittung für auswärtige Verpflegung und Konsumationen). Kann eine bestimmte Aufwendung objektiv belegt und aufgrund des Beleges unmittelbar auf die berufliche Zwecksetzung geschlossen werden (z.B. Unterprovisionen eines Versicherungsvertreters), so ist ein Ermessensspielraum aus- geschlossen. Die entsprechende Aufwendung kann nur bei striktem Nachweis, d.h. Vorlage des Beleges, Anerkennung finden (SGE 1995 Nr. 16).

3.2 Ersatz übriger Berufskosten

Dient eine Spesenpauschale der Abgeltung von übrigen Berufskosten im Sinn von Art. 39 Abs. 1 Bst. c StG, können nach dem geltenden System - unbelegter Pauschalabzug oder Abzug der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen - die tatsächlich angefallenen Be- rufskosten nur in Abzug gebracht werden, wenn diese vollständig nachgewiesen werden (Art. 21 Abs. 3 StV). Nach den Regeln der Beweislastverteilung obliegt dem Steuerpflichti- gen der Nachweis der notwendigen tatsächlichen Auslagen, welche an die Stelle des Pau- schalabzugs treten und diesen grundsätzlich ausschliessen.

Eine Besonderheit gilt, wenn für die gesamten Berufsauslagen eine Spesenpauschale aus- gerichtet wird (GVP 1995 Nr. 19 = SGE 1995 Nr. 22): Der Pauschalabzug für übrige Be- rufskosten gemäss Art. 21 StV steht einem Steuerpflichtigen grundsätzlich auch dann zu, wenn ihm tatsächliche Aufwendungen durch Spesen ersetzt werden. Er entfällt aber, wenn

• ausdrücklich der Abzug höherer notwendiger Kosten beansprucht wird (Art. 21 Abs. 3 StV),

• sämtliche Berufsspesen nach dem tatsächlichen Aufwand vom Arbeitgeber entschädigt werden, oder wenn

• der Arbeitgeber für die gesamten Berufsspesen eine Pauschalentschädigung (Ge- samtspesenpauschale) ausrichtet.

ersetzt 01.01.2022 -2- 01.01.2026

StB 30 Nr. 1

Wird die Spesenpauschale nicht allgemein für möglicherweise anfallende Auslagen, son- dern nur für ganz bestimmte Aufwendungen oder Leistungen (z.B. Bereitstellung des Pri- vatwagens für geschäftliche Fahrten) ausgerichtet, so werden die tatsächlichen Aufwen- dungen nur bezüglich des namentlich genannten Zweckes überprüft. Erscheint es glaub- haft, dass dem Steuerpflichtigen übrige Berufskosten angefallen sind, die üblicherweise mit dem Pauschalabzug abgegolten werden, so kann hierfür auch ohne ziffernmässigen Nach- weis zusätzlich ein angemessener Abzug gewährt werden. Dieser darf höchstens das Aus- mass des Pauschalabzugs gemäss Art. 21 Abs. 1 StV erreichen.

Nicht geltend gemacht werden können in der Regel jene Aufwendungen, welche mehrheit- lich Auslagen des privaten Bereichs betreffen und somit als Kosten der eigenen Lebens- haltung und nicht als Gewinnungskosten zu qualifizieren sind. Dazu gehören namentlich die Repräsentations- und Vertrauensspesen. Auch Kleideraufwendungen werden nach herrschender Praxis nicht direkt zum Zweck der Einkommenserzielung gemacht.

3.3 Ersatz besonderer Berufskosten

Vergütet der Arbeitgeber dem Steuerpflichtigen dessen besondere Berufskosten für die Fahrt zum Arbeitsort, für auswärtige Verpflegung oder für Schichtarbeit, so wird diese Ent- schädigung dem Steuerpflichtigen als Einkommen zugerechnet. Er kann seinerseits beson- dere Berufsauslagen gemäss Art. 39 Abs. 1 Bst. a und b StG geltend machen.

01.01.2026 -3- ersetzt 01.01.2022

StB 30 Nr. 1

Muster Spesenreglement der Firma ...

1. Allgemeines

1.1. Geltungsbereich

Mitarbeitende) der Gesellschaft, welche mit dieser in einem Arbeitsverhältnis stehen.

1.2. Definition des Spesenbegriffs

Als Spesen im Sinne dieses Reglements gelten die Auslagen, die einem Mitarbeitenden im Interesse des Arbeitgebers angefallen sind. Sämtliche Mitarbeitenden achten darauf, dass die im Rahmen dieses Reglements erstattungsfähigen Spesen möglichst tief gehalten wer- den. Auslagen, die für die Arbeitsausführung nicht notwendig waren, werden von der Ge- sellschaft nicht übernommen. Solche Auslagen sind von den Mitarbeitenden selbst zu be-

zahlen.

Im Wesentlichen werden den Mitarbeitenden folgende Auslagen ersetzt:

1.3. Grundsatz der Spesenrückerstattung

Sofern in diesem Reglement vorgesehen, werden einzelne Spesenereignisse mittels Fall-,

Tages-, Monats- oder Jahrespauschalen vergütet.

Monats- und/oder Jahrespauschalen werden bei ununterbrochenen Abwesenheiten von

stellung; jedoch exkl. Ferienansprüche) für die darüber hinaus gehende Zeit entsprechend

gekürzt.

2. Fahrtkosten

2.1. Bahnfahrten

Für Geschäftsreisen im In- und Ausland wird allen Mitarbeitenden ein Bahnticket für die 1. Klasse vergütet. Bei Bedarf wird den Mitarbeitenden ein persönliches Halbtaxabonne-

ment zur Verfügung gestellt.

StB 30 Nr. 1

Für Mitarbeitende, die aus geschäftlichen Gründen oft mit der Bahn reisen, kann nach Be- darf ein Generalabonnement ausgestellt werden. Mitarbeitenden, welchen ein Generala- bonnement zur Verfügung gestellt wird, haben grundsätzlich keinen Anspruch auf Autoent- schädigungen und können in der persönlichen Steuererklärung keinen Abzug für den Ar- beitsweg vornehmen. Im Lohnausweis wird ein entsprechender Hinweis angebracht (Feld F).

2.2. Tram- und Busfahrten

Für Geschäftsfahrten werden den Mitarbeitenden die Kosten für ein entsprechendes Tram- bzw. Busticket vergütet.

Bei Bedarf kann Mitarbeitenden ein regionales Spezialabonnement zur Verfügung gestellt werden. Diese Mitarbeitenden können in der Regel keinen Abzug für die Kosten des Ar- beitswegs in der persönlichen Steuererklärung vornehmen. Im Lohnausweis wird ein ent- sprechender Hinweis angebracht (Feld F).

2.3. Flugreisen

Den Mitarbeitenden werden für Flugreisen die Kosten der "Business-Class" vergütet. In dringenden und ausserordentlichen Fällen, oder wo dies aus Repräsentationsgründen sinn- voll ist, können die Kosten für ein Ticket der “First-Class“ vergütet werden.

Meilengutschriften, Bonuspunkte und Prämien etc., die den Mitarbeitenden anlässlich von Geschäftsreisen von den Luftverkehrsgesellschaften gutgeschrieben werden, sollen für ge- schäftliche Zwecke verwendet werden.

2.4. Geschäftsfahrten mit Privatfahrzeug/Taxi

Grundsätzlich sollen für Geschäftsreisen die öffentlichen Verkehrsmittel benutzt werden.

Die Kosten für das Benutzen des Privatfahrzeugs oder eines Taxis für eine Geschäftsreise werden nur vergütet, wenn dadurch eine wesentliche Zeit- oder Kostenersparnis resultiert bzw. die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist. Wird trotz guter öf- fentlicher Verkehrsverbindungen das Privatfahrzeug oder ein Taxi benutzt, werden nur die Kosten des öffentlichen Verkehrsmittels vergütet.

Die Kilometer-Entschädigung beträgt CHF 0.75*

2.5. Geschäftsfahrzeug

Die Gesellschaft kann Mitgliedern der Geschäftsleitung/Mitarbeitenden Geschäftsfahr- zeuge zur Verfügung stellen.

Das Geschäftsfahrzeug kann auch privat genutzt werden. Für die Privatnutzung wird im Lohnausweis eine entsprechende Aufrechnung vorgenommen (Ziffer 2.2).

Die Anschaffungs- sowie sämtliche Unterhaltskosten werden von der Gesellschaft bezahlt. Von den Mitarbeitenden selbst zu bezahlen sind die Treibstoffkosten, die ihnen bei ferien- bedingten Autofahrten entstehen. Für die Privatnutzung wird den Mitarbeitenden pro Monat

* Die Kilometerentschädigung wurde per 1. Januar 2026 von CHF 0.70 auf CHF 0.75 erhöht. Die Anpas- sung gilt auch für bereits zu einem früheren Zeitpunkt bewilligte Spesenreglemente.

01.01.2026 -5- ersetzt 01.01.2022

StB 30 Nr. 1

0,9% des Kaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer), mindestens CHF 150.--, im Lohnausweis auf- gerechnet. Ein Abzug für den Arbeitsweg in der persönlichen Steuererklärung entfällt. Im Lohnausweis wird ein entsprechender Hinweis angebracht (Feld F).

Wird den Mitarbeitenden ein Elektrofahrzeug zur Verfügung gestellt, kann eine monatliche Pauschalentschädigung von maximal CHF 60.-- für das Laden des Fahrzeuges am Woh- nort des Mitarbeitenden ausbezahlt werden. Mit dieser Pauschale sind sämtliche Kosten für den privaten Stromverbrauch in Verbindung mit dem Elektrofahrzeug abgegolten.

Der ausbezahlte Pauschalbetrag wird im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.3 mit dem Vermerk ”Stromvergütung E-Fahrzeug” ausgewiesen. Die genehmigten Pauschalspesen unterliegen nicht einer allfälligen Quellensteuer.

Kann das Geschäftsfahrzeug vom Mitarbeitenden gekauft werden, bildet die Differenz zwi- schen dem Kaufpreis und dem Verkehrswert (Ankaufswert nach Eurotax [blauer Eurotax]) Bestandteil des steuerpflichtigen Bruttolohns.

4.1. Hotelkosten

Für Übernachtungen auf Geschäftsreisen werden grundsätzlich die Auslagen für ein Hotel der Mittelklasse vergütet.

Ausnahmsweise werden, sofern es durch das Geschäftsinteresse bedingt ist, aus Reprä- sentationsgründen die Kosten für ein Hotel einer höheren Preiskategorie erstattet.

Entschädigt werden die effektiven Hotelkosten gemäss Originalbeleg. Allfällige Privataus- lagen (z.B. private Telefongespräche) sind vom Mitarbeitenden selbst zu bezahlen.

4.2. Private Übernachtung

Bei privater Übernachtung bei Freunden etc. werden die effektiven Kosten bis max. CHF 80.-- oder pauschal CHF 60.-- für ein Geschenk an den Gastgeber vergütet.

5.1 Repräsentationsausgaben

Im Rahmen der Kundenbetreuung sowie der Kontaktpflege zu der Gesellschaft naheste- henden Drittpersonen kann es im Interesse der Gesellschaft liegen, dass diese Drittperso- nen von Mitarbeitenden eingeladen werden.

Grundsätzlich ist bei solchen Einladungen Zurückhaltung zu üben. Die anfallenden Kosten müssen stets durch das Geschäftsinteresse gedeckt sein. Bei der Wahl der Lokalität ist auf die geschäftliche Bedeutung der Kunden bzw. Geschäftspartner sowie die ortsüblichen Ge- bräuche Rücksicht zu nehmen.

Vergütet werden die effektiven Kosten. Folgende Angaben sind zu vermerken:

• Name aller anwesenden Personen

• Name und Ort des Lokals (normalerweise auf der Rechnung)

• Datum der Einladung (normalerweise auf der Rechnung)

• Geschäftszweck der Einladung

5.2 Kleinausgaben

Kleinausgaben wie Parkgebühren und Kosten für geschäftliche Telefongespräche von un- terwegs werden gegen Originalbeleg vergütet.

Sofern die Beibringung eines Originalbelegs unmöglich bzw. unzumutbar ist, können die Auslagen ausnahmsweise mit einem Eigenbeleg bis CHF 20.-- abgerechnet werden.

5.3. Kreditkarten

Den Mitarbeitenden kann eine auf den Namen der Gesellschaft lautende Kreditkarte zur Verfügung gestellt werden (Corporate Card). Die Jahresgebühren werden von der Gesell-

01.01.2026 -7- ersetzt 01.01.2022

StB 30 Nr. 1

schaft übernommen. Die Corporate Card darf lediglich für geschäftliche Auslagen verwen- det werden. Der Bezug von Bargeld sowie die Verwendung der Corporate Card für private Auslagen sind untersagt.

Die Gesellschaft kann den Mitarbeitenden, denen regelmässig geschäftliche Auslagen ent- stehen, die Jahresgebühren einer privaten Kreditkarte vergüten.

5.4. Private Infrastruktur / Homeoffice

Mitarbeitenden, welche ihre private Infrastruktur - wie insbesondere Notebook, PC, Tablet, Mobiltelefon, Internetanschluss, Software, Büromaterial etc. - auch geschäftlich verwenden müssen, kann eine monatliche Pauschalentschädigung von CHF 50.-- ausbezahlt werden. Mit dieser Entschädigung sind sämtliche Kosten für die geschäftliche Verwendung privater Infrastruktur abgegolten.

Der ausbezahlte Pauschalbetrag wird im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.3 mit dem Vermerk "private Infrastruktur" ausgewiesen. Die genehmigten Pauschalspesen unterliegen nicht ei- ner allfälligen Quellensteuer.

Empfänger von pauschalen Repräsentationsspesen erhalten keine separate Entschädi- gung für die geschäftliche Verwendung privater Infrastruktur. Diese Kosten sind mit den pauschalen Repräsentationsspesen abgegolten.

6.1. Spesenabrechnung und Visum

Für die Spesenabrechnung ist das von der Geschäftsleitung vorgeschriebene Formular .... zu benützen.

Die Spesenabrechnungen sind in der Regel nach Beendigung des Spesenereignisses, min- destens jedoch einmal monatlich zu erstellen und zusammen mit den entsprechenden Spe- senbelegen dem oder der zuständigen Vorgesetzten zum Visum vorzulegen.

Belege, die der Spesenabrechnung beigelegt werden müssen, sind Originaldokumente. Dasselbe gilt für digitale Dokumente, die auf einem zulässigen Informationsträger vorhan- den sind.

6.2. Spesenrückerstattung

(Hier kann das unternehmensinterne Abrechnungsverfahren geregelt werden).