1.1 Im Veranlagungs- und Einspracheverfahren

Nach Art. 16 Abs. 1 VRP (sGS 951.1) haben die an einem Verwaltungsverfahren beteiligten Personen grundsätzlich Anspruch auf Einsicht in die Akten. Dieses Recht auf Akteneinsicht ist Bestandteil des rechtlichen Gehörs und folgt damit direkt aus Art. 29 Abs. 2 BV. Es darf nur insoweit eingeschränkt werden, als ihm berechtigte Geheimhaltungsinteressen entge- genstehen.

Für das Steuerverfahren wird dieser Grundsatz der Akteneinsicht konkretisiert in Art. 165 StG. Der Steuerpflichtige kann hiernach die Akten, die er eingereicht oder unterzeichnet hat, einsehen. Die übrigen Akten stehen ihm nach abgeschlossener Ermittlung des Sach- verhaltes zur Einsicht offen, soweit nicht öffentliche oder private Interessen entgegenste- hen.

Öffentliche oder private Interessen können insbesondere betroffen sein, wenn der Steuer- pflichtige Einblick in Aktenstücke Dritter erhalten könnte, welche von der Behörde für die Veranlagung beigezogen werden. Darunter fallen zum Teil steueramtliche Meldungen oder beispielsweise Erfahrungszahlen aus anderen Betrieben.

Bei gemeinsam besteuerten Ehegatten kommt jedem Ehegatten das Einsichtsrecht in die gemeinsamen Steuerakten zu.

Bei juristischen Personen ist das zur Vertretung nach aussen zuständige Organ zur Akten- einsicht berechtigt (z.B. der Verwaltungsrat, Geschäftsführer, Direktor, Vereinsvorstand, Stiftungsrat, Liquidator) bzw. der von diesem Organ zur Akteneinsicht bevollmächtigte Ver- treter. Hat das Organ lediglich die Kollektivunterschrift zu zweien, so ist die Zustimmung eines zweiten kollektiv zeichnungsberechtigten Organs zur Akteneinsicht erforderlich. Ein Angestellter einer AG, der nicht Organ ist, besitzt dagegen kein Akteneinsichtsrecht hin- sichtlich der Unterlagen der AG, auch wenn er Alleinaktionär ist. Ebenso wenig besitzt ein Aktionär, welcher nicht mehr Organ der Gesellschaft ist, ein Einsichtsrecht in die Akten der Gesellschaft, und zwar auch nicht für jene Steuerperioden, in denen er Organ war.

Die Akteneinsicht kann verweigert werden, solange die Ermittlung des Sachverhaltes noch im Gange ist und daher eine gehörige Veranlagung durch die vorzeitige Gewährung der Akteneinsichtnahme in Frage gestellt würde. Die Sachverhaltsermittlung ist spätestens mit der Eröffnung des Einspracheentscheides abgeschlossen.

Aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen und des verfassungsmässigen Mindestschutzes von Art. 29 Abs. 2 BV besteht kein Anspruch auf Einsicht in verwaltungsinterne Akten. Dies sind Unterlagen, denen für die Behandlung eines Falles kein Beweischarakter zukommt, welche vielmehr ausschliesslich der verwaltungsinternen Meinungsbildung dienen und so- mit nur für den verwaltungsinternen Gebrauch bestimmt sind (Entwürfe, Notizen, Hilfsbe- lege usw.).

Wird dem Steuerpflichtigen die Einsichtnahme in ein Aktenstück verweigert, darf darauf zu seinem Nachteil nur abgestellt werden, wenn ihm die Behörde von dem für die Sache we- sentlichen Inhalt mündlich oder schriftlich Kenntnis und ausserdem Gelegenheit gegeben hat, sich zu äussern und Gegenbeweismittel zu bezeichnen (Art. 165 Abs. 2 StG).

01.07.2021 -1- ersetzt 01.01.2013

StB 162 Nr. 2

Auf Begehren des Steuerpflichtigen bestätigt die Behörde die Verweigerung der Aktenein- sicht durch eine (Feststellungs-)Verfügung, die mit Rekurs (innert 14 Tagen gemäss Art. 47 Abs. 1 VRP) und Beschwerde angefochten werden kann (Art. 165 Abs. 3 StG).

Diese Grundsätze sowie die nachfolgenden Ausführungen sind auch für Auskünfte über Gemeindesteuern zu beachten.

1.2 Im Rechtsmittelverfahren

In einem allfälligen Rechtsmittelverfahren (Rekurs und/oder Beschwerde) ist die Aktenein- sicht von den Rechtsmittelinstanzen und nicht von den Steuerbehörden zu gewähren. Die Steuerbehörde ist als Vorinstanz indessen zur Überweisung der vollständigen Akten an die Rechtsmittelinstanz verpflichtet (Art. 52 VRP).

1.3 In Erlass- und Revisionsverfahren

Die in Ziff. 1.1 dargelegten Grundsätze gelten auch hier.

1.4 Ausserhalb eines laufenden Verfahrens / Rechtskräftige Erledigung des Veranla- gungsverfahrens

Ausserhalb eines laufenden Verfahrens bzw. nach rechtskräftiger Erledigung des Veranla- gungsverfahrens steht dem Steuerpflichtigen das Recht zu, Einsicht in die Akten zu neh- men. Er hat jedoch in diesen Fällen ein schutzwürdiges Interesse nachzuweisen. An den Nachweis des schutzwürdigen Interesses werden keine hohen Anforderungen gestellt. Das Recht zur Akteneinsicht umfasst nicht auch das Recht auf förmliche Aktenedition. Die Her- ausgabe von Originalakten unterbleibt. Auch wenn der Steuerpflichtige durch einen paten- tierten Rechtsanwalt vertreten ist, werden diesem keine Originalakten zugestellt (vgl. StB 165 Nr. 1; SGE 2002 Nr. 25). Hingegen werden - bei grösserem Umfang gegen Ge- bühr - Kopien der vom Steuerpflichtigen selber eingereichten Aktenstücke herausgegeben (Ziff. 5).

2.1 Drittpersonen, die dem Steuerpflichtigen gleichgestellt sind

• Getrennt lebender Ehegatte gestützt auf ein gerichtliches Urteil

Getrennt lebende Ehegatten werden auch getrennt veranlagt mit der Folge, dass sie ab diesem Zeitpunkt die Steuerakten des anderen Ehegatten nicht mehr einsehen können, da es sich nicht mehr um gemeinsame Steuerakten handelt. Der Zivilrichter kann aber die Steuerbehörde gestützt auf Art. 170 Abs. 2 ZGB anweisen, Auskunft aus den Steu- erakten des anderen Ehegatten zu erteilen (Vorrang des Bundesrechts).

• Erben

Erben eines verstorbenen Steuerpflichtigen werden als dessen Gesamtnachfolger grundsätzlich wie der Erblasser selber und nicht wie Dritte behandelt (vgl. Art. 24 Abs. 1 StG). Das gilt auch dann, wenn der Erblasser verheiratet war und die Einsicht in die prämortalen Steuerakten Aufschluss über Einkommen und Vermögen des überlebenden Ehegatten (Drittperson) erlaubt. Die Einsicht in die Akten des Erblassers kann von jedem Erben einzeln verlangt werden. Ein gemeinsames Handeln aller Erben ist nicht erforder- lich, da das Auskunftsbegehren an die Steuerbehörde nicht als Verfügungshandlung über den Nachlass im Sinne von Art. 602 Abs. 2 ZGB gilt.

ersetzt 01.01.2013 -2- 01.07.2021

StB 162 Nr. 2

Auskunftsberechtigt sind definitive (Erbschaft angenommen) sowie provisorische Erben (Erbausschlagung noch möglich). Virtuelle Erben (pflichtteilsgeschützte Erben, die vom Nachlass ausgeschlossen wurden) verfügen hingegen bis zur Gutheissung einer allfälli- gen Ungültigkeits- oder Herabsetzungsklage über keine Erbenstellung und haben daher steuerrechtlich keinen Anspruch auf Auskunft.

Bei Schenkungen wird das Steuergeheimnis mit Bezug auf die Schenkungssteuern ge- genüber dem Schenker gewahrt. Er gilt - ungeachtet seiner Solidarhaftung - nicht als Steuersubjekt, weshalb ihm kein Akteneinsichtsrecht in die Schenkungssteuerakten zu- steht. Das hat auch für die ihm kraft Universalsukzession in die Rechtsstellung folgenden Erben zu gelten.

• Willensvollstrecker, amtlicher Erbschaftsverwalter, amtlich bestellter Erbenvertre- ter, Liquidator bei der amtlichen Liquidation

Willensvollstrecker und amtliche Erbschaftsverwalter (Art. 517, 554 ZGB) treten zwar nicht die Steuernachfolge des Erblassers an. Ihre Bestellung kraft letztwilliger Verfügung respektive behördlicher Anordnung rechtfertigt aber die Annahme einer Vollmacht zur Akteneinsicht. Bei einem nach Art. 602 Abs. 3 ZGB ernannten Erbenvertreter besteht ebenfalls die Vermutung einer derartigen Vollmacht.

Die rechtliche Stellung des amtlichen Erbschaftsliquidators (Art. 593/594 und 578 Abs. 2 ZGB) entspricht derjenigen des Erbschaftsverwalters, wobei die Befugnisse des Liqui- dators weiter gehen.

• Mitwirkung des Amtsnotariates bei der Teilung

Nach Art. 609 Abs. 1 ZGB hat auf Verlangen eines Gläubigers, der den Anspruch eines Erben auf eine angefallene Erbschaft erworben oder gepfändet hat, oder der gegen den Erben Verlustscheine besitzt, die Behörde (Amtsnotariat gemäss Art. 7 EGzZGB; sGS 911.1) bei der Teilung mitzuwirken.

Aufgrund von Art. 609 Abs. 2 ZGB i.V.m. Art. 88 Abs. 1 EGzZGB kann im Kanton St. Gal- len (zusätzlich) jeder Erbe ein Begehren um Mitwirkung der Behörde bei der Teilung stellen.

Das Amtsnotariat nimmt die Stellung des Erben ein und hat dieselben Rechte und Pflich- ten, wie sie diesem zukommen (vgl. GVP 1956 Nr. 88).

• Konkursverwaltung

Die Konkursverwaltung (Art. 237/240 SchKG) kann die gleichen Rechte geltend machen, die dem Konkursiten zustehen. Sie übernimmt (in Erfüllung ihrer Amtspflicht) die Verwal- tung, Verwertung und Verteilung der Masse (vgl. zu Auskünften im Betreibungs- und Konkursverfahren StB 162 Nr. 3).

• Vormundschaft

Dem nach Art 327a ff. ZGB bestellten Vormund eines minderjährigen Kindes (als ge- setzlicher Vertreter des bevormundeten Kindes) steht das Akteneinsichtsrecht im glei- chen Umfang wie dem Bevormundeten (als Steuerpflichtigen) zu.

01.07.2021 -3- ersetzt 01.01.2013

StB 162 Nr. 2

• Beistandschaft

Erwachsene Steuerpflichtige können unter verschiedenen Arten von Beistandschaften stehen. Steht eine Person zufolge dauernder Urteilsunfähigkeit unter umfassender Bei- standschaft (Art. 398 ZGB), entfällt deren Handlungsfähigkeit von Gesetzes wegen und der Beistand wird zum gesetzlichen Vertreter der verbeiständeten Person. Gesetzlicher Vertreter wird in Bezug auf Steuerangelegenheiten auch der Vertretungsbeistand einer erwachsenen Person für deren Vermögensverwaltung (Art. 395 ZGB), sofern sich die Vermögensverwaltung nicht auf einzelne Einkommens- oder Vermögensbestandteile beschränkt. Weiter gilt ein Beistand als gesetzlicher Vertreter in Steuersachen, wenn er gemäss Ernennungsurkunde die verbeiständete Person in administrativen, finanziellen und rechtlichen Angelegenheiten vertritt. In diesen Fällen steht dem Beistand das Ak- teneinsichtsrecht im gleichen Umfang wie dem verbeiständeten Steuerpflichtigen zu.

Liegt demgegenüber eine weniger weit gehende Beistandschaft (Begleitbeistandschaft, Mitwirkungsbeistandschaft) vor, so steht dem betreffenden Beistand in der Regel kein Akteneinsichtsrecht zu.

2.2 Auskünfte an übrige Drittpersonen

Andere Drittpersonen erhalten nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Steuerpflichtigen Auskunft aus den Steuerakten. Ausnahmen ergeben sich aus Art. 162 Abs. 2 und 3 (dazu nachfolgend Ziff. 2.3) StG.

2.3 Auskünfte an Verwaltungsbehörden und Gerichte

Verwaltungsbehörden und Gerichte erhalten Auskünfte aus den Steuerakten, soweit es das (übergeordnete) Bundesrecht gebietet oder - mit Ermächtigung des Finanzdepartementes

• soweit ein begründetes Interesse nachgewiesen ist (Art. 162 Abs. 3 StG).

• Schweizerische Behörden und Amtsstellen ohne Zustimmung des Finanzdeparte- mentes

Ohne besondere Ermächtigung des Finanzdepartements, sondern aufgrund bundesge- setzlicher Normen wird beispielsweise Akteneinsicht gewährt:

• den Behörden der direkten Bundessteuer;

• der Eidgenössischen Zollverwaltung bez. Zollstrafverfahren (Art. 30 VStrR, SR 313.0);

• dem Handelsregisteramt (Ermittlung der Eintragungspflicht, vgl. Art. 157 Abs. 2-4 HRegV, SR 221.411);

Weiteren Behörden siehe StB 162 Nr. 3.

• Schweizerische Behörden und Amtsstellen mit Zustimmung des Finanzdeparte- mentes

Verwaltungsbehörden und Gerichte erhalten Auskünfte aus den Steuerakten, soweit ein begründetes Interesse nachgewiesen wird (Art. 162 Abs. 3 StG; vgl. Art. 5 Abs. 2 VRP).

Ein begründetes Interesse ist gegeben, wenn die Verwaltungsbehörde oder das Gericht zur Erfüllung der ihr gesetzlich übertragenen, öffentlich-rechtlich bedeutsamen Aufgabe die anbegehrte Auskunft benötigt und der Bekanntgabe weder Staats- oder Verwal- tungsinteressen noch persönlichkeitsrechtliche Schutzinteressen entgegenstehen bzw. hinter dem Interesse der Behörde oder des Gerichts zurücktreten müssen.

ersetzt 01.01.2013 -4- 01.07.2021

StB 162 Nr. 2

Eine generelle Ermächtigung des Finanzdepartementes zur Auskunfterteilung an Ver- waltungsstellen (bzw. an Rechtsmittelinstanzen, die über Verfügungen dieser Verwal- tungsstellen zu befinden haben) besteht in den in StB 162 Nr. 3 bezeichneten Fällen. Dabei ist folgendes zu beachten:

Die Behörde, die Auskunft verlangt, muss den Zweck bezeichnen und angeben, welche Auskünfte benötigt werden. Grundsätzlich keine Auskünfte erhalten Gerichte und allen- falls von diesen bestellte Experten in einem Zivilprozess, weil es dort Sache der Parteien ist, den Sachverhalt darzulegen und die Beweismittel zu nennen (SGE 1984 Nr. 6). Eine Ausnahme hievon gilt lediglich für Zivilgerichte in Kinderbelangen in familienrechtlichen Streitigkeiten (vgl. Art. 170 ZGB; Art. 153 Abs. 2, 154, 277 Abs. 2 und 296 Abs. 1 ZPO). Zweck und Umfang derartiger Auskünfte sind in StB 162 Nr. 3 Ziff. 34 umschrieben.

Die Verwaltungsbehörden und Gerichte haben im Umgang mit den den Steuerakten ent- nommenen Informationen die strengen Anforderungen des Datenschutzes (Bundesge- setz über den Datenschutz, abgekürzt DSG, SR 235.1; kant. Datenschutzgesetz, sGS 142.1) zu beachten. So wird für die Bearbeitung besonders schützenswerter Per- sonendaten verlangt, dass dies in einem formellen Gesetz ausdrücklich vorgesehen o- der für eine im Gesetz klar umschriebene Aufgabe unentbehrlich ist. Die Mitteilung an den Steuerpflichtigen über die Auskunft an die Verwaltungsbehörde bzw. das Gericht erübrigt sich aufgrund dieser strengen Anforderungen und ist im Steuergesetz - anders als in Art. 162 Abs. 2 StG für die Bekanntgabe von Steuerfaktoren - auch nicht vorgese- hen (vgl. Art. 162 Abs. 3 StG).