2.1. Definition Spesenvergütungen

Als Spesenvergütungen gelten vom Arbeitgeber ausgerichtete Entschädigungen für Auslagen, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit, z. B. auf Geschäftsreisen, entstanden sind. Keine Spesenvergütungen sind Entschädigungen des Arbeitgebers, welche Ausla- gen abdecken, die vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen. Solche Entschädigungen für Berufsauslagen sind beispielsweise Wegvergütungen sowie Entschädigungen für die Nutzung privater Arbeitszimmer oder Lagerräume (Weglei- tung zum Ausfüllen des neuen Lohnausweises, Rz 50). Solche Entschädigungen sind stets zum Bruttolohn zu addieren und können allenfalls vom Arbeitnehmer in der Steuererklärung als Berufskosten in Abzug gebracht werden.

2.2. Deklaration im Lohnausweis

Hält sich der Arbeitgeber bezüglich der effektiven Spesenauszahlungen an die Vor- gaben in der Wegleitung zum Ausfüllen des neuen Lohnausweises (in Rz 52), muss er diese betragsmässig nicht deklarieren. In diesem Fall genügt es, wenn der Arbeit- geber im entsprechenden Feld im neuen Lohnausweis ein Kreuz einsetzt. Ebenfalls keine Deklarationspflicht für effektive Spesenauszahlungen besteht, wenn der Arbeitgeber sein Spesenreglement von der zuständigen Kantonalen Steuerver- waltung genehmigen liess. Firmen mit einem genehmigten Spesenreglement können anstelle der Deklaration der effektiven Spesenvergütungen im Lohnausweis folgen- den Vermerk anbringen: „Spesenreglement durch Kanton X am (Datum) genehmigt“. Hält sich der Arbeitgeber weder an die Beträge in der Wegleitung zum Ausfüllen des neuen Lohnausweises noch liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, sind die effektiven Spesenvergütungen zwingend betragsmässig zu deklarieren. Werden pauschale Spesenentschädigungen entrichtet, müssen diese in jedem Fall zwingend betragsmässig im Lohnausweis deklariert werden. Das gilt auch bei Vorlie- gen eines genehmigten Spesenreglementes. Pauschale Spesenvergütungen müs- sen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen (vgl. Ziffer 1).

30.06.2007 - 1/2 - ersetzt 01.01.2002

Steuerverwaltung

StP 19 Nr. 2

2.3. Lohnausweise ohne Angabe der Spesenvergütungen

Wenn Anhaltspunkte bestehen, dass übersetzte Spesen vergütet wurden, hat der Steuerpflichtige einen vollständigen Lohnausweis nachzureichen. Wird trotz Mah- nung kein vervollständigter Lohnausweis vorgelegt, erfolgt entweder eine Einschät- zung nach Ermessen oder es wird eine Kürzung oder Streichung des Berufsausla- genabzuges vorgenommen. Wenn der Pflichtige den Lohnausweis trotz Mahnung nicht einreicht, kann der Lohnausweis auch direkt beim Arbeitgeber einverlangt wer- den.

2.4. Pauschalansätze

Die Rechtsmittelinstanzen sind mit der Gewährung von Pauschalspesen sehr zu- rückhaltend. Gemäss geltender Rechtsprechung der Steuerrekurskommission hat die Veranlagungsbehörde an den Nachweis der geltend gemachten Auslagen hohe An- forderungen zu stellen. Eine Schätzung der Auslagen ist nur in bestimmten Fällen, wie beispielsweise bei Park- und Telefongebühren, opportun. Keineswegs kann deshalb aus Gründen der Bequemlichkeit ausschliesslich mit Pauschalspesen gearbeitet werden. Daher sind Pauschalspesen grundsätzlich als steuerbares Einkommen zu betrachten. Der Steu- erpflichtige hat die tatsächlichen Auslagen nachzuweisen.

ersetzt 01.01.2002 - 2/2 - 30.06.2007