Quick Guide pour l'utilisation du portail (téléchargement)

Mars 2021 – version 1.3 – guide rapide d'utilisation et d'aide pour le portail IS

Points généraux

• Pour des raisons de sécurité, une inactivité de plus de 30 minutes vous déconnectera de l'application. Aussi, vous devrez vous connecter à nouveau pour reprendre le travail à l'état de votre dernière sauvegarde.

• En cas de doute, notre support se tient à votre entière disposition.

Image Explication

Page d'accueil du portail : www.vs.ch/portail-is

Avant de procéder, veuillez bien lire les instructions et les informations sur la page d’accueil.

Après avoir cliqué sur « Connexion », vous serez redirigé sur la page d'authentification SwissID.

1. 1) 1) Connexion avec SwissID

Pour des raisons de sécurité, l'accès au portail nécessite une authentification numérique à l'aide de la SwissID.

Si vous ne possédez pas de compte SwissID, veuillez en créer un en suivant les instructions en ligne.

1. 2) Identification de l’entité légale

2) Dès qu'il vous le sera demandé, veuillez saisir votre numéro de partenaire et le code confidentiel à usage unique que vous avez reçus par courrier. Cliquez ensuite sur "Valider".

Ce code fait le lien entre votre entité légale (employeur) et la personne qui fera la saisie en ligne.

Si vous avez déjà transmis le décompte 2020 en ligne avec votre SwissID, cette étape n'est plus nécessaire.

3)

1. 3) Ajouter une entité légale après la première connexion

Si vous avez plusieurs entités légales à gérer, vous avez la possibilité d’ajouter une entité légale avec le bouton « + » tout en haut du portail.

Il vous sera à nouveau demandé d'entrer le numéro de partenaire correspondant et le code.

Pour basculer d’une entité légale à une autre, veuillez utiliser la flèche et sélectionner dans la liste.

Sur la page d’accueil se trouvent deux parties principales.

La première partie vous montre la liste des établissements de votre entité légale avec les informations de base.

Dans la deuxième partie se trouve la liste des alertes. Celles-ci sont créées si des données manquent dans la gestion de vos sourciers.

Pour corriger une alerte, veuillez cliquer sur le bouton « Traiter ».

La page "Sourciers" vous permettra la saisie et la gestion de vos employés imposés à la source.

Pour ajouter une personne dans la liste, veuillez cliquer sur le bouton « Ajouter un sourcier salarié » en haut à droite de la liste.

Avant de créer un sourcier, il est essentiel de préparer toutes les informations personnelles. Celles-ci sont répertoriées dans le document Sourcier.pdf, que vous trouverez à la page d’accueil.

Veuillez prendre note que les données sont perdues si vous ne terminez pas le processus de création du sourcier.

Pour contrôler ou modifier les données d’un sourcier existant dans la liste, veuillez cliquer sur le bouton « Visualiser » à la ligne concernée dans la liste.

Dans l'affichage de sourcier, vous pouvez voir si la personne est active et si le profil est complet. Si des données sont manquantes, la mention « Incomplet » est affichée. La section concernée est surlignée en jaune.

Il existe deux différents types de données personnelles.

1. 1) Les données permanentes, qui ne changent habituellement

pas (Nom, date de naissance, etc.). En cas d’erreur, veuillez cliquer sur le bouton « Modifier » et effectuer les corrections.

1. 2) Les données variables, pour lesquelles un changement de

statut est possible. Par exemple :

• Permis de séjour

• Etat civil

• Adresse

• Activité

Il existe deux procédures différentes pour traiter ces données :

• Si vous voulez corriger un statut existant, cliquez sur le crayon dans la case du statut existant.

• Si le statut a changé (p. ex. : célibataire → marié ou Permis B → Permis C), utilisez le bouton "Nouveau […]" et saisissez la date de validité du nouveau statut.

La page "Décomptes" affiche une liste de vos décomptes mensuels.

Pour saisir un décompte, veuillez cliquer sur le bouton « Traiter le décompte ». Vous trouverez une explication pour les étapes ultérieures à la page suivante.

Pour voir un décompte déjà transmis, veuillez cliquer sur le bouton « Visualiser ». Sur le document PDF vous trouverez un résumé du décompte ainsi qu’une copie de votre bulletin de versement.

Pour corriger des données sur un décompte transmis, veuillez cliquer sur le bouton « Modifier », corriger les données en erreur et cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Les modifications effectuées seront prises en compte avec le prochain décompte à traiter.

Dans « Étape 1 : Établir le décompte » toutes les activités saisies dans la partie « Sourciers » pour le mois concerné sont affichées.

Il y a deux lignes par sourcier. Dans la première ligne, les données de l’activité sont reprises de la gestion du sourcier. Les champs de la deuxième ligne doivent être remplis manuellement.

Pour procéder à la transmission du décompte mensuel, veuillez cliquer sur le bouton « Étape suivante ». Nous vous prions de vérifier toutes les données avant de transmettre le décompte définitivement.

Si vous voulez sauvegarder les données sans aller à l’étape suivante, veuillez cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

La page "Etablissement" vous donnera les informations de base de l’établissement concerné.

Vérifiez que celles-ci soient bien exactes. Cas échéant veuillez ajouter ou modifier les données manquantes ou obsolètes avec le bouton « Modifier » de la partie concernée.

La page "Délégations" vous permettra d’attribuer des autorisations à d’autres utilisateurs pour votre entité légale.

Pour changer des délégations existantes dans la liste, veuillez cliquer sur le bouton « Détails » et effectuer vos modifications.

Pour désactiver une délégation immédiatement, veuillez cliquer sur le bouton « Désactiver ».

Pour ajouter une délégation, veuillez cliquer sur le bouton « Ajouter un délégataire » en haut à droite. Un « VS id » vous sera ensuite demandé. Pour obtenir le VS id du nouveau délégataire, veuillez suivre les étapes suivantes :