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Reglement über das Interne Kontrollsystem (IKS-Reglement, IKSR)

Präambel

Der Stadtrat,

A. Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich

Dieses Reglement regelt die Reduktion wesentlicher Prozessrisiken durch interne Kontrollen.

Es gilt für die gesamte Stadtverwaltung.

Für Organisationeinheiten, die dem Stadtrat nicht oder lediglich administrativ unterstehen, aber in der städtischen Jahresrechnung enthalten sind, gilt das Reglement beschränkt auf die

Art. 2 Finanz­prozesse gemäss

Abs. 2.

Art. 2 Prozessbegriffe

Ein Prozess ist eine standardmässig wiederholte Abfolge von Aufgaben zur Erbringung von Leistungen für interne oder externe Prozesskunden.

Ein Finanzprozess ist ein Prozess, welcher der finanziellen Planung, der ordnungsgemässen Buchführung oder der finanziellen Berichterstattung dient.

B. Internes Kontrollsystem

Art. 3 Definition

Das Interne Kontrollsystem (IKS) ist ein organisationsinternes Führungsinstrument.

Es umfasst alle Methoden und Massnahmen, um im Hinblick

Art. 4 auf die Ziele gemäss den, zu verminde

Fehler und Missbrauch zu vermeirn und aufzudecken.

LS 131.1

AS 101.100 he STRB Nr. 637 vom 23. Juni 2021. 3 Begründung sie

Art. 4 Ziele

Das IKS bezweckt:

  1. a. den Erhalt der Leistungserbringung (Aufgaben);

  2. b. die Einhaltung von Rechtsvorschriften, Regeln und ethischen Richtlinien (Compliance);

  3. c. den Schutz von Aktiven, Personal, Know-how, Reputation und Umwelt (Vermögensschutz);

  4. d. die zuverlässige, ordnungsgemässe und vollständige Berichterstattung (Reporting).

Art. 5 Standard

Angestrebt wird keine absolute Sicherheit, sondern eine angemessene Sicherheit unter Berücksichtigung der Kosten- Nutzen-Abwägung und der Vertrauenskultur.

Abzudecken sind aber in jedem Fall wesentliche und beinflussbare Prozessrisiken, bei denen Fehler oder Missbrauch die Zielvorgaben gemäss Art. 4 erheblich beeinträchtigen.

Art. 6 Prinzipien

Bei grossen Prozessrisiken in den wesentlichen Prozessen sind insbesondere folgende Prinzipien zu beachten:

  1. a. die Funktionentrennung;

  2. b. das Vier-Augen-Prinzip;

  3. c. eine klare Zuständigkeit;

  4. d. ein beschränkter Zugriff;

  5. e. eine nachvollziehbare Dokumentation.

Ist dies aus organisatorischen Gründen nicht oder nur mit einem unverhältnismässigen Aufwand möglich, sind von der Dienstchefin oder vom Dienstchef Abweichungen zu begründen und kompensatorische Massnahmen festzulegen.

Art. 7 Anforderungen a. Grundsatz

Die Organisationseinheiten tragen die Verantwortung für die Reduktion wesentlicher Prozessrisiken durch interne Kontrollen.

Zu diesem Zweck implementieren und pflegen sie ein auf ihren Bereich angepasstes und systematisches IKS, das sie pflegen, anwenden und überwachen.

Art. 8 b. Implementierung und Pflege

Bei der Implementierung und Pflege werden folgende Anforderungen erfüllt:

  1. a. Der IKS-Rahmen (Kontrollumfeld, Information/Kommunikation, Überwachung) ist dokumentiert.

  2. b. Die namentlich aufgrund ihrer Häufigkeit, Bedeutung oder Risikoexponiertheit für das IKS wesentlichen Prozesse sind identifiziert und einer prozessverantwortlichen Person zugewiesen.

  3. c. Bei Schnittstellen zu anderen Organisationen sind die Zuständigkeiten für die Prozesskontrollen abgesprochen und dokumentiert.

  4. d. Bei den wesentlichen Prozessen sind die Abläufe, die grössten Prozessrisiken und die Schlüsselkontrollen mit Verantwortlichkeit und Häufigkeit dokumentiert.

Art. 9 c. Anwendung

Bei der Anwendung sind laufend die gemäss Art. 8 lit. d festgelegten Kontrollen durchzuführen, die Kontrollergebnisse zu dokumentieren und Mängel zu beheben.

Art. 10 d. Überwachung

Bei der Überwachung gilt:

  1. a. Bei den wesentlichen Prozessen ist mindestens einmal jährlich zu beurteilen, ob die Dokumentation von Ablauf, Risi­ken und Kontrollen aktuell ist, ob die Kontrollen durchgeführt werden und ob sie zweckmässig sind.

  2. b. Auf Ebene Organisationseinheit ist mindestens einmal jährlich zu beurteilen, ob das IKS systematisch auf die wesentlichen Prozessrisiken abgestimmt ist, ob es angewendet und gepflegt wird und ob es aktuell dokumentiert ist.

  3. c. Erkanntes Optimierungspotenzial ist in einer angemessenen Frist umzusetzen.

Art. 11 Kontrollen

Prozessrisiken werden durch Prozesskontrollen, Kontrollen der Informations- und Kommunikationstechnologie sowie durch prozessübergreifende Kontrollen reduziert.

Die Kontrolltätigkeiten sind möglichst in die bestehenden Prozessabläufe zu integrieren.

Soweit möglich und wirtschaftlich, sind automatisierte Kontrollen den manuellen Kontrollen und präventive (vorbeugende) Kontrollen den detektiven (nachgelagerten) Kontrollen vorzuziehen.

C. Stadtweite IKS-Unterstützung und -Überprüfung

Art. 12 IKS-Kompetenzzentrum

Die Finanzverwaltung führt ein IKS-Kompetenzzentrum.

Es trägt die Verantwortung für das städtische IKS-Konzept und ist zuständig für:

  1. a. den Erlass zusätzlicher Erläuterungen und Empfehlungen im IKS-Handbuch;

  2. b. die Bereitstellung von IKS-Hilfsmitteln;

  3. c. die Schulung, Beratung und Unterstützung der Departemente und Organisationseinheiten betreffend IKS;

  4. d. die Organisation von IKS-Veranstaltungen oder eines Erfahrungsaustauschs für die städtischen IKS-Verantwortlichen;

  5. e. die bedarfsgerechte Weiterentwicklung des IKS unter Einbezug der departementalen IKS-Kontaktpersonen;

  6. f. die zweijährliche Berichterstattung zu Stand und Optimierungsbedarf im stadtweiten IKS zuhanden des Stadtrats.

Art. 13 Finanzkontrolle

Die Finanzkontrolle prüft, ob ein dokumentiertes IKS für Finanzprozesse existiert.

D. Zuständigkeiten

Art. 14 Stadtrat

Der Stadtrat ist zuständig für:

  1. a. die Aufsicht über das gesamtstädtische IKS;

  2. b. die Kenntnisnahme des gesamtstädtischen IKS-Berichts.

Art. 15 Departementsvorstehende

Die Departementsvorstehenden sind zuständig für:

  1. a. die Sicherstellung der Implementierung, Anwendung und Weiterentwicklung eines angepassten IKS bei den ihnen zugeordneten Organisationseinheiten;

  2. b. die Bezeichnung einer departementalen IKS-Kontaktperson.

Art. 16 Departementale IKS-Kontaktpersonen

Die departementalen IKS-Kontaktpersonen orientieren die Departementsvorstehenden mindestens einmal jährlich über den Stand des IKS und Optimierungsmassnahmen im Departement.

Sie ergänzen die zweijährliche Berichterstattung der sie betreffenden Organisationseinheiten zum Stand des IKS gemäss Art. 12 Abs. 2 lit. f mit ihrer Sicht.

Sie sind Ansprechpersonen für die IKS-Beauftragten ihres Departements sowie für das IKS-Kompetenzzentrum.

Art. 17 Organisationseinheiten

Die Organisationseinheiten sind zuständig für:

  1. a. den Aufbau, die Pflege, die Anwendung und die Überwachung des IKS;

  2. b. die Bestimmung der Wesentlichkeit von Prozessen und Risi­ken gemäss Art. 8 lit. b;

  3. c. die Bezeichnung einer oder eines IKS-Beauftragten.

Die Dienstchefin oder der Dienstchef beurteilt das IKS mindestens einmal jährlich und leitet bei Bedarf Optimierungsmassnahmen ein.

Art. 18 IKS-Beauftragte

Die IKS-Beauftragten der jeweiligen Organisationseinheit sind zuständig für:

  1. a. die Koordination des IKS;

  2. b. die Wissensvermittlung zum IKS;

  3. c. die Aktualisierung des IKS-Rahmens gemäss Art. 8 lit. a;

  4. d. die jährliche Beurteilung des IKS auf Prozessebene durch die Prozessverantwortlichen.

Sie sind weiter zuständig für die Beurteilung des IKS auf Systemebene und die Berichterstattung zum Stand des IKS und zu Optimierungsmassnahmen:

  1. a. zuhanden Dienstchefin oder Dienstchef im Jahresrhythmus;

  2. b. zuhanden der departementalen IKS-Kontaktperson im Jahresrhythmus;

  3. c. zuhanden des IKS-Kompetenzzentrums zwecks gesamtstädtischer IKS-Berichterstattung zuhanden Stadtrat im Zweijahresrhythmus.

Sie sind Ansprechpersonen für die departementalen IKS-Kontaktpersonen und für das IKS-Kompetenzzentrum.

Art. 19 Prozessverantwortliche

Die Prozessverantwortlichen sind bei den ihnen zugewiesenen Prozessen zuständig für:

  1. a. die aktuelle Beschreibung von Ablauf, Risiken und Kontrollen;

  2. b. die Instruktion der Prozessbeteiligten betreffend die vorzunehmenden Kontrollen;

  3. c. die jährliche Beurteilung zur Angemessenheit und Durchführung der vereinbarten Kontrollen.

Die Vorgesetzten der Prozessverantwortlichen plausibilisieren deren IKS-Beurteilungen.

Art. 20 Prozessbeteiligte

Die Prozessbeteiligten sind im Rahmen der festgelegten Kontrollen zuständig für:

  1. a. deren Durchführung und Dokumentation;

  2. b. die Behebung von Mängeln.

E. Schlussbestimmungen

Art. 21 Aufhebung bisherigen Rechts

Das Reglement für das Interne Kontrollsystem (IKS- Regle­ment) vom 13. April 2011 wird aufgehoben.

Art. 22 Inkrafttreten

Dieses Reglement tritt am 1. Juli 2021 in Kraft.