Verordnung über städtische Vertretungen in Organen von Drittinstitutionen (VVD)

Die vorgesetzte Stelle im Sinne dieser Verordnung ist:

1. a. für städtische Angestellte, ausgenommen Dienstchefinnen und Dienstchefs: die Dienstchefin oder der Dienstchef;

2. b. für Mitglieder des Stadtrats: der Stadtrat; 1 Fassung gemäss GRB vom 16. April 2014; Inkraftsetzung 1. Juni 2014 (STRB Nr. 478/2014).

3. c. für übrige Delegierte: die Vorsteherin oder der Vorsteher des Departements, das dem Stadtrat die Vertreterin oder den Vertreter vorgeschlagen hat.

Die Vorsteherin oder der Vorsteher des Antrag stellenden Departements kann für fachliche Fragen eine andere Stelle für zuständig erklären.

Die vorgesetzte Stelle gemäss Abs. 1 kann ihre Aufgaben und Kompetenzen delegieren. 2. Bestellung der Vertreterinnen und Vertreter

Für die Auswahl sind in erster Linie fachliche Kompetenz, Zuständigkeit für das betreffende Aufgabengebiet und zeitliche Verfügbarkeit massgebend.

Unter den Vertreterinnen und Vertretern sollen beide Geschlechter angemessen vertreten sein.

Soweit die abzuordnende oder vorzuschlagende Person nicht im Dienst der Stadt steht, sollte sie Wohnsitz in der Stadt oder Region Zürich haben oder sonst in enger Beziehung zur Stadt stehen. Die Ortsbindung ist nicht zwingend erforderlich, wenn die fachliche Qualifikation im Vordergrund steht.

Die abzuordnende oder vorzuschlagende Person informiert den Stadtrat vor der Wahl über:

1. a. ihre beruflichen Tätigkeiten;

2. b. ihre Tätigkeiten in anderen Organen, Führungs- und Aufsichtsgremien, Beiräten und ähnlichen Gremien;

3. c. ihre Beratungstätigkeit oder Tätigkeit als Expertin oder Experte;

4. d. ihre geschäftlichen Beziehungen mit der Drittinstitution oder mit dieser in geschäftlicher Beziehung stehenden Organisationen (Holdinggesellschaften, Tochterfirmen, Partnergesellschaften u. ä.);

5. e. ihre finanziellen Beteiligungen an der Drittinstitution oder mit dieser in geschäftlicher Beziehung stehenden Organisationen (Holdinggesellschaften, Tochterfirmen, Partnergesellschaften u. ä.);

6. f. ihre Anwartschaften gegenüber der Drittinstitution oder mit dieser in geschäftlicher Beziehung stehenden Organisationen (Holdinggesellschaften, Tochterfirmen, Partnergesellschaften u. ä.);

7. g. ihre Mitwirkung in Kommissionen;

8. h. ihre Tätigkeiten für Interessengruppen;

9. i. ihre politischen Ämter.

Diese Angaben sind nicht öffentlich. Sie stehen den Mitgliedern des Stadtrats und der Geschäftsprüfungskommission des Gemeinderats zur Einsicht offen.

Der Stadtrat ist das Wahlorgan für sämtliche städtischen Abordnungen und bestimmt die Wahlvorschläge für städtische Vertretungen. Vorbehalten bleiben Wahlen, die gemäss besonderen Rechtsgrundlagen dem Gemeinderat zustehen.

Der Stadtrat informiert den Gemeinderat über die von ihm bestimmten und vorgeschlagenen Vertretungen in geeigneter Form. 3. Beginn und Ende der Vertretung

Die Amtsdauer der Abgeordneten beträgt vier Jahre und beginnt am 1. September nach der Erneuerungswahl des Stadtrats, sofern die massgebenden Rechtsgrundlagen nichts anderes festlegen.

Für jede neue Amtsdauer findet spätestens im August nach der Erneuerungswahl des Stadtrats eine Erneuerungswahl aller Abordnungen statt.

Das Mandat von Abgeordneten, die während der Amtsdauer gewählt werden, endet mit deren Ablauf.

Für gewählte Vertreterinnen und Vertreter gelten Abs. 1 bis 3 unter Vorbehalt der statuarischen Bestimmungen der Drittinstitution.

Die Vertreterin oder der Vertreter informiert die vorgesetzte Stelle regelmässig in geeigneter Form über alle wesentlichen Entwicklungen bei der Drittinstitution, insbesondere über die Entwicklung der Finanzlage, die Zusammensetzung der Organe und die Anteilseigner mit mehr als 5 % des Kapitals oder der Stimmen. Sie oder er sorgt dafür, dass die vorgesetzte Stelle sämtliche Berichte erhält, die die Drittinstitution über ihre Geschäftstätigkeit publiziert. Die Berichte stehen der Geschäftsprüfungskommission und der Rechnungsprüfungskommission des Gemeinderats zur Einsicht offen.

Die Berichterstattungspflicht gilt für gewählte Vertreterinnen und Vertreter soweit, als es die Geheimhaltungspflicht gegenüber der Drittinstitution zulässt.

Die oder der Abgeordnete führt sämtliche Akten, die sie oder er in Zusammenhang mit dem Mandat erhalten oder erstellt hat, ordnungsgemäss nach und hält sie jederzeit zur Einsichtnahme durch die vorgesetzte Stelle zur Verfügung.

Bei Beendigung des Mandats übergibt sie oder er die Akten geordnet und gegen Übernahmebestätigung. Die Übergabe erfolgt nach Anweisung der vorgesetzten Stelle entweder an diese selbst oder an die Nachfolgerin oder den Nachfolger.

Abs. 1 und 2 finden auf gewählte Vertreterinnen und Vertreter soweit Anwendung, als es die Geheimhaltungspflicht gegenüber der Drittinstitution zulässt.

Abgeordnete, die eine Entscheidung zu treffen, dabei mitzuwirken oder sie vorzubereiten haben, treten in den Ausstand, wenn sie in der Sache persönlich befangen erscheinen.

Dies gilt insbesondere, wenn sie:

1. a. in der Sache ein persönliches Interesse haben;

2. b. mit einer Partei in gerader Linie oder in der Seitenlinie bis zum dritten Grad verwandt oder verschwägert oder durch Ehe, eingetragene Partnerschaft, Verlobung oder Kindesannahme verbunden sind; oder

3. c. Vertreterin oder Vertreter einer Partei sind oder für eine Partei in der gleichen Sache tätig waren.

Im Zweifelsfall entscheidet die vorgesetzte Stelle über den Ausstand.

Die Vertreterin oder der Vertreter informiert die vorgesetzte Stelle umgehend und soweit als möglich im Voraus schriftlich über neu eintretende Interessenkonflikte sowie über neue Interessenbindungen gemäss Art. 6.

Die vorgesetzte Stelle ergreift die Massnahmen, die zur Wahrung der städtischen Interessen nötig sind.

Sie kann insbesondere die Abgeordnete oder den Abgeordneten vorsorglich freistellen oder dem Stadtrat die Abberufung beantragen. Dies gilt namentlich dann, wenn die oder der Abgeordnete eine Interessenbindung gemäss Art. 6 nicht beseitigt oder sich der Interessenkonflikt nicht auf andere Weise lösen lässt. Die oder der Abgeordnete ist vor dem Entscheid anzuhören.

Für ihre Tätigkeit werden die Vertreterinnen und Vertreter durch die Stadt separat entschädigt, soweit die Tätigkeit ausserhalb der Arbeitszeit verrichtet und von der Drittinstitution nicht entschädigt wird.

Der Stadtrat legt diese Entschädigung auf Antrag der Vorsteherin oder des Vorstehers des Finanzdepartments in einem Beschluss fest. Die Ansätze sind periodisch der Teuerung anzupassen.

Die Vertreterinnen und Vertreter sind verpflichtet, von der Drittinstitution ausgerichtete Entschädigungen und Erfolgsvergütungen jeder Form offen zu legen. Es wird eine jährliche Erhebung über diese Leistungen durchgeführt.

Erfolgsvergütungen, namentlich Gewinnausschüttungen, Gewinnbeteiligungen, Tantiemen, Provisionen oder Boni, sind vollständig der Stadtkasse abzuliefern. Ebenfalls vollständig abzuliefern sind Entschädigungen einer Drittinstitution, soweit die Mandatstätigkeit innerhalb der bezahlten Arbeitszeit verrichtet wird.

Richtet die Drittinstitution Spesenersatz aus, verbleibt dieser vollumfänglich der Vertreterin oder dem Vertreter. Werden die Spesen in den Leistungen der Drittinstitution nicht separat ausgeschieden, gelten 15 Prozent dieser Leistungen als Spesen.

Die Vertreterinnen und Vertreter liefern die weiteren Entschädigungen der Drittinstitution jährlich nach folgenden Ansätzen an die Stadtkasse ab:

1. a. bis zum Betrag von 15 000 Franken jährlich: keine Ablieferung;

2. b. bis zum Betrag von 25 000 Franken jährlich: die Hälfte des 15 000 Franken übersteigenden Betrags; oder

3. c. bei Beträgen über 25 000 Franken jährlich: der 20 000 Franken übersteigende Betrag.

Wird eine Vertreterin oder ein Vertreter von mehreren Drittinstitutionen entschädigt, gelten die Ansätze gemäss Abs. 4 für die gesamten Entschädigungen.

Abs. 1 bis 5 gelten auch für Entschädigungen von jeglichen Aufgaben und Funktionen, die die Vertreterinnen und Vertreter für die Drittinstitution übernommen haben.

Der Stadtrat kann die Beträge gemäss Abs. 4 der Teuerung anpassen.

Für Vertreterinnen und Vertreter, die nicht im Dienst der Stadt stehen, kann der Stadtrat in Bezug auf Abs. 4 und 5 abweichende Regelungen treffen.

Die Vorsteherin oder der Vorsteher des Finanzdepartements kann für die einheitliche Anwendung und das Controlling ergänzende Ausführungsbestimmungen erlassen.

Für Schäden, die die Abgeordneten verursachen, haftet die Stadt gemäss Haftungsgesetz (LS 170.1) und den Bestimmungen des Privatrechts. Wurde der Schaden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht, kann sie auf die Abgeordnete oder den Abgeordneten Rückgriff nehmen.

Für gewählte Vertreterinnen und Vertreter kommen die Bestimmungen des Privatrechts zur Anwendung. Die Stadt hält die Vertreterinnen und Vertreter schadlos, soweit sie den Schaden nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht haben.

Abs. 1 und 2 gelten auch für Vertreterinnen und Vertreter, die nicht in einem aktiven Dienstverhältnis mit der Stadt stehen. 5. Schlussbestimmung