9. September 1981: An die Notariate über die Inventarführung von Mobilien (Bibliothek, Büromaschinen, Bilder und Kunstgegenstände)

Verw.-Komm.Nr.1037

K R EIS S C H R E I BEN DER VERWALTUNGSKOMMISSION DES OBERGERICHTES DES KANTONS ZUERICH an die ·Notariate über die Inventarführung von Mobilien (Bibliothek, Büromaschinen, Bilder und Kunstgegenstände) vom 9. September 1981

Der Regierungsrat des Kantons Zürich hat am 1. April 1981 eine Verordnung über die Inventarführung von Mobilien erlassen, die auf den 1. Juli 1981 in Kraft trat. Gemäss § 3 Abs. 1 dieser Verordnung ist die Verwaltungskommission des Obergerichtes im Bereiche der Rechtspflege für den Erlass ergänzender oder abweichender Inventarvorschriften zuständig. Die bisher geltenden Inventarvorschriften für die Notariate in diesem Bereich ergeben sich aus dem Kreisschreiben der Verwaltungskommission des Obergerichtes vom 29. Dezember 1949 (Verw.-Komm.Nr. 1155). Verschiedene dort erlassene Bestimmungen sind aber revisionsbedürftig, weshalb sich eine generelle Neuregelung der Inventarführung aufdrängt. Die Notariate haben Einzelinventare zu führen über:

1 Bibliothek

Dieses Inventar ist als chronologisches Verzeichnis zu führen. Es kann nach Ermessen des Inventarführers nach Sachgebieten gegliedert werden. Die dem Kanton Zürich gehörende Fachliteratur ist

mit dem Amtsstempel zu versehen, und sofern private Fachliteratur auf dem Notariat aufbewahrt wird, ist diese in genügender Weise als Privateigentum zu kennzeichnen. Letztere muss nicht, kann aber ebenfalls in das Verzeichnis - unter entsprechendem Vermerk - aufgenommen werden. Adressen- und Firmenverzeichnisse, Telefonbücher und andere Verzeichnisse sind nicht invent~pflichtig.

Das Verzeichnis hat zu enthalten:

Inventar-Nummern in chronologischer Reihenfolge _. Titel, Verfasser oder Kommentarreihe mit näherer Bezeichnung Bei Neuanschaffungen das Datum der Zugänge
Datum der Abgänge mit Grundangabe
Eventuell Kennzeichnung als Privateigentum

2 Büromaschinen

Dieses Inventar hat zu enthalten:

Inventar-Nummern in chronologischer Reihenfolge
Marke / Typ / Modell Gerätenummern
Datum der Zu- und Abgänge
Eigentümerangabe bei Maschinen, die nicht vom Kanton gekauft wurden oder gemietet sind.

3 Bilder und Kunstgegenstände

Originalgemälde, numerierte Lithographien, steindrucke und dgl., sind ins Inventar aufzunehmen. Uebrige Kunstdrucke, Kalender, Bilder mit ausschliesslich ideellem Wert, usw., sind hingegen nicht zu übernehmen.

Dieses Inventar hat zu enthalten:

Inventar-Nummern in chronologischer Reihenfolge
Bezeichnung / Künstler
Kontroll-Nummer, wenn das Bild oder der Kunstgegenstand durch das Amt für Denkmalpflege beschafft wurde
Bei Neuanschaffungen Datum der Zugänge
Datum der Abgänge
Eigentümerangabe, wenn das Bild oder der Kunstgegenstand Privateigentum ist.

Bei der KDMZ sind folgende Formulare erhältlich: N.K. Nr. 140 Inventarblatt für Bibliothek N.K. Nr. 141 Inventarblatt für Büromaschinen N.K. Nr. 142 Inventarblatt für Bilder und Kunstgegenstände

Die drei Einzelinventare sind bis 31. Dezember 1981 anzulegen. Der Amtsvorsteher ist für die Nachführung und Kontrolle der Inventare verantwortlich.

Das Kreisschreiben der Verwaltungskommission vom 29. Dezember 1949 (Verw.-Komm.Nr. 1155) über die Inventarisation des Staatsmobiliars (Nr. 9 der Kreisschreibensammlung) wird gegenstandslos.

Im Namen der Verwaltungskommission des Obergerichtes Der Präsident: Der Obergerichtsschreiber:

Blatt INVENTARLISTE FÜR BÜROMASCHINEN

lnv. Daten Marke ! Typ ! Modell Geräte-Numme Privat Nummer Zugang Abgang

Blatt I NVENTARLI STE FÜR BILDER UND KUNSTGEGENSTÄNDE

lnv. Daten Bezeichnung / Künstler Kontroll Privat Nummer Nummer Zugang Abgang

I NVENT ARLI STE FÜR DIE BIBLIOTHEK Blatt

Inv. Titel und Verfasser / Daten Grund des Pri- Nwmner Kommentarreihe Abganges vat Zugang Abgang

Anhang zum Kreisschreiben Nr. 176 Kanton Zlirich

Inspektorat für die Notariate, Grundbuch- und Konkursämter des Kantons Zürich Zürich, 2. Juli 2002

An die Notariate im Kanton Zürich

Inventarführung im Informatikbereich

In Ergänzung zum Kreisschreiben der Verwaltungskommission über die Inventarführung von Mobilien vom 9, September 1981 (Nr. 176 der Kreisschreibensammlung) gilt im I nformatikbe reich Folgendes:

1, Grundsatz

Gemäss der Weisung der Finanzkontrolle für die Inventarführung von Mobilien vom 14. Dezember 1999 sind alle Investitionsgüter in einem Inventar zu führen. Aenderungen sind stets nachzuführen und das Inventar periodisch zu kontrollieren. Erfasst werden Mobilien mit einer Lebensdauer von mehr als einem Jahr und einem Sachwert ab Fr. 1'000.-- pro Artikel. Mobilien mit einem geringeren Sachwert sind zu inventarisieren, wenn sie besonders verlust- oder diebstahlgefährdet sind oder wenn andere Gründe dafür sprechen (z,B, Nachweis von Lizenzen, Uebersicht über vorhandene Mittel zur besseren Bewirtschaftung).

2 Inventarführung im Informatikbereich durch das Notariatsinspektorat

Im Gegensatz zur Inventarführung über die Bibliothek, Büromaschinen, Bilder und Kunstgegenstände wird das Inventar über die Informatikmittel und Telefonanlagen (letztere als Gesamteinheit) pro Notariat von der Informatikabteilung des Notariatsinspektorates geführt und die Mutationen werden laufend nachgetragen. Diese Lösung ist effizient, benötigt aber die Unterstützung der Notariate bei Auswechslung einzelner Peripheriegeräte, sofern sie inventarisiert sind. In periodischen Abständen wird jedem Notariat die Liste über die inventarisierten Geräte zur Ueberprüfung zugestellt.

Gesamthafte Ergänzungen und Auswechslungen (generelle Erneuerung von Hardware-Komponenten) werden direkt von der Informatikabteilung des Notariatsirr spektorates erfasst und registriert.

3 Fehlermeldungen

Fehlermeldungen sind wie bis anhin an die NCR zu richten, mit der ein Gesamtwartungsvertrag besteht. Solche Meldungen haben dann allenfalls eine Inventarmutation zur Folge, vgl. Ziff. 4 lit. bunten.

4 Inventarnachführung bei defekten Peripheriegeräten

Als inventarpflichtige Peripheriegeräte gelten Drucker, AXIS-Printserver, PC's inkl. Bildschirme ohne Maus, Tastatur und Kabelverbindungen.

a) Reparatu r Sofern ein defektes Gerät vorübergehend gegen ein Servicegerät ausgetauscht wird, ist keine Nachführung des Inventars notwendig, weil sich nur für kurze Zeit etwas ändert, was ohne bleibenden Einfluss auf das Inventar bleibt. Somit unterbleibt eine Meldung an das Notariatsinspektorat.

b) Ersatz Sofern keine Reparatur möglich und das Gerät definitiv zu ersetzen ist, muss die Auswechslung im Inventar nachgeführt werden. Defekte Bildschirme und AXIS-Printserver werden nie repariert, sondern immer ersetzt. Für all diese Fälle ist deshalb stets eine Meldung an das Notariatsinspektorat zu richten.

Fragen generell im Zusammenhang mit der Ergänzung oder Auswechslung von Hardware-Komponenten und der Inventarisierung sind an unseren Informatikmitarbeiter Anton Vogel, Tel. 012561743 zu richten. Er ist auch der Adressat Ihrer Meldungen.