28. Oktober 2009: An die Notariate und das Notariatsinspektorat über die Nebenschäftigungen der Notare und Notarinnen, Notar-Stellvertreter und Notar-Stellvertreterinnen

Geschäfts-Nr. VU080138/U

der Verwaltungskommission des Obergerichts an die Notariate und das Notariatsinspektorat über die Nebenbeschäftigungen der Notare und Notarinnen, Notar-Stellverteter und Notar-Stellvertreterinnen vom 28. Oktober 2009

Das Personalgesetz bestimmt Folgendes:

§ 53. Die Ausübung einer Nebenbeschäftigung ist nur zulässig, wenn sie die amtliche Aufgabenerfüllung nicht beeinträchtigt und mit der dienstlichen Stellung vereinbar ist. Eine Bewilligung ist erforderlich, sofern vereinbarte Arbeitszeit beansprucht wird. Die obersten kantonalen Gerichte können die Bewilligungspflicht auf zusätzliche Tatbestände ausdehnen. Die Bewilligung kann mit Auflagen zur Kompensation beanspruchter Arbeitszeit und zur Abgabe von Nebeneinnahmen verbunden werden. § 54. Angestellte, die sich um ein öffentliches Amt bewerben wollen, melden dies der vorgesetzten Stelle. Eine Bewilligung ist erforderlich, sofern vereinbarte Arbeitszeit beansprucht wird. Vorbehalten bleiben Ämter mit Amtszwang. Die Bewilligung kann mit Auflagen zur Kompensation beanspruchter Arbeitszeit und zur Abgabe von Nebeneinnahmen verbunden werden.

Die obersten kantonalen Gerichte haben von der Kompetenz in § 53 Abs. 2 Gebrauch gemacht und in ihrer Vollzugsverordnung zum Personalgesetz vom 26. Oktober 1999 zusätzlich beschlossen:

§ 9. Die Einsitznahme in Geschäftsleitungen und Verwaltungsräten von Unternehmungen sowie die Übernahme von Schiedsgerichts-, Willensvollstreckungs- und Erbteilungsmandaten ist auch ausserhalb von § 53 des Personalgesetzes bewilligungspflichtig. Die Bewilligung wird vom zuständigen obersten kantonalen Gericht erteilt.

Die Ausweitung der Bewilligungspflicht, namentlich gerade für Erbteilungen und Willenvollstreckungen, wurde eingeführt, weil diese im Notariatswesen einen besonders sensiblen Bereich betreffen. Auf Grund der staatlichen Funktion und dem besonderen Vertrauen, welches mit dem Amt verbunden ist, werden Notare und Notar-Stellvertreter mit solchen Anfragen konfrontiert.

Beobachtungen und "Zufallsfunde" in letzter Zeit haben gezeigt, dass diesen Vorschriften in einzelnen Fällen nicht mehr mit der nötigen Sorgfalt nachgelebt wurde. Vor allem Bewilligungen für Willensvollstreckungs- und Erbteilungsmandate wurden nicht immer wie vorgesehen eingeholt. Die Verwaltungskommission sieht sich daher zu folgenden Anordnungen veranlasst:

1 Die Bewilligungspflicht gemäss den Bestimmungen des Personalrechts ist

strikt zu befolgen.

Es bedarf dazu keiner weiteren Erörterungen.

2 Die Notare und Notarinnen, Notar-Stellvertreter und Notar-

Stellvertreterinnen werden verpflichtet, mutmasslich bewilligungspflichtige, berufsnahe Nebentätigkeiten und Nebenämter dem Notariatsinspektorat zu melden sowie berufsnahe Interessenbindungen in jenen Bereichen, die § 3 a GVG aufzählt und soweit diese eine bewilligungspflichtige Nebenbeschäftigung darstellen, offen zu legen.

Die Angabe aller dieser Tätigkeiten ist notwendig. Nur auf Grund einer Gesamtwürdigung aller Nebentätigkeiten und Nebenämter lässt sich feststellen, ob Nebenbeschäftigungen die amtliche Aufgabenerfüllung nicht beeinträchtigen und ob sie mit der dienstlichen Stellung vereinbar sind (§ 53 Abs. 1 PG).

3 Die Notare und Notarinnen, Notar-Stellvertreter und Notar-

Stellvertreterinnen werden verpflichtet, halbjährlich und auf Ende eines Mandates, ferner jederzeit auf Verlangen der Aufsichtsbehörde, dem Notariatsinspektorat über die bewilligten Nebenbeschäftigungen den Zeitaufwand zu rapportieren. Aus diesem Rapport muss erkennbar sein, welche Tätigkeiten während und ausserhalb der üblichen Arbeitszeit ausgeführt wurden.

Die Aufsichtsbehörde hat die zeitliche Beanspruchung der leitenden Personen mit den in Ziffer 1 und 2 genannten Nebentätigkeiten und damit die Belastung des Amtes zu kennen.

4 Die Daten gemäss Ziffer 1 und 2 werden im betreffenden Personaldossier

verwaltet. Zugriffsberechtigt ist das Notariatsinspektorat. Es stellt bei der Bearbeitung den Schutz der Persönlichkeit der betreffenden Notare und Notarinnen, Notar-Stellvertreter und Notar-Stellvertreterinnen sicher und schützt die Daten insbesondere vor unbefugter Kenntnisnahme durch Dritte.

Nach Einführung des neuen kantonalen Personalinformationssystems PULS-ZH ist zu prüfen, ob die Daten über dieses System verwaltet werden können.

5. Das Kreisschreiben an die Notariate und das Notariatsinspektorat über die Nebenbeschäftigungen der Notare und Notarinnen, Notar-Stellvertreter und Notar- Stellvertreterinnen vom 25. März 2009 wird damit aufgehoben.

Der Generalsekretär:

Dr. P. Zimmermann