2. Juli 2002: An die Notariate betreffend Inventarführung im Informatikbereich

Kanton Zürich

Inspektorat für die Notariate, Grundbuch- und Konkursämter des Kantons Zürich Zürich. 2. Juli 2002

An die Notariate im Kanton Zürich

Inventarführung im Informatikbereich

In Ergänzung zum Kreisschreiben der Verwaltungskommission über die Inventarführung von Mobilien vom 9. September 1981 (Nr. 176 der Kreisschreibensammlung) gilt im

Informatikbereich Folgendes:

1 Grundsatz

Gemäss der Weisung der Finanzkontrolle für die Inventarführung von Mobilien vom

14. Dezember 1999 sind alle Investitionsgüter in einem Inventar zu führen. Aenderungen sind stets nachzuführen und das Inventar periodisch zu kontrollieren. Erfasst

werden Mobilien mit einer Lebensdauer von mehr als einem Jahr und einem

Sachwert ab Fr. 1 '000.-- pro Artikel. Mobilien mit einem geringeren Sachwert sind zu

inventarisieren, wenn sie besonders verlust- oder diebstahlgefährdet sind oder wenn

andere Gründe dafür sprechen (z.B. Nachweis von lizenzen, Uebersicht über

vorhandene Mittel zur besseren Bewirtschaftung).

2 Inventarführung im Informatikbereich durch das Notariatsinspektorat

Im Gegensatz zur Inventarführung über die Bibliothek, Büromaschinen, Bilder und

Kunstgegenstände wird das Inventar über die Informatikmittel und Telefonanlagen

(letztere als Gesamteinheit) pro Notariat von der Informatikabteilung des Notariatsinspektorates geführt und die Mutationen werden laufend nachgetragen. Diese' Lösung ist effizient, benötigt aber die Unterstützung der Notariate bei Auswechslung

einzelner Peripheriegeräte, sofern sie inventarisiert sind. In periodischen Abständen

wird jedem Notariat die liste über die inventarisierten Geräte zur Ueberprüfung

zugestellt.

Gesamthafte Ergänzungen und Auswechslungen (generelle Erneuerung von

Hardware-Komponenten) werden direkt von der Informatikabteilung des Notariatsinspektorates erfasst und registriert.

3 Fehlermeldungen

Fehlermeldungen sind wie bis anhin an die NCR zu richten, mit der ein Gesamtwartungsvertrag besteht. Solche Meldungen haben dann allenfalls eine Inventarmutation zur Folge, vgl. Ziff. 4 lit. bunten.

4 Inventarnachführung bei defekten Peripheriegeräten

Als inventarpflichtige Peripheriegeräte gelten Drucker, AXIS-Printserver, PC's inkl.

Bildschirme ohne Maus, Tastatur und Kabelverbindungen.

a) Reparatur

Sofern ein defektes Gerät vorübergehend gegen ein Servicegerät ausgetauscht wird, ist keine Nachführung des Inventars notwendig, weil sich nur für kurze Zeit etwas ändert, was ohne bleibenden Einfluss auf das Inventar bleibt. Somit unterbleibt eine Meldung an das Notariatsinspektorat.

b) Ersatz

Sofern keine Reparatur möglich und das Gerät definitiv zu ersetzen ist, muss die Auswechslung im Inventar nachgeführt werden. Defekte Bildschirme und AXIS-Printserver werden nie repariert, sondern immer ersetzt. Für all diese Fälle ist deshalb stets eine Meldung an das Notariatsinspektorat zu richten.

Fragen generell im Zusammenhang mit der Ergänzung oder Auswechslung von Hardware-Komponenten und der Inventarisierung sind an unseren Informatikmitarbeiter

Anton Vogel, Tel. 01 25617 43 zu richten. Er ist auch der Adressat Ihrer Meldungen.

NOTARIATSI SPEKTORAT

DES KAi NS ZÜRICH

Verw.-Komm.Nr.1037

K R EIS S C H R E I BEN DER VERWALTUNGSKOMMISSION DES OBERGERICHTES DES KANTONS ZUERICH an die -Notariate über die Inventarführung von Mobilien (Bibliothek, Büromaschine~, Bilder und Kunstgegenstände) vom 9. September 1981

Der Regierungsrat des Kantons Zürich hat am 1. April 1981 eine Verordnung über die Inventarführung von Mobilien erlassen, die auf den 1. Juli 1981 in Kraft trat. Gemäss § 3 Abs. 1 dieser Verord~ung ist die Verwaltungskommission des Obergerichtes im Bereiche der Rechtspflege für den Erlass ergänzender oder abweichender Inventarvorschriften zuständig. Die bisher geltenden Inventarvorschriften für die Notariate in diesem Bereich ergeben sich aus dem Kreisschreiben der Verwaltungskommission des Obergerichtes vom 29. Dezember 1949 (Verw.-Komm.Nr. 1155) Verschiedene dort erlassene Bestimmungen sind aber revisionsbedürftig, weshalb sich eine generelle Neuregelung der Inventarführung aufdrängt. Die Notariate haben Einzelinventare zu führen über:

1 Bibliothek

Dieses Inventar ist als chronologisches Verzeichnis zu führen. Es kann nach Ermessen des Inventarführers nach Sachgebieten gegliedert werden. Die dem Kanton Zürich gehörende Fachliteratur ist

/ mit dem Amtsstempel zu versehen, und sofern private Fachliteratur auf dem Notariat aufbewahrt wird, ist diese in genügender Weise als Privateigentum zu kennzeichnen. Letztere muss nicht, kann aber ebenfalls in das Verzeichnis - unter entsprechendem Vermerk - aufgenommen werden. Adressen- und Firmenverzeichnisse, Telefonbücher und andere Verzeichnisse sind nicht invent~pflichtig.

) Das Verzeichnis hat zu enthalten:

lnventar-Nummern in chronologischer Reihenfolge -. Titel, Verfasser oder Konunentarreihe mit näherer Bezeichnung
Bei Neuanschaffungen das Datum der Zugänge
Datum der Abgänge mit Grundangabe
Eventuell Kennzeichnung als Privatei.gentum

2 Büromaschinen

Dieses lnventar hat zu enthalten:

lnventar-Nununern in chronologischer Reihenfolge
Marke / Typ / Modell
.Gerätenurnmern
Datum der Zu- und Abgänge
Eigentümerangabe bei Maschinen, die nicht vom Kanton gekauft wurden oder gemietet sind.

3 Bilder und Kunstgegenstände

Originalgemälde, numerierte Lithographien, Steindrucke und dgl., sind ins lnventar aufzunehmen. Uebrige Kunstdrucke, Kalender, Bilder mit ausschliesslich ideellem Wert, usw., sind hingegen ( nicht zu übernehmen.

Dieses Inventar hat zu enthalten:

Inventar-Nummern in chronologischer Reihenfolge
Bezeichnung / Künstler
Kontroll-Nummer, wenn das Bild oder der Kunstgegenstand durch das Amt für Denkmalpflege beschafft wurde
Bei Neuanschaffungen Datum der Zugänge
Datum der Abgänge
Eigentümerangabe, wenn das Bild oder der Kunst- ) gegenstand Privateigentum ist.

Bei der KDMZ sind folgende Formulare erhältlich: N.K. Nr. 140 Inventarblatt für Bibliothek N.K. Nr. 141 Inventarblatt für Büromaschinen N.K. Nr. 142 Inventarblatt für Bilder und Kunstgegenstände

Die drei Einzelinventare sind bis 31. Dezember 1981 anzulegen. Der Amtsvorsteher ist für die Nachführung und Kontrolle der Inventare verantwortlich.

Das Kreisschreiben der Verwaltungskommission vom 29. Dezember 1949 (Verw.-Komm.Nr. 1155) über die Inventarisation des Staatsmobiliars (Nr. 9 der Kreisschreibensammlung) wird gegenstandslos.

Im Namen der Verwaltungskommission des Obergerichtes Der Präsident: Der Obergerichtsschreiber:

;1 L 0

Blatt I NVENTARLI STE FÜR BÜROMASCHINEN

/ Inv. Nummer Marke / Typ / Modell Geräte-Numme Daten Privat

! Zugang Abgang

.141

/ Blatt I NVENTARLI STE FÜR BILDER UND KUNSTGEGENSTÄNDE

Inv. Daten Bezeichnung / Künstler Kontroll- Privat Nummer Nummer Zugang Abgang

•

)

N.K. Nr.142

INVENTARLISTE FÜR DIE BIBLIOTHEK Blatt

Inv. Titel und Verfasser / Daten Grund des Pri- Nummer Kommentarreihe Abganges vat Zugang Abgang

N.K. Nr.140