Archivverbund DIMAG Schweiz, Beitritt, Ermächtigung

1. Ausgangslage Im Zug der Digitalisierung stellen immer mehr öffentliche Organe auf elektronische Informationsverwaltung um. Damit stellt sich auch die Frage der Archivierung. Der Kanton und die Zürcher Gemeinden sind dringend auf Plattformen angewiesen, auf denen sie ihre Daten gemäss nationalen und internationalen Standards archivieren können. Da Städte und Gemeinden gemäss § 6 des Archivgesetzes (LS 170.6) ihre eigenen Archive führen müssen, kann der Kanton ihnen diese Aufgabe nicht abnehmen. Es ist jedoch wünschbar, dass der Kanton den Städten und Gemeinden eine mandantenfähige Lösung zur eigenverantwortlichen Archivierung ihrer archivwürdigen Daten zur Verfügung stellt. Dies vor dem Hintergrund, dass auch der Kanton für die elektronische Archivierung seiner eigenen Daten sorgen muss. Zu diesem Zweck haben die Direktion der Justiz und des Innern, der Verband der Gemeindepräsidenten des Kantons Zürich und der Verein Zürcher Gemeindeschreiber und Verwaltungsfachleute im November 2017 das Gemeinschaftsprojekt «Elektronische Archivierung im Kanton Zürich (DigDataZH)» in Auftrag gegeben. Dieses hat zum Ziel, bis 2021 eine mandantenfähige Infrastruktur für die elektronische Archivierung aufzubauen, die vom Kanton und interessierten Gemeinden genutzt werden kann. Die Nutzung des Angebots ist für die Gemeinden keine Pflicht. Sie können eigene Lösungen umsetzen oder bestehende Lösungen von privaten oder anderen öffentlichen Anbietern beziehen. Das Projekt ist Teil des Projektportfolios von egovpartner, der Organisation zur Zusammenarbeit zwischen der kantonalen Verwaltung und den Zürcher Gemeinden im Bereich der digitalen Transformation und E-Government.

2. Projekt «Elektronische Archivierung im Kanton Zürich (DigDataZH)» Im Rahmen des Projekts wurde ein Katalog von Anforderungen an das elektronische Archiv definiert, anhand dessen verschiedene Lösungen miteinander verglichen werden konnten. Zudem wurde beschlossen, insofern ein konservatives Vorgehen zu wählen, als ein bereits existierendes System eingeführt werden soll, das jedoch Weiterentwicklun- gen erlaubt. Dabei zeigte sich, dass die Anzahl von Systemen, die sich bereits im Einsatz befinden, beschränkt ist, wobei sich deren Anbieter in zwei Gruppen einteilen lassen: private Unternehmen und öffentlich-rechtliche Institutionen. Die weiteren Abklärungen ergaben, dass die Anforderungen grundsätzlich von zwei privaten Lösungen und einem öffentlich-rechtlich betriebenen System erfüllt werden. Da öffentlich-rechtliche Institutionen nicht an einem Submissionsverfahren teilnehmen können, musste ein Weg gefunden werden, die drei infrage kommenden Systemlösungen auf geeignete Weise miteinander zu vergleichen. Dieser Vergleich sollte anschliessend die Grundlage für den Entscheid bilden, ob eine Ausschreibung durchgeführt werden oder ob eine «In-state-Beschaffung» erfolgen soll. Eine «In-state-Beschaffung» liegt vor, wenn eine öffentlich-rechtliche Institution ihren Bedarf durch Leistungsbezug bei einer anderen öffentlich-rechtlichen Institution deckt. Der Wettbewerb unter den privaten Anbietenden dieser Leistung wird dadurch nicht berührt, da kein Marktkontakt stattfindet. Rechtliche Abklärungen ergaben, dass Gespräche mit privaten Anbietenden zum Zweck, deren bestehende Systeme kennenzulernen, um sie mit von öffentlich-rechtlichen Institutionen eingesetzten Systemen vergleichen zu können, kein submissionsrechtliches Hindernis im Sinn der Vorbefassungsproblematik darstellen. Entsprechend wurden sowohl mit dem öffentlich-rechtlichen Systemanbieter als auch mit den beiden privaten Anbietenden Gespräche geführt, um die Erfüllung des Anforderungskatalogs zu überprüfen und den Aufwand und die Kosten zu schätzen. Anhand eines konkreten Szenarios, das betreffend Infrastruktur, Datenmengen und Anzahl Gemeinden, die das Angebot von DigDataZH nutzen möchten, bestimmte Annahmen trifft, wurden die drei Systemlösungen miteinander verglichen.

3. Archivierungslösung DIMAG Der Vergleich zeigte, dass die Systemlösung DIMAG den Anforderungen am besten entspricht und am wirtschaftlichsten ist. Das Produkt DIMAG wurde von den Archivverwaltungen der Bundesländer Baden-Württemberg und Hessen sowie des Freistaats Bayern entwickelt und wird seit mehr als zehn Jahren in Zusammenarbeit mit weiteren Entwicklungspartnern erfolgreich eingesetzt. Unter anderem ist es in verschiedenen Arten von Archivverbünden bereits erprobt, nicht zuletzt in Verbünden von Landesarchiven, Kreisarchiven und Kommunalarchiven. Das macht es für die im Projekt DigDataZH angestrebte Zusammenarbeit von Kanton und Gemeinden interessant.

Die deutschen Entwicklungspartner vertreiben das Produkt nicht kommerziell, sondern geben es nur an einen Verbund aus öffentlich-rechtlichen Archivinstitutionen ab. Deshalb haben die Kantone Solothurn, Schaffhausen und Aargau, die sich bereits früher für die Nutzung von DIMAG entschieden hatten, im Dezember 2019 den Archivverbund DIMAG Schweiz gegründet und eine entsprechende Verwaltungsvereinbarung unterzeichnet. Wenn der Kanton Zürich DI- MAG nutzen will, muss er dem Archivverbund DIMAG Schweiz beitreten. Dadurch wird er ebenfalls Träger des Verbunds. Als solcher kann er das Produkt selber nutzen und an weitere öffentlich-rechtliche Körperschaften weitergeben, die im Kanton Zürich liegen, also beispielsweise an Gemeinde- und Stadtarchive. Mit der öffentlich-rechtlichen Verankerung des Archivverbunds DIMAG Schweiz und dem zur Verfügung stehenden, ausgereiften System besteht eine langfristige, stabile Grundlage für die elektronische Archivierung. Die Auftraggeberschaft des Projekts DigDataZH hat dem entsprechenden Antrag des Projektausschusses auf Beitritt zum Archivverbund DIMAG Schweiz zugestimmt. In einer Vereinbarung zwischen den deutschen Entwicklungspartnern von DIMAG und dem Archivverbund DIMAG Schweiz wurden gegenseitige Rechte und Pflichten festgelegt. Die Entwicklungspartner stellen dem Schweizer Verbund die DIMAG-Software kostenlos zur Verfügung und räumen ihm ein einfaches und zeitlich unbeschränktes Nutzungsrecht daran ein. Mit dem Nutzungsrecht erhält der Verbund Zugang zum gesamten Quellcode, zur verfügbaren Dokumentation und zu allfälligen neu erscheinenden weiteren Bestandteilen der Software. Der Schweizer Verbund darf überdies den Quellcode für lokale Anpassungen und Erweiterungen bearbeiten und abändern. Nach einer Kündigung der Vereinbarung hat der Schweizer Verbund das Recht, die bisher genutzten Teile der Software weiter zu nutzen und weiterzuentwickeln. Als Gegenleistung verpflichtet sich der Archivverbund DI- MAG Schweiz, für die Gemeinschaft sämtlicher DIMAG-Nutzer Aufgaben der Qualitätssicherung zu übernehmen und dafür personelle Mittel im Umfang eines Vollzeitäquivalents zur Verfügung zu stellen. Zur Qualitätssicherung gehören insbesondere der Sourcecode-Review, das Testen bestehender und neuer Komponenten sowie die Dokumentation des Produkts DIMAG.

4. Personelle und finanzielle Auswirkungen Die im Zusammenhang mit der Nutzung von DIMAG anfallenden Kosten setzen sich aus den einmalig anfallenden Projektkosten für den Aufbau des Systems und aus jährlich wiederkehrenden Kosten für den Betrieb zusammen. Der Archivverbund DIMAG Schweiz teilt die für die Verbundlösung anfallenden Kosten wie folgt unter den Trägern auf: Einmalig anfallende Projektkosten übernehmen die Träger zu gleichen Teilen; jährlich wiederkehrende Betriebskosten werden zur einen Hälfte von den Trägern zu gleichen Teilen bezahlt, zur anderen Hälfte im Verhältnis der Wohnbevölkerung. Zu den Projektkosten gehören neben dem Aufbau der Lösung selbst folgende Positionen: Bau einer Schnittstelle in DIMAG, mittels der gemäss dem schweizerischen Standard eCH-0160 aufgebaute Datenpakete in das elektronische Archiv überführt werden können, sprachliche Anpassungen an schweizerische Verhältnisse sowie Schnittstellen zu den jeweiligen Archivinformationssystemen der beteiligten Trägerarchive. Da die Archive im Schweizer Verbund unterschiedliche Archivinformationssysteme einsetzen, liegt die Verantwortung und Finanzierung dieser Schnittstelle in der alleinigen Verantwortung des jeweiligen Archivs. Beim Betriebsaufwand fallen vor allem die Personalkosten für die Qualitätssicherung ins Gewicht, die als Gegenleistung für die kostenlose Abgabe der DIMAG-Software erbracht werden müssen. Darüber hinaus fallen Kosten für die Strukturen des Archivverbunds DIMAG Schweiz sowie für den Betrieb des Systems und der Software an. Unmittelbar für den Einsatz des Produkts DIMAG ist entsprechend mit folgenden Kosten zu rechnen: Tabelle 1: Projektkosten (einmalig) Position Kosten für DIMAG-Verbund Anteil Kanton Zürich Schweiz (Betrag in Franken) (Betrag in Franken) Aufbau der Lösung 120 000 30 000 Bau einer Schnittstelle in DIMAG 42 000 10 500 gemäss dem Standard eCH-0160 Sprachliche Anpassungen in DIMAG 42 000 10 500 gemäss schweizerischen Anforderungen Schnittstelle zur Verknüpfung des im 58 000 Staatsarchiv Zürich vorhandenen Archivinformationssystems mit der Software DIMAG Total 204 000 109 000

Tabelle 2: Betriebskosten (jährlich wiederkehrend) Position Kosten für DIMAG-Verbund Anteil Kanton Zürich Schweiz (Betrag in Franken) (Betrag in Franken) Personalkosten für Qualitätssicherung 100 000 42 352 (Gegenleistung für kostenlose Abgabe der DIMAG-Software) Strukturkosten des DIMAG-Verbunds 50 000 21 126 Applikation-Management 12 000 Systembetrieb (Server Plattform 45 400 und Storage) Total 150 000 120 878 Den Zürcher Gemeinden, die dereinst die im Rahmen des Projekts DigDataZH aufgebaute Lösung einsetzen möchten, werden die Kosten für den Betrieb des Systems und damit zusammenhängende Dienstleistungen weiterverrechnet. Das Staatsarchiv wird entsprechend der Nachfrage durch die Gemeinden sich selbst finanzierende Stellen schaffen. Insofern wird die Anbindung von Gemeinden für den Kanton kostenneutral sein. Die Aufwendungen zulasten der Erfolgsrechnung sind im Budget 2020 und im Budgetentwurf 2021 sowie im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2021–2024 in der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, eingestellt. Für die weiteren Jahre werden die benötigten Mittel im KEF entsprechend eingestellt.

5. Gremien Das Gremium «Operative Informatiksteuerung (OIS)» hat den vorliegenden Antrag an seiner Sitzung vom 15. Oktober 2020 zuhanden des Regierungsrates vorberaten und ihm zugestimmt.