eBaugesucheZH - Volldigital, Ergänzung Stellenplan, Ausgabenbewilligung

(Stellenplan, Ausgabenbewilligung)

Ausgangslage Am 4. November 2015 bewilligte der Regierungsrat mit Beschluss Nr. 1027/2015 die Realisierung des Projekts «eBaugesucheZH» und die dazu notwendigen gebundenen Ausgaben von Fr. 850 000 zulasten der Investitionsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 8300, Amt für Raumentwicklung. Die Projektidee zu «eBaugesucheZH» wird seit 2012 in der Ideenliste von egovpartner, der Zusammenarbeitsorganisation von Kanton und Gemeinden im Bereich E-Government geführt. 2018 wurde das Projekt in das Impulsprogramm zur Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung 2018–2023 des Regierungsrates (RRB Nr. 390/2018) aufgenommen. Mit den Beschlüssen Nrn. 611/2019 und 577/2020 bewilligte der Regierungsrat zusätzliche Ausgaben von insgesamt Fr. 450 000 für dasselbe Projekt. Im Sommer 2020 wurde das Projekt «eBaugesucheZH» durch den Projektausschuss abgenommen und abgeschlossen. Die entsprechende Abrechnung wurde mit RRB Nr. 655/2021 genehmigt. Soweit es der gesetzliche Rahmen zuliess, wurde das Baubewilligungsverfahren digitalisiert und die ersten Gemeinden an die Plattform angebunden.

Projekt «eBaugesucheZH – Volldigital» Das geltende Recht wie auch der aktuelle technische Ausbau der Plattform «eBaugesucheZH» lassen es nicht zu, ein Baugesuch vollständig digital abzuwickeln. Deshalb wurde 2018 mit der Analyse der rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen, die für eine vollständige Digitalisierung notwendig sind, begonnen. In der daraus resultierenden Studie «eBaugesucheZH – Volldigital» wurde aufgezeigt, wie die vorhandenen Lücken und Mängel im digitalen Baugesuchsablauf behoben werden können. Im Dezember 2018 nahmen der Projektausschuss und der Steuerungsausschuss des Projekts «eBaugesucheZH» die Studie zustimmend zur Kenntnis und befürworteten die Vertiefung und Konkretisierung der Themen in einer Konzeptphase. Als Projekt von Kanton und Gemeinden wird es wiederum im Portfolio von egovpartner geführt. Neben den rechtlichen Aspekten sollen auch die künftigen Abläufe und Arbeitsweisen in den kommunalen Bauämtern und den kantonalen Stellen erarbeitet werden. Das Gremium Operative Informatiksteuerung (OIS) hat dem Realisierungsprojekt für «eBaugesucheZH – Volldigital» einstimmig zugestimmt.

Kosten Mit Ausgabenbewilligung des Amtes für Raumentwicklung (ARE) Nr. 0571/2020 vom 17. August 2020 wurden für die Ausarbeitung des Fachkonzepts im Projekt «eBaugesucheZH – Volldigital» einmalige Ausgaben von Fr. 138 080 (einschliesslich MWSt) zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 8300, Amt für Raumentwicklung, bewilligt. In mehreren Workshops mit Vertreterinnen und Vertretern von kommunalen und kantonalen Verwaltungen wurden damit die rechtlichen, fachlichen wie auch die technischen Grundlagen ermittelt, um ein vollständiges Bild der erforderlichen Massnahmen zu erlangen. Folgende Themengebiete sind die Schwerpunkte der technischen Umsetzungsmassnahmen, um eine vollständige Digitalisierung innerhalb der Plattform «eBaugesucheZH» gewährleisten zu können: Digitale Signatur: Dokumente müssen künftig digital signiert werden können. Die Plattform muss fähig sein, ein digital signiertes Dokument auf seine Gültigkeit zu prüfen. Auf‌lagenverwaltung: Diese soll für die Behörde und Gesuchsteller Transparenz darüber schaffen, inwieweit noch offene Auf‌lagen für eine Baufreigabe bestehen. Diese Daten und Dokumente werden von den Gemeinden bewirtschaftet und müssen zur Vereinfachung des gesamten Prozesses in die Plattform integriert werden. Meldeverfahren, Anzeigeverfahren und Vorentscheid: Diese Gesuchstypen müssen in den Baugesuchsprozess integriert werden, da sie künftig vermehrt auftreten werden (Solaranlagen, wärmetechnische Anlagen, usw.). Publikation: Anbindung des kantonalen Anzeigers (amtsblatt.zh.ch) für die automatische Publikation. Auf‌lage/Akteneinsicht: Während der Auf‌lagefrist soll zukünftig die Einsichtnahme in das Dossier über die Plattform erfolgen. Ausserhalb der regulären Auf‌lagefrist muss für eine Akteneinsicht nach dem Gesetz über die Information und den Datenschutz (LS 170.4) ein Begehren bei der zuständigen Gemeinde gestellt werden. Auch dieser Prozess soll in der Plattform möglich sein. Zustellungsbegehren: Das Zustellungsbegehren soll über die Plattform «eBaugesucheZH» gestellt werden. Dies wird durch ein einheitliches und integriertes Zustellungsformular, das digital signiert werden muss, ermöglicht. Private Kontrolle: Die berechtigten Personen/Stellen werden in der Plattform verwaltet. Die Projektverfasserinnen und -verfasser können

direkt Berechtigungen für die Kontrolle erteilen. Prüfberichte der privaten Kontrolle werden digital signiert und direkt zu der hinterlegten Auf‌lage hinzugefügt.

Eröffnung Entscheid: Im Rahmen der Volldigitalisierung ist es notwendig, sowohl den gesamtkantonalen Entscheid als auch den kommunalen Entscheid digital zu signieren. Die entsprechenden Stellen (Kanton/ Gemeinde) benötigen die Möglichkeit einer digitalen Signatur. Die Anpassung der rechtlichen Massnahmen ist gestartet. Die Vernehmlassung wurde bereits durchgeführt und deren Auswertung ist im Gang. Für die nun anstehende technische Umsetzungsphase («Realisierungsphase») der vollständigen Digitalisierung muss eine Detailspezifikation als Grundlage der technischen Umsetzung erarbeitet werden. Auf der Basis von Offerten und Kostenschätzungen belaufen sich die auf der Lohn- und Preisbasis vom 1. April 2021 errechneten Kosten für das Projekt «eBaugesucheZH – Volldigital» auf insgesamt Fr. 1 318 080 (einschliesslich MWSt). Sie setzen sich wie folgt zusammen: Position nicht aktivierbar aktivierbar Total in Franken in Franken in Franken ARE-Verfügung Nr. 0571/2020 vom 17. August 2020 138 080 138 080 für Fachkonzept Aufwand für Detailkonzept 135 000 135 000 Realisierungsphase «eBaugesucheZH – Volldigital» 950 000 950 000 umfasst die unter dem Kapitel «Kosten» aufgeführten technischen Umsetzungsmassnahmen Reserven 95 000 95 000 Total (einschliesslich MWSt) 138 080 1 180 000 1 318 080 Bei den geplanten Massnahmen handelt es sich um eine Weiterentwicklung der bestehenden IT-Applikation. Zielsetzung der Weiterentwicklung mittels Projekt «eBaugesucheZH – Volldigital» ist die vollständige Digitalisierung der technischen Plattform «eBaugesucheZH». Es handelt sich um eine gebundene Ausgabe gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611). Gemäss dieser Bestimmung gilt eine Ausgabe als gebunden, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Die Massnahmen dienen der Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben. Eine vollständige digitale Abwicklung von Baugesuchen entspricht den heutigen Erwartungen der internen und externen Anspruchsgruppen bezüglich Leistungserbringung der Verwaltung.

Folgekosten Für die Softwarepflege und -wartung entstehen mit dem Beginn der Realisierungsphase betriebliche Folgekosten von jährlich Fr. 100 000. Es werden keine weiteren betrieblichen Folgekosten erwartet. Das Vorhaben verursacht jährliche Kapitalfolgekosten von Fr. 240 425. Sie berechnen sich nach IPSAS wie folgt: Kapitalfolgekosten/Jahr Kosten Nutzungsdauer Abschreibungen Kalk Zinsen Total in Franken in Jahren in Franken in Franken in Franken 1 180 000 5 236 000 4 425 240 425 In der Investitionsrechnung sind im Budget 2021 und im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2022–2025 Ausgaben im Umfang von Fr. 750 000 eingestellt. Die Ausgaben zulasten der Erfolgsrechnung sind im Budget 2021 sowie im KEF 2022–2025 enthalten.

Personalbedarf Die Erfahrungen aus dem Projekt «eBaugesucheZH» haben gezeigt, dass eine Unterstützung der Projektleitung im Bereich des Projektmarketings entscheidend zum erfolgreichen Projektverlauf beiträgt. Die grosse Anzahl der Anspruchsgruppen, namentlich Gemeinden und Städte, Planerinnen und Planer, Leitstelle für Baubewilligungen und kantonale Fachstellen, zugriffsberechtigte Dritte, Bürgerinnen und Bürger und die grosse Anzahl Mitglieder in diesen Gruppen, erfordert ein aktives Projektmarketing zur Förderung der Akzeptanz und Nutzung von «eBaugesucheZH» im ganzen Kanton. Zudem müssen die zahlreichen Gemeinden, die noch nicht an «eBaugesucheZH» angebunden sind, in ihrem Change-Prozess zum vollständigen digitalen Arbeiten eng begleitet werden. Deshalb ist es notwendig, die befristete Projektstelle aus dem Projekt «eBaugesucheZH» mit einem Pensum von 80% bis Ende 2025 zu verlängern. Diese Anpassung ist insbesondere deshalb notwendig, weil die Überführung- und Übergangsphase zur vollständigen Digitalisierung über das Projektende hinaus eine starke Projektunterstützung für viele Gemeinden hervorrufen wird. Insbesondere die Erstellung von Prozessleitfäden und eine gezielte Unterstützung bei den Veränderungen in der Realisierungsphase werden ein zentrales Element des Projekts sein und machen diese Projektstelle im Betrieb unabdingbar. Damit kann die Unterstützung für das Projekt «eBaugesucheZH – Volldigital» betreffend Marketing bereits jetzt sichergestellt werden.

Der Stellenplan des Amtes für Raumentwicklung ist deshalb mit Wirkung ab 1. Januar 2022 bis Ende 2025 wie folgt zu ergänzen: Stellen Richtposition Klasse VVO Es handelt sich um eine Stellenaufstockung, die keiner Einreihungsüberprüfung bedarf.

Anfallende Kosten für die Gemeinden Für das digitale Arbeiten in den Gemeinden müssen allenfalls verschiedene Geräte wie Bildschirme und Plotter angeschafft werden. Gemeinden, die bereits eine Bauverwaltersoftware im Einsatz haben, müssen zudem die Kosten für die notwendigen Schnittstellenanpassungen übernehmen. Für die übrigen Gemeinden ist die Beschaffung von spezieller Software nicht erforderlich.