Erneuerung engere Zentralverwaltung, Konzept Neue Arbeitswelten, Festsetzung

«Neue Arbeitswelten»

Ausgangslage Mit Beschluss Nr. 1272/2020 beauftragte der Regierungsrat die Baudirektion, das Vorhaben «Erneuerung engere Zentralverwaltung» zu starten. Das Vorhaben hat folgende Zielsetzungen: (1) Schaffung zeitgemässer Arbeitsformen und Arbeitsplätze für die kantonale Verwaltung, (2) die Erneuerung und Gesamtinstandsetzung der Verwaltungsgebäude sowie (3) die räumliche Zusammenführung von Organisationseinheiten innerhalb der engeren Zentralverwaltung (eZV) mit Verminderung bestehender Anmietflächen. Das Konzept «Neue Arbeitswelten» ist eine zentrale Grundlage für das Projekt «Erneuerung engere Zentralverwaltung». Die Erarbeitung wurde Mitte 2022 gestartet und ist inzwischen abgeschlossen.

Konzept «Neue Arbeitswelten, Erneuerung eZV Kanton Zürich» Als Grundlage für die Konzepterarbeitung wurde eine Analyse der neuen Arbeitswelten vorgenommen: Diese enthält eine Aussensicht (Markttrends neuer Arbeitsformen in Privatwirtschaft und Verwaltung) und eine Innensicht (strategische Rahmenbedingungen sowie Ziele gestützt auf Zustandserhebung und interne Projektumfrage). Als strategische, übergeordnete Zielsetzung wurden daraus die Stärkung der «Kooperation» und die Schaffung von «Offenheit» und «Flexibilität» definiert. Die Grundpfeiler des Konzepts bestehen aus den drei Dimensionen «People», «Place» und «Technology». «People» umfasst die Unternehmenskultur, das Führungs- und Arbeitsmodell sowie die Organisation. «Place» befasst sich mit den Arbeitsorten, die aus spezifischen Büroarbeitsflächen für unterschiedliche Tätigkeiten bestehen und durch Homeoffice ergänzt werden. «Technology» konzentriert sich auf die Voraussetzungen für effizientes digitales und hybrides Arbeiten, um die Möglichkeiten der «Neuen Arbeitswelten» effizient zu nutzen. Der Kern des Konzepts «Neue Arbeitswelten» liegt im aktivitätsbasierten Arbeiten. Für unterschiedliche Arbeitsanforderungen werden spezifisch gestaltete Orte zur Verfügung gestellt, an denen die jeweiligen Arbeitsabläufe bestmöglich unterstützt werden. Grundsatz dafür ist, dass Arbeitsplätze geteilt und nach der Nutzung wieder geräumt werden («Sharing» und «Clean Desk»), Bürobereiche an Organisationseinheiten fliessend zugeteilt (Nachbarschaften) und Arbeitsorte durch Module gestaltet werden (Harmonisierung). Erfahrungen des Marktes zeigen, dass aktivitätsbasiertes Arbeiten (gemäss Konzept «Neue Arbeitswelten») die Flächeneffizienz steigert und die Kommunikation sowie den Wissenstransfer in den Teams und über die Organisationseinheiten hinweg fördert. Zudem wird die Produktivität der Mitarbeitenden positiv beeinflusst, indem die Arbeitsmöglichkeiten auf die jeweiligen Tätigkeitsprofile zugeschnitten sind. Das Konzept sieht drei verschiedene Zonen zum Arbeiten vor («Concentration», «Collaboration» und «Care»), die alle mit unterschiedlichen Modulen ausgerüstet werden. «Concentration» bietet Module für konzentrierte Tätigkeiten der täglichen Arbeit (z. B. Einzelarbeitsplatz, Fokusraum, Telefonbox), «Collaboration» unterstützt die Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen (z. B. Räume für Besprechungen, Konferenzen,

Projekte und Workshops). «Care» ermöglicht Rückzug, Pause oder soziale Kontakte (z. B. Cafeteria, Stillzimmer). Ein wesentlicher Aspekt des Konzepts ist die Anpassungsfähigkeit und Modularität. Es ist davon auszugehen, dass sich bis zur Umsetzung des Konzepts in der eZV und auch später während des Betriebs die Anforderungen an die Arbeitswelten weiterentwickeln und verändern werden. Zudem muss das Konzept auch auf Veränderungen innerhalb der Ämter und Direktionen flexibel reagieren können. Es ist wichtig, dass solche Anpassungen künftig ohne aufwendige bauliche Veränderungen vorgenommen werden können, damit die Investitionen langfristig nutzbar sind. Im Konzept ist festgehalten, dass funktionale Abweichungen möglich sind, wenn aufgrund von besonderen Tätigkeiten besondere Anforderungen bestehen, wie zum Beispiel fixe Arbeitsplätze der Amtsassistenz oder der Logen- Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter. Die Umsetzung des Konzepts «Neue Arbeitswelten» erfordert und ermöglicht, dass künftig verschiedene betriebliche Dienstleistungen zentral erbracht werden (z. B. Mobiliar, Ausstattung, Bewirtschaftung von Sit- Die kantonale Verwaltung soll an der Walche zugänglicher werden. Das Konzept prüft – vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung – die Schaffung eines zentralen Bereichs für Schalter und Beratungsmöglichkeiten, wo Dienstleistungen unabhängig von der Verwaltungsorganisation erbracht werden können. Die flexible Konzeption dieses Bereichs ermöglicht es, auf eine potenzielle zukünftige Reduktion physischer Dienstleistungen einzugehen. Ebenfalls zentral gelegene Sitzungs-, Konferenz- und Aufenthalts- sowie Begegnungsräume sollen neben dem internen Austausch auch den Kontakt mit der Bevölkerung und externen Dienstleistenden erleichtern. Die dadurch erreichte Entflechtung der Bereiche der Mitarbeitenden und der Besucherinnen und Besucher in den übrigen Gebäudeteilen der eZV verbessert die Sicherheit.

Geltungsbereich und Pilotierung Das Konzept «Neue Arbeitswelten» soll in einem ersten Schritt für die Gebäude des Projekts «Erneuerung engere Zentralverwaltung» gelten. Dieses umfasst die Gebäude Walcheplatz 1, Walcheplatz 2, Stampfenbachstrasse 12/14 und Neumühlequai 8/10 sowie die Rochadegebäude Zollstrasse 20/36 und Zeughausstrasse 11/21 in Zürich. In den Rochadeflächen an der Zollstrasse sollen die «Neuen Arbeitswelten» ab Mitte 2025 pilotiert werden. Später sollen auch Prototypen sowie pragmatische Interimsmassnahmen in den Gebäuden der eZV umgesetzt werden. Damit werden die neuen Arbeitswelten getestet und ein erster Change-Prozess eingeleitet. Es ist wichtig, dass frühzeitig Erfahrungen mit den neuen Arbeitswelten gesammelt werden und diese wieder in das Projekt zurückfliessen können. Wenn sich aufgrund der Pilotprojekte in den Rochadeflächen positive Erfahrungen bestätigen, kann das Konzept «Neue Arbeitswelten» auch auf weitere Bereiche der kantonalen Verwaltung ausgeweitet werden.