Mitarbeitendenportal, Projektauftrag, gebundene Ausgabe, Stellenplan

A. Ausgangslage Gemäss § 33 Abs. 3 des Gesetzes über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (LS 172.1) verfolgt die Verwaltung wichtige Entwicklungen, prüft frühzeitig den Handlungsbedarf, schlägt dem Regierungsrat entsprechende Ziele, Mittel und Massnahmen vor und erarbeitet Umsetzungsmöglichkeiten. Der Regierungsrat hat sich in seinen Richtlinien der Regierungspolitik 2019–2023 u. a. das folgende Ziel gesetzt: «Die Verwaltungsstrukturen sind an die Aufgabenerfüllung angepasst, die Attraktivität als Arbeitgeber ist gestärkt und mit der digitalen Transformation ist das Leistungsangebot konsequent auf die Kundenbedürfnisse ausgerichtet» (Legislaturziel 10, vgl. RRB Nr. 670/2019). Die entsprechenden Massnahmen RRZ 10b–10d konkretisieren dieses Ziel und weisen insbesondere auf die Notwendigkeit eines Kulturwandels hin. Der Regierungsrat setzte die Strategie Digitale Verwaltung des Kantons Zürich 2018–2023 fest (RRB Nr. 390/2018) und genehmigte das Impulsprogramm 2020 (RRB Nr. 326/2020). Das Vorhaben «Mitarbeitendenportal» ist im Impulsprogramm 2020 enthalten (Arbeitstitel: IP5.1 Social Intranet), ist konsequent auf die Strategie ausgerichtet und fördert deren Umsetzung. Es dient wesentlich zur Umsetzung der strategischen Zielsetzung 4 (Etablierung des Kulturwandels und Entwicklung digitaler Kompetenzen). Der Bedarf nach einer neuen kantonalen Intranetlösung ergibt sich aus folgenden Gründen: – Das heutige kantonale Intranet entspricht nicht mehr den Nutzerbedürfnissen, weder den Bedürfnissen der Informationsempfängerinnen und -empfänger noch der «Informationssenderinnen und -sender». Dies führt u. a. dazu, dass in den Direktionen und Ämtern vermehrt eigenständige Insellösungen entstehen, was wiederum die bereichsübergreifende Kommunikation und den Austausch von Informationen und Wissen erschwert und Redundanzen hervorbringt. – Das heutige kantonale Intranet ist technologisch veraltet und verfügt über sehr eingeschränkte Weiterentwicklungsmöglichkeiten.

B. Projektnutzen und -ziele Das Mitarbeitendenportal ist die Schlüsselanwendung in der digitalen Arbeitswelt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der kantonalen Verwaltung. Es verbindet die Mitarbeitenden und ist der zentrale Ausgangspunkt für das individuelle digitale Arbeiten. Es vereinfacht die tägliche digitale Arbeit und fördert die Zusammenarbeit und Effizienz. Es unterstützt dabei, innen das zu leben, was gegen aussen vermittelt wird: Die kantonale Verwaltung ist eine effiziente und effektive, vernetzt denkende und kundenorientierte Organisation. Mit dem Vorhaben werden vorrangig folgende Ziele angestrebt: – mehr Effizienz und Innovation in den Behördenprozessen (dank schnellem Auffinden von Informationen, verstärkter Zusammenarbeit, Austausch und vernetztem Arbeiten), – höhere Qualität in der Aufgabenausführung (z. B. durch besseres Wissen und Lerneffekte aufgrund besserer Vernetzung), – glaubwürdige Positionierung gegen aussen (z. B. dank durchgängiger Digitalisierung und vernetzter Arbeitsweise), – verstärktes Engagement (z. B. durch Entlastung von Routineaufgaben, Wissenstransfer oder schnelleres Auffinden der relevanten Informationen), – grössere Attraktivität als Arbeitgeber (z. B. durch moderne Arbeitsmittel und -kultur). Damit die Ziele effektiv und effizient erreicht werden können, wird das Mitarbeitendenportal in allen Direktionen und der Staatskanzlei eingesetzt.

C. Ergebnisse der Vorbereitungsarbeiten (Phase Initialisierung) Ein Projektteam, bestehend aus internen und externen Spezialistinnen und Spezialisten der Bereiche Organisationsentwicklung, Kommunikation, Personalwesen und Informatik, erarbeitete eine Studie (Hermes, Abschluss Initialisierungsphase). Zudem wurden die Mitglieder der Informationsbeauftragtenkonferenz (Info-Konferenz), der HR-Konferenz (HRK), der Koordinationsgruppe Digitale Verwaltung (KDV) und des Gremiums Operative Informatiksteuerung in verschiedene Arbeitsschritte einbezogen.

Die Eckpunkte der zukünftigen Lösung sind folgende: 1. Funktionsumfang Das Mitarbeitendenportal soll grundsätzlich folgende Funktionen umfassen: – Information: Dieser Funktionsbereich stellt Möglichkeiten für die Erstellung und Betreuung von meist statischen Inhalten bereit. Dies umfasst sowohl top-down-gesteuerte News und Mitteilungen als auch die Bereitstellung von Fachinformationen und geeignete Möglichkeiten zur niederschwelligen Interaktion. Inhalte in diesem Funktionsbereich sind relevant, qualitätsgesichert und «gültig». Als Inhalte werden dabei digital vorliegende Informationen, wie Texte, Bilder, Audio oder Video, bezeichnet. Diese können mithilfe des Funktionsbereichs «Information» erfasst (bzw. erzeugt), verwaltet, überarbeitet, veröffentlicht (für User zum Abruf bereitgestellt) und archiviert werden. Der Funktionsbereich «Information» löst sozusagen den Funktionsbereich des heutigen kantonalen Intranets ab. – Kollaboration: Dieser Funktionsbereich stellt Möglichkeiten für die interaktive, dynamische Zusammenarbeit und den Austausch in unterschiedlichen Formen bereit. Dies umfasst sowohl Funktionen für die einzelnen Mitarbeitenden (z. B. «Meine Dokumente», Aufgabenverwaltung) als auch Funktionen zur Unterstützung der teamübergreifenden Zusammenarbeit, der Vernetzung und des Wissensaustauschs (z. B. Wissensdatenbanken, Communities, Gruppenkommunikation, Profile). Der Funktionsbereich «Collaboration» unterstützt somit alle in typischer Teamarbeit benötigten Aufgabenstellungen. – Prozesse und Applikationen: Dieser Funktionsbereich stellt Möglichkeiten zur Abwicklung und Unterstützung von sich wiederholenden, prozessorientierten und spezifischen Aufgabenstellungen bereit (z. B. Formulare, Workflows). Im Gegensatz zum Funktionsbereich «Collaboration» stehen in der Regel nicht Interaktionen zwischen Menschen im Vordergrund, sondern die Interaktion zwischen Menschen und Funktionen (Systemen), wie das Anzeigen von Daten aus verschiedenen Systemen oder das Abfragen von Informationen durch eine formularbasierte Anwendung. – Persönliches Dashboard: Die Vielzahl an Funktionalitäten in den vorgenannten Bereichen macht es erforderlich, dass die Benutzenden persönliche Bereiche haben, in denen die Informationen, Aufgaben und

Funktionen, die für sie von Relevanz sind, zusammengezogen und verwaltet werden können. Im «Personal Dashboard» kommen alle benutzerbezogenen Elemente zusammen: alle Aufgaben der Benutzerin oder des Benutzers, ihre bzw. seine Feeds und Benachrichtigungen, relevante Informationen, kürzlich bearbeitete Dokumente, Termine usw. Durch Personalisierung kann das System entsprechend den eigenen Interessen und Bedürfnissen angepasst werden.

– Basis- und übergreifende Funktionen: Dieser Funktionsbereich stellt die Basis des Mitarbeitendenportals dar und umfasst sämtliche Administrations-, Zugangs- und Sicherheitskomponenten usw. Ebenso werden hier übergreifend benötigte Funktionen bereitgestellt (z. B. Suche, Metadaten, Mobile-Fähigkeit), die dann von den darüber liegenden Funktionsbereichen genutzt werden. Abbildung 1: Funktionsumfang des Mitarbeitendenportals

Persönliches Dashboard Personalisierung, Individualisierung, aggregierte Ansichten, Datencockpit usw.

Prozesse und Kollaboration Information Applikationen Zusammenarbeit, z. B. Sitzungs- News und Wissensaustausch, organisation, (statischer) Inhalt Expertenprofile und Spesenabrechnung, Vernetzung Supportticket

Basisfunktionen und übergreifende Funktionen Benutzerverwaltung, Analytics, Suche, Metadaten, Usability

Der Funktionsumfang des ersten Releases des Mitarbeitendenportals wird in der Konzeptionsphase erarbeitet (illustriert durch den gestrichelten Rahmen in Abbildung 1). Die Weiterentwicklung hin zum umfassenden Funktionsumfang erfolgt durch verschiedene Releases. 2. Nutzerinnen und Nutzer Ziel ist es, dass alle Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung das Mitarbeitendenportal vollumfänglich nutzen können. Die gegenwärtigen infrastrukturellen und technischen Gegebenheiten ziehen es nach sich, dass für die verschiedenen Zielgruppen verschiedene Lösungsansätze gesucht werden müssen: – Mitarbeitenden, bei denen die infrastrukturellen und lizenztechnischen Voraussetzungen gegeben sind, wird der volle Funktionsumfang des ersten Releases des Mitarbeitendenportals bereitgestellt. Dieser deckt alle Funktionsbereiche des Mitarbeitendenportals umfassend ab. Bis auf Weiteres sind dies alle Mitarbeitenden mit einem Digitalen Arbeitsplatz (DAP) des Amtes für Informatik (AFI).

– Mitarbeitende, die vorderhand die erwähnten Voraussetzungen (noch) nicht erfüllen, erhalten ebenfalls Zugang zum Mitarbeitendenportal, allerdings mit einem kleineren Funktionsumfang. Dies sind grundsätzlich alle Mitarbeitenden, die keine Microsoft-365-(M365-)Lizenzen und/oder keinen Zugriff auf das kantonale Netzwerk haben (z. B. Lehrpersonen oder auch Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz). Der Funktionsumfang der «Light-Version» muss noch im Detail bestimmt werden. Die «Light-Version» wird über eine entsprechende App bereitgestellt. 3. Technologie Die folgende Abbildung zeigt den allgemeinen Lösungsansatz auf und illustriert, dass – das Fundament des Mitarbeitendenportals der neue DAP und M365 ist, – Teams/SharePoint dabei die Standardanwendungen sind (quergestreifte Bereiche), – das Mitarbeitendenportal die Funktionen der Kommunikation, der Kollaboration und der direkten Arbeitsunterstützung personalisiert an einem Ort zusammenbringt (zusätzlich die längsgestreiften Bereiche) und deren Zusammenspiel ausgestaltet. Abbildung 2: Schematische Darstellung des allgemeinen Lösungsansatzes

Statische Informationen (Pull) Suchen

Meine Termine Toplinks und Aufgaben News (z. B. aus MS Outlook, MS Planner, MS To Do, MS Project, Axioma) Meine Links

Meine Meine Dokumente Arbeitsrelevante aktuellen Zusammenarbeit (z. B. aus SharePoint, Mitteilungen Diskussionen (Teams) Teams, Axioma) (Push)

Marktplatz Fachapplikation Supportticket Sitzungszimmer

Die «Fachanwendung» Mitarbeitendenportal führt alles zusammen Teams/SharePointund gestaltet stellen es aus. Standardanwendungen bereit.

Der DAP bildet das Fundament des Mitarbeitendenportals.

D. Projektorganisation Das Projekt ist der Staatskanzlei zugeordnet. Projektauftraggeberin ist die Staatsschreiberin. Die Steuerung erfolgt über einen Projektausschuss, in dem die Querschnittbereiche Digitale Verwaltung und E-Government (DVE), AFI sowie Vertretungen der zugeordneten Konferenzen (Info-Konferenz, HRK, KDV) vertreten sind. Die Projektleitung wird von der DVE in enger Zusammenarbeit mit dem AFI wahrgenommen.

E. Terminplanung Die Planung sieht vor, dass im zweiten Halbjahr 2022 der Umsetzungspartner bekannt ist. Die Vergabe erfolgt durch den Regierungsrat. Das Konzept ist im ersten Halbjahr 2023 fertig erstellt. Die Einführung soll Ende 2023 erfolgen.

F. Mittelbedarf und Finanzierung 1. Kosten für Projekt Mitarbeitendenportal und Weiterentwicklung Während der Phase Initialisierung des Projekts wurde auf der Grundlage der Projektstudie eine Grobkostenschätzung für den Aufbau und den Betrieb des Mitarbeitendenportals vorgenommen. Die Genauigkeit dieser Grobkostenschätzung beträgt ±30%. Eine genauere Kostenschätzung ist nicht möglich, weil diese den Einbezug externer Entwicklungsunternehmen erfordern würde. Die betreffenden Unternehmen wären danach vom Vergabeverfahren ausgeschlossen (§ 9 Submissionsverordnung [LS 720.11]), was sowohl aus Sicht der Unternehmen als auch des Kantons zu vermeiden ist. Der detaillierte Funktionsumfang des Mitarbeitendenportals wird in der Konzeptionsphase erarbeitet. Dabei steht das Projekt in engem Austausch mit «verwandten» Vorhaben, sodass aus übergeordneter Sicht (Enterprise Architecture) sichergestellt ist, dass das Synergiepotenzial genutzt wird. Dies wird auch mit der geplanten Projektorganisation, sowohl auf Steuerungs- als auch auf Führungsebene, sichergestellt. Die zu erwartenden Einsparungen orientieren sich am detaillierten Funktionsumfang und werden in der Konzeptphase im Detail ausgewiesen werden können. Derzeit kann mit Sicherheit davon ausgegangen werden, dass die jährlichen Kosten für den Betrieb des bestehenden Intranets im Umfang von Fr. 100 000 eingespart werden können. Die Projektumsetzungskosten und die Betriebskosten können erst nach der öffentlichen Ausschreibung genauer beziffert werden. Der vorliegende Beschluss bezieht sich auf die Projektkosten des ersten Releases des Mitarbeitendenportals (Konzept, Realisierung und Einführung).

Für das Projekt (externe Leistungen und Aufbau des Systems während des Projekts, ohne internen Personalaufwand) sind auf der Grundlage der Grobkostenschätzung Kosten von Fr. 880 000 einzuplanen. Dieser Betrag setzt sich aus den Kosten für die Phase Konzept von Fr. 280 000 und die Umsetzung (Realisierung, Einführung und Migration des bestehenden Systems) von Fr. 600 000 zusammen. Mit dem Betrag von Fr. 500 000 für die Realisierung und Einführung wird das neue Mitarbeitendenportal aufgebaut. Die Kosten für die Migration belaufen sich auf Fr.100 000. Die Mittel sind im Budget 2022 und im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2022–2025 nur teilweise eingestellt. Im Budget 2022 der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, sind Fr. 1 500 000 (Investitionsrechnung) und Fr. 200 000 (Erfolgsrechnung), im KEF 2022–2025 für das Planjahr 2023 Fr. 1 000 000 (Investitionsrechnung) und Fr. 400 000 (Erfolgsrechnung) eingestellt. Im KEF 2023–2026 sind gemäss Projektplanung folgende zusätzlichen Mittel einzustellen: (in Franken) 2022 2023 2024 Total Projektkosten Mitarbeitendenportal Release 1 – Investitionsrechnung 0 0 0 0 – Erfolgsrechnung 200 000 580 000 100 000 880 000 Im KEF 2022–2025 eingestellt – Investitionsrechnung 1 500 000 1 000 000 0 2 500 000 – Erfolgsrechnung 200 000 400 000 0 600 000 Zusätzlich bzw. minder benötigte Mittel – Investitionsrechnung –1 500 000 –1 000 000 0 –2 500 000 – Erfolgsrechnung 0 180 000 100 000 280 000 Im KEF 2023–2026 einzustellende Mittel – Investitionsrechnung 0 0 0 – Erfolgsrechnung 580 000 100 000 680 000

Das bestehende Intranet beruht auf der Infrastruktur von ZHweb und die Kosten für den Betrieb belaufen sich auf jährlich Fr. 100 000. Entgegen früherer Annahmen wird nicht ein spezifisches Produkt eingekauft, sondern es werden stattdessen Lizenzen und Adaptierungen benötigt. Aus diesem Grund wird die Finanzierung voraussichtlich nicht über die Investitionsrechnung, sondern über die Erfolgsrechnung getätigt. Die Kosten für die neue inhaltliche und technische Ausrichtung orientieren sich am DAP des AFI und der Einführung von Teams. Für den vollen Funktionsumfang des Mitarbeitendenportals werden zusätzliche Lizenzen benötigt (Fr. 100 000). Damit Mitarbeitende, die nicht über den DAP des AFI verfügen (z. B. Lehrpersonen), das Mitarbeitendenportal nutzen können, wird mit zusätzlichen Kosten für Lizenzen gerechnet (Fr. 140 000). Die Lizenzkosten belaufen sich damit auf Fr. 240 000 pro Jahr. Für die inhaltliche Weiterentwicklung des Mitarbeitendenportals ist zusätzlich mit jährlichen Kosten von Fr. 300 000 zu rechnen. Hinzu kommen Kosten für den operativen Betrieb beim AFI (u. a. Netzwerke, Datenspeicher, Anwendungsserver, Webserver sowie Disaster-Recovery- und Datensicherungsdienste) im Umfang von Fr. 900 000. Diese Mittel sind im KEF 2023–2026 einzustellen. (in Franken) 2024 2025 2026 Betriebs- und Weiterentwicklungskosten Geplante Betriebskosten – Erfolgsrechnung: Parallelbetrieb Intranet 100 000 0 0 (Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei) Geplante Weiterentwicklungskosten – Erfolgsrechnung: Inhaltliche Weiterentwicklung 200 000 300 000 300 000 (Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei) – Erfolgsrechnung: Zusätzliche Lizenzen 240 000 240 000 240 000 (Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei) – Erfolgsrechnung: Betrieb 900 000 900 000 900 000 (Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik) Total Betriebs- und Weiterentwicklungskosten 1 440 000 1 440 000 1 440 000 Im KEF 2022–2025 eingestellt – Erfolgsrechnung: Betrieb Intranet 100 000 100 000 (Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei) Zusätzlich benötigte Mittel – Erfolgsrechnung 1 340 000 1 340 000 1 440 000 Im KEF 2023–2026 einzustellende Mittel – Erfolgsrechnung 1 440 000 1 440 000 1 440 000

Es handelt sich um eine gebundene Ausgabe gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611), wonach eine Ausgabe als gebunden gilt, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Die Entwicklung und der Betrieb des Mitarbeitendenportals dienen der Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben. Das bestehende Intranet wird umfassend erneuert und auch Personengruppen zugänglich gemacht wird, die bis anhin keinen Zugriff hatten (z. B. Lehrpersonen).

2. Stellen für Projekt und Weiterentwicklung Die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und die Evaluation des Dienstleisters erfolgen gemeinsam durch die Staatskanzlei und das AFI. Die technische Konzeption der Lösung wird durch das AFI begleitet. Während der ganzen Konzeption und Realisierung arbeiten die oder der designierte Product Owner / fachliche Applikationsverantwortliche (Staatskanzlei) und die oder der designierte technische Applikationsverantwortliche (AFI) eng mit dem Dienstleister zusammen an den Lösungen. Die zusätzlichen Stellen werden für die Bewältigung der übergeordneten Aufgaben im Rahmen der Betreuung und Weiterentwicklung des Mitarbeitendenportals benötigt. Die entsprechenden Rollen und Kompetenzen gibt es bisher nicht. Diese Rollen sind gemäss Geschäftsorganisationskonzept des AFI einerseits als fachliche/r Applikationsverantwortliche/r (FAV / Product Owner) und anderseits als technischer Applikationsverantwortliche/r (TAV) ausgelegt. Die oder der FAV trägt die Gesamtverantwortung aus fachlicher Sicht, nimmt Anforderungen auf, priorisiert diese, plant und testet die Weiterentwicklungen. Zudem übernimmt sie oder er die Betreuung und Schulung der Anwendenden und das Partnermanagement. Die oder der TAV trägt die technische Gesamtverantwortung, unterstützt bei der Bedarfsanalyse, setzt technische Schutzmassnahmen um und sorgt für das Update- und Upgrade-Management. Die detaillierten Aufgabenbeschriebe sind in der Konzeptphase zu erarbeiten. Der Stellenplan der Staatskanzlei ist dazu um eine neue Stelle des Anforderungsprofils Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in mbA (FAV / Product Owner) wie folgt zu ergänzen: ab 1. Juli 2022: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in mbA (FAV / Product Owner) 21

Die Einreihung der Stelle wurde von der Fachstelle Lohn des Personalamtes genehmigt. Hinzu kommt für den technischen Betrieb eine Stelle beim AFI. Es handelt sich um eine ordentliche Stellenaufstockung bestehender Stellen im AFI, Abteilung Applikationsmanagement, New Business Services, weshalb sich eine Überprüfung der Einreihung erübrigt. Der Stellenplan des AFI ist dazu um eine neue Stelle des Anforderungsprofils «Informatikspezialist/in» wie folgt zu ergänzen: ab 1. Juli 2022: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Informatikspezialist/in (TAV) 20

Die finanziellen Mittel für diese Stellen sind im KEF 2022–2025 nicht enthalten.

Damit erhöht sich der Mittelbedarf bei den Leistungsgruppen Nrn. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, und 4610, Amt für Informatik, jährlich je um Fr. 200 000. 2022 werden die Kosten von je Fr. 100 000 durch die Staatskanzlei und durch das Amt für Informatik kompensiert. Die Mitarbeit weiterer Querschnittämter wie des Immobilienamts oder des Personalamtes sowie der Direktionen und Ämter ist wichtig. Aufgrund der Tatsache, dass der Umfang des Mitarbeitendenportals und die Aufgabenteilung erst in der Konzeptphase konkretisiert wird, ist eine seriöse Aufwandschätzung erst zu diesem Zeitpunkt möglich. Hinzu kommt, dass die Direktionen vor allem in der Umsetzung betroffen sein werden. Die Aufwandschätzung für Umsetzung und Betrieb wird zusammen mit den Direktionen vorgenommen und allfällige zusätzliche personelle Mittel werden nach Abschluss der Konzeptphase beantragt. Das Gremium Steuerung Digitale Verwaltung und IKT hat den Antrag an seiner Sitzung vom 1. Dezember 2021 zustimmend zur Kenntnis genommen.