Beschaffungspolitik Kanton Zürich, Inkraftsetzung

1. Ausgangslage Mit Beschluss Nr. 243/2017 beauftragte der Regierungsrat die Finanzdirektion, in enger Zusammenarbeit mit der Baudirektion und unter Einbezug der direktionsübergreifenden Beschaffungsgremien eine Beschaffungspolitik für das kantonale Beschaffungswesen zu formulieren und gemeinsam mit der Baudirektion dem Regierungsrat zum Beschluss zu unterbreiten. Die Arbeiten für die vorliegende Beschaffungspolitik erfolgten durch ein Kernteam mit Vertretungen der Finanzdirektion und der Baudirektion, wobei fallweise weitere Stellen mitwirkten. Dabei sind die Anliegen der direktionsübergreifenden Beschaffungsgremien (Kommission für das öffentliche Beschaffungswesen, Gesamtkoordination «Ökologische Beschaffung», Gremium Beschaffungskoordination, Fachgruppe Beschaffungsoptimierung) eingeflossen. Die Stellungnahmen der Direktionen und der Staatskanzlei erfolgten im Rahmen eines Mitberichtsverfahrens und sind weitestgehend berücksichtigt worden.

2. Inhalte der Beschaffungspolitik Die vorliegende Beschaffungspolitik gibt in einer konzentrierten Form einen Überblick über das kantonale Beschaffungswesen und legt wesentliche Grundsätze für die Beschaffungen fest. Sie soll bei den Mitarbeitenden ein gemeinsames Grundverständnis fördern und zugleich als Grundlage und Leitlinie dienen, um die vielfältigen Beschaffungsaufgaben (z. B. Entwicklung von Beschaffungsstrategien für Materialgruppen, Durchführung von Beschaffungen) erfolgreich und korrekt wahrnehmen zu können. Der Regierungsrat hält in der vorliegenden Beschaffungspolitik fest, dass er im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben seinen Handlungsspielraum nutzen und das kantonale Beschaffungswesen gemäss seinen Grundsätzen gestalten will. Diese legen fest, dass die Beschaffungen wirtschaftlich, ökologisch, sozial und transparent erfolgen und die Beschaffungsstellen ihre Aufgaben risikobewusst, korrekt, kompetent, neutral und fair wahrnehmen. Zudem sollen bei Bedarf gemeinsame Beschaffungen mit weiteren öffentlichen Institutionen erfolgen.

Die vorliegende Beschaffungspolitik gibt ferner einen Überblick über die heutige direktionsübergreifende Organisation des kantonalen Beschaffungswesens. Diese umfasst Lead Buyer mit zentralen Beschaffungsaufgaben für einzelne Materialgruppen, Kompetenz- und Dienstleistungszentren für Beschaffungen sowie direktionsübergreifende Gremien für koordinierte Entwicklungen des Beschaffungswesens. Mit den festgelegten Grundsätzen und der heutigen Organisation wird sichergestellt, dass die strengen Anforderungen an die Beschaffungen erfüllt werden können. Die Erfahrungen zeigen jedoch, dass sich bei Beschaffungen wiederkehrend neue Optimierungspotenziale ergeben. Das kantonale Beschaffungswesen, das ein ausgeprägt interdisziplinäres Aufgabengebiet ist, wird deshalb laufend überprüft und stetig weiterentwickelt. Der Geltungsbereich der vorliegenden Beschaffungspolitik umfasst die Direktionen und die Staatskanzlei, einschliesslich der unterstellten Ämter, Abteilungen und Betriebe. Miteinbezogen sind die Beschaffungen von Gütern, Bauleistungen und Dienstleistungen.

3. Publikation Die Beschaffungspolitik wird über das Intranet und das Internet zugänglich sein und kann auch als Dokument gedruckt werden. Zudem bestehen Verlinkungen zu weiterführenden Informationen, insbesondere zu den rechtlichen Grundlagen und Beschlüssen des Regierungsrates, zu den Lead Buyern und Materialgruppen, zu den Dienstleistungs- und Kompetenzzentren sowie zu den direktionsübergreifenden Beschaffungsgremien.