Entwicklung Immobilienamt, Stellenplan, gebundene Ausgabe

A. Ausgangslage Die Verwaltung und Steuerung der kantonalen Immobilien befindet sich gegenwärtig stark im Umbruch. Künftig werden drei Trägerschaftsmodelle im Immobilienmanagement bestehen: das Mietermodell (allgemeine Immobilien im Verwaltungsvermögen, Ausnahmen gemäss § 34a nOG RR), das Delegationsmodell für die Universität Zürich (UZH) und das Baurechtsmodell für die vier kantonalen Spitäler und psychiatrischen Kliniken. Die entsprechende Änderung des Gesetzes über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (OG RR) trat am 1. Januar 2018 in Kraft (nOG RR, OS 71, 153). Für das Immobilienamt (IMA) der Baudirektion bedeutet der Wechsel zum Mietermodell eine grundlegende Verlagerung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen einer neuen Rollendefinition und eines erheblich erweiterten Mengengerüsts. Unter dem Mietermodell übernimmt das IMA Aufgaben wie die Eigentümervertretung, die bisher dezentral von den Nutzerdirektionen wahrgenommen werden, für sämtliche Immobilien. Die Nutzerdirektionen werden insbesondere von der zentralen Steuerung der Immobilien samt Portfoliomanagement und Investitionsplanung sowie Supportaufgaben wie Anlagenbuchhaltung und Immobiliencontrolling entlastet. In der Rolle der Eigentümervertretung (gemäss RRB Nr. 614/ 2017) sind künftig über 700 Hochbauten im Verwaltungsvermögen (gegenüber heute rund 120) im IMA, zusätzlich zu den Grundstücken, Anmieten und den Immobilien im Finanzvermögen, zu verwalten. Die Nutzervertretung und Bestellerkompetenz verbleibt bei den Nutzerdirektionen in den Rollen als «Nutzer» und «Besteller». Es ist keine Übernahme des Gebäudebetriebes vorgesehen. Die Schaffung einer zentralen Steuerungsinstanz bedeutet auch einen grundlegenden qualitativen Entwicklungsschritt in Richtung professionelle Abstimmung von Nutzer- und Gebäudebedürfnissen. Künftig soll das aktive, ergebnisorientierte strategische und operative Management des Immobilienbestandes die zeit- und kostenoptimale Erfüllung der öffentlichen Kernaufgaben noch besser unterstützen. Bereits bisher wahrgenommene Aufgaben und Prozesse werden professionalisiert (z. B. strategische Planung und Facility-Management-Steuerung) und neue kommen hinzu (z. B. Stammdatenmanagement, interne Vermietung).

Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 705/2016 der Baudirektion den Auftrag zur Einführung des Mietermodells erteilt. Das Projekt «Weiterentwicklung Immobilienmanagement (WIM)» setzt diesen Auftrag auf der Grundlage einer umfassenden Aufgabenstellung um. Im Projekt WIM werden die Grundlagen für die Einführung des Mietermodells ab 1. Januar 2019 geschaffen. Bisher wurden im Projekt insbesondere das Konzept Mietermodell samt neuem Rollenmodell, das Leitbild Immobilien und die Immobilienstrategie des Kantons Zürich erarbeitet (RRB Nrn. 614/2017 und 901/2017) und die Phase Konzeption samt Termin- und Kostenplanung mit RRB Nr. 1125/2017 abgeschlossen. Die Arbeiten der Phase Detailspezifikation sind im Gange, unter anderem mit der Änderung der Immobilienverordnung. Mit den in RRB Nr. 1125/2017 für das Projekt WIM bewilligten Mitteln werden das Mietermodell eingeführt und die Überführung vom Projekt in das Tagesgeschäft vorgenommen. Der Ausbau des Mietermodells erfolgt, wie in RRB Nrn. 705/2016 und 1125/2017 aufgezeigt, insbesondere aufgrund der Datenlage durch die Linienorganisation über die Projektdauer hinaus. Zentral hierbei ist die schrittweise Detaillierung der Daten und damit die Verbesserung der Transparenz, der verursachergerechten Verrechnung und der Steuerbarkeit. Dies und der künftige professionelle Betrieb des Immobilienmanagements mit allen drei beschlossenen Trägerschaftsmodellen durch die Linienorganisation des IMA setzt entsprechende personelle und finanzielle Mittel voraus. Die mit RRB Nr. 1125/2017 für das Projekt WIM bewilligten Mittel und die vorliegend zu bewilligenden Mittel für den Ausbau und Betrieb über die Projektdauer von WIM hinaus sind in Relation zu setzen mit dem wirtschaftlichen Nutzen des Mietermodells. Dieser liegt nicht in Personaleinsparungen, sondern bei einem wirkungsvollen Immobilienmanagement und damit der mittel- und langfristigen Optimierung der Ressource Raum. Mit der Umsetzung des Mietermodells und der Schaffung der bisher nicht vorhandenen Gesamtsicht über die Immobilien können Kostensenkungspotenziale aufgezeigt und genutzt werden, welche die Initial- und Personalkosten mittelfristig wesentlich übersteigen. Kantonsrat und Regierungsrat erhalten durch die regelmässige, transparente Berichterstattung

die Instrumente zur Steuerung des Immobilienportfolios gemäss den strategischen Zielen sowie zur Nutzung der Spar- und Synergiepotenziale. Entsprechende Hebel sind zum Beispiel: – Einsparung von genutzter Fläche: 1% führt zu einer Kostensenkung von 3 Mio. bis 5 Mio. Franken pro Jahr – Zentrale Beschaffung im Bereich Immobilien: eine Einsparung von 5% auf 30% des Einkaufsvolumens führt zu rund 1 Mio. Franken Einsparung pro Jahr – Zentrale Bewirtschaftung der Anmietverträge: 1% führt zu einer dauerhaften Kostensenkung von rund 1 Mio. Franken pro Jahr – Verringerung der Bewirtschaftungskosten: 1% entspricht rund 1 Mio. Franken pro Jahr

Diese relativen Berechnungen basieren auf Schätzungen bzw. anerkannten Vergleichswerten. Als Beispiel der Flächenreduktion sind insbesondere die Büroflächen zu nennen (Verdichtungspotenziale zeitgemässer Büroarbeitsplatzkonzepte). Hierbei sind Einsparungen von rund 10% realistisch. Bei der engeren Zentralverwaltung entspräche dies bei der entsprechenden Kompensation von Anmieten einer Einsparung von rund 12 Mio. Franken pro Jahr. Durch die zentrale Beschaffung im Bereich Immobilien können insbesondere Kosten bei den Reinigungsleistungen, dem Energiebezug oder bei der Wartung von Gebäudetechnik eingespart werden. Im Übrigen können durch die verbesserte strategische Planung und Steuerung Fehlplanungen vermieden und Synergien vermehrt genutzt werden. Eine Verringerung des Investitionsvolumens um 1% würde zu einer Einsparung von rund 3 Mio. bis 5 Mio. Franken pro Jahr führen. Mit der Immobilienstrategie des Kantons Zürich (RRB Nr. 901/2017) wurden bereits wesentliche Massnahmen zur Schaffung der Daten- und Kostentransparenz und zur Optimierung der Wirtschaftlichkeit beschlossen. Neben dem wirtschaftlichen Nutzen werden die Nutzerdirektionen von Aufgaben im Immobilienmanagement entlastet und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Dank der professionellen Verwaltung des Immobilienportfolios durch das Immobilienamt und die effektive Zusammenarbeit mit den Nutzerdirektionen dient das Immobilienportfolio optimal der Erfüllung des gesetzlichen Auftrages.

B. Personalbedarf Die Aufgabenverlagerung und die neuen Aufgabenbereiche führen zu einem veränderten Personalbedarf: Die Nutzerdirektionen benötigen tendenziell weniger und das IMA mehr Personal. Die Baudirektion, vertreten durch das IMA, beauftragte im September 2016 Prof. Dr. Hans-Rudolf Schalcher, emeritierter Ordinarius für Planung und Management im Bauwesen am Institut für Bauplanung und Baubetrieb der ETH Zürich, den Per­sonalbedarf nach Einführung des zentralisierten Immobilienmanagements und des Mietermodells im Kanton Zürich zu ermitteln. Prof. Schalcher wählte ein siebenstufiges Vorgehen: Erfassung der gegenwärtigen Aufgabenverteilung zwischen den Nutzerdirektionen und dem IMA; Interviews mit den Vertreterinnen und Vertretern der Direktionen in der Projektsteuerung WIM; Ermittlung des heutigen und des zukünftigen Mengengerüstes; Abstimmung des Mengengerüstes des IMA innerhalb des IMA; Abschätzung des zukünftigen Personalbedarfes des IMA; Plausibilisierung des zukünftigen Personalbedarfes; Abschätzung des Migrationspotenzials von den Direktionen zum IMA.

Prof. Schalcher schätzt in seinem am 23. Oktober 2017 vorgelegten Gutachten den zukünftigen Personalbedarf des IMA auf der Grundlage des heutigen und des zukünftigen Mengengerüstes. Bestimmende Faktoren dieses Mengengerüstes und damit die zentralen Treiber des Personalaufwandes sind die Anzahl Objekte (Immobilien), die Anzahl Verträge (Miet-, Pacht- und Baurechtsverträge) und die Hauptnutzflächen (HNF). Gemäss dem Gutachten ergibt sich im IMA infolge der Aufgabenverlagerung, Professionalisierung und den neuen Aufgabenbereichen ein zusätzlicher Personalbedarf von 30,5 Vollzeitäquivalenten (VZÄ), was einem Anstieg des Personalbestandes des IMA von 107 VZÄ auf 137,5 VZÄ entsprechen würde (+29%). Die folgende Abbildung zeigt auf, wie im Gutachten der zusätzliche Personalbedarf von 30,5 VZÄ aus dem künftigen Aufgabenspektrum hergeleitet wird.

Auf der Grundlage des Gutachtens und um den Aufgaben und Anforderungen der Zukunft besser begegnen zu können, reorganisierte das IMA seine Aufbauorganisation bereits auf den 1. Oktober 2017. Auf der Struktur des Gutachtens aufbauend formulierte es im Lichte des neuen Aufgabenspektrums den konkreten zusätzlichen Personalbedarf von 30,5 VZÄ, der sich wie folgt darstellt: Stellen (VZÄ) Richtposition LK 3,5 Adjunkt/in mbA 22 3,0 Adjunkt/in 20 1,0 Juristische/r Sekretär/in 20 6,2 Adjunkt/in 18 1,0 Informatikspezialist/in 18 3,0 Rechnungssekretär/innen 18 3,0 Adjunkt/in 17 3,6 Verwaltungsassistent/in 16 4,1 Rechnungssekretär/in 15 1,0 Rechnungsführer/in 14 1,1 Verwaltungsassistent/in 12 Auf der Grundlage des Mengengerüstes, das heute von den Nutzerdirektionen bearbeitet wird, ermittelte Prof. Schalcher ein theoretisches Migrationspotenzial in die Baudirektion von insgesamt 18,4 VZÄ und innerhalb der Baudirektion von insgesamt 0,7 VZÄ. Aufgrund des Umstandes, dass in der Berechnung des Gutachtens Aufgaben enthalten sind, die gegenwärtig in der Praxis der Direktionen und der Ämter der Baudirektion nicht in der theoretisch angedachten Form erfüllt werden, ist das tatsächliche Migrationspotenzial geringer als diese Werte zu veranschlagen. In einem Gespräch zwischen dem Baudirektor und dem Finanzdirektor Anfang Dezember 2017 verständigte man sich auf eine gemeinsam zu vertretende Zielgrösse von 15 Stellen als tatsächlich zu übertragende VZÄ. Um den Migrationsanteil pro Direktion zu bestimmen, fanden Ende 2017 und im Januar 2018 Gespräche zwischen der Baudirektion und der Sicherheitsdirektion, der Direktion der Justiz und des Innern und der Bildungsdirektion statt. Nachfolgend sind die Ergebnisse der Gespräche zusammengefasst. Direktion Zu übertragende Stellen Finanzieller Übertrag in Franken Direktion der Justiz und des Innern 2,6 Stellen 400 603 Sicherheitsdirektion 3,5 Stellen 539 273 Finanzdirektion 0,4 Stellen 61 631 Volkswirtschaftsdirektion 0,2 Stellen 30 816 Gesundheitsdirektion 0,16 Stellen 24 652 Bildungsdirektion 3,3 Stellen 1 124 7691 Ämter der Baudirektion 0,5 Stellen 77 0392 1 Berechnungsgrundlage sind 7,3 Stellen, davon 4 Stellen nur als finanzieller Übertrag.

2 Innerhalb der Baudirektion ist der finanzielle Übertrag saldoneutral.

Der finanzielle Übertrag pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter leitet sich aus der Lohntabelle im Handbuch Personalrecht ab (gültig ab 1. Januar 2014), zuzüglich der Arbeitgeberbeiträge von 25%. Daraus ergeben sich durchschnittliche Jahreskosten pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter von Fr. 154 078 pro Jahr. Im Falle der Bildungsdirektion gilt es zu berücksichtigen, dass ein bedeutsamer Anteil des gesamten Migrationspotenzials von 7,3 Stellen ausserhalb der Stellenplan-Festsetzungskompetenzen des Regierungsrates bei den selbstständigen öffentlichen Anstalten, d. h. den Hochschulen der Zürcher Fachhochschule, liegt. Die aus dem Fachhochschulbereich zu übertragenden vier Stellen müssen im Stellenplan der Baudirektion neu geschaffen werden. Diese Stellen werden durch die Hochschulen saldoneutral finanziert: äquivalent zu zwei Stellen im Budget der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW), äquivalent zu einer Stelle im Budget der Zürcher Hochschule der Künste (ZHdK) und äquivalent zu einer Stelle im Budget der Pädagogischen Hochschule (PHZH). Bei den übrigen 3,3 Stellen können 1,3 Stellen der Zentralverwaltung aus dem Stellenplan der Bildungsdirektion in die Baudirektion übertragen werden. Von den restlichen zwei Stellen stammt je eine aus den Leistungsgruppen der Mittelschulen und der Berufsbildung. Dabei fallen an den einzelnen Mittel- und Berufsfachschulen nur geringfügige Stellenprozente weg, sodass auch eine saldoneutrale Finanzierung geprüft wird: äquivalent zu einer Stelle im Budget der Mittelschulen und äquivalent zu einer Stelle im Budget der Berufsbildung. Im Übrigen ist zu berücksichtigen, dass die Bildungsdirektion im Immobilienmanagement künftig einer doppelten Herausforderung mit zwei Trägerschaftsmodellen gegenübersteht (Mietermodell, Delegationsmodell UZH). Die Bildungsdirektion wird für den erfolgreichen Betrieb ihrer Aufgaben zusätzliche Stellen separat beantragen. In der Konsequenz wird die Zielgrösse von 15 Stellen in erster Linie durch den Übertrag von elf VZÄ erreicht. In zweiter Linie wird die Zielgrösse von 15 Stellen durch den finanziellen Übertrag von vier Stellenäquivalenten verwirklicht. Ob von den Direktionen nicht nur VZÄ verschoben werden, sondern auch Mitarbeitende zum IMA wechseln, wird unter Berücksichtigung der individuellen Anstellungsverhältnisse noch geprüft.

Die erforderlichen finanziellen Mittel für die zusätzlichen Stellen sind weder im Budget 2018 noch im KEF 2018–2021 enthalten. Sofern die Unterdeckung 2018 nicht kompensiert werden kann, ist ein Nachtragskredit zu beantragen. Die restlichen Mittel müssen im KEF 2019–2022 eingestellt werden. Die Einreihung der Stellen wurde vom Personalamt geprüft und genehmigt.

C. Ausgaben Der Ausbau des Mietermodells erfolgt über das Projekt WIM hinaus durch die Linienorganisation (RRB Nrn. 705/2016 und 1125/2017). Dafür und für den Betrieb des Immobilienmanagements mit allen drei beschlossenen Trägerschaftsmodellen ist bis 2022 mit folgenden Kosten zulasten der Leistungsgruppen (LG) Nr. 8750, Liegenschaften Verwaltungsvermögen, und Nr. 8700, Immobilienamt, zu rechnen (Beträge in Franken): Einmalige Ausgaben 2018 2019 2020 2021 2022 Total Initialerfassung Flächen-, 450 000 250 000 700 000 Raumdaten und Belegung im Verwaltungsvermögen Initialerfassung Daten 300 000 400 000 300 000 1 000 000 Technische Gebäudeausrüstung Initialerfassung 600 000 200 000 800 000 Zustandsdaten für 700 Objekte Total LG Nr. 8750 1 050 000 450 000 300 000 400 000 300 000 2 500 000 Erfolgsrechnung Personalgewinnung / 100 000 100 000 200 000 Change Management Entwicklung elektronischer 200 000 200 000 Projektantrag (ElPro II) Total LG Nr. 8700 300 000 100 000 400 000 Erfolgsrechnung Erweiterung Portfolio-­ 150 000 100 000 250 000 Management-Software-­ Lösung Immopac Total LG Nr. 8700 150 000 100 000 250 000 Investitionsrechnung Summe 1 500 000 650 000 300 000 400 000 300 000 3 150 000

Wiederkehrende Ausgaben 2018 2019 2020 2021 2022 Datenpflege Flächen-, 95 000 152 000 228 000 228 000 228 000 Raumdaten und Belegung im Verwaltungsvermögen, Daten der technischen Gebäudeausrüstung Total LG Nr. 8750 95 000 152 000 228 000 228 000 228 000 Erfolgs­rechnung

Im Rahmen der «Zentralisierung der Anlagenbuchhaltung Hochbauten Verwaltungsvermögen» wurde im Verlaufe des Jahres 2017 eine Umfrage zur Datenlage der Immobilien im Verwaltungsvermögen bei den zu diesem Zeitpunkt verantwortlichen Direktionen und den Betreibern durchgeführt. Die Umfrage zeigte, dass zu den Immobilien in der Regel weder Flächen-/Raumdaten noch Daten zur technischen Gebäudeausrüstung vorliegen. Zudem sind die Zustandsdaten in der zugrunde liegenden «Stratus»-Datenbank nicht auf einem aktuellen Stand. Vor diesem Hintergrund werden 2018 und 2019 die Flächen-/Raumdaten und die Belegung im Verwaltungsvermögen sowie die angemieteten Flächen initial erfasst. Die Flächen-, Raum- und Belegungsdaten bilden die Grundlage für die Verrechnung, die Betriebsplanung und den operativen Betrieb. Ohne die umfassende und einheitliche Initialerfassung und Ablage der Flächen- und Raumdaten bzw. Belegung können erfolgskritische Transparenz-, Steuerungs- und Einsparungsziele des Mietermodells, wie insbesondere die Immobilienerfolgsrechnung, nicht umgesetzt werden. Um einen nachhaltigen Umgang mit den Gebäuden und deren technischen Gebäudeausrüstungen sicherzustellen, müssen auch diese Daten initial erfasst und überprüft werden. Heute stehen nur die Daten von 120 Immobilien zur Verfügung, die bis anhin durch das IMA verwaltet werden. Die Daten der übrigen Gebäude müssen einheitlich erhoben und im IT-System («FMzh») für die Immobilienbewirtschaftung abgelegt werden. Die Datenaufnahme ist für 2020 bis 2022 geplant. Auch die Zustandsdaten des erweiterten Immobilienbestandes sind initial zu überprüfen und informatiktechnisch abzubilden. Dies soll 2018 und 2019 erfolgen, und die Zustandsdaten sollen als Grundlage für die künftige Hochbauinvestitionsplanung in der Portfoliomanagement-Software-Lösung «Immopac» genutzt werden. Bei den Kosten von Fr. 2 500 000 handelt es sich gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (CRG) um eine gebundene Ausgabe. Parallel zur Initialerfassung von Flächen-/Raumdaten und von technischen Gebäudeausrüstungen ist ab 2018 die entsprechende wiederkehrende Datenpflege sicher zu stellen, mit einem Aufwandschwerpunkt ab 2020. Die finanziellen Aufwendungen für die Datenpflege betragen gemäss

Grobkostenschätzung rund Fr. 228 000 pro Jahr. Für die Umsetzung ist gestützt auf § 37 Abs. 2 lit. a CRG eine gebundene Ausgabe zulasten der Leistungsgruppe Nr. 8750, Liegenschaften Verwaltungsvermögen, zu bewilligen.

Der Anstieg des heutigen Personalbestandes des IMA von 107 VZÄ auf 137,5 VZÄ (+29%) bedeutet eine grosse organisatorische und kulturelle Herausforderung für das IMA. Um die Personalgewinnung und die Veränderung (Change Management) erfolgreich gestalten zu können, sind 2018 und 2019 je Fr. 100 000 vorzusehen. Mit dem Projekt «Entwicklung Elektronischer Projektauftrag (ElPro)» wird die Erfassung und Pflege der Projektanträge für Hochbauprojekte direktionsübergreifend digitalisiert und beschleunigt. «ElPro» unterstützt den Prozess der Bestellung und Projektbeauftragung und dient dem Monitoring bei der Bauprojektabwicklung. «ElPro» stellt dem IMA und den Direktionen die Übersicht und den Zusammenhang zwischen dem ursprünglichen Investitionsvorhaben bis zum abgerechneten und auf den Anlagen verbuchten Bauprojekt sicher. Die heutigen Grundprozesse wurden bereits mit dem Vorgängerprojekt «ElPro I» abgebildet. Mit «ElPro II» sollen vereinfachte Prozesse für Kleinprojekte und für weitere Dienstleistungen der Baudirektion entwickelt und zur Verfügung gestellt werden. Die Nutzerdirektionen werden in den Projektprozess einbezogen. Bei den Kosten von Fr. 400 000 handelt es sich gemäss § 37 Abs. 2 lit. a CRG um eine gebundene Ausgabe. Bei der Gründung des IMA im Jahr 2006 wurde die Portfoliomanagement-Software-Lösung «Immopac» eingeführt und auf die Bedürfnisse des IMA angepasst. «Immopac» dient zur Unterstützung der Portfoliomanagementprozesse, wie Finanz- und Budgetplanung, Portfolioanalyse und Reports. «Immopac» soll mit den beantragten Mitteln an die neu definierten Prozesse angepasst und um die Funktion Zustandsbewertung erweitert werden, sodass die Applikation «Stratus» abgelöst werden kann. Bei den Kosten von Fr. 250 000 handelt es sich gemäss § 37 Abs. 2 lit. a CRG um eine gebundene Ausgabe. Von den vorstehend aufgeführten Ausgaben sind die für das Jahr 2018 erforderlichen finanziellen Mittel im Budget 2018 enthalten. Die restlichen Mittel für die Jahre 2019 bis 2022 müssen im KEF 2019–2022 eingestellt werden.