Ersatz veralteter Teilnehmervermittlungsanlagen, gebundene Ausgabe, Vergabe

A. Ausgangslage Gestützt auf § 50 Abs. 1 lit. f der Immobilienverordnung (ImV, LS 721.1) sind die Nutzenden verpflichtet, Lieferungen und Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Telefonie, Gesprächsvermittlung und ähnlichen Dienstleistungen bei den Bewirtschaftern zu beziehen. Wer für den Betrieb, die Wartung und den Unterhalt der insgesamt als Telematik zu bezeichnenden Infrastruktur der Zentral- und Bezirksverwaltungen zuständig ist, ergibt sich aus § 2 in Verbindung mit § 42 ImV. Mit RRB Nrn. 890/ 2012 und 243/2017 hat der Regierungsrat dem Immobilienamt die «Lead Buyer»-Funktion bzw. die Verantwortlichkeit für die Beschaffungsoptimierung der Materialgruppe Telematik zugeordnet. In diesem Sinne sind die Direktionen und die Staatskanzlei mit den unterstellten Ämtern, Abteilungen und Betrieben, einschliesslich der unselbstständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten und der Bezirksverwaltungen, gemäss den Regelungen der ImV verpflichtet, den Betrieb, die Wartung und den Unterhalt der Telematikinfrastruktur von der Baudirektion, Ressort Telematik des Immobilienamtes, vornehmen zu lassen. Die weiteren kantonalen Organisationseinheiten (Rechtspflege, Parlamentsdienst usw.), die selbstständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten des Kantons und weitere Unternehmungen, Anstalten usw., die einen Bezug zum Kanton Zürich aufweisen, sind berechtigt, die entsprechenden Dienstleistungen ebenfalls von der Baudirektion zu beziehen. Bis heute haben verschiedene kantonale Organisationseinheiten, für die gemäss ImV kein Pflichtbezug besteht (§ 42 Abs. 1 ImV e contrario), die Bereitstellung der Telematikdienstleistungen (unter Einschluss des Betriebes, der Wartung und des Unterhaltes) der Baudirektion übertragen. In den letzten Jahren wurde dadurch die Telematikinfrastruktur stetig ausgebaut. Zugleich nehmen die Ansprüche und Erwartungen der Nutzerinnen und Nutzer an die modernen Kommunikationsmittel zu, was die Anforderungen an die zugrundeliegende Infrastruktur zusätzlich erhöht. Eine einheitliche zentrale Steuerung und Erbringung der Telematik-­ dienstleistungen über die Baudirektion (Immobilienamt) ermöglicht unter anderem einen kostengünstigeren Einkauf der Anlagen und Anlagenteile, Kostentransparenz, die Koordination der Service- und Wartungsleistungen und direktionsübergreifende, einheitliche Telefonfunktionen.

Ein Grossteil der Organisationseinheiten ersucht die Baudirektion erst um Übertragung der Bereitstellung der Telematikdienstleistungen, wenn die Anlagen bereits veraltet und störungsanfällig sind und sich – um einen funktionierenden Betrieb aufrechterhalten zu können – eine zeitnahe Ersatzbeschaffung dringlich ist. Dies macht den Umfang der Zunahme der Inanspruchnahme der Telematikdienstleistungen für die Baudirektion weder plan- noch vorhersehbar. Folgende kantonalen Organisationseinheiten sind mit dem dringenden Anliegen an die Baudirektion herangetreten, die veralteten und zum Teil störungsanfälligen Teilnehmervermittlungsanlagen zu ersetzen: – Justizvollzugsanstalt Pöschwies (JI) – Statthalteramt Hinwil (JI) – Sämtliche Standorte des Strickhofs (BD) – Jugendanwaltschaft See/Oberland (JI) – IV-Betrieb Areal Neu Rheinau (DS) – Gefängnis Limmattal (JI) – Heilmittelkontrolle (GD) – Kinder- und Jugendhilfezentrum Kloten und Uster (BI) – Staatsanwaltschaften I, III und IV (JI) Das Lebensende der Teilnehmervermittlungsanlagen an diesen Standorten ist erreicht oder überschritten, das Telefonieren im Alltag ist eingeschränkt oder gar gestört. Die Anlagen sind zum Teil vom Hersteller mit einem Erweiterungsstopp belegt und der Softwaresupport für den Betrieb und den Unterhalt wird vom Hersteller nicht mehr gewährleistet. Das hat zur Folge, dass bei einem Defekt die Ersatzteilgarantie nicht mehr gewährleistet ist und die Ursachen der Störungen nur noch auf kurze Zeit und mit grossem Aufwand behoben werden können. Ein funktionierender Telematikbetrieb und die Sicherheit aller betroffenen Organisationseinheiten kann somit nicht länger garantiert werden. Betroffen sind z. B. der Betrieb der Staatsanwaltschaften und Statthalterämter, die Kommunikation im Gefängnis und der Schulbetrieb in der Landwirtschaftsschule des Strickhofs. Dies führt dazu, dass Erweiterungen, Anpassungen oder gar Erneuerungen nicht ausgeführt werden können. Neuen Mitarbeitenden oder Organisationen können somit keine oder nur beschränkte Telekommunikationsmittel zur Verfügung gestellt werden. In den nächsten Jahren soll die heutige Telematiklösung der Verwaltungsgebäude (Telefonanlagen, Zusatzsysteme, Endgeräte usw.) durch

eine neue softwaregestützte Telematikinfrastruktur (Unified Communications and Collaborations [UCC]) abgelöst werden. Damit dieses Vorhaben durchgeführt werden kann, ist zunächst eine neue Telematikstrategie festzulegen und eine genaue Bedarfsermittlung vorzunehmen. Die entsprechenden Vorbereitungsarbeiten dazu sind in Planung. Neben diesem Vorhaben hat die Baudirektion jedoch den laufenden Betrieb für die Telefoniedienstleistungen sicherzustellen, weshalb mit dem Ersatz der betroffenen Teilnehmervermittlungsanlagen nicht zugewartet werden kann. Mit den geplanten Ersatzinvestitionen kann der Telematikbetrieb der Zentral- und Bezirksverwaltungen an den genannten Standorten für die nächsten Jahre, bis zur Einführung der geplanten softwaregestützten Gesamtlösung (UCC), gesichert werden.

B. Vergabe Die Telematik-Infrastruktur der Zentral- und Bezirksverwaltungen beruht auf Anlagen von Alcatel-Lucent. Um Zugriff auf die einzelnen zentralen Teilnehmervermittlungsanlagen (einschliesslich Media Gateways und Telefone) zu erhalten, ist eine Berechtigung von Alcatel-Lucent erforderlich. Diese erlaubt jedoch die Vornahme von Betrieb, Unterhalt und auch von Ersatzbeschaffungen nur den von ihr ausgewählten, geschulten und mit einem «Partnerstatus» ausgestatteten Servicepartnern und leistet diesen bzw. dem Inhaber der Anlage die im Bedarfsfall erforderliche Unterstützung. Je CPU ID lässt Alcatel-Lucent grundsätzlich nur einen Servicepartner zu. Der Auftrag zur Ausführung des Betriebes und Unterhaltes der Telematikinfrastruktur der Zentral- und Bezirksverwaltungen wurde im Frühling 2015 im Rahmen einer offenen Ausschreibung im Staatsvertragsbereich der Swisspro Solutions AG erteilt. Der Wartungsvertrag mit Swisspro Solutions AG wurde für drei Jahre abgeschlossen, mit Verlängerungsmöglichkeiten um jeweils ein Jahr, insgesamt jedoch nicht um mehr als fünf Jahre (längstens bis 30. April 2023). Entsprechend wurde die Zugriffsberechtigung für die zentralen Teilnehmervermittlungsanlagen an die Swisspro Solutions AG als neue Servicepartnerin übertragen. Da der Hersteller je zentraler Teilnehmervermittlungsanlage (mit eigener CPU ID) jeweils nur einen Servicepartner zulässt, ist der Auftrag zur Ersatzbeschaffung, zum Betrieb und Unterhalt dem gleichen Servicepartner zu übertragen. Andernfalls würde ein unverhältnismässig grosser Koordinationsaufwand zwischen der Baudirektion und den verschiedenen Servicepartnern und zwischen den Servicepartnern untereinander entstehen. Dieser Koordinationsaufwand wäre derart gross, dass er von der Baudirektion mit den heutigen personellen Mitteln nicht bewältigt werden könnte. Zudem führt eine Aufteilung der Zuständigkeiten zu Unklarheiten hinsichtlich der Verteilung der Kompetenzen und Verantwortlichkeiten zwischen den Servicepartnern, was wiederum zu einer ineffizienten Abwicklung bei verschiedenen Prozessabläufen, zu Doppelspurigkeiten, steigenden Kosten und einem erhöhten Aufwand in der Baudirektion führt. Die Gewährleistung eines effizienten und störungsfreien Betriebes könnte daher nicht mehr sichergestellt werden bzw. wäre mit einem unzumutbar grossen Aufwand verbunden. Aus diesen Grün-

den rechtfertigt sich gestützt auf § 10 Abs. 1 lit. f der Submissionsverordnung vom 23. Juli 2003 (LS 720.11) eine freihändige Vergabe an die swisspro Solutions AG zu Fr. 1 178 590.90 (einschliesslich MWSt). Die Vertragssumme kann sich für Unvorhergesehenes um rund 20% auf Fr. 1 415 000 erhöhen.

C. Ausgabenbewilligung Für den Ersatz der Teilnehmervermittlungsanlagen ist gestützt auf das Angebot der Swisspro Solutions AG vom 8. März 2018 eine gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611) gebundene Ausgabe von Fr. 1 415 000 (einschliesslich MWSt) zulasten der Investitionsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 8700, Immobilienamt, Konto 5060 0 00000, zu bewilligen. Darin enthalten ist eine Reserve für Unvorhergesehenes. Der Betrag ist im Budget 2018 enthalten sowie im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2018–2021 eingestellt.