Beschaffung und Einführung eines Sicherheitssupportsystems zur Unterstützung der Aufsicht und Betreuung in Institutionen von Justizvollzug und Wiedereingliederung, gebundene Ausgabe, Vergabe

A. Ausgangslage Justizvollzug und Wiedereingliederung (JuWe) setzt seit April 2022 im neuen Gefängnis Zürich West (GZW) auf die mobilen Geräte «Myco 3» der Ascom Solutions AG als Teil der Ausrüstung im Bereich Aufsicht und Betreuung vorläufig festgenommener Personen. Die «Myco 3»-Geräte vereinen das persönliche Sicherheitssystem (PSS) und die Telefoniefunktion in einem Gerät. Die betreuungsintensiven Arbeitsprozesse der vorläufigen Festnahme werden zudem durch die «Prisoner App» unterstützt. Diese Applikation, die in Zusammenarbeit mit der Ascom Solutions AG für das GZW entwickelt wurde, läuft ebenfalls auf den «Myco 3»-Geräten. Die «Prisoner App» unterstützt die Mitarbeitenden im Gefängnis bei der Abarbeitung von Terminen und der Organisation der Tagesaktivitäten im GZW. Der Erfolg des Sicherheitssupportsystems («SiSu») im GZW basiert vor allem auf den überaus positiven Rückmeldungen durch die Nutzerinnen und Nutzer und der Tatsache, dass durch die digitalisierten Arbeitsprozesse die Fehleranfälligkeit reduziert werden konnte. Das führt zu einer erhöhten Sicherheit im Umgang mit den inhaftierten Personen und zu besserer Nachvollziehbarkeit der Aktivitäten im Gefängnisalltag. Die anstehende, zeitlich dringliche Ablösung der Telefonie in verschiedenen JuWe-Institutionen soll genutzt werden, um das Sicherheitssupportsystem auch in den Untersuchungsgefängnissen Zürich (UGZ), dem Zentrum für ausländerrechtliche Administrativhaft (ZAA) und dem Massnahmenzentrum Uitikon (MZU) auszurollen. JuWe hat Digital Solutions (DigiSol) den entsprechenden Beschaffungsauftrag erteilt. Seit dem Beschaffungsentscheid für SiSu achtet das JuWe bei Bau- und Infrastrukturprojekten schon heute darauf, den Einsatz von «Myco 3»- Geräten technisch vorzubereiten oder – wo ältere Geräte und Telefoniesysteme ersetzt werden müssen – bereits «Myco 3» für die Anwendungen Telefonie und PSS zu beschaffen. Mit der Nutzung dieser Synergien durch vorausschauendes Handeln vereinfacht sich ein späterer Einsatz der «Prisoner App» stark.

B. Angestrebte Ergebnisse Gestützt auf den Projektauftrag werden mit der Beschaffung der SiSu- Lösung für weitere Institutionen des JuWe die folgenden Ziele verfolgt: – Die heute ausschliesslich auf das GZW zugeschnittene «Prisoner App»- Architektur soll so angepasst werden, dass ein kosteneffizienter Einsatz der «Prisoner App» als Ersatz für die heutige Telefonie in weiteren Institutionen von JuWe möglich wird. – Die «Prisoner App» selbst soll angepasst werden, um neben der vorläufigen Festnahme weitere Haftformen optimal zu unterstützen. – Die zu berücksichtigenden Institutionen von JuWe sollen gestaffelt mit «Myco 3»- oder mit zum Beschaffungszeitpunkt verfügbaren, kompatiblen Geräten ausgerüstet werden, dort, wo dies noch nicht durch Infrastruktur- oder Bauprojekte geschehen ist.

C. Vergabe im freihändigen Verfahren Die Beschaffung soll im freihändigen Verfahren durchgeführt werden. Der vorliegende Beschaffungsgegenstand umfasst die Lieferung der mobilen Geräte «Myco 3», die Anpassung der Schnittstellen zu Umsystemen, die Konfiguration der Serverkomponenten, die Anpassung der «Prisoner App» an die zusätzlichen Haftformen sowie den Betrieb der Lösung mit Softwarepflege und 3rd Level Support durch die Lieferantin (Ascom Solutions AG). Der 1st und 2nd Level Support und das Application Management der Gesamtlösung erfolgen durch DigiSol. Die Auftragsvergabe erfolgt im freihändigen Verfahren gestützt auf Art. 21 Abs. 2 der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB, LS 720.1). Gemäss Art. 21 Abs 2 lit. c IVöB kann der Auftraggeber einen Auftrag unabhängig vom Schwellenwert direkt vergeben, wenn aufgrund der technischen oder künstlerischen Besonderheiten des Auftrags oder aus Gründen des Schutzes des geistigen Eigentums nur ein Anbieter infrage kommt und es auch keine angemessene Alternative gibt. Diese Voraussetzungen sind für die Realisierung und Einführung sowie den Betrieb und Support des «SiSu JuWe» durch die Ascom Solutions AG aus den nachfolgenden Gründen erfüllt: – Das bestehende PSS der Institutionen von JuWe wird durch die Ascom Solutions AG geliefert und betreut. Aufgrund des PSS gibt es in den Institutionen eine lieferantenspezifische Infrastruktur und aus demselben Grund haben Mitarbeitende von «Aufsicht/Betreuung» in einigen Institutionen bereits «Myco 3»-Geräte. Die «Prisoner App» kann sowohl Infrastruktur als auch Endgeräte der Ascom Solutions AG nutzen. Bei anderen Lösungen müssten zusätzliche Geräte zum

Einsatz kommen, was im Betreuungsumfeld inhaftierter Personen unhandlich ist und ein Sicherheitsrisiko darstellt. Zudem müsste die Gefängnisinfrastruktur (DECT-Abdeckung) für einen weiteren Anbieter doppelt aufgebaut und betrieben werden. – Serverseitig ist das bestehende System, wie es heute im GZW im Einsatz ist, mit wenig Aufwand für alle anderen Institutionen nutzbar. Für die Schnittstelle zur zentralen Geschäftsverwaltung gilt dasselbe. – Die Ascom Solutions AG verfügt über mehrjährige Erfahrung in der Umsetzung einer App-Lösung auf Smartphones im GZW, bei der besondere Personendaten verarbeitet werden. Sie ist daher spezialisiert, die Anforderungen der Lösung im Bereich der Informationssicherheit und des Datenschutzes für die Bearbeitung von besonderen Personendaten im Gefängnisumfeld des Kantons Zürich zu realisieren. – Die Anforderungen zur Realisierung und Einführung sowie für den Betrieb und Support des geplanten SiSu JuWe sind aus technischen Gründen nur von der Ascom Solutions AG als bisheriger Anbieterin von PSS und der «Prisoner App» im GZW zu leisten. Es ist davon auszugehen, dass nur die Ascom Solutions AG technisch und fachlich in der Lage ist, den vorliegenden Liefer- und Dienstleistungsauftrag für JuWe auszuführen. Gemäss Art. 21 Abs. 2 lit. e IVöB kann der Auftraggeber einen Auftrag unabhängig vom Schwellenwert direkt vergeben, wenn ein Wechsel des Anbieters für Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist, erhebliche Schwierigkeiten bereiten oder substanzielle Mehrkosten mit sich bringen wird. Die in Zusammenarbeit mit der Ascom Solutions AG entwickelte «Prisoner App» ist im GZW für die Haftformen «vorläufige Festnahme» und «Untersuchungshaft» im Einsatz. Der vorliegende Auftrag ist eine Ergänzung/Erweiterung der bereits bezogenen Dienstleistung (Entwicklung der «Prisoner App») und der Kosten für die Ascom-Unite-Plattform (Datenaustausch und -speicherung), um die Arbeit von Untersuchungsgefängnissen optimal zu unterstützen. Da die Ascom Solutions AG über die Lizenzrechte an der «Prisoner App» verfügt, ist eine Erweiterung ausschliesslich durch diese möglich. Eine anderweitige Vergabe dieses Auftrags würde folgende gemäss Art. 21 Abs. 2 lit. e IVöB relevanten Nachteile für JuWe bedeuten:

– Die für das GZW entwickelte «Prisoner App» müsste durch eine neue Lösung ersetzt werden, da diese Institution neben der vorläufigen Festnahme seit 2024 auch Untersuchungshaft durchführt und ein Betrieb zweier unterschiedlicher Lösungen innerhalb derselben Institution weder praktikabel noch wirtschaftlich ist.

– Von einem neuen Lieferanten müssten bestehende Funktionalitäten, die bereits entwickelt und im Einsatz sind, komplett neu beschafft, realisiert und eingeführt werden. Der vorliegende Auftrag könnte folglich nicht auf bereits bezogener Infrastruktur (Ascom-Unite-Plattform) und Software (Entwicklung der App, Schnittstelle zum Geschäftsverwaltungssystem der Gefängnisse) aufgebaut werden. Dadurch wäre auch kein Investitionsschutz gegeben (bereits vergütete Lieferungen und Dienstleistungen für Softwareentwicklung und bezogene Lizenzen/Serverinstallationen) und es müsste erneut investiert werden, um die Lösung «nachzubauen», die heute bereits erfolgreich im Einsatz ist. Zudem könnte erst dann – somit viel später – mit der Erweiterung für die Untersuchungsgefängnisse begonnen werden. Das Angebot der Ascom Solutions AG erfüllt die Anforderungen an Zuverlässigkeit, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit. Dies hat die Erfahrung aus dem Einsatz der Lösung im GZW gezeigt. Die Lösung fügt sich optimal in die Infrastruktur, die Umsysteme wie Telefonie oder Sicherheitssystem und die mobilen Endgeräte ein. Deshalb ist gestützt auf das Angebot vom 25. März 2024 der Auftrag zur Lieferung, Bereitstellung und Einführung sowie für die Softwarepflege und den Support des Sicherheitssupportsystems zu Fr. 3 434 500 an die Ascom Solutions AG, Mägenwil, zu vergeben.

D. Kosten Finanzielle Mittel Eine Ausgabe gilt gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung vom 9. Januar 2006 (CRG, LS 611) als gebunden, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. JuWe ist für den Vollzug gerichtlich angeordneter Freiheitsstrafen, strafrechtlicher Massnahmen sowie für die Untersuchungs- und Sicherheitshaft zur Sicherung laufender Strafverfahren zuständig. Die zu beschaffende Hard- und Softwarelösung einschliesslich Dienstleistungen unterstützt den gesetzlichen Auftrag von JuWe (§§ 5 und 6 Justizvollzugsverordnung [LS 331.1] in Verbindung mit § 31 Straf- und Justizvollzugsgesetz [LS 331]) und ist im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a CRG erforderlich, weshalb sie als gebundene Ausgabe zu betrachten ist.

In der nachfolgenden Tabelle werden die Gesamtkosten für die Umsetzung des Projekts SiSu JuWe einschliesslich der angebotenen Schnittstellen über eine Nutzungsdauer von vier Jahren nach Inbetriebnahme aufgeführt. Dabei wird davon ausgegangen, dass die Inbetriebnahme gestaffelt ab dem vierten Quartal 2024 erfolgen wird (vgl. auch Abschnitt F. Projektplan). Die Betriebskosten umfassen sowohl Nutzung der Lizenzsoftware, Pflege, Support und Weiterentwicklung der SiSu-Lösung als auch den Infrastruktur- und Applikationsbetrieb der Unite-Plattform. Bei der Position «weitere Projektkosten» handelt es sich um Kosten für die Konfiguration von Umsystemen sowie die Erweiterung der bestehenden Schnittstelle zur Geschäftsverwaltung. Für Unvorhergesehenes wird eine Reserve von 15% der einmaligen Kosten des Angebots gebildet.

Tabelle 1: Gesamtkosten (Beträge in Franken einschliesslich 8,1% MWSt) Projekt Betrieb/Nutzung 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 Total Investitionsrechnung (IR) Zwischentotal 661 300 954 400 238 900 0 0 0 0 1 854 600 Realisierung Bereitstellung Softwarelizenzen – 227 600 661 600 98 200 987 400 Lieferung Hardware («Myco 3»-Endgeräte und -Zubehör) – 3 900 11 700 65 000 80 600 Parametrierung und Entwicklung – 392 000 227 000 75 700 694 700 Erweiterung Schnittstellen – 37 800 37 800 Weitere Projektkosten Integration Umsystem – 54 100 54 100 Erfolgsrechnung (ER) Zwischentotal 508 700 600 500 414 500 299 100 340 900 299 100 340 900 2 803 700

Konzept und Realisierung Parametrierung und Entwicklung – 168 000 97 300 32 400 297 700 Erweiterung Schnittstellen – 16 200 16 200 Konfiguration Umsysteme – 32 400 54 100 86 500 Entwicklung MDM-Lösung – 32 900 32 900 Initiale Durchführung und Auswertung Penetration Test – 54 100 54 100 Einführung Rollout und Inbetriebnahme Vollzugsstätten – 41 300 123 900 20 700 185 900 Weitere Projektkosten Projektreserve (15%) – 113 800 189 600 75 800 379 200 Betrieb Wiederkehrende Lizenzkosten einschliesslich – 50 000 189 700 189 700 189 700 189 700 189 700 189 700 1 188 200 Softwarepflege und Support

Projekt Betrieb/Nutzung 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 Total Weitere Betriebskosten Weiterentwicklung der Gesamtlösung – 77 800 77 800 77 800 77 800 311 200 Unterhalt Schnittstellen Umsysteme – 19 500 19 500 19 500 19 500 78 000 (18% der Realisierungskosten) Durchführung und Auswertung Penetration Test – 41 800 41 800 41 800 125 400 Wartung Hardware («Myco 3»-Endgeräte und -Zubehör) – 12 100 12 100 12 100 12 100 48 400 Total Kosten 1 170 000 1 554 900 653 400 299 100 340 900 299 100 340 900 4 658 300 Für das Vorhaben stehen im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2024–2027 Fr. 1 199 000 in der Investitionsrechnung und Fr. 1 180 000 in der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, zur Verfügung.

Tabelle 2: Mittelbedarf (in Franken) 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 Total Investitionsrechnung 661 300 954 400 238 900 0 0 0 0 1 854 600 Erfolgsrechnung 508 700 600 500 414 500 299 100 340 900 299 100 340 900 2 803 700 Projektumsetzungskosten 1 170 000 1 554 900 653 400 299 100 340 900 299 100 340 900 4 658 300 Zusätzliche benötigte Mittel (Investitionsrechnung) –68 700 485 400 238 900 0 0 0 0 655 600 Zusätzliche benötigte Mittel (Erfolgsrechnung) 239 700 313 500 119 500 –29 900 340 900 299 100 340 900 1 623 700 Zusätzlich benötigte Mittel 171 000 798 900 358 400 –29 900 340 900 299 100 340 900 2 279 300

Die zusätzlich benötigten Mittel werden 2024 innerhalb der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, kompensiert. In der kommenden Finanzplanung (KEF 2025–2028) werden sie einzustellen sein. Die durchschnittlichen jährlichen Kapitalfolgekosten (Abschreibungen und Zinsen) betragen Fr. 377 875 und setzen sich zusammen aus Abschreibungen von Fr. 370 920 und kalkulatorische Zinsen von Fr. 6955. Tabelle 3: Kapitalfolgekosten Kapitalfolgekosten/Jahr Kosten Abschreibungen Kalkulatorischer Kalkulatorischer Total in Franken in Franken Zinssatz in Franken in Franken 1 854 600 370 920 0,75% 6 955 377 875 Dieser Regierungsratsbeschluss löst keinen begründeten Mehrbedarf im KEF 2025–2028 aus. Personalbedarf Die Auswertung der Betriebs- und Supportleistungen der SiSu-Lösung im GZW hat ergeben, dass für den Betrieb und Support der SiSu-JuWe- Lösung zusätzliche 2,0 Stellen notwendig werden. Der Personalaufwand ist Teil der amtsinternen Prioritätensetzung.

E. Wirtschaftlichkeit Die Wirtschaftlichkeit in Bezug auf die Gesamtkosten der Beschaffung und Nutzung der zukünftigen Lösung kann durch folgenden qualitativen und quantitativen Nutzen begründet werden: – Die neue Lösung unterstützt eine fehlerfreie, gesetzeskonforme und sichere Organisation von Betriebsprozessen in den Institutionen von JuWe. – Sie trägt dazu bei, Rechte und Pflichten sowohl der inhaftierten Personen als auch der Mitarbeitenden im Betrieb zu wahren. – Sie ermöglicht, dass Fehlerquellen in Bezug auf die Prozesse innerhalb der Institutionen von JuWe durch den Einsatz geeigneter Arbeitsmittel minimiert werden, und trägt so dazu bei, die Sicherheit der Mitarbeitenden zu verbessern und mögliche Reputationsschäden für die Justizbehörden zu vermeiden. – Insgesamt leistet die neue Lösung einen aktiven Beitrag beim Bestreben, den Betrieb der Institutionen von JuWe nach zeitgemässen Richtlinien zu organisieren. Zudem bietet die Lösung eine Plattform, um eine breite Palette zukünftiger Anforderungen abzudecken. – Der Investitionsschutz auf bereits geleisteten Vergütungen von Softwarelizenzen und Dienstleistungen für Softwareentwicklung und Serverinstallationen wird dadurch gewährleistet.

F. Projektplan Die Umsetzungsarbeiten erfolgen unter der Leitung der DigiSol in direkter Zusammenarbeit mit den Institutionen, der Baudirektion und dem Amt für Informatik. Die Projektphasen Initialisierung, Konzept und Realisierung können vergleichsweise kurzgehalten werden, da es sich hauptsächlich um den Rollout einer in weiten Teilen bereits bestehenden Anwendung handelt. In einer ersten Realisierungsphase wird die Architektur angepasst und die Funktionen der Applikation für die Untersuchungshaft erweitert. Dies bildet die Grundlage für die darauffolgende Einführung in den Untersuchungsgefängnissen, in der schrittweise jede Institution auf den Betrieb von SiSu umgestellt wird. Während dieser Zeit wird die jeweilige Institution eng betreut, um den laufenden Betrieb möglichst nicht zu stören und eine sichere Umstellung der Prozesse zu gewährleisten. Die Phasen Realisierung und Einführung werden dann wie in nachfolgender Abbildung ersichtlich für die weiteren Haftformen und Institutionen wiederholt. Abbildung: Projektplan Projektaktivität 2023 2024 2025 2026 Konzept Realisierung Architektur und Haftformen UGZ/ZAA Einführung Untersuchungsgefängnisse Einführung ZAA Projektabschluss Option: Realisierung Haftform MZU Option: Realisierung Infrastruktur MZU Option: Einführung MZU Projektabschluss Optionen

G. Strategiekonformität Die Konferenz der Kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren hat mit Beschluss vom 13. April 2023 die Justizvollzugsorgane der Kantone beauftragt, die Digitalstrategie Justizvollzug 2030 umzusetzen. Diese enthält als strategische Ziele unter anderem den Ausbau der Einrichtungen des Justizvollzugs zu sogenannten «Smart Prisons», d. h. digitalisierten Gefängnissen. SiSu leistet dazu einen konkreten Beitrag. RRB Nr. 383/2018 regelt die Entscheidungsabläufe in Bezug auf die IKT-Grundversorgung und für die IKT-Beschaffungen betreffend Fach- und Kantonsapplikationen. Das vorliegende Projekt hat zum Ziel, die bestehende Lösung im GZW weiteren Institutionen zur Verfügung zu stellen. Mit dem Gremium Operative Informatiksteuerung (OIS) wurde abgeklärt, ob eine erneute Prüfung des vorliegenden Projekts gewünscht ist, mit dem Ergebnis, dass das Projekt dem OIS nicht nochmals vorgelegt werden muss (E-Mail vom 23. November 2023). Die im OIS-Entscheid vom 8. April 2021 für das Projekt «Sicherheitssupportsystem GZW» dokumentierte Zustimmung gilt damit auch für das vorliegende Projekt.