Handelsregisteramt, Beschaffung Software CR-Business, gebundene Ausgabe, Vergabe

A. Ausgangslage Das Handelsregisteramt setzt zur Unterstützung seines digitalen Workflows des Kernprozesses die von der Powerneting AG, Bern, entwickelte Software «HR-Net» ein. Sie muss durch eine neue Version abgelöst werden. Die bestehende Handelsregisterlösung hat sich bewährt. Sie steht seit rund 10 Jahren bei 22 Kantonen und dem Fürstentum Liechtenstein im Einsatz, ist jedoch am Ende ihres Lebenszyklus angekommen. Umfassende Analysen und Abklärungen der Situation haben ergeben, dass das sicherste und wirtschaftlichste Vorgehen darin besteht, die Anwendung auf der Grundlage der bestehenden fachlichen Anforderungen abzulösen.

B. Bedarf Das Handelsregisteramt ist nahezu vollständig digitalisiert, die Geschäftsbearbeitung erfolgt im Rahmen eines elektronischen Workflows. Die gesamte eingehende Post wird gescannt und den Mitarbeitenden in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Die Bearbeitung der Geschäfte erfolgt hauptsächlich am Bildschirm. Dazu steht die von der Powerneting AG entwickelte Software zur Verfügung, insbesondere für: – Erfassen und Führen des Geschäftsverzeichnisses, – Erfassen der Anmeldung, – Erfassen der Eintragungsverfügung, – Import der elektronischen Dokumente in das elektronische Dossier der Sachbearbeitenden, – Tagesregistereintragung, -verarbeitung und Übermittlung an das Eidgenössische Amt für das Handelsregister, – Anzeige und Ausdruck der Handelsregisterauszüge, – Bearbeitung der Bestellungen, – Vorbereiten der Buchhaltungsdaten, – elektronische Archivierung der Anmeldungen und Belege, – Import und Export von Daten und Belegen bei Sitzverlegungen (in und aus dem Kanton Zürich).

Die Software unterstützt die Kernprozesse des Handelsregisteramts beinahe vollständig. Sie muss aus folgenden Gründen durch eine neue Version abgelöst werden: – Eine effiziente und wirtschaftliche Wartung ist nicht mehr gewährleistet. – Die Architektur der Lösung ist nicht mehr zeitgemäss und erfüllt zudem nicht (mehr) die Standards der Kantone. – Die Ausbaubarkeit der Lösung ist nicht oder nur mit übermässigem Aufwand möglich. – Die Interoperabilität (zu Systemen der Kantone und des Bundes) kann künftig nicht mehr oder nur mit übermässigem Aufwand gewährleistet werden. – Der sichere und stabile Betrieb der Lösung in den Betriebszentren (Kunden und RZ Powerneting AG) kann mittelfristig nicht mehr garantiert werden. Die Powerneting AG plant denn auch, die Unterstützung der bisherigen Software «HR-Net» auf Ende 2017 einzustellen und das System stillzulegen. Um die einwandfreie Abwicklung der Prozesse und den Vollzug der bundesrechtlichen Vorgaben auch in Zukunft sicherstellen zu können, ist das Handelsregisteramt auf den Ersatz der bisherigen Software spätestens 2017 angewiesen.

C. Ausgabenbewilligung Eine Ausgabe gilt gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung vom 9. Januar 2006 (CRG, LS 611) als gebunden, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Das Handelsregisteramt befasst sich ausschliesslich mit dem Vollzug von bundesrechtlichen Vorschriften. Die zu beschaffende Software ist ein sachliches Mittel, das im Sinn von § 37 Abs. 2 lit. a CRG zur Erfüllung der sich daraus ergebenden Aufgaben erforderlich ist, weshalb ihre Beschaffung als gebundene Ausgabe zu betrachten ist. Die aufgeführten Werte entsprechen der Offerte der Powerneting AG und sind das Ergebnis längerer Vertragsverhandlungen. Es handelt sich um eine gebundene Ausgabe von Fr. 2 109 962 (einschliesslich MWSt), wovon Fr. 523 733 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 1 586 229 zulasten der Erfolgsrechnung gehen. Die Ausgaben werden im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2017–2020 eingestellt.

Es handelt sich um eine einmalige Ausgabe, die Vertragsdauer beträgt sechs Jahre. B 2017 PJ 2018 PJ 2019 PJ 2020 2021 2022 Total Investitionsrechnung Zwischentotal 523 733 523 733 Schnittstellen 223 763 Workflow & eDossier 96 390 Einzelposten 203 580 Erfolgsrechnung Zwischentotal 454 604 226 325 226 325 226 325 226 325 226 325 1 586 229 Migration 166 104 Schulung 39 625 Betriebsunterstützung 92 275 69 725 69 725 69 725 69 725 69 725 Lizenz, Support & Wartung 156 600 156 600 156 600 156 600 156 000 156 000 Total 2 109 962

Die Kapitalfolgekosten betragen Fr. 108 675 (20% oder Fr. 104 747 Abschreibungen und 1,5% oder Fr. 3928 Zinsen auf Investitionskosten von Fr. 523 733). Personelle und betriebliche Folgekosten fallen keine an.

D. Vergabe Der massgebende Schwellenwert von Fr. 350 000 für Beschaffungsverfahren im Staatsvertragsbereich ist vorliegend überschritten. Grundsätzlich käme demnach das offene oder selektive Verfahren zur Anwendung. Vorbehalten ist eine freihändige Vergabe im Rahmen der Ausnahmebestimmung von § 10 der Submissionsverordnung vom 23. Juli 2003 (SVO). Das zu beschaffende Produkt ist eine Weiterentwicklung einer bestehenden Branchenlösung, die für die Handelsregisterämter in technischer Hinsicht einzigartig ist und branchenspezifische Alleinstellungsmerkmale aufweist und damit eine Ersatzbeschaffung für die bereits vorhandene Software darstellt. Nach § 10 Abs. 1 lit. c und f SVO in Verbindung mit Art. 12 Abs. 1 Bst. c der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen vom 15. März 2001 (IVöB) kann ein Auftrag freihändig vergeben werden, wenn aufgrund der technischen Besonderheit des Auftrags nur eine Anbieterin oder ein Anbieter infrage kommt oder wenn Ersatz, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen dem ursprünglichen Anbieter vergeben werden müssen, weil einzig dadurch die Kontinuität der Dienstleistungen gewährleistet ist. Diese Voraussetzungen sind erfüllt, weshalb der Auftrag im freihändigen Verfahren an die Powerneting AG, Bern, zu vergeben ist.

Der Vertrag wird auf eine feste Laufzeit von sechs Jahren abgeschlossen und kann danach jährlich optional um ein Jahr verlängert werden. Eine solche Vertragsverlängerung und die damit verbundenen Ausgaben sind dem Regierungsrat zur Bewilligung zu unterbreiten.