Beschaffung und Einführung einer neuen Fachapplikation Justizvollzug und Wiedereingliederung, zusätzliche gebundene Ausgabe, Vergabe

A. Ausgangslage Das Rechtsinformationssystem (RIS) der Direktion der Justiz und des Innern (JI) ist eine Eigenentwicklung und seit 2000 in der JI in Betrieb. Während die Strafuntersuchungsbehörden Erwachsene und Jugendliche seit 2014 mit dem Nachfolgeprodukt RIS2 arbeiten, ist RIS1 in Justizvollzug und Wiedereingliederung (JuWe) und bei der Kantonalen Opferhilfestelle (KOH) weiterhin im Einsatz. Das ursprüngliche Projekt RIS2 hatte zum Ziel, für alle Nutzenden von RIS1 eine neue gemeinsame Geschäftsverwaltungs-Software zu entwickeln. Dazu wurden die Regierungsratsbeschlüsse Nrn. 461/2010, 1309/ 2011, 575/2014 und 389/2017 erlassen. Während die Strafuntersuchungsbehörden seit 2014 mit dem Nachfolgeprodukt RIS2 arbeiten, wurde dessen breitere Einführung von der JI gestoppt. 2016 hat die Hauptabteilung Informatik im Generalsekretariat der JI (IT JI) bei der Direktionsvorsteherin eine Überprüfung der Situation beantragt, um festzustellen, wie das Projekt RIS2 weitergeführt werden soll. Gestützt auf die Resultate dieser Überprüfung hat die Direktionsvorsteherin beschlossen, dass RIS2 für JuWe, das Gemeindeamt (GAZ) und die KOH nicht weiter ausgebaut werden soll. Stattdessen sei für die beiden Bereiche JuWe und KOH eine neue Fachapplikation eines auf dem Markt erhältlichen Standardprodukts zu beschaffen und für das GAZ eine separate Ablösung zu planen. Der Regierungsrat nahm mit Beschluss Nr. 1116/2016 davon Kenntnis. In der Folge wurde 2017 das Projekt Fachapplikation Justizvollzug (FAJuV) nach der Methode HERMES 5.1 initialisiert. Nach der Durchführung der Ausschreibung, der Evaluation und des Beschwerdeverfahrens haben Ende 2019 die Initialisierungsarbeiten mit der Abraxas Informatik AG begonnen. Die Abraxas Informatik AG entschied sich 2020, die Entwicklung des angebotenen Standardprodukts (Juris 5) auf einer neuen technologischen Grundlage durchzuführen und das Standardprodukt neu Juris X zu nennen. Gleichzeitig wurde das JI- interne Projekte zur Einführung von Juris X von FAJuV auf Elektronische Fall- und Aktenführung (ELFA) umbenannt. Der externe Qualitäts- und Risikomanager überprüfte regelmässig alle Arbeiten und erstellte dazu Berichte. Im Juni 2021 konnte die JI die Realisierungsphase freigeben. Mit Beschluss Nr. 782/2021 bewilligte der Regierungsrat die Ausgabe, vergab den Auftrag an die Abraxas Informatik AG, St. Gallen, und bewilligte

die beantragte Ergänzung des Stellenplans des Generalsekretariats der JI. Er ermächtigte die JI, die entsprechenden Verträge abzuschliessen. Der Vertrag mit der Abraxas Informatik AG wurde infolgedessen am 16. Dezember 2021 durch die JI unterzeichnet. Die Realisierungsphase ab 2022 war geprägt von grundlegenden technischen Veränderungen in der Architektur von Juris X und damit verbunden mit Lieferschwierigkeiten und wiederholten Planänderungen der Abraxas Informatik AG. In verschiedenen Gesprächen mit dem Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung stellten der Finanzdirektor und die Direktorin der JI sicher, dass aufseiten der Abraxas Informatik AG die nötigen strategischen Entscheide für die Umsetzung des Projekts trotz der Schwierigkeiten vorlagen. Nach neuerlichen technischen Schwierigkeiten und weiteren Verzögerungen informierte die Abraxas Informatik AG im Dezember 2023 zuerst den Finanzdirektor und anschliessend die Direktorin der JI, dass sie diese Entscheide revidieren müsse. Die Abraxas Informatik AG sah sich gezwungen, den Geschäftsbereich Juris zu verkaufen, das Projekt ELFA zu beenden und den Vertrag mit der JI aufzuheben. Dabei wurden sämtliche bereits getätigten Ausgaben zurückerstattet. Die JI muss daher die Ablösung ihrer veralteten Fachapplikation RIS1 erneut beschaffen.

B. Angestrebte Ergebnisse Heute arbeiten rund 1500 Benutzende mit RIS1. Diese erstellen jährlich rund 30 000 neue Fälle mit rund 25 000 neuen eingewiesenen Personen. Im RIS1 wird insgesamt ein Bestand von rund 280 000 Fällen und 150 000 Personen verwaltet. Mit der erneuten Beschaffung einer Fachapplikation für den Justizvollzug werden weiterhin die folgenden Ziele verfolgt: – Das eigenentwickelte RIS1, das am Ende seiner Lebenszeit angelangt ist, soll durch ein zeitgemässes Standardprodukt abgelöst werden. – Es soll zu diesem Zweck eine zeitgemässe, auf elektronische Fall- und Aktenführung ausgerichtete Fachapplikation für den Justizvollzug beschafft, angepasst und eingeführt werden.

– Die Applikation soll benutzendenfreundlich, medienbruchfrei und sicher die relevanten Funktionalitäten der jeweiligen Aufgabenstellung abdecken. – Das Standardprodukt soll rasch verfügbar und es soll anschlussfähig sein an die nationalen Vorhaben des Programms der Harmonisierung der Informatik in der Strafjustiz (Justitia 4.0, Informationssystem Justizvollzug, elektronische Justizvollzugsakte). – Mit der Ablösung von RIS1 soll nicht nur eine technologische Erneuerung des bestehenden Systems angestrebt, sondern die durchgängige elektronische Fall- und Aktenführung überhaupt ermöglicht werden. Das Betriebsmodell wird zu einem späteren Zeitpunkt gemäss dem Handbuch «IKT-Governance» des Amtes für Informatik (AFI) festgelegt.

C. Evaluation und Beschaffung der Lösung Nach Beendigung des Projektes ELFA durch die Abraxas Informatik AG hat die JI umgehend die neuerliche Beschaffung an die Hand genommen und in einer Studie die heutige Marktsituation für Fachapplikationen für den Justizvollzug sowie die aktuellen Rahmenbedingungen beleuchtet. Es zeigte sich rasch, dass der Markt für Fachapplikationen Justizvollzug sehr eng begrenzt ist. Auf dem Schweizer Markt gibt es im Moment nur noch die Glaux Group AG, Bern, als Anbieterin einer Justizvollzugs-Standardsoftware. Sie ist in 17 Kantonen erfolgreich im Einsatz und wird technisch und inhaltlich laufend aktualisiert. Insbesondere der Kanton Bern hat einen vergleichbaren Umfang der Nutzung der Software Gina (Bewährungs- und Vollzugsdienste und Institutionen). Die Ablösung von RIS1 und die Einführung einer zeitgemässen Fachapplikation für den Justizvollzug ist dringlich. Mit dem Inkrafttreten der Änderungen des Verwaltungsrechtspflegegesetzes und der Einführung der Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (vgl. RRB Nr. 727/2024) müssen die Akten ab 1. Januar 2026 mit einer zweijährigen Übergangsfrist obligatorisch elektronisch geführt werden. Der elektronische Rechtsverkehr zwischen Behörden wird ab 1. Januar 2026 ohne Übergangsfrist obligatorisch. Mit RRB Nr. 1468/2023 wurde für den Erhalt der Funktionsfähigkeit von RIS bis Ende 2025 sowie den Betrieb, die Wartung und den Support bis Ende 2027 eine zusätzliche Ausgabe bewilligt. Für den obligatorischen elektronischen Rechtsverkehr sind jedoch funktionelle Anpassungen nötig, die im RIS1 wenn überhaupt nur mit einem sehr grossen Aufwand realisierbar wären.

Unter diesen Rahmenbedingungen prüfte die Studie mehrere Varianten wie die erneute WTO-Ausschreibung, die Beschaffung einer Individualentwicklung sowie die freihändige Vergabe gestützt auf Art. 21 Abs. 2 lit. d der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB, LS 720.1) für eine in der Schweiz bereits etablierte Fachapplikation für den Justizvollzug. Die Evaluation der Varianten zeigte, dass die JI nur mit der freihändigen Vergabe innert nützlicher Frist zu ihrem Ziel der Einführung einer neuen, an übergeordnete Vorgaben anschlussfähigen Fachapplikation für den Justizvollzug kommt. Ein externes beschaffungsrechtliches juristisches Gutachten stützte angesichts der gebotenen Dringlichkeit diese Vorgehensweise. Am 16. Januar 2024 entschied die JI, die freihändige Beschaffung mittels einer Angebotsanfrage an die Glaux Group AG für ihr Produkt Gina vorzubereiten. Die Angebotsunterlagen wie Pflichtenheft mit Leistungsverzeichnis wurden erarbeitet, mit der Glaux Group AG besprochen und abgeglichen. Parallel dazu liess die JI durch eine externes Unternehmen eine Due-Diligence-Prüfung der Glaux Group AG und zusätzlich durch ein weiteres spezialisiertes Unternehmen einen Code Review der Software Gina durchführen. Am 6. August 2024 reichte die Glaux Group AG ihre Offerte ein. Zusammen mit den Resultaten der Due-Diligence-Prüfung und des Code Reviews wurde im Evaluationsbericht dargelegt, dass das offerierte Produkt Gina die Anforderungen gemäss Pflichtenheft erfüllt und die Glaux Group AG in der Lage ist, das Produkt bei JuWe innert der gesetzten kurzen Fristen zu realisieren und einzuführen. Die Vergabesumme beläuft sich einschliesslich Option 6.–8. Betriebsjahr (vgl. nachfolgend, Tabelle 1) auf insgesamt Fr. 32 731 700 (einschliesslich MWSt).

D. Kosten Eine Ausgabe gilt gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung vom 9. Januar 2006 (CRG, LS 611) als gebunden, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. JuWe befasst sich mit dem Vollzug gerichtlich angeordneter Freiheitsstrafen, strafrechtlicher Massnahmen und mit der Durchführung gesetzlicher Sozialarbeit. Weiter ist das Amt für die Untersuchungs- und Si- cherheitshaft zur Sicherung laufender Strafverfahren zuständig. Die zu beschaffende Software einschliesslich Dienstleistungen ist im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a CRG zur Erfüllung obiger Aufgaben aus der Verwaltungstätigkeit zwingend erforderlich, weshalb ihre Beschaffung als gebundene Ausgabe zu betrachten ist. In der nachfolgenden Tabelle werden die Gesamtkosten für die Umsetzung des Projekts ELFA, einschliesslich der angebotenen Schnittstellen, über eine Nutzungsdauer von fünf Jahren gemäss Grundangebot (bzw. acht Jahren gemäss Option) nach Inbetriebnahme aufgeführt. Dabei wird davon ausgegangen, dass die Inbetriebnahme der ELFA-Lösung über drei Releases im Zeitraum 2026 bis 2027 erfolgt. Die Betriebskosten umfassen sowohl wiederkehrende Lizenzmieten einschliesslich Softwarepflege und Support, die Weiterentwicklung der Gesamtlösung als auch den Datacenter-Betrieb einschliesslich Betriebssupport. Bei der Position «weitere Projektkosten» handelt es sich um Kosten für die Integration der Umsysteme sowie Aufwände für Beratungsdienstleistungen und Projektunterstützung in den Bereichen E-Learning und Qualitäts- und Risikomanagement. Für Unvorhergesehenes wird eine Reserve von 20% der einmaligen Kosten des Angebots gebildet.

Tabelle 1: Gesamtkosten (Beträge in Franken einschliesslich 8,1% MWSt) Projekt Betrieb/Nutzung 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 2034 2035 Total Investitionsrechnung (IR) 93 400 758 300 817 600 1 026 200 0 0 0 0 0 0 0 0 2 695 500 Zwischentotal Realisierung Grundangebot – Parametrierung 28 700 200 700 229 800 91 700 550 900 (ohne Schnittstellen) – Entwicklung (ohne Schnittstelle) 37 800 264 500 302 900 120 900 726 100 – Entwicklung Schnittstellen 26 900 215 300 178 300 580 100 1 000 600 – Entwicklung Optionen 28 800 28 800 Weitere Projektkosten – Entwicklung Schnittstellen 77 800 77 800 233 500 389 100 Umsysteme Erfolgsrechnung (ER) 787 120 3 109 520 3 898 580 4 260 640 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 666 200 25 386 860 Zwischentotal

Projektleitung – Phasenübergreifend 142 500 570 100 573 900 571 100 1 857 600 Intialisierung – Projektleistungen 98 600 72 700 171 300 Konzept – Projektleistungen 153 100 282 400 160 200 169 800 765 500 (ohne Schnittstelle) – Konzept Schnittstellen 3 400 26 900 22 300 72 500 125 100 – Konzept Datenmigration 60 900 213 100 30 400 304 400 Realisierung – Parametrierung 7 200 50 200 57 500 22 900 137 800 (ohne Schnittstellen) – Entwicklung (ohne Schnittstelle) 9 400 66 100 75 700 30 200 181 400 – Entwicklung Schnittstellen 3 400 26 900 22 300 72 500 125 100 – Entwicklung Optionen 7 200 7 200

Projekt Betrieb/Nutzung 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 2034 2035 Total – Realsierung Migration der 9 000 36 000 98 900 143 900 Dokumentvorlagen – Realisierung Datenmigration 46 800 280 600 140 300 467 700 – Bereistellung Testinfrastruktur/ 34 900 52 300 145 200 120 200 352 600 Daten, Schulung, Dokumentation, Integrationstests – Bereitstellung Datacenter-Betrieb 76 100 76 100 Einführung – Projektleistungen 152 200 481 100 249 200 882 500 – Schulung 22 800 28 500 5 700 57 000 Weitere Projektkosten – Beratungsdienstleistungen 85 400 332 900 294 000 129 000 841 300 und Projektunterstützung – Entwicklung Schnittstellen 19 500 19 500 58 400 97 400 Umsysteme

– Projektreserve (20%) 132 520 526 020 534 680 479 740 1 672 960 Betrieb Grundangebot – Wiederkehrende Lizenzmiete 683 700 1 498 500 1 532 300 1 532 300 1 532 300 1 532 300 1 532 300 9 843 700 einschliesslich Softwarepflege und Support – Wiederkehrende Softwarepflege 9 100 18 200 90 800 90 800 90 800 90 800 90 800 481 300 und Support (Entwicklung) – Wiederkehrende Softwarepflege 33 600 54 600 125 100 125 100 125 100 125 100 125 100 713 700 und Support (Schnittstellen) – Wiederkehrende Softwarepflege 27 000 27 000 27 000 27 000 27 000 27 000 162 000 und Support (Optionen) – Wiederkehrender Datacenter- 302 700 399 400 518 900 518 900 518 900 518 900 518 900 518 900 3 815 500 Betrieb

Projekt Betrieb/Nutzung 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 2034 2035 Total Weitere Betriebskosten – Weiterentwicklung der Gesamt­ 89 900 89 900 89 900 89 900 89 900 449 500 lösung – Betriebs- und Supportleistungen 81 100 162 200 162 200 162 200 162 200 162 200 162 200 1 054 300 (SLA) – Unterhalt Schnittstellen 87 600 87 600 87 600 87 600 87 600 438 000 Umsysteme (18% der Realisierungskosten) – Durchführung und Auswertung 32 400 32 400 32 400 32 400 32 400 162 000 Penetration Test Zwischentotal (IR/ER) 880 520 3 867 820 4 716 180 5 286 840 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 666 200 28 082 360 Angebot einschliesslich fünf Jahre Betrieb Option 6.–8. Betriebsjahr – Wiederkehrende Lizenz-Miete 1 570 600 1 570 600 1 570 600 4 711 800 inkl. Softwarepflege und Support – Wiederkehrende Softwarepflege 93 100 93 100 93 100 279 300 und Support (Entwicklung) – Wiederkehrende Softwarepflege 128 200 128 200 128 200 384 600 und Support (Schnittstellen) – Wiederkehrende Softwarepflege 27 700 27 700 27 700 83 100 und Support (Optionen) – Wiederkehrender Datacenter 558 400 585 000 611 600 1 755 000 Betrieb – Weiterentwicklung der Gesamt­ 92 200 92 200 92 200 276 600 lösung – Betriebs- und Supportleistungen 166 200 166 200 166 200 498 600 (SLA) – Unterhalt Schnittstellen 89 700 89 700 89 700 269 100 Umsysteme (18% der Realisierungskosten) – Durchführung und Auswertung 33 200 33 200 33 200 99 600 Penetration Test Total Kosten 880 520 3 867 820 4 716 180 5 286 840 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 759 300 2 785 900 2 812 500 36 440 060

Von den Gesamtkosten von Fr. 36 440 060 wurden mit RRB Nr. 782/2021 insgesamt Fr. 15 590 000 bereits bewilligt. Für das Vorhaben stehen im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2024–2027 Fr. 3 032 100 in der Investitionsrechnung und Fr. 5 850 800 in der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, zur Verfügung. Tabelle 2: Mittelbedarf (in Franken) 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 2034 2035 Total Investitionsrechnung 93 400 758 300 817 600 1 026 200 0 0 0 0 0 0 0 0 2 695 500 Erfolgsrechnung 787 120 3 109 520 3 898 580 4 260 640 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 759 300 2 785 900 2 812 500 33 744 560 Projektumsetzungskosten 880 520 3 867 820 4 716 180 5 286 840 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 759 300 2 785 900 2 812 500 36 440 060 Zusätzliche benötigte Mittel –25 600 –811 800 –318 700 819 500 0 0 0 0 0 0 0 0 –336 600 (Investitionsrechnung) Zusätzliche benötigte Mittel –747 580 1 563 520 2 414 580 2 974 540 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 759 300 2 785 900 2 812 500 27 893 760 (Erfolgsrechnung) Zusätzlich benötigte Mittel –773 180 751 720 2 095 880 3 794 040 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 666 200 2 759 300 2 785 900 2 812 500 27 557 160

Die zusätzlich benötigten Mittel werden für das Jahr 2024 innerhalb der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, kompensiert und in der kommenden Finanzplanung einzustellen sein. Die durchschnittlichen jährlichen Kapitalfolgekosten (Abschreibungen und Zinsen) betragen über die gesamte Nutzungsdauer Fr. 274 533 und setzen sich zusammen aus Abschreibungen von Fr. 269 480 und kalkulatorische Zinsen von Fr. 5053. Tabelle 3: Kapitalfolgekosten Kapitalfolgekosten/Jahr Kosten Abschreibungen Kalkulatorischer Kalkulatorische Total in Franken in Franken Zinssatz Zinsen in Franken in Franken 2 695 500 539 100 0,75% 10 108 549 208

E. Wirtschaftlichkeit Die Ablösung von RIS1 stellt eine technische und wirtschaftliche Notwendigkeit dar. Im Rahmen der RIS2-Überprüfung (RRB Nr. 1116/2016) wurde festgestellt, dass für den Justizvollzug die Beschaffung einer auf dem Markt bestehenden Fachapplikation (Standardprodukt) das beste Verhältnis zwischen Kosten, Risiko, Zeit und Nutzen gegenüber anderen Möglichkeiten wie der Weiterentwicklung von RIS2 oder einer Neuentwicklung hat. Aus Anwendungssicht stellen neue gesetzliche Grundlagen sowie die Harmonisierungsvorhaben der Informatik in der Strafjustiz (HIS-Programm der Konferenz der kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren) laufend höhere Anforderungen an eine Fachapplikation für den Justizvollzug. Diese Anforderungen werden mit einem extern zu beschaffenden Standardprodukt wirtschaftlich am besten erfüllt. Es ist davon auszugehen, dass die Bearbeitung der Geschäfte durch eine moderne Applikation effizienter und mit einer tieferen Fehlerquote erfolgen wird. Dies insbesondere in Bereichen, in denen heutige Redundanzen in der manuellen Datenerfassung durch die zusätzliche Einrichtung elektronischer Schnittstellen zu Arbeitspartner-Systemen (z. B. VOSTRA) vermieden werden. Gleichzeitig steigen mit der zunehmenden Digitalisierung der Verwaltung und der Gerichte die Anzahl der Schnittstellen sowie die Anforderungen an den Datenschutz und die Informationssicherheit. Eine präzise numerische Quantifizierung der Einsparmöglichkeiten ist aufgrund der Komplexität der Prozesse nicht möglich.

F. Projektplan Die Umsetzungsarbeiten erfolgen unter der Leitung von JuWe in Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden der DigiSol (IT JI) und der Glaux Group AG. Der vorliegende Projektplan beruht auf den Angaben der Glaux Group AG. Die Umsetzung der Applikation erfolgt in mehreren vertraglich vereinbarten Releases mit verzugsbegründenden Meilensteinen, wobei bereits mit dem Release 1.0 die Ablösung von RIS1 erfolgen soll. Der gesamte Umfang des Angebotes steht nach Auslieferung der Folge-Releases 2 und 3 zur Verfügung. Der Abschluss der Einführung ist gemäss Planung auf Ende 2027 geplant. Die Umsetzung des Betriebs wird zu einem späteren Zeitpunkt beschlossen und erfolgt in enger Zusammenarbeit mit dem AFI. Abbildung: Projektplan 2024 2025 2026 2027 Initialisierung Konzept Ablösung RIS 1 Umsetzung Release 0.5 Umsetzung Release 1.0 Projektabschluss Umsetzung Release 2.0 Umsetzung Release 3.0

G. Strategiekonformität Bezüglich Strategiekonformität wird auf RRB Nr. 782/2021 verwiesen.