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Anforderungen an eine rechtskonforme und revisionssichere elektronische Informationsverwaltung

Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Staatsarchiv Bereich Gemeindearchive 09.2020

Anforderungen an eine rechtskonforme und revisionssi- chere elektronische Informationsverwaltung

Vorbemerkung Öffentliche Organe führen im Kanton Zürich ihre Geschäftsdossiers in elektronischer Form, soweit dies möglich und wirtschaftlich ist.1 Zugleich müssen sie ihre Informatio- nen so verwalten, dass ihr Handeln nachvollziehbar bleibt und die Rechenschaftsfähig- keit gewährleistet ist.2 Eine elektronische Informationsverwaltung hat bestimmte Anforderungen zu erfüllen, damit diese Voraussetzungen garantiert sind und sie als rechtskonform und revisionssi- cher gelten kann. Die Authentizität, Integrität, Zuverlässigkeit und Benutzbarkeit der elektronischen Unterlagen müssen jederzeit gewährleistet sein. Gängige File-Ablage erfüllen diese Kriterien nicht Die nachfolgende Liste mit Anforderungen dient als Hilfsmittel für Gemeinden. Zur Ge- währleistung einer rechtskonformen und revisionssicheren elektronischen Informations- verwaltung müssen diese Anforderungen organisatorisch und/oder technisch erfüllt sein. Die Anforderungen gelten für alle verwendeten Lösungen, in denen die Master- dossiers elektronisch geführt werden, d. h. für GEVER-Lösungen (RMS) und Fachapplikationen. Ein ausführlicher Anforderungskatalog alleine für GEVER-Lösungen wird ebenfalls zur Verfügung gestellt (Link Basisanforderungen an ein RMS).

Anforderungen

  • Das öffentliche Organ verwaltet seine elektronischen Geschäftsfälle mit einem Ord- nungssystem (Aktenplan, Registraturplan), das eine eindeutige Zuordnung und ei- ne zielgerichtete Suche von Informationen ermöglicht (vgl. IVSV § 2).

  • Das öffentliche Organ legt alle für die Bearbeitung und die Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsfalls notwendigen elektronischen Informationen in einem Dossier ab (vgl. IVSV § 3).

  • Das öffentliche Organ bezeichnet für jeden elektronischen Geschäftsfall eine feder- führende Stelle. Diese ist für die Vollständigkeit des Dossiers verantwortlich (vgl. IVSV § 4).

  • Elektronische Dossiers werden mit Informationen versehen, die für die Bearbeitung und die Zuordnung eines Geschäftsfalls sowie für den Schutz der dazugehörigen In- formationen nötig sind (Metadaten). Sie enthalten insbesondere folgende Metada- ten:

a. Titel des Geschäftsfalls,

1 Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) (LS 170.8). 2 Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) (LS 170.4).

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b. Eröffnungs- und Abschlussdatum, c. federführende Stelle (vgl. IVSV § 5).

  • Der Zeitpunkt der Speicherung der elektronischen Unterlagen muss unverfälsch- bar nachweisbar sein (vgl. VGG § 33).3

  • Jede Veränderung der elektronischen Unterlagen muss protokolliert und über- wacht werden. Bei heiklen Unterlagen sind auch Lesezugriffe zu protokollieren (vgl. IDG § 7 und IVSV § 13).

  • Jede Veränderung der elektronischen Unterlagen muss einer Person zugerechnet werden können (vgl. IDG § 7).

  • Die elektronischen Unterlagen dürfen nur jenen Personen zugänglich sein, die rechtmässig Kenntnis davon haben dürfen (vgl. IDG § 7).

  • Unterlagen, die aus rechtlichen Überlegungen (Formerfordernisse, Gründe der Rechtssicherheit und Beweisbarkeit) eine Originalunterschrift benötigen, sollten nach Einführung der elektronischen Informationsverwaltung weiterhin (auch) auf Pa- pier geführt werden (vgl. VGG § 33, siehe Handreichung, Was brauchen wir noch auf Papier?).

  • Die langfristige Sicherheit und die Haltbarkeit der elektronischen Unterlagen müs- sen garantiert sein, ebenso die Unveränderbarkeit eines Dokuments nach seiner Fertigstellung (vgl. VGG § 33 und IVSV § 13).

  • Ist ein Geschäftsfall beendet, überprüft die federführende Stelle die Vollständigkeit des elektronischen Dossiers und schliesst es ab (vgl. IVSV § 6). Während der lau- fenden Aufbewahrungsfrist wird das Dossier in der Ruhenden Ablage aufbewahrt (vgl. IVSV § 9).

  • Elektronische Unterlagen müssen entweder bei Dossierabschluss oder spätestens bei der Überführung ins Archiv in archivtaugliche Dateiformate (beispielsweise PDF/A) konvertiert werden (vgl. IVSV § 8).4

  • Geordnete Übernahme in ein elektronisches Archiv: Elektronische Unterlagen und die zugehörigen Metadaten müssen auf ihre Archivwürdigkeit bewertet werden und gemäss einem definierten Prozess- und Daten-Schema exportiert werden kön- nen. Dazu ist eine Schnittstelle gemäss dem Standard eCH-0160 zu verwenden.5 Vom zuständigen Archiv als archivwürdig beurteilte Unterlagen werden diesem ab- geliefert, nicht archivwürdige Unterlagen werden gelöscht (vgl. IVSV § 9).

3 Gemeindeverordnung (VGG) (LS 131.11). 4 Siehe Katalog archivischer Dateiformate der Koordinationsstelle KOST (Link). 5 Vgl. http://www.ech.ch/vechweb/page?p=dossier&documentNumber=eCH-0160.