CO 140.16 Suppression de la communication papier à l’administration communale(15.08.2014)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

Communications officielles OFEC

Suppression de la communication sous forme papier à l'administration communale du domicile ou du lieu de séjour

Suppression de la communication papier à l'administration communale

L'Office fédéral de l'état civil adopte les présentes communications officielles dont le contenu a valeur de directives.

Communications officielles OFEC Suppression de la communication sous forme papier à l'administration communale du domicile ou du lieu de séjour (Art. 49 et Art. 99b OEC)

1 Situation initiale

La Loi fédérale sur l'harmonisation des registres des habitants et d'autres registres officiels de personnes (Loi sur l'harmonisation des registres [LHR]; RS 431.02) est entrée en vigueur le 1er janvier 2008. Cette loi a pour objectif de simplifier, d'une part, la collecte des données statistiques provenant de différents registres officiels et, d'autre part, l'échange des données personnelles entre les registres en général.

Sur la base de cette loi, de nombreuses adaptations ont été apportées à la banque de données centrale Infostar (registre de l'état civil) pour régler l'échange électronique des données (processus d'attribution du numéro d'assurance sociale) et de la transmission électronique de données d'état civil à l'administration communale du domicile ou du lieu de séjour. Depuis février 2010, les données peuvent être délivrées automatiquement et sous forme électronique aux administrations communales disposant d'un raccordement Sedex (secure data exchange). Cependant, la communication sous forme papier a explicitement été maintenue en parallèle.

L'article 99b de l'Ordonnance sur l'état civil du 28 avril 2004 (OEC; RS 211.112.2), entré en vigueur le 1er janvier 2013, fixe un délai transitoire jusqu'au 31 décembre 2014 pour la communication sous forme papier et l'article 49 alinéa 3 a été adapté en conséquence. Selon cette adaptation, les données sont livrées automatiquement et sous forme électronique à l'administration communale du domicile ou du lieu de séjour. Si les conditions préalables à la livraison des communications sous forme électronique ne sont pas remplies (en particulier lorsque le raccordement de la banque de données du registre des habitants, soutenant le système de communication sous forme électronique, à la plateforme Sedex n'est pas disponible), la transmission des communications s'effectue jusqu'au 31 décembre 2014 sous forme papier, conformément à l'article 49 alinéas 1 et 2 et l'article 99b OEC.

2 Enoncé du problème

L'OFEC et l'unité Infostar UIS enregistrent de plus en plus de réclamations de la part d'administrations communales. En effet, ces dernières ne reçoivent plus de communications sous forme papier lorsque le système de communication Infostar est activé. Certaines autorités cantonales de surveillance de l'état civil, respectivement offices de l'état civil ont supprimé les communications sous forme papier aux administrations communales, qui disposent d'un système de communication électronique activé. Cette manière de faire pose problème chez certaines administrations communales, surtout lorsque le traitement électronique n'est pas encore pleinement opérationnel et qu'une vérification n'est plus possible du fait que la communication sous forme papier manque.

3 Solution

3.1 Coordination par l'UIS

Le passage à un mode de communication automatique et électronique exclusivement est effectué techniquement dans Infostar. Afin de garantir une transition sans tracas de la communication sous forme papier à la communication électronique, la coordination est assurée

Communications officielles OFEC Suppression de la communication sous forme papier à l'administration communale du domicile ou du lieu de séjour (Art. 49 et Art. 99b OEC)

par l'UIS. Les administrations communales concernées seront avisés par l'UIS avant la suppression des communications sous forme papier.

3.2 Traitement technique

Après la clôture d'une transaction, la communication usuelle sous forme papier est indiquée dans la liste des messages au moyen du bouton "Propositions" du masque "Liste des messages relatifs à la transaction" (ISR 21.01) pour toutes les administrations communales (également lorsque la communication électronique Infostar est activée). Si la communication à l'administration communale est proposée sous forme papier, celle-ci doit être envoyée comme avant par la voie habituelle (poste, courrier etc.). L'officier de l'état civil en répond.

4 Entrée en vigueur et force obligatoire

Les présentes communications officielles entrent en vigueur avec effet immédiat. Elles ont valeur de directives.

OFFICE FEDERAL DE L'ETAT CIVIL OFEC

Mario Massa