Dir. 10.16.11.01 Registres de l’état civil tenus sur papier (1876 à 2004)(01.11.2016 ; état : 15.11.2025)
Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC
Registres de l'état civil tenus sur papier (1876 à 2004)
Directive édictée par l’Office fédéral de l’état civil en vertu de l’art. 84, al. 3, let. a, de l’ordonnance sur l’état civil (OEC)
0 Introduction1
La ressaisie systématique (projet : SYRE) remonte à l'année 2003. L'OFEC avait à l'époque mis en place un groupe de travail, chargé d'examiner la possibilité d'une ressaisie accélérée dans le registre de l’état civil (Infostar) de toutes les personnes en vie ainsi que leur statut juridique mentionnées dans le registre des familles.
Le facteur déclencheur a été la prise de conscience qu'une ressaisie exclusivement liée à des cas particuliers (conformément aux prescriptions de l'OEC) prendrait environ cent ans2. La Confédération a délibérément choisi de ne pas réglementer la ressaisie (systématique) au niveau de l'ordonnance. Bien que la ressaisie au cas par cas soit plus coûteuse en termes de ressources (le même registre doit être consulté à plusieurs reprises) que la ressaisie systématique (avec une gestion libre et efficace du temps), de nombreux cantons se sont limités à la ressaisie conformément à l'OEC.
En 2011, l'OFEC a mené une première enquête sur l'état de la ressaisie des feuillets des registres des familles dans les cantons. Les cantons ont été informés par courrier du 2 juillet 2012 de l’état de la situation et de la procédure avenir. Au 1er janvier 2013, l’ancienne directive OFEC no 10.13.01.01 sur le contrôle final et le microfilmage sont entrées en vigueur, comportant un délai pour le microfilmage jusqu'au 31 décembre 2016. Le respect de ce délai impliquait que la ressaisie et le contrôle final devaient être terminés au plus tard le 31 décembre 2015.
Pour obtenir un aperçu plus récent de l'état de la ressaisie, l'OFEC a mené une seconde enquête. Les cantons ont été invités le 19 février 2014 à transmettre à l'OFEC les informations sur l’avancement de la ressaisie, sur le contrôle final et sur le microfilmage.
Il a été constaté, en particulier, que la mise en œuvre du contrôle final différait d'un canton à l'autre et que certains cantons ne pouvaient pas terminer la clôture dans le délai fixé dans la directive OFEC no 10.13.01.01 du 1er janvier 2013. Ceci valait également pour la réalisation du microfilmage. Il est à noter ici, que la possibilité de remplacement des microfilms par des techniques de stockage numérique figure dans les nouvelles dispositions de l'ordonnance.
Au vu de ces faits, toutes les directives et circulaires relatives aux registres tenus sur papier ont été regroupées dans la présente, les règles de ressaisie et les conditions matérielles ont été adaptées à la nouvelle situation.
1 Rapport d'activité de l'OFEC 2014 et 2015 ; chiffre 4.3 Enquête sur la ressaisie des feuillets
des registres des familles dans les cantons [texte disponible uniquement en allemand].
2 Exemple : dernière naissance d'un citoyen suisse/d'une citoyenne suisse, inscrite dans le registre
tenu sur papier, qui n'a eu aucun événement d'état civil depuis la naissance et qui meurt à l'âge de cent ans : déclenchement de la ressaisie en raison de l'enregistrement du décès.
1 Ressaisie
1.1 Principes
1.1.1 But et objectif de la ressaisie
Le transfert d'une personne du registre des familles, tenu depuis le 1er janvier 1929, au registre de l'état civil (ressaisie) constitue la condition pour l'enregistrement d’un événement dans le registre de l'état civil3.
1.1.2 Déclenchement de la ressaisie obligatoire (mandat)
Les personnes qui n'ont pas encore été transférées au registre de l'état civil sont ressaisies4 immédiatement sur la base d'un mandat de ressaisie à l’occasion de :
l'enregistrement d'un événement ou d'une décision officielle concernant l'état civil ;
la préparation d'un mariage et de la réception d'une déclaration ;
la commande et de l'établissement de documents d'état civil ;
l'obligation de collaborer (voir ch. 1.11) (mandat de ressaisie, communication des données actuelles (formule 0.1.2) ou demande de contrôle) ;
l'inscription de la constitution d'un mandat pour cause d'inaptitude ;
la commande d'un document d'identité.
1.1.3 Ressaisie systématique
La ressaisie systématique est régie selon les instructions des autorités cantonales de surveillance ou selon la décision indépendante de l'office de l'état civil. La ressaisie obligatoire est cependant prioritaire.
Pour atteindre l'objectif défini sous ch. 1.1.1, toutes les personnes inscrites en tant que vivantes sont à transférer à titre préventif dans le registre de l'état civil même si aucune raison imminente ne l'exige. La ressaisie systématique permet d'utiliser de manière optimale les ressources en personnel à disposition en tenant compte des fluctuations saisonnières de la charge de travail. En outre, elle permet d'enregistrer un événement sans délai (pas de mandat de ressaisie). La ressaisie est à considérer comme une contribution à l'harmonisation des registres5.
3 Art. 15 al. 2 OEC. 4 Art. 93 al. 1 OEC. 5 Art. 2 al. 1 let. a LHR.
Dans le cadre de l'harmonisation des registres, Infostar est le registre principal et est déterminant pour l'attribution du nouveau numéro de sécurité sociale (AVS). De même, lors de l'établissement de documents d'identité, Infostar joue un rôle central. D'autres fonctions devraient encore venir s'ajouter à l'avenir. Celles-ci ne pourront être utilisées de manière efficace et appropriée que si toutes les Suissesses et tous les Suisses en vie sont transférés le plus rapidement possible dans Infostar.
L'objectif de la ressaisie systématique est ainsi d'une part une clôture si possible coordonnée de la ressaisie de toutes les personnes inscrites comme vivantes dans les registres d'état civil, dans l'intérêt mutuel6 de tous les cantons, et, d'autre part, de garantir la qualité des données disponibles sous forme électronique dans Infostar en tant que registre principal Infostar.
1.1.4 Etats des données
La ressaisie porte sur le dernier état des données d'une personne figurant dans le registre des familles, dont la preuve a été apportée, ainsi que sur ses relations juridiques familiales existantes à ce moment-là.
Les inscriptions figurant dans le registre des familles font office de preuve des données historiques de la personne ressaisie.
1.1.5 Ressaisie sans modification
Les données sont transférées sans changement. Les données des personnes ressaisies ayant des relations juridiques familiales entre elles sont à relier en même temps7.
Le dernier état des données inscrites dans le registre des familles doit correspondre au premier état des données inscrites dans le registre de l'état civil afin d'éviter des lacunes dans l'enregistrement.
Les événements étrangers qui n'ont pas encore été annoncés au moment de la ressaisie sont en principe à enregistrer dans le registre de l'état civil à moins qu'il s'agisse d'un évènement plus ancien que le dernier évènement enregistré dans le registre des familles. Une rectification selon ch. 5.5 est nécessaire dans ce cas.
1.1.6 Date d’évènement
La date du dernier événement inscrit dans le registre des familles se rapportant à la personne à transférer sera enregistrée en tant que date du premier événement dans le système Infostar (x-1).
6 Cf. aussi note de pied de page 2. 7 Art. 15 al. 4 OEC.
1.1.7 Graphie du nom et du prénom
Pour les noms de famille, les inscriptions figurant dans le registre des familles sont déterminantes en ce qui concerne la graphie.
Si le nom d'une personne qui possède plusieurs droits de cité est inscrit différemment dans les divers registres des familles, il y a lieu de prendre en considération la graphie que la personne concernée utilise effectivement ou probablement. Dans de tels cas, la graphie sera déterminée sur la base des pièces justificatives archivées (communication d'événements, correspondance) ou de toute autre manière. Les personnes mariées ensemble et leurs enfants mineurs qui portent le même nom sont enregistrés avec la même graphie.
Si, lors de la ressaisie, la graphie déterminée diverge de celle du registre des familles, la remarque suivante sera apportée dans le registre correspondant en marge de chaque personne concernée : « Ressaisie avec la graphie (…) ».
Pour les prénoms, ce sont les inscriptions figurant dans le registre des naissances qui sont déterminantes en cas de divergence.
1.1.8 Rectification de la graphie du nom
S'il est constaté seulement après la ressaisie, sur la base d'un registre des familles d'une autre commune d'origine à l'occasion du traitement de la communication des données actuelles (chiffre 1.1.12), ou à une autre occasion, qu'une autre graphie officielle du nom est habituellement utilisée, l'office de l'état civil8 peut demander à l'autorité cantonale de surveillance9 de rectifier la graphie dans le registre de l'état civil dans l'intérêt de la personne concernée.
La rectification de la graphie sur demande de la personne concernée10, dès qu'elle a connaissance du nouvel enregistrement du nom et des prénoms dans le registre de l'état civil, est réservée. En outre, les règles relatives à l'élimination des inexactitudes doivent être observées (voir ch. 1.12 ci-après).
1.1.9 Nom de célibataire11
Le nom que la personne portait immédiatement avant son premier mariage est ressaisi en tant que « Nom de célibataire » dans le registre de l'état civil. Ceci est valable aussi bien pour la femme que pour l'homme. Le fait que la personne porte ce nom au moment de la ressaisie ou un autre nom à la suite d'un mariage n'est pas important. Si le « Nom de célibataire » a été changé ou rectifié officiellement depuis le premier mariage, la forme actuelle juridiquement contraignante est déterminante pour la ressaisie.
Si la personne est célibataire au moment de la ressaisie, le champ « Nom de célibataire » reste vide jusqu'à un éventuel mariage.
9 Art. 43 CC; art. 29 al. 1 OEC. 10 Art. 19a al. 2 OEC, ci-après ch. 5.5. 11 Art. 24 al. 2 OEC.
1.1.10 Autres noms
Le champ « Autres noms (officiels) » 12 ne doit pas être utilisé lors de la ressaisie. Comme cette catégorie de nom n'existe pas dans le registre des familles, elle ne doit pas être prise en considération lors de la ressaisie.
Si une rectification est ordonnée, elle doit être reproduite correctement. La personne est à ressaisir dans un premier temps avec l'état figurant dans le registre des familles. Le nouveau nom sera ensuite traité dans la transaction « Lancer la mise à jour ».
1.1.11 Droit de cité
Le droit de cité communal13 d'une personne est enregistré avec le nom actuel du lieu d'origine14 qui est valable au moment de la ressaisie et inscrit dans le système. Le motif d’acquisition et la référence du registre des familles sont à ressaisir dans le registre de l’état civil (Infostar).
1.1.12 Droits de cité multiples
Si la personne ressaisie possède plusieurs droits de cité communaux, il y a lieu de s'assurer que la mention de la ressaisie a été apportée dans chaque registre des familles : par une inscription dans les registres des familles de son propre arrondissement de l'état civil ou par une communication des données actuelles (formules 0.1.2) aux autres cantons.
1.1.13 Nationalité étrangère 15
À l'occasion du transfert des données d'état civil dans le registre de l'état civil (ressaisie), la nationalité étrangère16 d'une personne sera enregistrée avec la dénomination actuelle consignée dans le registre de l’état civil (Infostar NG) au moment de la ressaisie conformément à la liste des désignations d’Etat tenue par la Chancellerie fédérale17.
Si l'Etat d'origine désigné dans le registre des familles a été divisé en plusieurs États souverains (p. ex. Union soviétique, Tchécoslovaquie, Yougoslavie) et s'il ne ressort pas à quel Etat successeur la personne appartient, la nationalité sera saisie conformément à la dénomination historique ou, si cela n'est pas possible, avec la mention « Nationalité non élucidée ».
La mise à jour des données relative à la nationalité reste réservée. Elle peut avoir lieu à n'importe quel moment sur la base d’une preuve de la possession et entre dans la compétence de l'office de l'état civil qui détient cette preuve.
12 Art. 8, let. a, ch. 4, et art. 24, al. 3, OEC. 13 Art. 22, al. 1, CC. 14 Art. 39, al. 2, ch. 4, CC.
15 Directive OFEC no 10.10.05.01 « Nationalité des étrangers et dénomination des Etats étrangers »
17 Art. 26, al.2, et al.3, OEC
1.1.14 Lieu d’événement suisse
Les données relatives au lieu d'événement suisse18 sont à reporter sans modification. Une rectification dans le registre des familles est réservée si la dénomination du lieu n'est pas consignée dans le registre de l’état civil (Infostar). Une rectification n’est toutefois pas indiquée, lorsqu’il s’agit uniquement d’un changement de canton (p.ex. Laufen BE / Laufen BL) ou lors de différences dans l’orthographe du lieu resté identique.
Une mise à jour est effectuée exceptionnellement si le registre de l’état civil (Infostar) le prévoit, si elle semble appropriée et si elle se fait habituellement. Si les données sur le lieu d'événement ont été transférées avec une différence, il y a lieu d'apporter une remarque dans le registre des familles avant la ressaisie sous la forme d'une rectification. Des données complémentaires sur le lieu d’événement peuvent être apportées si la commune politique dans laquelle l’événement est survenu se composait de plusieurs arrondissements de l’état civil à ce moment-là.
1.1.15 Lieu d’évènement étranger19
Les données relatives au lieu d'événement étranger figurant dans le registre des familles sont en principe à reporter sans modification.
Le nom de l'Etat étranger20 ou des zones géographiques délimitées d’importance internationale21 au moment de la survenance de l'événement est à reporter en tant que lieu d'événement étranger si la dénomination est consignée dans Infostar. Les compléments (village, ville, quartier, district, département, province, etc.) figurant dans le registre des familles sont ressaisis dans le champ du « Lieu de l’événement ». Exemple : Pays de naissance = Royaume-Uni ; Lieu de naissance = England, London.
Une fois la ressaisie effectuée conformément à l'inscription du registre des familles, une mise à jour des données sur l'Etat étranger et son complément dans le registre de l'état civil est exceptionnellement admise si elle semble appropriée, si elle se fait habituellement ou si la nouvelle dénomination du lieu d'événement est prouvée (voir Processus OFEC no 30.4 du 1er janvier 2008 « Mise à jour des données d'état civil dans des cas particuliers »).
La rectification dans le registre des familles avant la ressaisie est réservée.
1.2 Données de l’état civil de la personne ressaisie
La personne est à ressaisir avec les dernières données de son état civil inscrites dans le feuillet des familles. Son célibat, la date de la dissolution de son mariage sont à reporter dans le registre de l’état civil.
19 Directive OFEC no 10.10.05.01 « Nationalité des étrangers et dénomination des Etats étrangers »
20 Art. 26, let. b, OEC. 21 P. ex. Palestine.
Si la personne est mariée au moment de la ressaisie, le transfert de son épouse ou de son époux dans le registre de l'état civil est effectué dans le cadre de la même opération. Une communication est délivrée si les données ne figurent pas dans le même registre des familles (voir chiffre 1.2.3 en particulier). Les données des personnes mariées ensemble au moment de la ressaisie sont à relier entre elles sur la base des relations juridiques familiales22 (lien matrimonial) figurant dans le registre des familles.
1.2.1 Ressaisie de l’homme au lieu d’origine actuel
L'homme est transféré à partir du feuillet du registre des familles qui contient le dernier état de ses données. S'il possède différents droits de cité communaux au moment de la ressaisie, plusieurs offices de l'état civil, à choix, sont compétents pour procéder au transfert des données.
1.2.2 Ressaisie de la femme au lieu d’origine actuel
La femme est transférée à partir du feuillet du registre des familles qui contient le dernier état de ses données. Si elle possède différents droits de cité communaux au moment de la ressaisie, plusieurs offices de l'état civil, à choix, sont compétents pour procéder au transfert des données. Une distinction doit cependant être faite si la femme possédait déjà le droit de cité en tant que célibataire ou si elle l'a acquis par mariage.
1.2.3 Ressaisie de la femme au lieu d’origine en tant que célibataire
Si la ressaisie de la femme est effectuée au lieu d'origine qu'elle possédait en tant que célibataire, une communication doit être envoyée au lieu d'origine acquis par mariage (« Communication des données actuelles », formule 0.1.2). La communication vaut comme mandat pour le transfert de l'époux suisse ainsi que des enfants nés pendant le mariage ou après sa dissolution dans le registre de l'état civil.
1.2.4 Ressaisie de la femme au lieu d’origine acquis par mariage
Si la ressaisie de la femme est effectuée au lieu d'origine qu'elle a acquis par mariage, une communication doit être envoyée à l'office de l'état civil du lieu d'origine précédent (« Communication des données actuelles », formule 0.1.2). Si les données de ses parents sont également ressaisies, la communication est à considérer comme mandat pour une mise en relation avec les parents.
Il importe peu que la femme possède encore ou non le droit de cité qu'elle avait en tant que célibataire au moment de la ressaisie. La communication vaut comme mandat pour le transfert des enfants nés hors mariage dans le registre de l'état civil.
Si une femme qui a été mariée plusieurs fois est ressaisie au dernier lieu d'origine acquis par mariage, il y a lieu de s'assurer, avec la collaboration de tous les offices de l'état civil concernés, que sa ressaisie est communiquée à chaque lieu d'origine qu'elle a acquis par mariage puis perdu ensuite, afin que ses enfants soient ressaisis sans lacunes.
22 Art. 15, al. 4, OEC ; aucun partenariat enregistré n’a été inscrit dans le registre des familles jusqu’à
sa clôture.
1.2.5 Ressaisie d’une personne étrangère
Si l'épouse, l'époux ou un enfant ne possède pas la nationalité suisse, la ressaisie est effectuée sur la base des données figurant dans le feuillet des familles de la personne qui possède la nationalité suisse.
Le feuillet du registre des familles de son dernier mariage est déterminant pour la ressaisie d'une personne étrangère divorcée d'une citoyenne ou d'un citoyen suisse.
Dans chaque cas, il y a lieu de contrôler en recherchant les données dans le registre de l’état civil si un étranger, inscrit dans le registre des familles en tant que précédent époux d’une citoyenne suisse ou en tant que père d’un enfant d'une citoyenne suisse, a été ressaisi ou saisi par un autre office de l’état civil (p. ex. à la suite d’un mariage avec une autre citoyenne suisse, d’un partenariat enregistré ou de la naturalisation dans une autre commune). Ceci s’applique par analogie à la femme étrangère qui était mariée auparavant avec un citoyen suisse. Le cas échéant, la remarque correspondante doit être apportée dans le registre des familles. Il y a lieu de vérifier si la mise en relation avec les descendants a été effectuée dans le registre de l’état civil.
Il est possible de renoncer à la ressaisie d’une personne étrangère inscrite dans le registre des familles si celle-ci n’a pas de lien de famille avec une personne de nationalité suisse en et n’est pas concernée par un fait d’état civil, une déclaration d’état civil, une demande de naturalisation ou une demande d’inscription du lieu de dépôt d’un mandat pour cause d’inaptitude.
1.3 Données sur la filiation
1.3.1 Moment déterminant
Les données sur la filiation à ressaisir dans le registre de l'état civil se réfèrent en principe au moment de l'établissement du lien de filiation.
Par conséquent, les changements concernant les noms ou les prénoms de la mère ou du père, qui surviennent après l'établissement du lien de filiation, ne sont en principe pas pris en considération lors de la ressaisie (p. ex. changement du nom à la suite du mariage ultérieur des parents ou changement du prénom de la mère ou du père après l'établissement du lien de filiation).
Font exception les cas de rectification ou l'adoption de la mère ou du père d'un enfant. Dans de tels cas, outre la modification du nom, les données sur la filiation de l'enfant sont à mettre à jour (p. ex. nom au moment de l'adoption).
1.3.2 Enfant né avant le mariage
Les données inscrites dans le registre des familles relatives à la filiation d'un enfant né avant le mariage de ses parents étaient actualisées à la suite du mariage des parents selon les principes applicables à ce registre (en dérogation du principe énoncé au chiffre 1.3.1) ; ceci concernait notamment le changement de nom de la mère après le mariage.
Le nom que la mère ou le père portait au moment de l'établissement du lien de filiation ne ressort pas toujours du feuillet du registre des familles. Il est admis de reprendre les données de filiation directement du feuillet et de renoncer exceptionnellement à rechercher le nom que la mère ou le père portait au moment de l'établissement du lien de filiation s'il apparaît que la clarification demande un investissement démesuré.
1.3.3 Adoption plénière
Lors d'une adoption plénière, les relations de l'enfant avec les parents biologiques sont supprimées. Elles ne doivent pas être prises en considération lors de la ressaisie. Est réservé le lien de filiation avec le parent biologique qui est ou qui était marié avec la personne qui a adopté l'enfant (adoption de l’enfant du conjoint).
Dans le cas d'une personne qui a fait l'objet d'une adoption plénière, au moins l'un des parents par lequel le lien de filiation par adoption a été établi doit également être transféré dans le registre de l'état civil, même si la personne concernée est décédée.
1.3.4 Adoption simple
Dans le cas d'une adoption simple (adoption selon le droit étranger ou selon le droit suisse en vigueur jusqu'au 31 mars 1973), aussi bien les parents biologiques que les parents adoptifs figurant dans le registre des familles, doivent être ressaisis dans le masque « Filiation ».
Les données sur la filiation doivent être reprises directement du registre des familles ; il est possible de renoncer exceptionnellement à rechercher le nom que la mère ou le père portait au moment de l'établissement du lien de filiation s'il apparaît que la clarification demande un investissement démesuré.
1.4 Enfant de la personne ressaisie
1.4.1 Ressaisie obligatoire des enfants
Lors de la ressaisie d'une personne, tous les enfants inscrits dans le même registre des familles sont à transférer en même temps dans le registre de l'état civil. L'obligation de ressaisie s'applique à tous les enfants avec lesquels la personne concernée a un lien de filiation au moment de la ressaisie.
En outre, il y a lieu de s'assurer23 que toutes les filles24 de la personne concernée qui sont sorties du registre des familles soient également ressaisies.
23 Ressaisie sur la base d'un autre registre des familles du propre arrondissement de l'état civil ou envoi
d'une communication des données actuelles (formule 0.1.2). 24 Transfert lors de la perte du droit de cité par suite du mariage avant le 1er janvier 1988.
1.4.2 Enfants décédés
La ressaisie d'un enfant décédé est obligatoire si l'un des parents est encore en vie ou s'il avait lui-même des enfants ; les enfants en vie de la personne décédée doivent également être ressaisis. En outre, il y a lieu de procéder à la ressaisie d'un enfant décédé si celle-ci s'avère appropriée au moment de la ressaisie (p. ex. en vue de l'établissement d'un certificat de famille).
1.4.3 Enfants étrangers
L'enfant qui ne possède pas la nationalité suisse est à transférer dans le registre de l’état civil en même temps que le parent ressaisi.
1.4.4 Mandat de ressaisie
Si un enfant de la personne concernée ne peut pas être ressaisi car il possède un autre droit de cité25 et que ses données actuelles ne figurent dans aucun registre des familles du propre arrondissement de l'état civil, il y a lieu de mandater l'office de l'état civil compétent pour procéder à la ressaisie : « Communication des données actuelles » (formule 0.1.2).
L'obligation de collaborer est régie par le chiffre 1.11.3.
1.4.5 Mise en relation Enfant ⌠ Parent
Les données de la mère et du père disponibles dans le registre de l'état civil sont à relier avec celles de l'enfant par l'office de l'état civil compétent pour la ressaisie de l'enfant.
1.4.6 Mise en relation Enfant ⌠ Descendants déjà ressaisis
Si l'on constate lors de la ressaisie de l'enfant, selon chiffre 1.4.1 ou chiffre 1.4.2, que ses descendants ont déjà été transférés dans le registre de l'état civil, les données disponibles doivent également être reliées26 entre elles.
L'obligation de ressaisie est aussi valable pour les descendants de l'enfant ressaisi.
1.5 Parents de la personne ressaisie
1.5.1 Obligation de ressaisie du père et de la mère
Lors de la ressaisie d'une personne, les parents encore en vie sont à ressaisir en même temps dans le registre de l'état civil.
Est réservée la ressaisie dans des cas particuliers (voir ch. 1.8) ou si elle semble appropriée sans qu'un fait ne le nécessite impérativement (voir p.ex. ch. 1.5.2).
25 Enfants reconnus après le 31 décembre 1977 ou filles mariées avec un citoyen suisse avant le 1 er
janvier 1988. 26 Art. 15, al. 4, OEC.
1.5.2 Parent décédé
Dans des cas fondés, la mère ou le père décédé/e d'une personne ressaisie peut également être ressaisi/e (notamment en vue de l'établissement d'un certificat relatif à l'état de famille enregistré pour la personne décédée ou pour l'un de ses enfants).
1.5.3 Communication au lieu d'origine de la mère ou du père
Si le père ou la mère sont inscrits dans un autre registre des familles27, qui ne fait pas partie du propre arrondissement de l'état civil, la ressaisie de l'enfant doit être communiquée à l'office de l'état civil compétent du lieu d'origine du père ou de la mère : « Communication des données actuelles » (formule 0.1.2).
1.5.4 Mise en relation avec les parents déjà ressaisis
Si l'on constate que la mère ou le père ou les deux parents de la personne ressaisie ont été ressaisis à une date antérieure (par ex. lors de l'enregistrement du décès), les données correspondantes sont à relier impérativement entre elles. C’est l’office de l’état civil qui détient les données, qui est compétent pour enregistrer cette mise en relation.
1.6 Mise en relation des époux décédés28
Si l'un des conjoints est décédé avant l'introduction d'Infostar et que l'autre est déjà ressaisi dans Infostar en tant que veuf, la personne prédécédée peut être ressaisie et mise en relation par la transaction « Saisir la relation – Associer Conjoint » avec son conjoint.
Une mise en relation avec le conjoint prédécédé en premier ne peut en principe être effectuée que si l'état civil du conjoint décédé par la suite n'a pas changé avant son décès et si les époux étaient mariés lors du décès du premier conjoint.
La ressaisie et la mise en relation ne sont pas obligatoires.
1.7 Procédure
1.7.1 Personne de référence
Il y a lieu de contrôler en recherchant les données dans le registre de l’état civil,
si la titulaire resp. le titulaire du feuillet qui a fait l’objet de la ressaisie a été mise/mis en relation avec tous les enfants inscrits dans le feuillet et avec l’époux resp. l’épouse actuel/le et ;
si la mention de transfert29 manque auprès de l’un des enfants, elle sera apportée ultérieurement.
27 Mère d'un enfant reconnu avant le 1er janvier 1978 ou père d'un enfant reconnu après le 31 décembre
1977.
28 Ancienne directive Infostar no 2 du 01.03.2016 abrogée avec l’introduction d’Infostar NG
29 Chiffre 1.9.2 et 1.9.3.
Si la ressaisie comporte des lacunes, celles-ci doivent être immédiatement éliminées. Les mises en relation et les mentions de transferts manquantes sont à compléter ultérieurement et les erreurs30 survenues lors du changement de support sont à pallier. Les offices de l’état civil concernés ont l'obligation de coopérer sans délai.
1.7.2 Enfants de la personne de référence ressaisie
a. Remarques générales Un enfant qui n’a pas encore été ressaisi est à transférer dans le registre de l’état civil conformément aux règles en vigueur et à mettre en relation avec le parent (personne de référence ressaisie même si elle est décédée entre-temps) et ses descendants ressaisis.
La ressaisie d’un enfant sorti du feuillet du registre des familles de la personne de référence a lieu sous sa propre compétence s’il possède encore le droit de cité de cette commune, a réintégré la nationalité ou était inscrit jusqu’au décès ou jusqu’à la perte de la nationalité dans le même registre des familles.
Les enfants décédés ainsi que les enfants qui ont perdu la nationalité suisse (par mariage, péremption ou libération) doivent impérativement être ressaisis pour assurer l’intégralité d’un certificat relatif à l’état de famille enregistré pour le père ou la mère.
b. Fille sortie du feuillet des familles de la personne de référence La ressaisie de la fille sortie du feuillet du registre des familles de la personne de référence, qui a perdu le droit de cité à la suite du mariage avec un citoyen suisse, est à mandater (demande de ressaisie avec motif).
Si la femme s’est mariée plusieurs fois, le mandat sera transmis avec la remarque correspondante. L’office de l’état civil compétent déclenche la « Communication des données actuelles » (formule 0.1.2) et veille à la ressaisie des éventuels descendants de la femme concernée resp. à la mise en relation avec les descendants déjà ressaisis.
La fille ressaisie en tant qu’épouse d’un étranger, qui a perdu la nationalité suisse à la suite du mariage, est à inscrire selon le dernier état figurant dans le registre des familles (avec nom de célibataire [le port du nom après le mariage ne ressort pas du registre des familles], en tant que personne mariée avec date de mariage et en tant que ressortissante de l'Etat de son mari. Une ressaisie de cette personne avec comme indication de l'état civil « inconnu », le statut de vie « inconnu », et la « nationalité non élucidée », (car l’acquisition ou la possession de sa nationalité constitue, entre autres, le motif de la perte de la nationalité suisse) ne correspondrait pas au dernier état figurant dans le registre des familles. On peut renoncer à la ressaisie de son mari étranger même si un enfant commun né avant le mariage, transféré dans le registre de l’état civil, a conservé la nationalité suisse.
30 Art. 43 CC.
La fille décédée, même si elle était citoyenne d’une autre commune d’origine au moment du décès, doit impérativement être transférée dans le registre de l’état civil et mise en relation avec le parent ressaisi même si elle n’a pas de descendant. La communication correspondante des données actuelles (formule 0.1.2) est à effectuer par l’office de l’état civil compétent pour la saisie.
c. Enfant de la personne de référence libéré de la nationalité suisse La libération de la nationalité suisse présuppose que la personne concernée possède une nationalité étrangère. Comme celle-ci n’apparaît pas dans le registre des familles, elle est désignée par la mention « Nationalité non élucidée » lors de la ressaisie.
d. Enfant de la personne de référence qui a perdu la nationalité suisse par péremption La perte de la nationalité suisse par péremption31 implique que la personne concernée possède une nationalité étrangère. Comme celle-ci n’apparaît pas dans le registre des familles, elle est désignée par la mention « Nationalité non élucidée » lors de la ressaisie.
1.8 Exceptions et cas particuliers
Il est fait exception à la ressaisie obligatoire et systématique dans les cas suivants :
une personne en vie si elle a dépassé l’âge de cent ans au moment de la ressaisie ;
l’épouse d’un étranger qui a perdu la nationalité suisse à la suite du mariage si ni son père ni sa mère ne sont enregistrés dans le registre de l’état civil ;
une personne libérée de la nationalité suisse si ni son père ni sa mère ne sont enregistrés dans le registre de l’état civil ;
une personne qui a perdu la nationalité suisse par péremption à l‘âge de vingt-cinq ans révolus si ni son père ni sa mère ne sont enregistrés dans le registre de l’état civil ;
une personne décédée si ni son père ni sa mère ne sont enregistrés dans le registre de l’état civil ;
le décès survenu à l’étranger avant l’introduction d’Infostar qui est annoncé ultérieurement, il peut être inscrit exceptionnellement directement dans le registre des familles en vertu d’une décision de transcription de l’autorité cantonale de surveillance en matière d’état civil qui se base sur l’acte de décès étranger. •
1.9 Mentions concernant la ressaisie
1.9.1 Obligation d'inscription des mentions dans le registre des familles
Lors de la ressaisie ou sur la base de la « Communication des données actuelles » (formule 0.1.2), la mention de transfert (voir chiffre 1.9.2) ainsi que les renvois relatifs à la ressaisie (voir chiffre 1.9.3) doivent être apportés dans chaque cas dans le registre des familles.
La mention de transfert marque l'interface entre le registre des familles et le registre de l'état civil (changement de support). Le renvoi sert à la mise en relation obligatoire entre les parents et les enfants.
L'obligation d'inscription des mentions se rapporte à tous les registres des familles de son propre arrondissement de l'état civil. L'office de l'état civil statue sur l'envoi de communications internes sur la base des mesures organisationnelles.
Si une personne étrangère a été ressaisie, au lieu d’être ressaisie depuis un registre des familles, au minimum la mention de renvoi sera inscrite dans le feuillet (numéro IFS entre parenthèse).
1.9.2 Mention de transfert
La « mention de transfert » se compose du numéro IFS et de la date de transfert (JJ.MM.AN). Elle est à apporter sous la rubrique « Changement d'état civil, de nom et du droit de cité » en marge de la personne ressaisie dans le registre des familles.
Lors d'une ressaisie liée à un événement, la date de la mention de transfert est celle du jour précédant la date de l'événement à enregistrer (règle : x - 1).
Lors d'une ressaisie systématique, la date de la mention de transfert correspond au jour de la ressaisie (jour ouvrable).
1.9.3 Mention de renvoi
Si la personne n'a pas été transférée directement du feuillet du père ou de la mère au registre de l'état civil, il faut mentionner sur chaque feuillet précédent (feuillet des parents), en marge de la personne concernée, entre parenthèses dans la partie gauche du texte, le numéro IFS en tant que renvoi à la ressaisie effectuée dans le registre de l'état civil, sans indication de la date. Ce renvoi sert de base pour la mise en relation (filiation) des données mère et père ↔ enfant d'une part et enfant ↔ mère et père d'autre part.
1.9.4 Correction de la mention de transfert
Les événements d'état civil étrangers annoncés ultérieurement doivent être enregistrés dans le registre de l'état civil si la date de l'événement d'état civil se situe après celle de la dernière inscription dans le registre des familles mais avant la date de transfert inscrite au moment de la ressaisie.
Dans ce cas, la date de la mention de transfert (voir chiffre 1.9.2) doit être corrigée dans le registre des familles. Elle doit correspondre à la règle x – 1 ; la date doit se situer avant celle de l'événement d'état civil étranger à enregistrer.
Une exception à cette règle est le cas où l'évènement annoncé n'est pas l'évènement le plus récent dans le registre des familles et où une mise à jour est nécessaire (cf. ch. 5.5).
1.10 Mise en relation des données
1.10.1 Désignation de la relation juridique familiale
Pour la mise en relation des données de l'enfant avec celles de sa mère, les types de relation suivants peuvent être sélectionnés pour désigner le motif de la relation :
naissance ;
adoption plénière ;
adoption simple ;
jugement déclaratif : constatation de la maternité par décision judiciaire ;
maternité de substitution ;
sans autre spécification : mode d'établissement de la filiation inconnu ;
parentalité de l’épouse.
L'établissement de la filiation par reconnaissance de l'enfant par la mère, selon le droit étranger, ne ressort pas du registre des familles ; par conséquent, ce type de relation n'est pas pris en considération.
Pour la mise en relation des données de l'enfant avec celles de son père, les types de relation suivants peuvent être sélectionnés :
présomption de paternité ;
reconnaissance : auprès de l'état civil, judiciaire ou testamentaire ;
adoption plénière ;
adoption simple ;
jugement déclaratif : déclaration de paternité ou déclaration de légitimité de l'enfant (jusqu'au 31 décembre 1977) et déclaration de paternité (dès le 1er janvier 1978) ;
sans autre spécification : mode d'établissement de la filiation inconnu.
Pour la mise en relation des époux, les données de l'homme et de la femme doivent être reliées entre elles avec le motif de relation « Relation matrimoniale ».
Aucun partenariat enregistré n'a été inscrit dans le registre des familles. Les partenariats conclus à l'étranger et annoncés ultérieurement seront enregistrés directement dans le registre de l'état civil après la ressaisie des personnes concernées.
1.10.2 Mise en relation lors de la ressaisie
L'office de l'état civil compétent pour la ressaisie met en relation toutes les personnes qui ont été ressaisies dans la même phase d'opération sur la base des relations juridiques familiales inscrites dans le registre des familles32.
1.10.3 Mise en relation ultérieure
Si un office de l'état civil constate, lors de la ressaisie ou à une autre occasion, que la mise en relation a été omise dans le registre de l'état civil alors qu'une relation juridique familiale prouvée existe, les personnes suisses et étrangères concernées doivent être mises en relation entre elles sans délai.
1.11 Collaboration lors de la ressaisie
1.11.1 Mandat de ressaisie
Le mandat de ressaisie déclenche systématiquement les opérations suivantes :
ressaisie de la personne concernée ;
ressaisie de l'épouse ou de l'époux de la personne concernée ;
ressaisie de tous les enfants de la personne concernée ou à défaut, envoi d'une nouvelle communication des données actuelles (formule 0.1.2) à l'arrondissement de l'état civil qui détient leurs données ;
ressaisie des parents en vie de la personne concernée ;
mise en relation de la personne concernée avec les membres de la famille déjà ressaisis (père, mère, enfants).
1.11.2 Communication des données actuelles
Une communication des données actuelles (formule 0.1.2) entraîne les tâches suivantes :
inscription des mentions dans le registre des familles (transfert, renvoi) ;
ajout des données dans le registre de l'état civil concernant l'acquisition du droit de cité communal si elles ressortent du registre des familles (motif et date de l'acquisition ainsi que référence du registre des familles) ;
ressaisie de l'époux suisse si l'épouse a été ressaisie au lieu d'origine qu'elle possédait en tant que célibataire ;
ressaisie des enfants de la femme concernée au lieu d'origine acquis par mariage ;
ressaisie des enfants de la femme concernée au lieu d'origine en tant que célibataire ;
ressaisie des parents en vie de la personne concernée ;
• réacheminement de la communication des données actuelles après avoir effectué les propres tâches, aux offices concernés du lieu d'origine que la femme possédait en tant que célibataire et à tous les anciens lieux d'origine que la femme a acquis par mariage et perdus par la suite.
1.11.3 Obligation de collaborer
Lors de la réception d'un mandat de ressaisie (voir chiffre 1.11.1), de la communication des données actuelles (voir chiffre 1.11.2) et d'une demande de contrôle, l'office de l'état civil qui détient les données est soumis à l'obligation de collaborer sans réserve.
1.11.4 Délai d’exécution
Le mandat de ressaisie selon chiffre 1.11.1 doit être exécuté avant la fin du jour ouvrable suivant.
1.12 Elimination des inexactitudes
1.12.1 Situation initiale
Des inexactitudes peuvent être constatées lors du transfert des données d'état civil d'une personne et de ses relations familiales du registre des familles au registre de l'état civil33.
L'obligation de rectifier les registres spéciaux et les registres des familles à l'occasion de la ressaisie peut susciter des divergences d'opinion entre les offices de l'état civil et les cantons (autorités de surveillance).
1.12.2 Exemples d'inexactitudes
Les erreurs de transfert d'un registre à l'autre, les erreurs de transcription des communications d'état civil, les pièces justificatives internes des inscriptions rédigées de manière imprécise mais aussi les négligences sont la cause des inexactitudes quant au port du nom, aux données de filiation ou du lieu d'origine d'une personne.
Exemples : traduction non autorisée ou omission de prénoms, changement informel de leur graphie, de leur ordre et l’usage de formes diverses (forme intégrale, forme abrégée, diminutifs) ; différences dans la graphie du nom ; données imprécises sur la filiation d'une personne ou indications incorrectes sur le domicile ou le lieu de séjour ; manque de clarté juridique sur la possession d'un droit de cité communal ; imprécisions sur le lieu de l'événement.
33 Art. 93, al. 1, OEC ; ressaisie de données personnelles.
1.12.3 Octroi du droit d'être entendu
Si la personne concernée a accepté de bonne foi des documents incorrects et les a utilisés dans ses rapports avec les autorités, les inscriptions non contestées ne peuvent être rectifiées dans les registres sans que la personne concernée ait pu être entendu34.
1.12.4 Absence d'intérêt privé ou public
L’élimination des inexactitudes peut demander un investissement administratif considérable souvent disproportionné en regard du but visé. Elle doit donc être d'un intérêt public ou privé. La mise à jour des registres n'entre pas dans l'obligation de rectifier au sens de l'article 43 CC. Les données des personnes décédées ne sont rectifiées que dans des cas exceptionnels.
1.12.5 Aucune rectification d'office
Le changement de support ne constitue ni un motif ni une condition pour effectuer une rectification complète et d'office des registres. La décision d'éliminer des inexactitudes avec la collaboration d'autres offices de l'état civil doit être prise soit avant soit après le transfert des données. Elle est notamment motivée par la demande de rectification de la personne concernée.
1.12.6 Aucune mise à jour intégrale des registres de l'état civil clôturés
Il est possible de renoncer à la rectification des registres spéciaux et à l'établissement de nouvelles communications officielles servant de base à la rectification des registres des familles, s'il n'existe aucun intérêt privé ou public (p. ex. pas de rectification dans le registre des mariages si le mariage est dissous).
1.12.7 Aucune adjonction ultérieure de feuillets pour des raisons techniques
Pour des raisons formelles, il y a lieu de renoncer à constituer ultérieurement des feuillets isolés ou des séries entières de feuillets dans les registres des familles clôturés (notamment pour garantir l'uniformité des registres des familles tenus selon l'ancien droit dans chaque commune d'origine dans le cas de lieux d'origine multiples). Dans la période d'introduction du registre des familles, il n'a pas toujours été ouvert de propre feuillet à la mère célibataire ou à la femme divorcée sans que cette pratique n'ait été contestée.
Une note explicative peut être apportée si elle semble judicieuse pour une meilleure compréhension des situations d'exception de la technique des registres. La mise à jour des feuillets existants selon les prescriptions du droit transitoire en vigueur est réservée.
2 Contrôle final
2.1 Situation initiale
Le contrôle final (examen du registre des familles de chaque commune d'origine tenu depuis le 1er janvier 1929 jusqu'à la clôture) était prévu aussi bien dans la directive no 10.11.01.04 ch. 9.2 que dans la directive no 10.13.01.01, toutes deux abrogées par la présente directive.
Le contrôle final devait garantir au minimum que toutes les personnes en vie tenues dans le registre des familles soient transférées sans lacunes au registre de l'état civil et que les données soient reliées entre elles correctement et de manière complète sur la base des relations juridiques familiales.
Les registres tenus sur papier auraient ainsi dû être clôturés et sécurisés de manière définitive35 sans plus devoir être consultés en raison de l'exhaustivité et l'exactitude prouvées du registre de l'état civil (concept de base : intégralité d’un certificat relatif à l’état de famille enregistré ; responsabilité [art. 46 al.1 CC]).
La ressaisie systématique des données, le contrôle final ainsi que la sécurité définitive n’ont pas été effectués de manière uniforme dans toute la Suisse aussi bien en termes de délai que de contenu. Par exemple, certains cantons ont déjà procédé au contrôle final alors que d'autres examinent encore la faisabilité. Etant donné que la ressaisie et le contrôle final ne sont pas au même état d'avancement, des demandes de précisions et de vérification systématiques doivent être réalisées. Malgré le contrôle final, les registres des familles doivent néanmoins être systématiquement consultés à l'avenir pour des raisons d’exhaustivité et de sécurité (demandes de contrôle).
2.2 Renonciation à l'élaboration d’une directive pour le contrôle final
Le contrôle final ne remplit pas son objectif initial (transfert complet, mise en relation complète et correcte) et ne peut pas être réalisé dans le délai fixé. Une prolongation du délai accentuerait les divergences précédemment mentionnées entre les cantons.
Les principes (ressaisie de toutes les personnes en vie tenues dans le registre de l'état civil) et les objectifs (ressaisie complète et correcte de toutes les données et en particulier des relations familiales) sont connus (voir chiffre 1). Les cantons doivent veiller à ce que les documents délivrés soient complets et corrects.
Une ressaisie incomplète ou incorrecte relève de la responsabilité des cantons chargés de l'exécution. Des rectifications peuvent être apportées ultérieurement dans le cadre d'un contrôle final complet et global.
Par conséquent, il est recommandé de procéder systématiquement à des demandes de précisions et de vérification (demandes de contrôle) dans le cadre de la divulgation des relations familiales avant de délivrer un document. Ainsi, le contrôle est intégré dans le travail quotidien et est mieux compatible avec les tâches quotidiennes. Cependant, il est encore difficile d'évaluer quand il sera possible de renoncer définitivement à la consultation du registre des familles.
L'OFEC renonce par conséquent à élaborer une directive pour le contrôle final.
La renonciation à une directive fédérale contraignante ne dispense pas les cantons de leur obligation de tenir le registre de l'état civil correctement et de manière complète et d'établir des extraits exacts et conformes.
3 Sécurité définitive
3.1 Principe
La sécurisation définitive du registre des familles sur microfilm ou par des techniques de stockage numérique est obligatoire. Les offices de l'état civil doivent avoir terminé leur travail de ressaisie avant de donner les registres des familles tenus sous forme papier à la sécurisation définitive. Comme mentionné ci-dessus, la responsabilité pour l'intégralité de la ressaisie incombe aux cantons.
3.2 Forme
3.2.1 Microfilmage
Comme jusqu'à présent, les cantons sont libres d'utiliser des films d'une largeur de 35 ou 16 mm pour le microfilmage. L'établissement de copies lisibles doit être garanti. Par conséquent, il y a lieu de veiller à ce que l'exécution soit de bonne qualité et effectuée soigneusement.
Les cantons sont également libres de mettre en place, lors du microfilmage ou antérieurement36, des supports de données électroniques37 et de les mettre à la disposition des offices de l'état civil à la place des registres originaux pour la divulgation des données d'état civil.
3.2.2 Sécurité électronique
Les cantons peuvent sauvegarder les données non seulement sur microfilm, mais aussi sous forme numérique. Dans ce cas, le service cantonal compétent doit, en concertation avec les archives cantonales, veiller à ce qu’elles restent lisibles à long terme ; notamment en assurant leur transfert en temps utile sur de nouveaux supports en cas de changement de technologie.
Ils peuvent par ailleurs convenir d'un mandat de prestations avec les Archives fédérales (AFS) pour un archivage numérique à long terme ; dans le cadre de cet accord, les cantons conservent la souveraineté sur les données numérisées issues des registres papier et disposent d'un droit d'accès exclusif.
3.3 Registres papiers
3.3.1 Registre des familles
La responsabilité pour la sécurité des modifications qui doivent être apportées ultérieurement dans le registre des familles incombe au canton compétent.
3.3.2 Registres spéciaux
La sécurité des registres spéciaux d'un arrondissement de l'état civil n'est pas prescrite par la Confédération.
Dans l'intérêt d'une sécurité si possible intégrale des inscriptions figurant dans les registres de l'état civil, il a été recommandé le 8 janvier 1965 de sécuriser également périodiquement les registres spéciaux de manière définitive. Il n'y a pas de délai pour la sécurité sur microfilms ou une sécurité électronique des registres spéciaux qui ont été clôturés jusqu'au 31 décembre 2004.
3.3.3 Répertoires
Les répertoires38 font partie intégrante des registres de l'état civil tenus sur papier.
La sécurité des répertoires faisant partie des volumes individuels ou des séries de feuillets des registres des familles est obligatoire. Les répertoires tenus sous forme électronique sont à imprimer39.
Les répertoires électroniques faisant partie des registres spéciaux doivent être imprimés sur papier dans chaque cas et conservés s'ils n'ont pas été intégrés sous la forme papier dans les volumes des registres spéciaux, conformément aux directives.
3.4 Délai
La sécurité définitive des registres tenus sur papier devait être effectuée d'ici le 31 décembre
4 Registres tenus sur papier après le transfert des données40
4.1 Registres spéciaux
Le registre des naissances, le registre des décès, le registre des mariages ainsi que le registre des reconnaissances tenus sur papier dans chaque arrondissement de l'état civil (registres reliés ou feuillets isolés ; appelés registres spéciaux) ont été clôturés avec l’enregistrement des événements dans le registre de l’état civil (Infostar) 41 .
Le registre des légitimations a été clôturé le 31 décembre 1977 sur la base d'une modification du code civil (égalité juridique des enfants nés pendant le mariage et nés hors mariage).
Les registres B ont été clôturés le 31 décembre 1929. Ils étaient tenus par l'office de l'état civil du lieu d'origine et donnent des renseignements sur les naissances, décès et mariages survenus hors de la commune et enregistrés par le lieu de survenance de l'évènement (enregistrement complémentaire).
4.2 Registres des familles
Aucun feuillet ne sera ouvert dans le registre des familles42 pour une personne qui a été transférée au registre de l'état civil, de même aucun nouvel événement ne sera enregistré (voir les exceptions ch. 5.2.2 et 5.5).
La mention suivante est à apporter après le dernier feuillet ouvert dans le registre des familles relié :
Le feuillet ouvert sous le no ... est le dernier de ce registre des familles. Les données d'état civil et les relations juridiques familiales juridiques des personnes transférées de ce registre continueront à être inscrites dans le système d'enregistrement Infostar.
Si le registre des familles était tenu sous forme de feuillets isolés (A3) dans des classeurs spéciaux ou sous forme de fichier (A4), cette mention doit être apportée sur une feuille particulière et conservée en tant que partie intégrante du registre.
L'attestation est datée et signée par la personne compétente de l'office de l'état civil qui prend le registre des familles en dépôt.
41 Art. 92 OEC
42 Voir chiffre 1 ci-dessus.
5 Règles générales concernant les registres tenus sur papier clôturés
5.1 Distinction
L'Ordonnance fédérale sur l'état civil distingue les registres tenus sur papier qui ont été déposés après le délai fixé dans l'art. 92a OEC et ceux dont la date est plus ancienne mais qui sont conservés à l'office de l'état civil (art. 6a al. 3 OEC).
Les registres des familles, tenus conformément aux dispositions fédérales, ont été introduits le 1er janvier 1929. A cette date, les communes étaient libres de remettre aux offices de l'état civil les anciens registres collecteurs43, qui ont été tenus selon le droit cantonal, et te continuer à les tenir en tant que registres fédéraux des familles44.
Les registres définis par une loi cantonale45 et qui sont détenus par un office de l’état civil font partie intégrante du registre de l’état civil. Ils ne sont, dès lors, pas considérés comme des archives, mais sont traités sur un pied d’égalité avec les registres des familles notamment concernant la divulgation des données (art. 59 et 60 OEC), la forme de la divulgation (art. 47 OEC) et les mentions marginales (art. 98 OEC).
Enfin, certains cantons remettent les registres sur papier aux archives cantonales à l'expiration des délais prévus à l'art. 92a OEC. Ces registres sont soumis au droit cantonal.
5.2 Mise à jour des inscriptions et radiations
5.2.1 Registres spéciaux
Les mentions marginales prévues à l’art. 98 OEC doivent être apportées dans les registres spéciaux clôturés. En outre, si un enfant a été adopté, une feuille complémentaire sera insérée dans le registre des naissances après son adoption.
Les exemples figurant dans les manuels pour la tenue des registres spéciaux (voir aussi les dispositions de l'Ordonnance sur l'état civil abrogée du 1er janvier 1953 [art. 5046, 5147, 5248, 73, 73d49, 85, 188h50 et 188m51 aOEC]) sous forme papier sont applicables par analogie.
Une collaboration des autorités de surveillance cantonale n'est pas nécessaire.
43 Registres cantonaux, p.ex. rôle des bourgeois.
44 Toni SIEGENTHALER, Das Personenstandsregister, Beurkundung, Verwaltung und Bekanntgabe der
Personenstandsdaten, Bern 2013, N. 13, S. 5. 45 P.ex. art. 25 de l'ordonnance cantonale sur l'état civil du canton de Berne (OCEC ; RSB 212.121). 46 RO 1999 3028. 47 RO 1999 3028. 48 RO 2001 3068. 49 RO 1972 2830. 50 RO 1994 1384. 51 RO 2001 3068.
5.2.2 Registre des familles
En ce qui concerne les mentions de transfert et de renvoi, voir chiffres 1.9.2 et 1.9.3.
Les données nécessaires à l'inscription de la mention de transfert ou de renvoi doivent être transmises aux éventuels autres lieux d'origine avec la communication des données actuelles.
Les offices de l'état civil compétents des autres lieux d'origine doivent également inscrire sans délai la mention de transfert ou de renvoi dans le registre des familles.
Les radiations des inscriptions suivantes et les éventuelles suppressions des feuillets y relatifs doivent être effectuées en même temps que l’enregistrement des événements correspondants dans le registre des familles :
l’enfant figurant sur le feuillet du père si le lien de filiation a été annulé ;
l’enfant figurant sur le feuillet de la mère biologique resp. du père biologique si la filiation a été annulée à la suite de l’adoption ;
le feuillet du registre des familles ouvert lors de la naturalisation d’une personne étrangère si la naturalisation a été déclarée nulle.
Par conséquent, les inscriptions dans les feuillets du registre des familles qui sont annulées à la suite d’une décision doivent être biffées et le motif de la radiation doit être indiqué afin que la feuille reflète l’état antérieur.
Les dispositions correspondantes dans l'Ordonnance sur l'état civil du 1er janvier 1953 abrogée (art. 117 al. 2 ch. 10, 12 et 14 aOEC) ainsi que les exemples figurant dans les manuels de l'état civil relatifs à la tenue du registre des familles 52 sont applicables par analogie pour la radiation de texte et des feuillets.
Une collaboration des autorités cantonales de surveillance n'est pas nécessaire.
5.3 Forme des extraits
5.3.1 Divulgation des données tirées des registres tenus sur papier (art. 92b OEC)
Les extraits des registres de naissances, de décès, de reconnaissances et de mariages sont à établir pour l’étranger conformément aux modèles des actes de la CIEC no 3453, sous réserve des formules de la CIEC no 16. Pour une utilisation en Suisse, des formulaires nationaux peuvent aussi être délivrés.
Les extraits du registre des familles sont établis sur la formule 61 selon les manuels B de l’état civil.
52 En particulier édition 1977, partie II et édition 1987, exemples B.
53 Directive OFEC no 10.24.11.01 du 11 novembre 2024 « Délivrance d’actes d’état civil CIEC no 34 »
Les formules sont à enregistrer sur un support externe dans la version officielle (pour l'utilisation d'un ordinateur) ou imprimées à l'avance (pour l'utilisation en cas de panne informatique ou de cyberattaque).
5.3.2 Copies légalisées (art. 47, al. 2, let. b, OEC)
Des copies légalisées ne doivent être effectuées que pour des inscriptions avec une écriture bien lisible.
Les données de l'inscription des registres qui ne doivent pas apparaître sur les extraits sont à couvrir. En font partie, en particulier, l'indication de la profession et les désignations « nés pendant le mariage » ou « nés hors mariage ». De la même manière, toutes les inscriptions et indications du registre qui ne doivent pas figurer dans l'extrait, comme le titre du registre (registre des naissances, etc.), les noms mentionnés dans le titre marginal, les mentions marginales qui sont indiquées sur la base des prescriptions cantonales (comme renvoi au registre des familles, no de tombes etc.) ainsi que le bas de page de l'inscription du registre (de « inscrit le à ... sur indication ... ») sont aussi à couvrir.
Le numéro de la page et le numéro de l'inscription ne doivent, en revanche, pas être couverts. Ils font partie, de même que le blason du canton, la désignation du canton, la confirmation de l'exactitude, la date d'établissement et le numéro du volume, des données qui doivent figurer sur la copie de l’extrait.
La copie légalisée doit contenir un titre comme « Copie certifiée de l'extrait du registre des naissances de l'arrondissement de l'état civil... ».
La confirmation de la conformité doit être apportée au recto et non au verso de la page. Le libellé doit être explicité et identifiable. Exemples :
« Copie certifiée conforme à l’original » ou « La copie est conforme à l'original » ou « Copie certifiée conforme »
Les copies légalisées ne sont valables en tant qu'actes authentiques d'état civil que si elles sont munies de la date d'établissement, de la signature de l'officier/l'officière de l'état civil et du timbre officiel (sceau).
Des copies légalisées des inscriptions des registres spéciaux qui ont été rectifiées selon l'art. 50, al. 1, aOEC (rectification et complément d'office ou sur décision judiciaire) et des inscriptions avec mentions marginales ne sont pas admises. Des extraits sous la forme d’un acte authentique seront établis pour ces inscriptions (voir art 140a, al. 2, aOEC)
5.3.3 Copies non légalisées (art. 47, al. 2, let. f, OEC)
Pour les registres qui ne sont plus soumis aux délais d’accessibilité prévu à l'art. 92a OEC (archives selon art. 6a, al. 3, OEC), seules des copies non légalisées peuvent être remises.
Les registres collecteurs antérieurs aux registres des familles54, qui font partie intégrante des registres des familles sur le plan juridique55 et/ou de fait, ne tombent pas sous le coup de l'art. 47, al. 2, let. f, OEC. Sous réserve du droit cantonal, ils sont assimilés aux registres des familles en matière de divulgation.
En ce qui concerne la perception des émoluments, voir annexe 1 chiffre 21 de l'OEEC.
5.3.4 Registres conservés par les archives cantonales
La consultation et l'établissement de copies sont régis par le droit cantonal.
5.3.5 Confirmation et attestation (art. 47, al. 2, let a, OEC)
Si aucune formule n'est prévue, il est possible d'établir une confirmation des données du registre (contenu positif) ou une attestation (contenu négatif) sous forme écrite.
À titre de preuve d'une légitimation, une confirmation (ou une copie certifiée conforme de l'inscription au registre) est remise, puisqu’aucun formulaire officiel n'est disponible à cet effet.
De même, il est possible d'établir une attestation des données des registres à omettre en fonction de leur contenu (voir ch. 6).
5.4 Données bloquées
Sur la base des articles 46 et 46a OEC, les données bloquées ne peuvent être divulguées ou utilisées qu'avec l'autorisation des autorités de surveillance compétentes (Circulaire no 20.07.10.01 du 1er octobre 2007 « Blocage de la divulgation ou de l'utilisation des données d'état civil »). C’est pourquoi, un blocage des données doit également être indiqué dans les registres spéciaux.
5.5 Rectification des inscriptions
Des rectifications administratives ou judiciaires des données ou la mise à jour des évènements étrangers annoncés ultérieurement dans les registres tenus sur papier peuvent aussi être effectuées après la clôture sous réserve des registres prévus à l'art. 6a, al. 3, OEC (il est rappelé qu’aucune rectification ne doit être annotée dans les registres considérés comme des archives).
La rectification d'un registre spécial a des effets éventuels sur l'inscription dans le registre des familles (communication officielle) ainsi que sur le transfert des données d'état civil dans le registre de l'état civil (ressaisie).
54 Registres cantonaux, p. ex. rôle des bourgeois
55 P. ex. art. 25 de l'ordonnance cantonale sur l'état civil du canton de Berne (OCEC ; RSB 212.121)
5.6 Systèmes informatiques de traitement des données
5.6.1 Principe
Depuis l'introduction d'Infostar, les évènements sont enregistrés exclusivement dans le système d'enregistrement Infostar. Les seules exceptions sont les cas selon la Directive no 10.07.05.01 « Panne du système » (sauvegarde et maintien de l'enregistrement des données d'état civil en cas de panne du système).
Les supports de données des systèmes informatiques qui ont été remplacés sont à conserver conformément aux prescriptions édictées par l'autorité cantonale de surveillance lors de l'introduction. Ils ne doivent être remis ni aux autorités ni aux particuliers.
5.6.2 Utilisation des données enregistrées
Il est admis de continuer à établir des documents d'état civil (actes de naissance, actes de décès et actes de mariage), sur la base des données enregistrées à titre durable, avec l'autorisation des autorités cantonales de surveillance, pour autant que les données enregistrées soient mises à jour en conformité avec les inscriptions des registres tenus sur papier (mentions marginales) selon le droit transitoire.
Contrairement au système d'enregistrement Infostar, la force probante au sens de l'article 9 CC ne se trouve pas dans les données enregistrées mais dans les registres tenus sur papier. Par conséquent, il convient de toujours s'assurer, dans chaque cas particulier, que le contenu des documents d'état civil établis à l’aide de ces systèmes informatiques est conforme à celui du registre correspondant.
Les répertoires faisant partie des registres spéciaux tenus à l'aide de systèmes informatiques sont à imprimer et à relier avec les registres correspondants. La radiation de ces répertoires n'est pas prescrite.
Les répertoires faisant partie des registres des familles tenus sous forme informatique continuent à faire partie intégrante du registre des familles correspondant (art. 177m56 aOEC).
56 RO 1988 2030 ; RO 1997 2006.
6 Etablissement d'extraits à partir des registres tenus sur papier clôturés
6.1 Actes de naissance
Un extrait du registre des naissances est à établir sous la forme du modèle 1 CIEC 34, sous réserve de la formule A CIEC 16.
Mentions marginales à intégrer57 :
déclaration d'une naissance hors mariage jusqu'au 31 décembre 1977 : l'enfant recevait le nom de célibataire de la mère ;
annulation du lien de filiation avec le (précédent) mari de la mère depuis le 1er janvier 1978 : l'enfant recevait le nom que la mère portait au moment de sa naissance ;
reconnaissance avec effets d'état civil jusqu'au 31 décembre 1977 : l'enfant recevait le nom du père ;
reconnaissance depuis le 1er janvier 1978 : sans effet sur le nom de l'enfant, sous réserve de la soumission du nom au droit national de l'Etat d'origine ;
attribution avec effets d'état civil jusqu'au 31 décembre 1977 : l'enfant recevait le nom du père ;
constatation de la paternité depuis le 1er janvier 1978 : sans effet sur le nom de l'enfant ;
légitimation jusqu'au 31 décembre 1977 : lors du mariage ultérieur des parents, l'acte de naissance est à établir comme si les parents étaient déjà mariés ensemble au moment de la naissance de l'enfant ;
mariage des parents depuis le 1er janvier 1978 : lors du mariage ultérieur des parents, l'acte de naissance est à établir comme si les parents étaient déjà mariés ensemble au moment de la naissance de l'enfant ;
changement de noms et de prénoms ;
changement de sexe ;
complément ;
rectifications ;
déclaration du nom pour les enfants mineurs selon art. 270a ou 13d Tit. fin CC ;
adaptation de la graphie des noms (caractères spéciaux).
Si l'enfant a été adopté après le 1er avril 1973 ou si l'adoption prononcée selon l'ancien droit a été soumise au droit en vigueur depuis lors, un extrait doit être établi à partir de la feuille complémentaire, sans mention de l’adoption.
Les données concernant la décision d'adoption et l'inscription couverte (données sur les parents biologiques) ne peuvent être divulguées que par les offices désignés par le canton selon l'article 268c alinéa 2 CC ou qu'avec leur autorisation.
Si l'enfant a été adopté selon le droit en vigueur avant le 1er avril 1973 et que l'adoption n'a pas été soumise au nouveau droit, la filiation biologique ainsi que les noms des parents adoptifs au moment de l'adoption doivent figurer sur l'acte de naissance (mère adoptive : … ; père adoptif : …). Les données de l’adoption simple sont reportées sous la rubrique 1-4-4 « Autres énonciations » à l’aide du symbole « AS » suivis des parents adoptifs (voir l’exemple au chiffre 3.1 de l’Annexe 1 de la directive no 10.24.11.01 « Délivrance d’actes d’état civil CIEC n°34 ».
Données des registres à omettre :
remarque sur la dissolution de mariage des parents avant la naissance de l'enfant ;
données sur la date de naissance, la filiation ou le précédent conjoint de la mère et du père si les parents n'étaient pas mariés ensemble au moment de la naissance de l'enfant ;
mentions marginales qui s'annulent mutuellement.
Les données sur la filiation de l'enfant sont à reporter telles qu'elles figuraient au moment de l'établissement de la filiation. Si les parents se sont mariés ensemble après la naissance, la mère est à désigner avec les noms qu'elle portait après le mariage, conformément aux données figurant dans le registre des naissances.
6.2 Actes de décès
Un extrait du registre des décès est à établir sous la forme du modèle 5 CIEC 34, sous réserve de la formule C CIEC 16.
Mentions marginales à intégrer 58:
compléments ;
rectifications.
Dans les cas de décès enregistrés avant le 1er janvier 1988, les données sur le domicile et le lieu d'origine du conjoint survivant ne sont pas mentionnées ; elles ne doivent pas être complétées dans l'acte de décès.
Les données sur la filiation de la personne décédée sont à reporter selon les règles de la ressaisie en vigueur.
6.3 Actes de mariage
Un extrait du registre des mariages est à établir sous la forme du modèle 3 CIEC 34, sous réserve de la formule B CIEC 16.
Mentions marginales à intégrer :
modification des données de filiation ;
changement de nom et de droit de cité par suite de l'adoption ;
rectifications.
Données du registre à omettre :
enfants communs nés avant le mariage effectué après le 1er janvier 1988 ;
nom du précédent conjoint ;
déclaration de conservation de la nationalité suisse ;
changement de nom des époux effectuée jusqu'au 31 décembre 1977 ;
dissolution du mariage effectuée jusqu'au 31 décembre 1977.
Lors de l'enregistrement des mariages avant le 1er janvier 198859, les données sur le nom et le lieu d'origine de la femme après le mariage ne sont pas explicitement mentionnées. Ces données sont déduites de par la loi de celles de l’époux. Désormais, le nom de l’épouse après le mariage doit être inscrit dans les extraits, qu’il s’agisse d’un document national ou d’un formulaire conforme aux conventions CIEC no 34 ou 16.
Les données sur la filiation du mari et de la femme sont à reporter selon les règles de la ressaisie en vigueur60.
6.4 Actes de reconnaissance
Un extrait du registre des reconnaissances est à établir sous la forme du modèle 2 CIEC 34.
Les mentions marginales relatives à la naissance et au nom de l'enfant né après la reconnaissance sont à intégrer.
Les données du conjoint des parents de l'enfant reconnu mentionnées dans le registre des reconnaissances de 1978 à 1987 doivent être omises pour des raisons de protection des données.
59 Révision du code civil ; FF 1979 II 1179
60 P.ex. « Müller, Karl et Lina, née Berger » en tant que « Müller, Karl et Müller, Lina » ; le cas où
l'épouse étrangère ne porte manifestement pas le nom du mari mais son nom de célibataire est réservé.
Les données sur la filiation du père et de la mère de l'enfant sont à reporter selon les règles en vigueur.
6.5 Actes de légitimation
Un extrait du registre des légitimations est à établir sous la forme d'une copie légalisée de l'inscription du registre61.
La légitimation (statut de l'enfant après le mariage de ses parents ensemble) peut aussi être indirectement prouvé par un extrait du registre des naissances, du registre des familles ou du registre de l'état civil.
En outre, il est possible de remettre une confirmation de l’événement en cas de besoin.
6.6 Actes de famille
L'acte de famille pour l'homme (depuis le 1er janvier 1929) donne des renseignements sur ses enfants. L'acte de famille pour la femme (depuis le 1er janvier 1988) ne donne que des renseignements sur les enfants nés hors mariage ainsi que sur les enfants issus du mariage avec un étranger. Les données d'état civil des enfants ne sont documentées que jusqu'au moment de leur transfert du feuillet du registre des familles.
Avant 1988 seule la mère célibataire, la femme divorcée et la femme veuve recevaient un feuillet du registre des familles. Les données des enfants doivent donc être recueillies dans plusieurs feuillets des registres des familles.
Un feuillet du registre des familles était ouvert pour les enfants d’une femme veuve nés avant 1988, de sorte que cette veuve reçoit son propre acte de famille. En revanche, les enfants de parents mariés ne sont inscrits que dans le feuillet du registre des familles du père et les données ne peuvent dès lors être issues que du l’acte de famille du mari. Il y a lieu de confirmer sur la base du registre des familles que la femme n'a pas d'enfant nés hors mariage avant son premier mariage ou après la dissolution d'un mariage62. En outre, un acte de famille peut être remis aux femmes célibataires, divorcées ou veuves sur lequel figurent les enfants nés hors mariage.
Un acte de famille ne peut être établi pour un homme ou une femme du registre des familles que si la personne concernée ou des membres de la famille n'ont pas encore été transférés du registre des familles au registre de l'état civil. Le transfert dans un autre feuillet du registre des familles dans le même registre ou dans un feuillet du registre des familles dans une autre commune d'origine ne constitue pas un motif de refuser l'établissement de l'acte de famille demandé.
61 Art. 47, al. 2, let. b, OEC. 62 Art. 47 al. 2 let. a OEC ; confirmation (positif) ou attestation (négatif).
Données du registre à intégrer :
données relatives au père de l’enfant qui n’est pas marié avec la mère (dans l’acte de famille de la mère) ;
données relatives à la mère de l’enfant qui n’est pas mariée avec le père (dans l’acte de famille du père).
Si, dans les inscriptions relevant de l'ancien droit, l'état civil est mentionné à la place de la filiation, cette indication doit être omise.
Données du registre à omettre :
toutes les mentions avec astérisque (*) apposées jusqu’à fin 1988 relative au port du nom ;
rectifications (elles doivent être directement intégrées dans l’acte) ;
mentions entre parenthèses « légitimé » et « adopté » ;
mentions ou explications entre parenthèses concernant l’établissement ou l’annulation du lien de filiation
anciennes désignations relatives au statut d'un enfant (enfant reconnu, enfant né hors mariage ;
toutes les indications entre parenthèses (sauf les lieux supplémentaires et les renvois) ;
tous les numéros IFS indiqués entre parenthèses ;
mentions des nationalités antérieures/précédentes inscrites en bas du feuillet ;
toutes les parties radiées.
Tous les renvois inscrits dans le registre des familles relatifs à la suite de l'enregistrement des données de la personne concernée sont reportés dans l'acte de famille. Les renvois permettent de donner des renseignements sur le feuillet précédent ou le feuillet subséquent du registre des familles correspondant.
a. Feuillet subséquent dans le même registre des familles Si la personne concernée a été transférée à la suite d'un changement d'état civil dans un feuillet subséquent dans le même registre des familles, les ayants droit peuvent demander un acte de famille additionnel extrait du feuillet subséquent.
b. Feuillet subséquent dans un autre registre des familles Si la personne concernée a été transférée à la suite d'un changement d'état civil dans un autre registre des familles, les ayants droit peuvent demander un acte de famille additionnel extrait du feuillet subséquent auprès de l'office de l'état civil compétent pour la nouvelle commune d’origine.
c. Feuillet précédent L’acte de famille de l'homme (depuis 1929) ou de la femme (depuis 1988) contient une référence au feuillet du registre des familles du père (ou des parents). Celui de la femme divorcée (depuis 1929) ou veuve (depuis 1988) contient une référence au feuillet du registre des familles du précédent époux. Pour des renseignements mentionnés sur le précédent feuillet de l'épouse (droit de cité acquis par filiation ou par un précédent mariage), figurant sur l'acte de famille du mari, il convient de tenir compte de l'inscription concernant le droit de cité communal précédent de la femme. Au besoin, cette donnée sera mentionnée en plus dans l'acte de famille.
d. Commentaires relatifs à la mention de transfert Si la personne concernée a été transférée au registre de l'état civil 63, la mention correspondante sera apposée dans l'acte de famille munie d'un astérisque (*) avec la remarque suivante64:
*) Dès cette date, les modifications de l'état civil sont enregistrées sous ce numéro dans le registre informatisé de l'état civil.
e. Mention de l'état inchangé des données Si l'on constate, sur la base des contrôles effectués dans le registre de l'état civil (appel et contrôle des données) qu'aucun événement n'a été enregistré depuis le transfert dans le registre de l'état civil, on apportera la mention suivante directement dans l'acte de famille à la suite de la remarque de transfert :
« Aucune modification de l'état civil depuis le transfert. »
f. Mention du décès de la personne concernée Si la personne est décédée après le transfert au registre de l'état civil et si, sur la base des contrôles effectués dans le registre de l'état civil (appel des données), aucun autre événement d'état civil n'a été enregistré depuis lors, la mention du décès de la personne concernée sera apportée directement dans l'acte de la famille après la remarque de transfert :
« Aucune modification de l'état civil depuis le transfert ; décédé le ... à ... »
63 Ressaisie ; art. 93 al. 1 OEC. 64 Numéro IFS et date de transfert.
7 Entrée en vigueur
La présente directive est entrée en vigueur le 1er novembre 2016. Elle remplace les directives et circulaires suivantes :
Date Titre Référence
01.10.2008 Registres de l'état civil tenus sur papier (1876 à 2004) ; 10.08.10.02
Inscriptions selon le droit transitoire et l’établissement d'extraits
01.06.2011 Transfert de personnes du registre des familles au registre 10.11.01.04
de l'état civil (ressaisie)
01.01.2013 Contrôle final relatif à l’intégralité de la ressaisie et sécurité 10.13.01.01
définitive des registres des familles sur microfilms
01.10.2007 Elimination des inexactitudes dans les registres de l'état civil 20.07.10.02
clôturés
01.06.1963 Orthographe des noms 63.06.02
Office fédéral de l’état civil OFEC
David Rüetschi
Annexe 1 : Modèles CIEC 1-5