Dir. 10.22.01.02 Surveillance de l’état civil : Inspection, assurance qualité et rapports(01.01.2022)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

Surveillance de l'état civil : Inspection, assurance qualité et rapports

Directive édictée par l’Office fédéral de l’état civil en vertu de l’art. 84, al. 3, let. a, de l’ordonnance sur l’état civil (OEC)

1 Généralités

Dans le domaine de l'état civil, l'activité de surveillance et l'exécution des inspections incombent aux autorités suivantes :

Au niveau fédéral, l'Office fédéral de l'état civil (OFEC) exerce la haute surveillance dans le domaine de l'état civil1 et est compétent pour procéder aux inspections des autorités cantonales de surveillance, des offices de l'état civil et des archives de l'état civil.2
Au niveau cantonal, les autorités cantonales de surveillance de l'état civil (AS) veillent à l’exacte exécution des tâches de l'état civil dans leur canton respectif. Elles surveillent les offices de l'état civil3 et les inspectent au moins tous les deux ans. Si un office de l'état civil n'offre pas la garantie d'une exacte exécution de ses tâches, l'autorité de surveillance compétente ordonne les inspections aussi souvent que nécessaire dans le but de remédier immédiatement aux lacunes.4 La présente directive fixe le cadre selon lequel les AS effectuent leurs activités de surveillance et d'inspection selon des paramètres d'assurance qualité concrètement définis et qu'ils en rendent compte annuellement à l'OFEC d’une manière uniforme. Elle permet à l'OFEC de procéder à une évaluation comparative des résultats des inspections et des mesures prises par les AS5 . Sur cette base, l'OFEC détermine si des mesures additionnelles doivent être prises pour assurer la qualité dans le domaine de l'état civil. Le cas échéant, il édicte les directives pertinentes. L'OFEC et la Conférence des autorités cantonales de surveillance de l'état civil (CEC) définissent conjointement, en vue de la planification annuelle des inspections, les priorités à fixer à chaque occasion.

2 Activité d'inspection et assurance qualité

Les données enregistrées et tenues dans le registre de l'état civil doivent respecter des exigences de qualité très élevées, car elles ont une valeur probante importante.6 L'OFEC, en tant que haute surveillance, ainsi que les AS, sont responsables de l'assurance qualité dans ce domaine. Dans le cadre de l'activité d'inspection, les AS contrôlent la correcte application des règles, vérifient le respect des prescriptions légales et s’assurent que les des tâches dans le domaine de l'état civil sont correctement exécutées par les autorités de l'état civil qui leur sont subordonnées7 . Elles sont responsables des activités d'assurance qualité et de contrôle auprès des offices de l'état civil. Ce contrôle s’effectue notamment par le biais d'évaluations et d'examens individuels de cas, d'entretiens avec les responsables d'offices de l'état civil, avec des officiers de l'état civil, ainsi qu’avec d'autres collaborateurs concernés.

1 Art. 45, al. 3 du Code civil. 2 Art. 84 al. 3 let. b OEC. 3 Art. 45, al. 2, ch. 1 CC. 4 Art. 85 al. 1 OEC. 5 Art. 85 al. 2 let. c OEC. 6 Art. 9 du Code civil. 7 Art. 44 du Code civil.

En tant qu’autorité de haute surveillance, l'OFEC veille à ce qu'un système d'inspection efficace soit mis en place dans les cantons, conformément aux prescriptions fédérales. Il inspecte les AS et peut ordonner des mesures correctives appropriées en cas de déficits constatés. Sur mandat des cantons, la CEC a élaboré un concept d'assurance qualité8 . Ce document comprend des explications sur l'assurance qualité, une liste des risques clés, ainsi qu’une procédure détaillée pour réaliser le contrôle de la qualité lors des inspections par les AS. Il inclut également une liste de contrôle pour les inspections, ainsi que des modèles de rapports d'inspection à établir chaque année à l'intention de l'OFEC. De plus, le concept de la CEC prévoit le recensement et la qualification des rectifications en cours d'année par les AS. L'évaluation de ces rectifications (quantité et gravité des erreurs) doit être prise en compte lors de l'évaluation qualitative lors des inspections des offices de l'état civil, qui ont lieu au moins tous les deux ans. Cette démarche va au-delà des constatations ponctuelles faites lors de l'inspection (sondages) et vise une évaluation continue. L'évaluation des rectifications (quantité et pondération des erreurs) doit être effectuée selon les directives du concept (voir Concept d’assurance qualité CEC , annexe 1, ch. 4.3). Lors de l'assemblée annuelle de la CEC en mars 2020, le concept d'assurance qualité a été adopté par les AS. Par la suite, l'OFEC a été chargé d’établir, sur la base de ce concept, une directive destinée aux AS. Cette directive précise que les règles et recommandations en matière d'assurance qualité élaborées dans ce cadre sont désormais contraignantes pour l'ensemble de la Suisse. L'OFEC répond à cette demande en édictant la présente directive.

3 Principaux aspects du risque

L'activité d'inspection des AS suppose qu’ils possèdent des connaissances approfondies en matière de droit de l'enregistrement et de procédure. De plus, ils doivent être capables d’apporter un soutien compétent aux officiers de l'état civil et aux autres collaborateurs des offices de l'état civil dans toutes les questions liées à l'accomplissement de leurs tâches. Pour cela, il est essentiel d'utiliser les bases établies (voir annexes), qui permettent d'uniformiser, ou au moins d'harmoniser, l'assurance qualité à l’échelle de toute la Suisse. Il s'agit de définir des normes minimales afin de garantir une mise en œuvre structurée des bases légales existantes.

8 Projet "Assurance qualité dans le domaine de l'état civil" avec des représentants de l'AB, des offices

de l'état civil (OEC), de la Conférence des directrices et directeurs des départements cantonaux de justice et police (CCDJP) et de l'OFEC ; annexe 1 des présentes directives.

Dans le cadre de leurs activités d'inspection, les AS se concentrent sur les principaux aspects de risque suivants9 :

3.1 Enregistrement

Compétence
Respect et contrôle des délais
Qualité de recherche de la personnes (p. ex. doubles saisies, état "inséré")
Obligations de communication
Qualité des documents étrangers
Pouvoir d’appréciation
Conseil aux personnes concernées dans le cadre d'un enregistrement

3.2 Divulgation des données

Forme correcte de la divulgation : par écrit au moyen d'un formulaire d'état civil ou d'une attestation/confirmation ou oralement.
Droit de connaître les données : droit à l’obtention des particuliers, des assurances, des autorités, des représentations étrangères, des chercheurs.
Portée de la divulgation des données en tenant compte de la protection des données, calcul des émoluments
Archives et documents considérés comme des archives

3.3 Cours de formation et formation continue

Formation et exigences de qualité concernant les collaborateurs des offices de l'état civil
Cours de formation et formation continue réguliers La qualité de la formation de la personne chargée de l'établissement des actes (officier de l'état civil) n'est pas détaillée dans ces directives. Les conditions pour être nommé ou élu à la fonction d'officier de l'état civil sont réglées à l'art. 4 OEC. La formation ainsi que l'obtention du brevet fédéral sont assurées par l'Association suisse des officiers de l'état civil (ASO) et par le Groupe latin de l'état civil (GLEC).

9 Voir le rapport de projet "Assurance qualité dans le domaine de l'état civil" du 23 janvier 2020, p. 5

4 Importance de l'assurance qualité

Une assurance qualité efficace ne se limite pas à identifier les problèmes ; elle fournit également des indications et conduit à des solutions concrètes. Il est donc essentiel de maintenir un contrôle basé sur les risques. Cependant, l'assurance qualité ne se résume pas à un simple contrôle : elle vise aussi à éviter les enregistrements erronés. Les défauts de traitement constatés doivent faire l’objet d’instructions et de formations ciblées, axées sur les points essentiels. De plus, le contrôle de la qualité permet aux offices de l'état civil et aux AS de faire le point sur la situation. Les offices de l'état civil doivent être capables de repérer où des erreurs doivent être corrigées et doivent gagner en assurance (professionnalisme) dans leur domaine grâce à des contrôles réguliers. Le travail effectué doit être reconnu, et en cas de dysfonctionnements, ceux-ci doivent être mis en évidence de manière claire et différenciée. Le résultat de chaque contrôle est consigné dans un rapport. La gestion des risques constitue un outil efficace et utile pour les unités administratives. Elle repose notamment sur des considérations de rentabilité, ce qui signifie que des mesures ne sont prises, et des dépenses ou moyens engagés, qui si elles sont justifiées par un risque élevé. Les inspections et les contrôles doivent donc être ciblés et réalisés en tenant compte du rapport coût/bénéfice ou des risques encourus.

5 Priorités d'inspection - risques clés définis

Le contrôle de la qualité se réalise en tenant compte de priorités d'inspection prédéfinies. Cela permet, par exemple, de vérifier en temps réel la bonne application des nouvelles dispositions légales concernant l'enregistrement de l'état civil. L'OFEC détermine, tous les deux ans, en collaboration avec la CEC, des priorités d'inspection concrètes. Celles-ci incluent deux à trois risques clés spécifiques qui seront au centre des deux prochaines années d’inspection que les AS devront réaliser auprès de leurs offices de l'état civil. Les AS sont également libres de fixer d'autres priorités individuelles. De plus, le niveau de qualité par canton, office de l'état civil et officier de l'état civil sera évalué à partir des erreurs d'enregistrement manifestement imputables à l'intéressé. Sur cette base, des mesures telles que des instructions, des formations continues ou autres seront mises en place pour améliorer la qualité. Les officiers de l'état civil qui se sont révélés incapables d'exercer leurs fonctions doivent être relevés de leurs fonctions par l'autorité de surveillance, d'office ou sur proposition de l'OFEC.10 Les priorités d'inspection ne font pas partie de la présente directive. Ils sont communiqués par l'OFEC, sous une forme appropriée (courriel) aux AS à la fin d’une année pour les deux années d'inspection à venir.

10 Art. 87 OEC.

6 Rapports

Les AS doivent utiliser les modèles de rapport ci-joints (liste de contrôle pour inspections, rapport d'inspection de l’office de l'état civil/office de l’état civil spécialisé et rapport de synthèse de l’inspection ou des inspections des offices de l'état civil, dans le cadre de leur rapport annuel, annexes 2 à 4 de cette directive) et les transmettre à l'OFEC. Sur la base des rapports d'inspection des 'AS et des résultats qu'ils contiennent concernant les priorités d'inspection, l'OFEC examine s'il y a lieu d'intervenir et, le cas échéant, prend les mesures nécessaires.

7 Gestion de la qualité

Le concept de qualité présenté, accompagné de tous les documents, doit faire l’objet d’un contrôle régulier dans le cadre du pilotage de la qualité, afin de vérifier qu’il reste adapté. Le cas échéant, il doit être ajusté. Dans le cadre du rapport annuel, les autorités de surveillance partagent leurs expériences, ainsi que les améliorations apportées et les éventuelles insuffisances constatées.

8 Entrée en vigueur

La présente directive entre en vigueur le 1er janvier 2022.

Office fédéral de l'état civil OFEC

David Rüetschi

les annexes : Annexe 1 : Concept d'assurance qualité CEC Annexe 2 : Liste de contrôle pour inspections Annexe 3 : Rapport d'inspection de l'office de l'état civil/office de l'état civil spécial xy Annexe 4: Rapport de synthèse de l'inspection ou des inspections des offices de l'état civil du canton xy