Weisungen über den Datenaustausch mit dem Betriebs- und Unternehmensregister DA-BUR (Gültig ab 01.01.2017; Stand: 01.01.2025)
1 Champ d’application, prérequis, normes, contenu et
méthodes
1.1 Champ d’application
En vertu des articles 50a al.1 let.c, 63 al.3 de la Loi fédérale sur l'assurance-vieillesse et survivants (LAVS RS 831.10) ainsi que de l’article 176, paragraphe 4, du règlement sur l’assurance-vieillesse et survivants (RAVS, RS 831.101) et à l’art. 4 let. i et j de l’ordonnance sur le Registre des entreprises et des établissements (OREE, RS 431.903), les présentes directives règlent les conditionscadres pour l’échange de données entre les caisses de compensation AVS et le Registre des entreprises et des établissements (REE).
Les caisses de compensation AVS sont reconnues comme des sources du REE.
1.2 Prérequis
Les directives sur la plateforme informatique d'échange de données (PED) entre caisses de compensation AVS et offices AI règlent les conditions techniques de l’échange.
1.3 Normes applicables
Le contenu de l’échange est défini dans les schémas 5053, 5054 publiés par l’OFS sur https://www.eahviv.ch/fr/%C3%A9change-de-donnees.
La version des schémas en vigueur est communiquée par l’OFAS.
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Ces directives concernent les messages suivants. Contenu Message nu- Nom du message méro Données de bases 5053-000101 Livraison trimestrielle du registre sur les affiliés complet Liens entre affiliés 5053-000102 Livraison trimestrielle des liens entre entités CC Salaires 5054-000101 Livraison annuelle des salaires – inscriptions CI Revenus 5054-000102 Livraison annuelle des salaires – revenu des indépendants (SE)
1.4 Contenu des données échangées
Les données échangées au format XML concernent les données de base sur les affiliés, les données sur les liens entre affiliés, les salaires et les revenus.
Les données de bases sur les affiliés (p.ex. nom, adresse, forme juridique, type d’entreprise, entrée, sortie, etc.) sont envoyées conformément au schéma 5053-000101 «livraison trimestrielle du registre complet».
1402.1 Dans les messages des données de base pour les nouveaux affiliés, le champ «kindOfActivity» contient une description aussi précise que possible de l’activité/des activités du nouvel affilié. Cette description est saisie en forme de texte libre et peut également être directement reprise du questionnaire d’affiliation. Si cette description devait être trop générale (par ex. conseil, construction ou commerce) et que la caisse de compensation possède des informations supplémentaires permettant de mieux décrire l’activité (p.ex. conseil en informatique, menuiserie ou librairie), la description plus détaillée sera préférée. La description est constituée de mots-clés et, si nécessaire, d’une description plus détaillée ou d’une paraphrase.
Si la caisse de compensation AVS est informée d’un changement d’activité, cette nouvelle activité est annoncée de manière la plus détaillée possible.
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Dans le cas d’associés de société de personne, la description de l’activité peut également se référer à la société de personne.
Si le nouvel affilié de la caisse ne correspond pas à un type d’unité qui reçoit un IDE (personne avec activité indépendante seulement à l’étranger, salarié sans employeur soumis à cotisations, immeuble avec concierge, employeur de personnel de maison, revenu unique provenant d'un gain de liquidation, etc.), la raison d’exclusion est à notifier dans la description de l’activité de l’affilié à moins que cette dernière n’apparaisse pas déjà ailleurs dans la livraison de données sans ambiguïté (firmForm, address).
Dans le cas d’un immeuble, la société fiduciaire qui s’occupe des cotisations AVS peut, si cette dernière est connue, également être nommée (p.ex. immeuble, conciergerie cotisée par …), pour autant que cela ne soit pas déjà couvert ailleurs (address resp. message 5053-000102).
Dans le cas où la caisse de compensation ne bénéficie d’aucune information sur l’activité exercée car, par exemple, la demande d’affiliation a été effectuée sans autres informations sur la base d’une annonce des impôts, cette information peut également être transmise sous la forme d’un commentaire (p. ex. enregistrement sans autre connaissance des activités sur la base d’une annonce des impôts).
Pour les affiliés qui doivent s’inscrire au registre du commerce, la caisse de compensation AVS n’est pas tenue de fournir une description des activités. Il n’existe pas non plus d’obligation systématique de compléter a posteriori la description d’activité des unités déjà existantes.
La livraison de la description de l’activité pour un nouvel affilié par la caisse de compensation AVS sous forme de texte libre via les messages des données de base est obligatoire dès le 1er janvier 2024 au plus tard.
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Les données sur les liens entre affiliés sont envoyées conformément au schéma 5053-000102 «livraison trimestrielle des liens entre entités CC».
Les données salariales des affiliés (salaires et revenus des personnes indépendantes) sont envoyées conformément aux schémas 5054-000101 «livraison annuelle des salaires - inscriptions CI» et 5054-000102 «livraison annuelle des salaires - revenu des indépendants (SE)».
1.5 Méthodes
Les caisses de compensation AVS livrent selon la méthode de livraison QUARTERLY (cm 3101 – 3201).
3. QUARTERLY
3.1 Principe
Vue d’ensemble du processus QUARTERLY :
Livraison des effectifs complets 5053-000101 «livraison trimestrielle du registre complet», 5053-000102 «livraison trimestrielle des liens entre entités CC», 5054-000101 «livraison annuelle des salaires – inscriptions CI» et 5054- 000102 «livraison annuelle des salaires – revenu des indépendants (SE)»quatre fois par an au REE.
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Pour la livraison des effectifs complets (cm 3101) des entités, des liens, des salaires et revenus, l’extraction des données est à exécuter en même temps pour des raisons de cohérence.
Le délai de livraison pour le 1er trimestre est fixé à la semaine 8.
Le délai de livraison pour le 2ème trimestre est fixé à la semaine 21.
Le délai de livraison pour le 3ème trimestre est fixé à la semaine 32. Toutefois, en accord avec l’OFS, une livraison entre la semaine 28 et la semaine 34 peut être réalisée.
Le délai de livraison pour le 4ème trimestre est fixé aux semaines 44 à 48 au moment où le traitement des salaires de l’année précédente est terminé.
3.2 Déroulement
La caisse de compensation AVS livre les fichiers XML conformes aux schémas 5053-000101 «livraison annuelle, resp. régulière, du registre complet», 5053-000102 «livraison annuelle, resp. régulière, des liens entre entités CC», 5054-000101 «livraison annuelle des salaires – inscriptions CI» et 5054-000102 «livraison annuelle des salaires – revenu des indépendants (SE)» à l’OFS.
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4. Contrôle et corrections
4.1 Pendant l’année
Si la livraison des données est incomplète ou la sélection des données est incorrecte, l’OFS prend contact par téléphone ou par courriel dans un délai de maximum 3 jours ouvrables pour demander une nouvelle livraison.
Après avoir reçu des données complètes et conformes à la sélection demandée, l’OFS pose des questions à la personne de contact de la caisse de compensation AVS sur des incohérences ou sur des clarifications dans les données reçues dans un délai de six semaines au plus tard.
La caisse de compensation AVS répond à l’OFS dans les six semaines au plus tard.
L’OFS applique les réponses des caisses de compensation AVS aux données et clôt cette livraison.
Les requêtes de l’OFS au cours des 1er et 2ème trimestres sont limitées aux questions concernant les données de base des affiliés et les liens entre les affiliés (régime 5053- 000101 et 5053-000102).
4.2 Final
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Après la livraison du 4ème trimestre, l’OFS effectue le contrôle final des livraisons de l’année et en informe la caisse de compensation jusqu’au 30.4 de l’année suivante.
4.3 Clarifications au cours de l’année
Indépendamment des livraisons de données spécifiques, il peut s’avérer nécessaire en cours d’année de clarifier des questions concernant les données fournies par les caisses de compensation de l’AVS. Dans ce cas, l’OFS prend contact au cas par cas avec la caisse de compensation AVS compétente et clarifie la question.
5. Tâches des caisses de compensation
5.1 Principe
Les caisses de compensation livrent les données au REE.
Elles répondent aux questions de l’OFS dans un délai de six semaines.
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5.2 Organisation
La caisse de compensation nomme une personne de contact technique et une personne de contact organisationnelle.
Elle communique les coordonnées de ces personnes ainsi que les mutations à l’OFS.
6. Tâches de l’OFS
6.1 Principe
L’OFS plausibilise les données transmises et donne un feedback aux caisses de compensation AVS.
Il publie la liste des personnes de contact.
Il publie le concept et les schémas d’échange de données.
6.2 Rapport annuel
L’OFS rend annuellement à l’OFAS un rapport sur la situation du déroulement de l’échange des données des caisses de compensation avec le REE de l’année précédente.
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