Kreisschreiben über die Übernahme der Posttaxen und -gebühren in den Bereichen Brief- und Paketpost sowie PostFinance AG (KSPF) (Gültig ab 01.10.2025; Stand 01.10.2025)
2 Champ d’application
2.1 Organes d’exécution
Ont qualité d’organe d’exécution au sens des présentes directives les organes d'exécution énumérés ci-après.
les caisses de compensation cantonales AVS
les caisses de compensation professionnelles
les agences des caisses de compensations selon art. 65 LAVS (avec un no. de caisse)
la caisse fédérale de compensation
les offices AI cantonaux
les bureaux décentralisés des offices AI dûment annoncés à l’OFAS
la Conférence des caisses cantonales de compensation, l’Association suisse des caisses de compensation professionnelles et la Conférence des offices AI.
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La présente directive est applicable pour des prestataires de tiers, qui exécutent des travaux d’impression et des envois postaux pour le compte d’un organe d’exécution mentionnée au ch. 2101.
En raison de leur situation particulière, la CdC, la Caisse suisse de compensation ainsi que l’office AI pour les assurés résidant à l’étranger concluent des conventions séparées avec la Poste Suisse.
D’autres organes, même s'ils agissent au nom et/ou sur mandat d'un organe d'exécution mentionné au ch. 2101 (par ex. les services chargés des contrôles des employeurs, les experts médicaux, COMAI, COPAI etc.), ne sont pas concernés par la présente directive. Les taxes postales et les frais encourus par eux ne sont pas pris en charge par les fonds de compensation.
3. Partie 1 : Domaine de la poste aux lettres et des colis
3.1 Prise en charge des taxes de la poste aux lettres et des colis
Les Fonds de compensation prennent en charge les droits 10/25 des envois postaux remis à la Poste Suisse par les organes d'exécution (ch. 2101) en vue de leur acheminement et qui concernent l'application de l'AVS, de l'AI, des APG et des AFamAgr ainsi que la redistribution de la taxe sur le CO2. La refacturation des AFamAgr et de la redistribution de la taxe sur le CO2 est effectuée par la CdC.
3101.1 Le service supplémentaire « Service d’affranchissement 10/25 Poste avec liste des destinataires IMS (Intelligent Mail Scanning) » est en principe pris en charge pour les envois conformément au ch. 3101. Avant la première utilisation, il est nécessaire de convenir des détails avec le service client de la Poste Suisse responsable de la caisse.
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Les envois postaux de la Conférence des caisses cantonales de compensation, de l'Association suisse des caisses de compensation professionnelles ainsi que de la Conférence des offices AI doivent être intégrés auprès des organes d'exécution auxquels appartiennent les présidents respectifs.
Les envois postaux concernant les autres tâches confiées aux caisses de compensation AVS selon l'art. 63a LAVS, peuvent être pris en charge par le Fonds AVS, pour autant qu'ils soient effectués avec le même envoi que celui décrit au ch. 3101.
En principe, les lettres et les colis doivent être déposés en tant qu'envois du courrier B, respectivement ECONOMY, car la distribution jusqu'au troisième jour ouvrable après le dépôt suffit en règle générale. Exceptionnellement, les envois peuvent être déposés en courrier A, respectivement PRIORITY, si cela est indiqué dans un cas concret (p. ex. respect de délais). Les exceptions sont énumérées à l'annexe 1. Le mode d’expédition courrier A Plus ne peut être utilisé à la place d’un envoi courrier A.
Les droits des envois postaux suivants (produits de la Poste Suisse) sont pris en charge. La liste est exhaustive (les produits ou prestations complémentaires non mentionnés seront pris en charge directement par l’organe d’exécution).
Liste exhaustive des produits pris en charge par les fonds :
Envois isolés :
courrier A et B lettre standard
courrier A et B midilettre
courrier A et B grande lettres
Envois en nombre :
courrier B carte postale 1-20 g
courrier B envois en nombre lettre standard
courrier B envois en nombre midilettre EDI BSV | Circulaire concernant la prise en charge des taxes et droits sur l’acheminement
- courrier B envois en nombre grande lettres
Envois Courrier A Plus
Lettres avec justificatif de distribution : - lettre recommandée
Colis :
PostPac Economy et PostPac Priority
Prestation complémentaire « CSI »
Prestation supplémentaire Dispobox
Envois express - Swiss-express « Lune »
Envois à l’étranger, dans le cadre des accords bilatéraux
Lettre PRIORITY
Lettre recommandé étranger
Lettre courrier urgent
- PostPac international ECONCOMY et PRIORITY
Service de prise en charge : Moyennant un accord entre les organes d'exécution et la Poste Suisse un service de prise en charge peut être sollicité.
3.2 Solutions d’affranchissement
Pour effectuer les envois, les organes d'exécution disposent des solutions d'affranchissement suivantes, à appliquer en fonction du mode d'expédition et de la marchandise.
Affranchissement postal - pour le courrier journalier
Affranchissement PP - pour les envois en grand nombre
WebStamp
Envoi de lettres easy (uniquement en Suisse)
Envoi de colis easy (uniquement en Suisse)
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- Lettre de voiture (envoi de colis à l'étranger)
Les organes d'exécution peuvent en principe choisir les solutions d'affranchissement mentionnées au ch. 3201 en fonction de leurs besoins, mais devraient, dans la mesure du possible, privilégier la solution la moins coûteuse.
Les critères d'application des différentes solutions d'affranchissement sont décrits dans l'annexe 2.
3.3 Préparation et dépôt du courrier
Le mode d’expédition souhaité doit être indiqué sur les envois. Les envois de la poste aux lettres qui ne sont pas spécialement marqués sont automatiquement acheminés en courrier B.
Les envois postaux doivent être déposés en liasse par mode d’expédition et avec les documents d'accompagnement correspondants (selon la solution d'affranchissement) par les organes d'exécution. Les envois nationaux doivent être séparés des envois internationaux.
La méthode d’envoi « dépôt et déclaration simplifiés » (DDS) est à la disposition des organes d'exécution sous certaines conditions. Le groupe cible comprend en premier lieu les prestataires tiers (entreprises externes) qui traitent des envois de plusieurs mandataires. Pour de plus amples renseignements, les organes d’exécution peuvent directement s’adresser à la Poste Suisse.
En outre, les directives de la Poste Suisse (www.post.ch) s'appliquent à la préparation des envois en ce qui concerne la forme, la nature, la présentation et l'adressage des envois postaux.
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3.4 Dépôt du courrier par des tiers (entreprises externes)
Les organes d'exécution peuvent confier les envois postaux à des entreprises externes. Une autorisation de l’OFAS est nécessaire à cet effet. Une demande en ce sens doit être effectuée avant le transfert des travaux de mandats. Les dispositions du ch. 3301 s'appliquent.
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L'entreprise externe effectue le dépôt du courrier au nom de l'organe d'exécution mandant. Les dispositions et les directives de la présente circulaire doivent être respectées par l'entreprise externe.
L'organe d'exécution reste responsable du respect des dispositions et des directives par l'entreprise externe.
3.5 Procédure de décompte / facturation
Pour le décompte des taxes à rembourser par les Fonds de compensation, les organes d'exécution se voient attribuer par La Poste Suisse un numéro de débiteur, respectivement un numéro de référence de facturation (NRF) ainsi que les licences d'affranchissement correspondantes pour les produits et les prestations.
Les organes d'exécution ne peuvent décompter que les produits de La Poste Suisse énumérés au ch. 3105 au moyen de ce numéro de débiteur, respectivement NRF.
L'OFAS se réserve le droit de facturer aux organes d'exécution les éventuels frais non justifiés.
Le décompte des taxes et droits postaux à charge des Fonds de compensation est effectué mensuellement entre la CdC et la Poste Suisse. La Poste Suisse établit chaque mois une facture globale.
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4. Partie 2 : Prise en charge des taxes relevant du domaine de PostFinance SA
4.1 Généralités
Sont considérés comme paiements, au sens des présentes instructions, les paiements selon le ch. 1001 vers la Suisse et la Principauté de Liechtenstein exécutés par les caisses de compensation AVS, leurs agences (au sens de succursales) et la CdC, pour autant qu'ils soient effectués à partir d'un compte de PostFinance.
Les coûts relatifs au produit E-facture (eBill) de Post- Finance sont pris en charge par les fonds de manière analogue aux autres taxes.
4.2 Procédure
Les points à observer dans le domaine du trafic des paiements figurent dans les Directives de l’OFAS sur l’utilisation de l’ordre de paiement électronique de PostFinance SA (OPAE).
4.3 Paiement des rentes AVS/AI au moyen du bulletin
de paiement avec numéro de référence (BPR)
Sur demande écrite des ayants droit, les rentes AVS/AI, les allocations pour impotents ou les prestations PC peuvent exceptionnellement être versées au moyen du BPR aux assurés qui n'ont pas accès à un compte bancaire ou postal.
Le BPR remplace au 1er avril 2023 le paiement des rentes AVS/AI par enveloppe recommandée contenant de l’argent en espèces et équivaut à un paiement direct selon l'art. 44, al. 1, LAVS. L'envoi se fait sans qu'il soit nécessaire que le bénéficiaire dispose d'un propre compte.
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Le BPR est un service de PostFinance. Son utilisation doit être convenue par la caisse de compensation directement avec PostFinance.
Le BPR peut être implémenté via le logiciel de la caisse de compensation et les écritures sont ainsi effectuées automatiquement. Mais il peut aussi être établi manuellement. Dans ce cas, les écritures doivent être effectuées manuellement. Les frais d'implémentation dans le logiciel de la caisse de compensation sont à charge de la caisse de compensation.
Les frais d'utilisation de la notification par le BPR doivent en principe être imputés à la cause de paiement correspondante. Si des prestations d'autres œuvres sociales (p.ex. PC) sont versées en même temps que la rente AVS/AI, il n'y a pas de répartition des frais. Ceux-ci sont exclusivement pris en charge par le Fonds AVS.
La tenue d’un registre est obligatoire.
4.4 Procédure de décompte
PostFinance SA établit chaque mois deux décomptes concernant les frais à prendre en charge par les fonds de compensation : un décompte concernant les frais et un décompte pour le produit e-facture/eBill.
Les décomptes sont envoyés électroniquement à la CdC avec copie à l'OFAS. Les détails des transactions sont à joindre dans un dossier annexé au format Excel de la part de PostFinance SA.
5. Divers
L'OFAS contrôle la plausibilité des décomptes de la Poste Suisse et de PostFinance. Il peut procéder à des contrôles par sondage et à des contrôles spéciaux.
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En cas de divergences ou de constatations problématiques, les organes d'exécution selon ch. 2101 et les prestataires tiers ch. 2102 sont informées. Tous les services impliqués sont tenus de collaborer.
6. Entrée en vigueur
Les présentes instructions entrent en vigueur le 1er janvier
et remplacent la Circulaire concernant prise en charge des taxes et droits sur l'acheminement postal des lettres et des colis ainsi que sur le trafic des paiements postaux (CTDP) valable à partir du 1er janvier 2001 (doc. 318.107.03).
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Annexe 1
Mode d’expédition (Ch. 3104)
Il convient de déroger au mode d'expédition général du « courrier B » pour les lettres et « Economy » pour les colis dans les cas suivants :
Désignation la plus proche des documents à envoyer Mode d’expédition Invitations à fournir des renseignements pour l'estimation et Courrier A1 les acomptes (domaine des cotisations) Créances courantes et décomptes finaux (domaine des cotisa- Courrier A1 tions) Créances supplémentaires (domaine des cotisations) Courrier A1 Rappels et sommations (domaine des cotisations) Courrier A1 Créances en restitution (art. Courrier A1 Décisions en réparation du dommage (Article 52, al. 4, LAVS) Recommandé Informations aux conjoints selon ch. 7013 DP Recommandé Actes de recours Recommandé Envois de dossiers ou de documents originaux Recommandé Productions (faillite) Recommandé Autres décisions Courrier A Plus2 Recommandé
1Remarque
Un envoi par courrier B peut être envisagé à la place d’un envoi par courrier A s’il est remis à temps et qu’il est garanti que les délais de paiements légaux seront respectés
Les envois pour lesquels il existe une probabilité que la décision fasse l'objet
d'un recours (décisions négatives) doivent être envoyés avec le mode d’expédition « recommandé ». En effet, avec le mode d'expédition Courrier A Plus, la notification de distribution enregistrée dans le système de la Poste Suisse n'a pas valeur d’accusé de réception au même titre qu’un envoi sous pli recommandé. C'est pourquoi, d’une manière générale, nous recommandons de choisir le mode d’expédition « recommandé ».
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Annexe 2
Critères d’utilisation des solutions d’affranchissement (Ch. 3203)
Vous trouverez des informations détaillées sur les différentes solutions d'affranchissement sous www.poste.ch/affranchir.
Solution d’affranchissement « Service d’affranchissement Poste »
Description : La Poste se charge de l'ensemble du processus d'affranchissement pour le compte des clients. Les envois sont affranchis dans un centre d'affranchissement de la Poste. Utilisation : Courrier journalier en grande quantité Modes d’expédition : Envois isolés : Courrier A et B – lettre standard, midilettre, grande lettre Envois avec accusé de réception (« Recommandé ») Envois à l’étranger Convient pour : Dès 50 envois par jour Ne convient pas pour : Colis Préparation : Tri selon envois nationaux / internationaux, selon mode d’expédition et le cas échéant selon format Dépôt avec fiche d’affranchissement mise à disposition par la Poste dans des conteneurs à lettres fermés (BB). Lieu de dépôt : Dépôt par l'organe d'exécution à un bureau de poste défini ou retrait par la Poste auprès de l'organe d'exécution. La prise en charge peut être convenue entre l'organe d'exécution et la Poste Suisse. Coûts : Les coûts mensuels minimaux de traitement (travail d'affranchissement) s'élèvent à CHF 150.00.
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Solution d’affranchissement « Affranchissement PP »
www.poste.ch/affranchissementPP
Description : Les envois doivent être munis d'une marque d'affranchissement PP et d’un bordereau de dépôt. Utilisation : Courrier journalier – Envois en nombre Modes d’expédition : Envois en nombre : Courrier A et B – carte postale, lettre standard, midilettre, grande lettre Convient pour : En principe, pour les grandes quantités d'envois à partir de 50 envois. A condition que le bordereau soit établi via le service en ligne, il est également possible de déposer moins de 50 exemplaires avec affranchissement PP. Pour les envois en nombre à partir de 350 exemplaires du même niveau de prix et du même expéditeur, il est possible de profiter du tarif d'envoi en nombre B2. Ne convient pas pour : Envois isolés (moins de 50 ex. par dépôt) Préparation : Tri selon envois nationaux / internationaux, selon mode d’expédition et selon format Dépôt avec bordereau dans des conteneurs à lettres ouverts (BB). Une adresse de retour différente est à programmer dans le code Datamatrix moyennant un no. d’adresse (AMP- Key). Lieu de dépôt : Dépôt par l'organe d'exécution à un bureau de poste ou retrait par la Poste auprès de l'organe d'exécution. La prise en charge peut être convenue entre l'organe d'exécution et la Poste Suisse.
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Solution d’affranchissement « WebStamp »
www.poste.ch/webstamp
Description : WebStamp est une solution d'affranchissement en ligne pour la conception et la production de timbres-poste individuels. Utilisation : Courrier journalier – Petites quantités Modes d’expédition : Envois isolés : Courrier A et B - lettre standard, midilettre, grande lettre Envois à l’étranger, notamment « Recommandé » (R-Etranger) Convient pour : Lettres individuelles, au lieu d'un affranchissement avec des timbres conventionnels (prix contractuel conforme) Ne convient pas pour : Envois en grandes quantités – Envois en nombre Préparation : L'organe d'exécution crée l'affranchissement WebStamp sur son propre PC et imprime l'affranchissement sur les enveloppes ou sur des étiquettes autocollantes à coller ultérieurement sur les lettres. En cas de prise en charge par la poste : dépôt dans des conteneurs à lettres ouverts (BB). Lieu de dépôt : Dépôt dans une boîte aux lettres (uniquement des lettres non recommandées) ou dépôt par l'organe d'exécution à un bureau de poste ou retrait par la Poste auprès de l'organe d'exécution. La prise en charge peut être convenue entre l'organe d'exécution et la Poste Suisse.
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Solution d’affranchissement « Envoi de lettres easy » Envoi de lettres easy simplifie l’expédition de lettres avec code à barres (post.ch)
Description : Les organes d'exécution apposent uniquement le codebarres avec le numéro de licence d'affranchissement "Envoi de lettres easy" avec la marque d'affranchissement PP intégrée sur les lettres avec accusé de réception. Après l'établissement de la liste des codes-barres en deux exemplaires, l'envoi est prêt à être expédié. La prestation est facturée sur la base du numéro de licence d'affranchissement du code-barres, lu lors du traitement du courrier. Utilisation : Courrier journalier – Envois en nombre Modes d’expédition : Lettes Suisse « Recommandé » : Lettre standard, midilettre, grande lettre Lettres avec accusé de réception Convient pour : Uniquement pour les envois nationaux Ne convient pas pour : Envois internationaux Préparation : L'organe d'exécution appose le code-barres sur les enveloppes ou directement combiné avec l'adresse du destinataire dans la fenêtre d'adresse et établit une liste de codes-barres. Le code-barres doit être paramétré sur "Envoi de lettres easy" et marqué avec la mention PP. Il n'est pas nécessaire d'établir un bulletin de livraison PP / bordereau de dépôt ou d'apposer un affranchissement. En cas de prise en charge par la poste : dépôt dans des conteneurs à lettres ouverts (BB). Lieu de dépôt : Dépôt par l'organe d'exécution à un bureau de poste ou retrait par la Poste auprès de l'organe d'exécution. La prise en charge peut être convenue entre l'organe d'exécution et la Poste Suisse.
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Solution d’affranchissement « Envoi de colis easy »
Aide-mémoire pour l'envoi de colis
Description : Les organes d'exécution apposent uniquement le codebarres avec le numéro de licence d'affranchissement "Envois de colis easy" sur les colis. La prestation est facturée sur la base du numéro de licence d'affranchissement du client figurant dans le code-barres et d'une éventuelle prestation complémentaire en cas d'ajout d'une étiquette de produit complémentaire (p. ex. Priority « PRI » ou Signature « CSI »), lu pendant le traitement du colis. Utilisation : Colis Suisse, Swiss-Express « Lune » (lettres et colis) Modes d’expédition : Colis Suisse (PostPac) : Economy ; éventuellement avec prestation complémentaire : Priority (PRI), signature (CSI) Swiss-Express « Lune » (lettres et colis) : Éventuellement avec prestation complémentaire : Signature (CSI) Convient pour : Seulement pour colis nationaux ; Swiss-Express « Lune » Ne convient pas pour : Colis internationaux Préparation : L'organe d'exécution appose le code-barres et une éventuelle étiquette de produit complémentaire directement sur le colis, au-dessus de l'adresse. Il n'y a pas d'affranchissement. Lieu de dépôt : Dépôt par l'organe d'exécution à un bureau de poste ou retrait par la Poste auprès de l'organe d'exécution. La prise en charge peut être convenue entre l'organe d'exécution et la Poste Suisse.
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Solution d’affranchissement : solution d’envoi pour clients commerciaux « Etablir une lettre de voiture (contre facture) » Envoi de marchandises à l’étranger | Offres et prix | La Poste
Description : Les organes d'exécution établissent une lettre de voiture pour les colis internationaux via le portail clients de la Poste (www.post.ch/login) (documents d'accompagnement, y compris la déclaration de douane / d'exportation / la facture commerciale) Utilisation : Colis internationaux (PostPac International), Envoi Express à l’étranger (URGENT de FedEx Express) Modes d’expédition : PostPac International ECONOMY ou PRIORITY URGENT de FedEx Express Convient pour : Envoi de marchandises à l’étranger URGENT : pour envoi de documents et de marchandises Ne convient pas pour : --- Préparation : Les envois doivent être accompagnés d'une lettre de voiture, qui doit être placée dans un porte-document transparent sur l'envoi. Lieu de dépôt : Dépôt par l'organe d'exécution à un bureau de poste ou retrait par la Poste auprès de l'organe d'exécution. La prise en charge peut être convenue entre l'organe d'exécution et la Poste Suisse. Les retraits URGENT peuvent être commandés et organisés via le 0800 45 45 45 en indiquant le NRF.
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