Règlement de l’Instance de recours paritaire prévue dans le statut des fonctionnaires

Les tâches et les compétences de l’Instance de recours paritaire (IRP) sont réglées par l’ordonnance du 18 octobre 1995² concernant l’Instance de recours paritaire prévue dans le statut des fonctionnaires.

Les membres de l’IRP et les employés du bureau et des secrétariats des chambres de recours sont tenus au secret quant aux faits dont ils ont connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.

Le bureau tient lieu de siège et d’adresse de l’IRP (art. 3).

L’Office fédéral du personnel communique les noms des membres de l’IRP ainsi que le siège et l’adresse du bureau aux services du personnel de l’administration générale de la Confédération, de la Poste, des Télécom, des CFF et des associations du personnel de la Confédération.

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L’Office fédéral du personnel est chargé de mettre sur pied et de pourvoir les postes du bureau. Le président et les vice-présidents de l’IRP ont voix consultative.

...⁴ RO 1997 768

Le président et les deux vice-présidents de l’IRP ont pour tâche:

1. de statuer sur l’entrée en matière sur les recours;

2. d’attribuer les recours aux chambres;

3. de régler les questions de fond;

4. d’établir les procédures de travail;

5. de coordonner la procédure devant les chambres de recours;

6. d’établir le rapport annuel des activités de l’IRP et des chambres de recours, rapport qui sera remis au Département fédéral des finances, à la Poste, aux Télécom et aux CFF.

Le président et les vice-présidents de l’IRP déterminent les décisions qui doivent être publiées et où elles doivent l’être.

Le président de l’IRP convoque au moins une fois par année l’assemblée des chambres de recours pour un échange d’expériences, pour débattre des questions générales de fond et de procédure et pour ajuster les règles d’appréciation. La convocation est envoyée au moins 30 jours avant la date de l’assemblée, accompagnée de l’ordre du jour et des documents afférents.

L’assemblée des chambres peut faire des recommandations à l’intention du président et des vice-présidents de l’IRP ou des chambres de recours et déposer des propositions.

L’assemblée des chambres peut formuler des suggestions ou des recommandations sur le principe de la rémunération au mérite à l’intention du Département fédéral des finances, de la Poste, des Télécom et des CFF.

L’assemblée des chambres propose au Département fédéral des finances les dispositions et les modifications du règlement concernant l’IRP qu’il y a lieu d’édicter.

Les chambres traitent les recours confiés à leurs soins par le président et les viceprésidents et elles rendent une décision.

Lorsque une chambre de recours estime – contre l’avis du président et des viceprésidents de l’IRP (art.⁵, let. a) – qu’il n’y a pas lieu d’entrer en matière sur un recours, ou – contrairement à la décision d’attribution prise par le président et les vice-présidents (art.⁵, let. b) – que la compétence de trancher ressortit à une autre autorité, elle décide après avoir entendu le président de l’IRP.

A partir du moment où un recours lui a été attribué, elle a la charge de notifier sa décision au recourant et à l’autorité inférieure.

Les chambres pourvoient elles-mêmes à leur secrétariat. Un employé de l’administration générale de la Confédération, de la Poste, des Télécom ou des CFF est mis à la disposition du président; il assiste le président dans ses tâches de gestion.

Le bureau est placé sous l’autorité du président de l’IRP pour l’exécution des tâches.

Il traite les affaires que lui confient le président, le président et les vice-présidents ou l’assemblée des chambres de recours. Il a notamment pour tâche:

1. d’informer ou de conseiller les personnes ou les organes de l’IRP qui sollicitent un avis, pour autant que cette tâche ne relève pas des chambres de recours;

2. de réceptionner tous les recours adressés à l’IRP ou à l’une de ses chambres de recours;

3. de vérifier la forme et le contenu des recours, de requérir les pièces manquantes et, au besoin, les avis de l’instance inférieure et de l’organe d’appréciation, d’établir les dossiers des recours pour le président et les viceprésidents et pour les chambres de recours;

4. de préparer les textes du président, du président et des vice-présidents et de l’assemblée des chambres de recours;

4. de notifier les décisions de l’IRP;

6. de gérer, d’archiver, de renvoyer ou de détruire les pièces produites par les organes de l’IRP;

7. d’établir un inventaire de tous les recours traités par l’IRP (à des fins statistiques et de contrôle de l’application des règles).

Le bureau a une voix consultative et le droit de formuler des propositions dans tous les organes de l’IRP. Il n’a pas le droit de vote.

Tous les recours formés au terme de la procédure préliminaire interne de l’administration sur des éléments déterminant la rémunération au mérite doivent être envoyés au bureau de l’IRP. Le bureau vérifie si le dossier est complet et si toutes les formalités ont été respectées. A cet effet, l’Office fédéral du personnel met à la disposition de l’IRP une liste de tous les organes d’appréciation.

La décision d’entrée en matière est réglée à l’article⁵, lettre a.

Tous les dossiers complets sont préalablement examinés par le président et par les vice-présidents, qui les attribuent ensuite aux chambres de recours pour règlement.

Le secrétariat de la chambre de recours prend, avec le président, toutes les mesures permettant d’établir rigoureusement les faits.

S’il y a lieu de procéder à un entretien avec le recourant et les supérieurs hiérarchiques ou l’organe d’appréciation, il sera conduit par deux membres au moins de la chambre, dont un représentant du personnel. Le recourant et ses supérieurs pourront s’exprimer séparément devant la délégation de la chambre.

L’assemblée des chambres de recours et les chambres de recours sont habilitées à statuer lorsque la moitié au moins des représentants du personnel et des représentants de la Confédération sont présents.

Le président et les vice-présidents sont habilités à statuer lorsque deux d’entre eux au moins sont présents.

L’assemblée des chambres de recours et le président et les vice-présidents de l’IRP ainsi que les chambres de recours décident à la majorité simple des membres présents. Le vote secret n’est admis que si la majorité des membres présents le demande.

En cas d’égalité des voix, le président tranche.

L’assemblée des chambres de recours et le président et les vice-présidents ainsi que les chambres de recours exposent brièvement les motifs de leurs décisions.

A cet effet, ils peuvent utiliser des formulaires ou des modèles de libellés.

Une fois la procédure close, le bureau de l’IRP:

1. archive le recours, l’avis de l’autorité inférieure, le procès-verbal des délibérations, les autres actes de la procédure et une copie de la décision; il détruit ces pièces deux ans après la fin de la procédure;

2. retourne les autres pièces à l’envoyeur.

Les organes de l’IRP peuvent, à des fins statistiques et d’appréciation du régime en vigueur, consulter en tout temps auprès des instances inférieures les actes concernant les cas tranchés par l’IRP.

Les frais échus avant l’entrée en vigueur du présent règlement sont indemnisés selon les conditions prévues par lui. Le président et les vice-présidents perçoivent en 1996 la moitié des indemnités annuelles prévues cette année-là.

Le présent règlement entre en vigueur avec effet rétroactif le 1er janvier 1997.