Ordonnance
concernant la procédure à suivre lors de la passation de contrats dont le contenu est classifié du point de vue militaire
(Ordonnance concernant la sauvegarde du secret)

La présente ordonnance s’applique à tout mandat dont le contenu est classifié du point de vue militaire.

La procédure visant la sauvegarde du secret comprend, tant sur le plan du personnel que des points de vue matériel et administratif, les mesures propres à garantir la sauvegarde du secret sur des informations militaires classifiées qui doivent être traitées hors du Département militaire fédéral, de l’Office central fédéral des imprimés et du matériel et de l’Office des constructions fédérales.

Sont réputés mandants: les groupements, offices et autres services du Département militaire fédéral, l’Office central fédéral des imprimés et du matériel, l’Office des constructions fédérales et, en période de service actif, le commandement de l’armée.

Sont réputés mandataires les services publics étrangers au Département militaire fédéral, à l’Office central fédéral des imprimés et du matériel et à l’Office des constructions fédérales, les entreprises privées et les particuliers appelés à recevoir et à traiter des informations classifiées.

Le préposé à la sauvegarde du secret est l’agent de liaison entre le mandataire et l’Office central du Département militaire fédéral pour la protection et la sécurité (OCS) pour toutes les questions relatives à l’application réglementaire des mesures concernant la sauvegarde du secret et la sécurité.

La liste des classifications range les informations protégées dans les catégories de classification SECRET et CONFIDENTIEL (art. 4 et 5 de l’O du 1^er mai 1990² concernant la protection des informations).

Le mandant établit la liste des classifications conformément aux prescriptions du chef de l’Etat-major général concernant les critères de classification et la remet au mandataire invité à faire des offres en y joignant le dossier d’appel d’offres.

Après avoir consulté le mandataire, le mandant met au point la liste des classifications en y ajoutant au besoin des remarques concernant la classification et le traitement d’informations protégées.

Le mandant remet à l’OCS une copie de chaque liste des classifications.

Les mesures de sécurité sont consignées dans le procès-verbal de sécurité. Il est signé par l’OCS et le mandataire.

L’enquête sur les personnes conformément aux prescriptions de l’ordonnance du 9 mai 1990³ concernant les contrôles de sécurité relatifs aux personnes dans le domaine militaire a pour but d’écarter quiconque n’a pas qualité pour traiter d’informations militaires classifiées.

La déclaration de sécurité atteste que du point de vue de la sécurité le mandataire remplit les conditions requises pour traiter d’informations classifiées.

La procédure normale comprend:

1. L’enquête préalable sur un mandataire éventuel (art. 12);

2. La notification du mandat (art. 22);

3. L’élaboration d’un procès-verbal de sécurité (art. 5);

4. La déclaration de sécurité (art. 7 et 16).

Aucune enquête préalable n’est effectuée si un mandataire est déjà en possession d’une déclaration de sécurité. La procédure commence au stade de la notification du mandat (art. 22).

L’OCS peut appliquer une procédure simplifiée lorsqu’il s’agit de travaux dans les ouvrages militaires des zones protégées 2 et 3 conformément aux dispositions concernant la protection des ouvrages militaires.

La procédure simplifiée comprend au moins le contrôle de sécurité des personnes auxquelles l’accès à l’ouvrage doit être accordé, conformément à l’ordonnance du 9 mai 1990⁴ concernant les contrôles de sécurité relatifs aux personnes dans le domaine militaire. L’OCS décide dans chaque cas s’il y a lieu de prendre d’autres mesures.

La procédure visant la sauvegarde du secret incombe à l’OCS. Ce dernier règle, par des directives techniques, le calendrier de la procédure visant la sauvegarde du secret ainsi que l’utilisation des diverses formules et des documents à l’usage de l’instruction.

Une réglementation particulière s’applique au mandataire à l’étranger. L’acheminement d’informations classifiées à l’étranger requiert l’autorisation préalable de l’OCS.

A la demande du mandant, l’OCS procède à une enquête préalable sur les mandataires éventuels. Il décide si une déclaration de sécurité se révèle nécessaire et si une enquête sur les personnes doit être effectuée préalablement.

Compte tenu du résultat de l’enquête préalable, l’OCS décide, après entente avec le mandant, si des tiers peuvent avoir accès à des informations militaires classifiées en prévision de la conclusion d’un contrat. Il détermine le genre de procédure visant à la sauvegarde du secret qui sera appliquée.

Se fondant sur la fiche d’identité que lui remet le mandataire, l’OCS procède à une enquête sur les personnes.

L’OCS communique au mandataire quelles sont les personnes autorisées à traiter d’informations classifiées.

Après avoir reçu la notification du mandat, l’OCS établit le procès-verbal de sécurité après entente avec le mandataire et le mandant.

Si les circonstances l’exigent, l’OCS peut, après entente avec le mandant et le mandataire, modifier en tout temps les mesures de sécurité.

L’OCS établit la déclaration de sécurité qui est valable cinq ans. Il peut la renouveler avant l’expiration de ce délai sur proposition du mandataire.

Après entente avec le mandant et après audition du mandataire, l’OCS peut annuler une déclaration de sécurité si le mandataire n’a pas respecté le procès-verbal.

L’OCS tient une liste des déclarations de sécurité établies.

L’OCS peut procéder en tout temps à des contrôles de sécurité auprès du mandataire et du mandant.

L’OCS entretient en principe des rapports directs avec le préposé à la sauvegarde du secret chez le mandataire.

L’OCS assure la formation du préposé à la sauvegarde du secret.

Le mandant présente la demande d’enquête préalable à l’OCS, en y joignant la liste des classifications.

Chaque mandant peut s’informer auprès de l’OCS si un mandataire est en possession d’une déclaration de sécurité valable.

Des informations classifiées ne peuvent être portées à la connaissance de mandataires, dans la mesure où cela est nécessaire pour la conclusion du contrat, avant que cette demande soit agréée (décision préalable, art. 13) et que l’enquête sur les personnes soit terminée.

Le mandant veille à ce que tout mandataire soit instruit de l’étendue et de la teneur de son obligation de garder le secret ainsi que de la procédure à suivre pour la sauvegarde du secret avant de lui remettre des informations classifiées.

Il donne cette instruction en se fondant sur les prescriptions relatives à la sauvegarde du secret et à la sécurité. Lors de soumissions et de contrats importants, le concours de l’OCS peut être demandé en vue de l’instruction.

Le mandant prévient l’OCS de tout mandat qu’il envisage de confier; il joint à son avis la liste des classifications.

Le mandant indique au mandataire la manière de traiter les informations classifiées qui ne lui sont plus utiles.

Le mandataire qui n’est pas encore au bénéfice d’une déclaration de sécurité communique au mandant tous les renseignements nécessaires à l’exécution de l’enquête préalable.

Le mandataire s’engage par sa signature à garder le secret.

Il désigne, après entente avec l’OCS, un préposé à la sauvegarde du secret.

Il prend les mesures fixées dans le procès-verbal de sécurité.

Le mandataire peut autoriser une personne travaillant dans son entreprise à traiter des informations classifiées si:

1. Le mandataire la juge digne de confiance et juge sa collaboration indispensable à l’exécution du mandat;

2. Elle a fait, avec son accord, l’objet d’une enquête par l’OCS dont il ressort que rien ne s’oppose à ce qu’elle traite des informations classifiées;

3. Elle a été instruite des mesures de sécurité la concernant, ainsi que de l’étendue et de la teneur de son obligation de garder le secret;

4. Elle s’est engagée par sa signature, envers le mandataire, à respecter l’obligation de garder le secret.

Si le mandataire envisage de confier son mandat en sous-traitance, il lui incombe avant de diffuser des informations classifiées:

1. D’obtenir l’autorisation du mandant;

2. De présenter à l’OCS une demande d’enquête préalable;

3. D’instruire le sous-traitant de l’étendue et de la teneur de l’obligation de garder le secret ainsi que de la procédure visant à la sauvegarde du secret;

4. De notifier le mandat à l’OCS.

Le mandataire classifie lui-même les nouvelles informations qui sont établies au cours de l’exécution du mandat; à cet effet, il se fonde sur la liste des classifications.

Lorsqu’il y a doute quant à la nécessité de classifier une information ou quant au degré de classification à lui attribuer, le mandataire en référera immédiatement au mandant.

Le mandataire veille à ce que les mesures relatives à la protection et à la sécurité soient respectées.

Si le mandataire constate que des informations classifiées risquent d’être divulguées, il prend toutes les mesures qui lui paraissent utiles pour garantir la sauvegarde du secret.

Il en informe immédiatement le mandant et l’OCS.