Ordonnance du DFF concernant les données et les informations électroniques
(OelDI)

Au sens de la présente ordonnance, la notion de contrôle comprend:

1. le contrôle au siège de l’entreprise ou au domicile du contribuable des livres et des justificatifs comptables ainsi que de la correspondance commerciale tenus électroniquement ou de façon analogue;

2. les contrôles effectués au siège de l’Administration fédérale des contributions des données qui doivent lui être rendues accessibles par le contribuable conformément au droit en vigueur.

Au sens de la présente ordonnance vaut signature électronique une signature avancée au sens de l’art.², let. b, de la loi du 19 décembre 2003 sur la signature électronique (SCSE)⁴, qui satisfait aux conditions suivantes:

1. elle fait l’objet d’un certificat, qui est délivré par un fournisseur reconnu au sens de l’art. 3 SCSE conformément aux devoirs prévus à la section 5 SCSE et qui contient les informations suivantes: 1. le numéro de série, 2. le nom de la personne physique ou morale titulaire de la clé de vérification de signature, 3. la clé de vérification de signature, RO 2002 259 4. la durée de validité, 5. le nom, le pays d’établissement et la signature électronique avancée du fournisseur de services de certification qui a délivré le certificat;

2. les exigences prévues à l’art.⁶, al. 1, SCSE pour l’élaboration des clés de signature et de vérification de signature, et à l’art.⁶, al. 2, let. b et c, SCSE pour les dispositifs de création de signatures sont remplies.^{5 3} Les signatures électroniques qui satisfont aux dispositions de l’art.¹⁴, al. 2bis, du code des obligations⁶ sont assimilées à celles de l’al.² si elles ne comportent aucune restriction excluant leur utilisation aux fins de cette ordonnance.^{7 4} L’Administration fédérale des contributions peut édicter des prescriptions techniques et administratives en ce qui concerne les signatures avancées et les certificats visés à l’al.², notamment leur élaboration, leur délivrance et leur utilisation.⁸

Les conditions régissant la force probante des données électroniques énoncées à l’art. 43, al. 1, OLTVA sont remplies si:

1. 9 la sûreté de la transmission et de la conservation des données est garantie par une signature électronique;

2. le certificat délivré par le fournisseur de services de certification conformément aux prescriptions de l’art.², al. 2, était valable au moment de l’établissement de la signature;

3. 10 les données électroniques ont fait l’objet, une fois la transmission terminée et avant leur utilisation, d’une vérification – moyennant la signature électronique – portant sur leur intégrité, leur authenticité et sur le droit de signer, et que les résultats de cette vérification soient consignés par écrit;

4. 11 la clé publique servant à vérifier la signature électronique est conservée avec les données sécurisées; ceci est également valable pour les certificats délivrés par des fournisseurs de services de certification reconnus visés à la let. b, pour autant que le certificat ne soit pas publié;

5. la clé servant à déchiffrer des données codées est conservée en cas d’utilisation de techniques cryptographiques;

6. les utilisateurs n’utilisent pas de pseudonymes; et si

7. les clés peuvent être considérées, sans aucun doute possible, comme sûres au moment de leur utilisation.

Les données électroniques que le destinataire envoie à l’adresse du fournisseur de la prestation (par ex. une note de crédit) ou qu’il émet au nom et pour le compte du fournisseur (autofacturation) doivent faire l’objet d’un accusé de réception de la part du fournisseur. Cet accusé de réception doit répondre aux conditions mentionnées à l’al.¹ et se référer de manière univoque aux données reçues.¹²

Un accusé de réception au sens de l’al.² est également nécessaire lorsque le fournisseur de la prestation veut apporter la preuve, uniquement sur la base de données transmises électroniquement, que le destinataire de la prestation a son domicile ou son siège commercial à l’étranger.

La procédure de traitement des données utilisée doit garantir que toutes les données à traiter qui peuvent être déterminantes pour la perception de l’impôt seront saisies et que ces données ne pourront être modifiées ni supprimées sans que cela soit décelable.

Tous les registres de données et systèmes de traitement de données qui peuvent être déterminants pour la perception de l’impôt et pour les contrôles par l’Administration fédérale des contributions qui s’y rapportent, doivent être protégés de manière appropriée par un enregistrement dans des répertoires systématiques et au moyen de contrôles d’accès suffisants aux installations et aux données, afin qu’ils ne puissent être ni perdus ou modifiés sans autorisation ni détruits ou volés.

Le fonctionnement de tout système de traitement des données (par ex. celui du système de comptabilité) doit être consigné dans une documentation. La présentation et la portée de celle-ci doivent répondre par analogie aux dispositions de l’art.⁴, al. 1, de l’ordonnance du 24 avril 2002 concernant la tenue et la conservation des livres de comptes¹³.14

Les données de base et les tableaux (directeurs) doivent être consignés par écrit. La durée de vie des données saisies ainsi que toutes leurs modifications ultérieures doivent être inscrites et faire l’objet d’un commentaire. De plus, des mesures adéquates sont à prévoir afin que ces données puissent être reproduites de façon lisible et sans retard déraisonnable.

L’utilisation de clés cryptées et de codes n’est autorisée que pour la description d’articles et pour autant que leur signification puisse être établie en tout temps sans équivoque et sans retard déraisonnable aussi bien par l’émetteur que par le destinataire.

Le contribuable doit garantir que les données nécessaires à la perception de l’impôt et les instructions de travail ainsi que d’autres documents organisationnels tels que ceux concernant le réglage de tableaux nécessaires à leur compréhension sont lisibles sans retard déraisonnable. Il est également tenu de présenter les documents nécessaires à leur compréhension et, le cas échéant, de fournir des reproductions de documents pouvant être consultés sans moyens auxiliaires.

La reproduction des données enregistrées déterminantes pour la perception de l’impôt doit avoir le même contenu que les données originales, être intégrale et facilement compréhensible.

L’Administration fédérale des contributions est habilitée à consulter sur place l’intégralité des données enregistrées déterminantes pour l’imposition et à utiliser le système de traitement des données du contribuable pour effectuer ses travaux de vérification. Le contrôle de ces données peut être aussi effectué au lieu indiqué par le contribuable sur le territoire suisse ou dans les locaux de l’Administration fédérale des contributions.

L’Administration fédérale des contributions peut exiger que les données déterminantes pour la perception de l’impôt soient exploitées de façon numérique conformément à ses instructions ou que les données électroniques enregistrées soient mises gratuitement à sa disposition sur un support de données de son choix utilisable numériquement.

Le contribuable doit faire le nécessaire pour que la consultation de ses données par l’Administration fédérale des contributions ne puisse pas entraîner de modification des données ni endommager son système de traitement des données. Il est seul et unique responsable des conséquences s’il ne remplit pas correctement son devoir de diligence.

Chaque opération commerciale doit pouvoir être contrôlée individuellement sans retard déraisonnable et sans occasionner de frais importants, depuis les pièces justificatives en passant par les livres comptables jusqu’au décompte de la TVA, et inversement.

Lorsque les chiffres sont globaux, les postes qui les composent doivent être conservés.

Une concordance doit être établie entre les données de l’archive et celles du compte de l’impôt préalable.

Les opérations commerciales doivent être consignées dans un journal des transactions qui contiendra l’intégralité des mouvements (entrée/sortie) des données électroniques.

L’archivage, la conversion éventuelle ou toute autre opération effectuée sur les données doivent être consignés dans un procès-verbal.

L’intervention d’une tierce personne dans la circulation des données entre le fournisseur et le destinataire de la prestation est autorisée pour les données nécessaires à la perception de l’impôt (telles que les factures), pour autant que les conditions suivantes soient remplies:

1. le mandant et le tiers ont conclu un accord qui habilite le tiers à retransmettre les données. Au cas où les données sont retransmises sous forme électronique pour facturation, établissement d’un décompte ou d’une note de crédit, cette habilitation est mentionnée de manière explicite ou implicite lors de chaque transmission de données individuelle et est visible pour le destinataire;

2. la transmission ultérieure intégrale et fidèle des données obtenues par transmission électronique ou par échange de support de données est garantie par des mesures et des contrôles adéquats, conformément aux dispositions de l’art.³, al. 1;

3. toute opération éventuelle effectuée sur les données reçues avant leur retransmission reste contrôlable et peut être rendue lisible sans délai déraisonnable.

En cas de facturation globale des prestations de plusieurs fournisseurs à un destinataire, seules les prestations d’un de ces fournisseurs peuvent être englobées dans une somme.

Quels que soient les accords que le mandant et le tiers ayant accès aux données ont conclus en ce qui concerne la prise en charge des risques ou des responsabilités, c’est toujours le mandant (fournisseur ou destinataire de la prestation) qui est responsable envers l’Administrations fédérale des contributions.

Le tiers ayant accès aux données est tenu à la même obligation de renseigner que le tiers astreint à fournir des renseignements au sens de l’art. 61 de la loi fédérale du 2 septembre 1999 régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA)¹⁵.

Le tiers ayant accès aux données doit être inscrit préalablement au registre du commerce suisse.¹⁶

Les données électroniques déterminantes pour la perception de l’impôt doivent être archivées par l’émetteur et par le destinataire sous leur forme de transmission originale et dans leur intégralité sur des supports de données utilisables de façon numérique. La conservation des données uniquement sous la forme de documents imprimés ou de microfilms n’est pas autorisée.

En cas de transformation des données électroniques déterminantes pour la perception de l’impôt (conversion) dans un autre format («format maison»), les deux versions des données doivent être archivées. Elles doivent être gérées selon le même index. La version convertie doit être signalée comme telle.

Le contribuable doit avoir accès en permanence aux données déterminantes pour la perception de l’impôt pendant toute la durée du délai de conservation prévu par l’art. 11. Il doit veiller à ce que ces données soient lisibles et exploitables numériquement sans délai déraisonnable à partir d’un seul et même lieu situé sur le territoire suisse.

La conservation des supports de données à l’étranger est autorisée uniquement lorsque l’accès, la lisibilité et l’exploitation des données déterminantes pour la perception de l’impôt sont tout de même garantis en permanence.

Tant que le contribuable n’est pas en mesure d’obtenir des certificats selon l’art.², al. 2, délivrés par un fournisseur de services de certification reconnu, conformément à la SCSE¹⁹, l’Administration fédérale des contributions accepte également des certificats délivrés par un fournisseur de services de certification qui remplit sans équivoque et preuve à l’appui les conditions nécessaires pour pouvoir se faire reconnaître par l’organisme de reconnaissance, le moment venu, selon les dispositions de l’art. 4 SCSE.

Les certificats acceptés par l’Administration fédérale des contributions en vertu de l’al.¹ restent valables encore durant une année à partir du moment où il est possible d’obtenir des certificats en vertu de l’art.², al. 2, auprès d’un fournisseur de services de certification reconnu au sens de l’art. 3 SCSE.