824.095
Ordonnance sur le système d’information du service civil
du 20 août 2014 (Etat le 1er juillet 2016)
Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 80, al. 4, de la loi fédérale du 6 octobre 1995 sur le service civil (LSC)1, arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 Champ d’application
La présente ordonnance règle le traitement de données dans le cadre de l’exécution du service civil par les autorités et par les tiers auxquels des compétences d’exécution ont été déléguées en vertu de l’art. 79, al. 2, LSC (chargés d’exécution).
Art. 2 Organes responsables
L’Organe d’exécution du service civil (organe d’exécution) est responsable du développement et de l’exploitation du système d’information automatisé du service civil (système E-ZIVI).
Il peut faire appel à d’autres services fédéraux ou à des prestataires privés pour le développement technique et l’exploitation du système.
Art. 3 But du système
Le système E-ZIVI sert à faciliter l’exécution du service civil, à savoir:
l’exécution de la procédure d’admission au service civil;
l’exécution de la procédure de reconnaissance des établissements d’affectation;
la préparation, l’exécution, l’administration, le contrôle et l’évaluation des périodes d’affectation;
l’exécution d’inspections et de contrôles d’efficacité dans les établissements d’affectation;
la préparation, l’exécution, le financement, l’administration, le contrôle et l’évaluation des cours d’introduction et de formation pour les personnes
l’exécution des procédures disciplinaires et le traitement des demandes en dommages-intérêts;
RO 2014 2781
le traitement des demandes de conseil déposées par les personnes astreintes au service civil;
le prélèvement des contributions auprès des établissements d’affectation et l’octroi d’aides financières à ces établissements;
la participation à la procédure de recours;
la comptabilité relative aux débiteurs et aux créanciers;
les tâches de documentation;
l’établissement des statistiques;
l’authentification des utilisateurs d’un extranet.
Art. 4 Publication des données de base et des possibilités d’affectation
Les données de base et les possibilités d’affectation des établissements d’affectation reconnus peuvent être rendues accessibles à tout un chacun sur le site de l’organe d’exécution, pour autant que les établissements d’affectation concernés l’aient accepté.
Section 2 Structure du système et traitement des données
Art. 5 Structure et contenu du système
Le système E-ZIVI comprend les sous-systèmes suivants:
le système de gestion (SG);
le système clients (SC);
le système d’analyse décisionnelle (SAD).
Il contient des données sur:
les personnes demandant à être admises au service civil et les personnes
les institutions demandant à être reconnues en tant qu’établissement d’affectation et les établissements d’affectation reconnus;
les établissements de formation;
les périodes d’affectation et les cours d’introduction et de formation;
les procédures disciplinaires et les procédures de recours;
les résultats des inspections et des contrôles d’efficacité.
Le SAD contient des données sur les indicateurs relatifs aux processus et aux dossiers; ces données servent au suivi des prestations et à la conduite et l’optimisation des procédures de l’organe d’exécution.
Art. 6 Collecte de données
Les données du système E-ZIVI sont collectées auprès des personnes, institutions et établissements suivants:
les personnes demandant à être admises au service civil et les personnes
les institutions demandant à être reconnues en tant qu’établissement d’affectation;
les établissements de formation;
les destinataires des données visées à l’art.8.
Art. 7 Droits de consultation et de traitement
L’organe d’exécution et les chargés d’exécution ont accès aux données du SG dans le cadre de leurs tâches légales.
Les autorités compétentes ont accès en ligne aux données du SC dans le cadre de leurs tâches légales.
Les données du SC relatives aux personnes demandant à être admises au service civil, aux personnes astreintes au service civil, aux institutions demandant leur reconnaissance et aux établissements d’affectation reconnus ne peuvent être consultées que si la personne, l’institution ou l’établissement concerné a donné son accord.
Les droits de consultation et de traitement individuels sont réglés en annexe.
Art. 8 Communication des données personnelles
L’organe d’exécution communique des données personnelles aux organes et personnes suivants dans les buts mentionnés ci-après:
aux CFF, en vue de la facturation des trajets en transports publics effectués par les personnes en service; b2 aux autorités suisses et éventuellement à d’autres institutions spécialisées, en vue de garantir la sécurité de la personne astreinte lors d’affectations à l’étranger, de l’examen des demandes de reconnaissance d’établissements d’affectation souhaitant proposer des affectations à l’étranger ou dans le domaine de l’agriculture et de l’examen des demandes d’aide financière d’établissements d’affectation;
aux personnes astreintes au service civil et aux établissements d’affectation, en vue de la préparation des périodes d’affectation au moyen du SC;
aux employeurs des personnes en service, en vue de constater l’impossibilité de résilier le contrat de travail pendant les délais de protection prévus à l’art. 336c, al. 1, let. a, du code des obligations3;
aux caisses-maladie, en vue de la suspension de l’obligation de s’assurer pour les personnes astreintes au service civil;
à l’opérateur de sa boutique en ligne, en vue de l’administration des effets d’équipement destinés à identifier les personnes astreintes au service civil;
à l’Office fédéral des constructions et de la logistique, en vue de l’exécution de mandats d’impression;
à l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication, en vue d’envois en nombre par voie électronique;
aux établissements hôteliers, en vue de la réservation des nuitées des personnes astreintes au service civil;
4 aux services spécialisés désignés par l’organe d’exécution, en vue des examens médicaux et des mesures préventives en prévision d’affectations à l’étranger;
5 aux institutions mandatées par les établissements d’affectation pour mener des tests d’aptitude en prévision d’affectations à l’étranger.
Art. 9 Surveillance et coordination
L’organe d’exécution exerce la surveillance:
sur le traitement des données personnelles au sens de la présente ordonnance;
sur le respect de la protection et de la sécurité des données par les particuliers et les institutions privées qui sont parties au système E-ZIVI.
Il coordonne ses activités avec les autorités de la Confédération parties au système E-ZIVI et avec les particuliers et les institutions privées auxquels il fait appel.
Il octroie les droits individuels de traitement des données pour le système E-ZIVI.
Section 3 Protection et sécurité des données
Art. 10 Devoirs de diligence
Les autorités parties au système E-ZIVI veillent dans leur domaine à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions.
Les particuliers et les institutions privées auxquels des tâches d’exécution ont été confiées veillent dans leur domaine à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions.
Les autorités, les particuliers et les institutions privées s’assurent que les données personnelles qu’ils ont saisies dans les sous-systèmes visés à l’art.5, al. 1, ou communiquées aux services compétents soient complètes, correctes et à jour.
Art. 11 Sécurité des données
La sécurité des données est régie par les art. 8 à12 de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données6, les dispositions de l’ordonnance du 9 décembre 2011 sur l’informatique dans l’administration fédérale7 et les directives du Conseil fédéral du 14 août 2013 concernant la sécurité des TIC dans l’administration fédérale8.
Les autorités, les particuliers et les institutions privées autorisées en vertu de l’art.7 prennent les mesures organisationnelles et techniques requises, conformément au droit de la protection des données, afin de protéger les données personnelles contre toute perte ou tout vol et contre tout traitement ou consultation non autorisés.
L’organe d’exécution édicte un règlement de traitement qui contient les dispositions requises sur les mesures organisationnelles, les mesures de sécurité et le contrôle du traitement des données.
Il veille à l’établissement automatique d’un historique indiquant quel est l’utilisateur à l’origine de l’état des données du moment et quand il est intervenu.
Section 4 Conservation, archivage et statistiques
Art. 12 Durée de conservation
Sont conservées pendant cinq ans:
les données relatives aux personnes astreintes au service civil, à compter de la date à laquelle l’astreinte au service civil prend fin;
les données relatives aux établissements d’affectation, à compter de la date à laquelle ils cessent d’être reconnus;
les données relatives aux établissements de formation, à compter de la fin de l’année civile du dernier cours de formation.
Art. 13 Archivage
1A l’échéance de la durée de conservation, l’organe d’exécution transmet aux Archives fédérales, rend anonymes ou détruit toutes les données, conformément à l’art. 21 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données9.
Les données transmises aux Archives fédérales sont détruites dans le système E-ZIVI.
Art. 14 Statistiques
L’organe d’exécution communique à l’Office fédéral de la statistique les données dont celui-ci a besoin pour accomplir ses tâches.
Section 5 Financement
Art. 15
La Confédération finance le développement et l’exploitation du système E-ZIVI, ainsi que le raccordement et l’exploitation des lignes de données jusqu’aux services et personnes raccordés directement au SG ou au SAD.
Les services et personnes raccordés directement au système E-ZIVI prennent en charge les frais d’acquisition et d’exploitation de leurs appareils et du logiciel dont ils ont besoin. L’organe d’exécution fixe les conditions auxquelles ces appareils et le logiciel doivent répondre.
Section 6 Dispositions finales
Art. 16 Abrogation d’autres actes
L’ordonnance du 30 juin 2004 sur le système d’information du service civil10 est abrogée.
Art. 17 Dispositions transitoires
Le système d’information ZIVI+ est mis hors service dans un délai de neuf mois à compter de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance.
Ses données sont transférées dans le système E-ZIVI dans un délai de neuf mois à compter de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance.
Les données du système d’information ZIVI+ relatives aux personnes ayant été astreintes au travail ne sont pas transférées. Elles doivent être transmises aux Archives fédérales ou détruites dans les neuf mois à compter de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance.
Art. 18 Régime transitoire en cas de perturbations importantes pendant la période d’introduction
Si, après l’entrée en vigueur de la présente ordonnance, le système d’information ZIVI+ doit être maintenu ou remis en fonction en vue de surmonter de graves perturbations techniques ou organisationnelles, l’ordonnance du 30 juin 2004 sur le
[RO 2004 3633, 2007 4525, 2009 1119] système d’information du service civil11 demeure applicable pendant neuf mois au plus à compter de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance.
Art. 19 Entrée en vigueur
La présente ordonnance entre en vigueur le 15 septembre 2014.
[RO 2004 3633, 2007 4525, 2009 1119] Travail d’intérêt général 824.095 Annexe12 (art.7, al. 4) Données personnelles figurant dans le système E-ZIVI: utilisateurs, accès et droit de consultation et de traitement Utilisateur: Code utilisé Accès: dans le tableau:
Chef de produit Reconnaissance, encadrement et inspection des établissements d’affectation (REI) a Système de gestion (SG) Collaborateur REI b SG Chef de produit Encadrement des civilistes et affectations (ECA) c SG Collaborateur ECA d SG Chef de produit Introduction et formation des civilistes (IFS) e SG Collaborateur IFS f SG Chef de l’unité spécialisée Admission g SG Collaborateur Soutien à l’exécution h SG Collaborateur Centre de gestion administrative i SG Service juridique j SG Collaborateur Contrôle de gestion k SG Comptabilité l SG Collaborateur Ressources humaines m SG Système d’information du service civil. O 824.095 Utilisateur: Code utilisé Accès: dans le tableau:
Collaborateur Communication n SG Chef de centre régional o SG Comité directeur de l’organe d’exécution p SG Administrateur système q SG et Système clients (SC) Personne demandant à être admise au service civil ou personne astreinte au service civil r SC Institution demandant à être reconnue en tant qu’établissement d’affectation ou établissement s SC d’affectation Assurance militaire t SC Autorité cantonale chargée de la taxe d’exemption ou Administration fédérale des contributions u SC Organes chargés des questions d’allocations pour perte de gain v SC Enseignants w SC Travail d’intérêt général 824.095 1. Données personnelles concernant la personne demandant à être admise au service civil ou concernant la personne astreinte au service civil 1.1 Auto-inscription et envoi de la demande en ligne
Nom A B A A A A B B
Prénom A B A A A A B B
Adresse (y compris numéro de téléphone et adresse A B A A A A B B
Date de naissance A B A A A A B B
Lieu d’origine A B A A A A B B
Canton d’origine A B A A A A B B
Numéro d’assuré AVS A B A A A A B B 1.2 Inscription et saisie de la demande
Nom A B B B A A B A
Prénom A B B B A A B A
Adresse (y compris numéro de téléphone et adresse A B B B A A B A
Date de naissance A B B B A A B A
Lieu d’origine A B B B A A B A
Canton d’origine A B B B A A B A
Numéro d’assuré AVS A B B B A A B A Système d’information du service civil. O 824.095 Données Droits des utilisateurs a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w 1.3 Données personnelles concernant la personne astreinte au service civil
Numéro de système de la personne demandant A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A à être admise au service civil ou de la personne
Nom A A B B A A B B A A A A A A B A B A A A A A
Prénom A A B B A A B B A A A A A A B A B A A A A A
Adresse (y compris numéro de téléphone et adresse A A B B A A B B A B A A A A B A B B A A A A
Date de naissance A A B B A A B B A A A A A A B A B A A A A A
Lieu d’origine A A B B A A B B A A A A A A B A B A A A A A
Canton d’origine A A B B A A B B A A A A A A B A B A A A A A
Ancien numéro d’assuré AVS A A B B A A B B A A A A A A B A B A A A A A
Nouveau numéro d’assuré AVS A A B B A A B B A A A A A A B A B A A A A A
Activités professionnelles A A B B A A B B A A A A A A B A B B A A A A
Champ destiné aux coordonnées A A B B A A B B A A A A A A B A B A
Langue de correspondance A A B B A A B B A A A A A A B A B A A A A A
Sexe A A B B A A B B A A A A A A B A B A A A A A
Indications en vue du signalement et de la révocation A A A B A A B dans le RIPOL
Formation A A B B A A A B A A A A A A B A B B A Travail d’intérêt général 824.095 Données Droits des utilisateurs 2. Procédure d’admission 2.1 Envoi de la demande en ligne
Déclaration de la personne demandant à être admise A A A A A A B B au service civil qu’elle ne peut pas concilier le service militaire avec sa conscience
Déclaration de la personne demandant à être admise A A A A A A B B au service civil qu’elle est disposée à effectuer le service civil conformément à la LSC
Photocopie téléchargée de la carte d’identité ou A A A A A A B B du passeport
Confirmation de l’envoi de la demande par la personne A A A A A A B B demandant à être admise au service civil 2.2 Envoi de la demande en dehors d’E-ZIVI
Formulaire de demande officiel téléchargé A B B A A A B A
Déclaration de la personne demandant à être admise A B B A A A B A au service civil qu’elle ne peut pas concilier le service militaire avec sa conscience
Déclaration de la personne demandant à être admise au A B B A A A B A service civil qu’elle est disposée à effectuer le service civil conformément à la LSC
Photocopie téléchargée de la carte d’identité ou A B B A A A B A du passeport Système d’information du service civil. O 824.095
Date de réception de la demande d’admission A A A B A A B A A A A A A A B A 2.3 Administration de la procédure d’admission
Compétence du centre régional ou de l’organe central A A A B A A B A A A A A A A B A A A pour la personne demandant à être admise au service civil ou pour la personne astreinte au service civil
Aptitude A B B A A A A B A
Dernier grade militaire obtenu par la personne A A A B A A B A A A A A A A B A A
Jours de service militaire accomplis et restant à A A A B A A B A A A A A A A B A A A effectuer et catégorie de décompte APG
Statut lors de l’admission: personne astreinte A A A B A A B A A A A A A B A A au service militaire ou conscrit
Reconsidération d’une décision de non-entrée A B B A A A A B A en matière ou de rejet
Implication de la justice militaire A B B A A A A B A
Remarques concernant la demande d’admission A B B A A A A B
Inscription en ligne à la journée d’introduction A A A A A A B B
Inscription par l’organe d’exécution à la journée A B A B A A B A d’introduction
Administration de la journée d’introduction A B A B A A B A
Confirmation de la demande (en ligne) A A A A A A B B Travail d’intérêt général 824.095 Données Droits des utilisateurs a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w
Confirmation de la demande téléchargée A B A B A A B A (en cas d’envoi en dehors d’E-ZIVI)
Date de réception de la confirmation de la demande A A A A A A B A
Décision concernant la demande d’admission A A A B A A B A A A A A A A B A A
Jours de service civil à accomplir A A A B A A B A A A A A A A A B A A A A A
Dossier de la personne demandant à être admise au A A A B A A B A A A A A B A service civil avec tous les documents de la procédure d’admission
Correspondance entre la personne astreinte au service A A A B A A B A A A A A B A civil et l’organe d’exécution 3. Affectations
Liste de présence des cours de formation (présence et A A B B remarques)
Cours de formation de l’organe d’exécution suivis A A B B A B A A A A A A A A A B A A A
Collaborateur responsable des enregistrements A A B B A A A A A A A A A A B A B A
Statut militaire en service long A A A B A A B A A A A A A A A B A A
Nombre de jours de service supplémentaires A A A A A A A B A A A A A A A B A A A A volontaires
Exemption du service en vertu de l’art. 13 LSC A A B B A A A B A A A A A B A B A A A
Photo passeport pour la carte de légitimation B A A A du service civil Système d’information du service civil. O 824.095 Données Droits des utilisateurs a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w
Remarques concernant la personne astreinte A A B B A B A A A A A A A B A B au service civil
Évaluation de l’aptitude au travail A A B B B B A B A B A A
Examen médical effectué par le médecin-conseil A A B A A
Résultat de la vérification de la réputation B B B A A A de la personne astreinte au service civil
Résultat de la vérification de l’aptitude de la personne B B B A A B A
Convocations A A B B A A A B A A A A A A B A B A A A A A
Jours de service planifiés et accomplis A A B B A A A A A A A A A B A B A A A A A
Déclaration des jours de service accomplis A B A B A A A A B A B A A A
Motif du congé B B A A B B A B A A
Procédures disciplinaires et pénales A A B A A A
Interdiction d’accomplir des affectations B A B A A B A A A A
Exclusion du service civil B A B A A B A A A A
Libération ordinaire du service civil B B B A B A B A A A A
Libération avant terme du service civil B A B A A A B A A A A
Dossier contenant tous les documents de la personne A A B B A B B A B A B astreinte au service civil, à l’exception de la documentation d’admission, de l’examen par le médecinconseil et des procédures disciplinaires et pénales Travail d’intérêt général 824.095 Données Droits des utilisateurs a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w
Correspondance entre la personne astreinte A A B B A B B A A B A B A au service civil et l’organe d’exécution
Convention de report de la libération du service civil A A B A A A A B A A A A A B A B A A
Congé à l’étranger B B A A B B A A
Report de service B B A A B B A A A
Interruption d’affectation B B A A B B A A A A
Caisse-maladie de la personne astreinte au service B B A B A B B A civil
Coordonnées bancaires de la personne astreinte B B B B B A A B B B A A A au service civil
Certificat de travail après une affectation B B A A B B A A
Données relatives aux demandes en dommages- A A B B A B B B intérêts 4. Institutions demandant à être reconnues en tant qu’établissement d’affectation ou établissements d’affectation
Nom B B A A A A A A A A A A A A A A B A B A
Adresse B B A A A A A A A A A A A A A A B A B A
Interlocuteur B B A A A A A A A A A A A A A A B A B A
Numéro de système A A A A A A A A A A A A A A A A A A A
Numéro d’identification de l’entreprise (IDE) B B A A A A A A A A A A A A A A B B Système d’information du service civil. O 824.095 Données Droits des utilisateurs a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w
Domaine d’activité de l’établissement d’affectation au B B A A A A A A A A A A A A A B A A sens de l’art. 4 LSC
Liste des cahiers des charges avec activités B B A A A A A A A A A A A A A B A A
Exigences particulières concernant la réputation B B A A A A A A A A A A A A A B A A des personnes astreintes au service civil
Exigences particulières concernant l’aptitude B B A A A A A A A A A A A A A B A A des personnes astreintes au service civil
Données internes: forme juridique, évaluation B B A A B A financière, aide financière, réexamen, statuts, description, destinataire de la décision
Données relatives au traitement de la demande B B A A B A
Assujettissement à la contribution B B A A A A A A A A A A A B A 100 Décision de reconnaissance B B A A A A A A A A A A B A 101 Données pour la demande d’aide financière B B A A A B A 102 Compétence du centre régional ou de l’organe B B A A A A A A A A A A A A A B A A central pour l’établissement d’affectation 103 Données concernant les inspections B B A A A A A A A A A B A 104 Dossier avec tous les documents concernant B B A A A A B A A B A B l’établissement d’affectation 105 Données relatives aux demandes B B A A A B A B en dommages-intérêts Travail d’intérêt général 824.095 106 Correspondance entre l’établissement d’affectation B B A A A A B A A B A B A et l’organe d’exécution 5.
Procédure de recours 5.1 Procédure de recours en matière d’admissions 107 Date de réception et objet du recours A B B B A A B 108 Réponse A B B B A A B 109 Décision du Tribunal administratif fédéral A B B B A A B 5.2 Procédure de recours en matière d’affectations 110 Recourant (personne astreinte au service civil B B B A A A B ou établissement d’affectation) 111 Date de réception et objet du recours B B B A A A B 112 Réponse B B B A A B 113 Décision du Tribunal administratif fédéral B B B A A A B 5.3 Procédures de recours en matière de reconnaissances 114 Recourant (établissement d’affectation ou autorité B B B A A B cantonale du marché de l’emploi) 115 Date de réception et objet du recours B B B A A B 116 Réponse B B B A A B Système d’information du service civil. O 824.095 Données Droits des utilisateurs B B B A A B