Strategiecontrolling E-Government, Auftrag

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 1. Juli 2009

1062. Strategiecontrolling E-Government

Erwägungen

A. Ausgangslage Mit Beschluss Nr. 1411/2008 hat der Regierungsrat die E-Government- Strategie 2008–2012 festgesetzt und die Stabsstelle E-Government be- auftragt, einen Umsetzungsplan zu erstellen, jährlich über den Stand der Umsetzung der Strategie zu berichten und jeweils den aktualisier- ten Umsetzungsplan vorzulegen. Der Umsetzungsplan umfasst im We- sentlichen das E-Government-Projektportfolio, weshalb nachfolgend nicht mehr von einem Umsetzungsplan, sondern von einem E-Govern- ment-Projektportfolio die Rede ist. In diesem sind alle E-Government- Projekte aufgeführt, die zur Erreichung der strategischen Ziele beitra- gen. Die Umsetzung der Strategie erfolgt durch die Direktionen und die Staatskanzlei. Die Stabsstelle E-Government hat dabei neben der Durchführung von E-Government-Projekten auch die Aufgabe, die Strategie zu überprüfen sowie deren Umsetzungsstand und Zielerrei- chungsgrad zu messen. Damit sie diese Aufgaben wahrnehmen kann, benötigt sie entsprechende Grundlagen und Instrumente, wie z. B. das Projektportfolio, die im vorliegenden Konzept beschrieben sind.

B. Vorgehen bei der Erarbeitung des Strategiecontrolling-Konzepts Die Stabsstelle E-Government hat in Zusammenarbeit mit einem externen Berater und unter Einbezug zweier KITT-Mitglieder und einer Vertretung des Regierungscontrollings ein Grob- und Detailkon- zept erarbeitet. Die Generalsekretärenkonferenz und das Kantonale IT-Team (KITT) haben im Februar bzw. März 2009 Gelegenheit er- halten, zu beiden Dokumenten und zum Entwurf des Antrags an den Regierungsrat Stellung zu nehmen. Die beiden Unterlagen wurden an- schliessend zwecks verbesserter Leserfreundlichkeit zu einem Doku- ment zusammengeführt. Im Anschluss daran wurde im April 2009 ein Mitberichtsverfahren zum Konzept und zum Entwurf des Antrages an den Regierungsrat bei den Direktionen durchgeführt. Alle Direktionen haben Stellung genommen und mit einer Ausnahme das Strategiecont- rolling-Konzept mit einigen Anmerkungen akzeptiert. Die meisten Direktionen begrüssen die Führung eines zentralen Projektportfolios und die damit verbundene Projektübersicht. Mehrfach wurden der Um- fang und die Komplexität des Konzeptes kritisiert, worauf die vorlie- gende kürzere und kompaktere Version erstellt wurde. Weitere Hinwei-

se bezogen sich auf die halbjährliche Erhebung der Daten sowie die Schwellenwerte für die Aufnahme von Projekten ins Projektportfolio. Die Datenerhebung wird nur einmal jährlich erfolgen, der Schwellen- wert wird unverändert belassen, da ansonsten zu wenig Projekte erfasst würden. Ein weiterer Kritikpunkt betraf den Einsatz eines gesonderten Instrumentes für das Projektportfolio-Management für E-Govern- ment-Vorhaben. Es wurde vorgebracht, dass es sinnvoller wäre, für sämtliche Projekte, also neben E-Government- auch IT- und Organisa- tionsprojekte, ein einziges Instrument einzusetzen. Diesem Anliegen soll dadurch Rechnung getragen werden, dass mit dem KITT der Ein- satz eines einzigen Instruments für E-Government- und IT-Projekte ge- prüft wird, sobald die Anforderungen seitens der IT-Projekte bekannt sind. Bei der Evaluation sollen bereits bestehende Instrumente berück- sichtigt werden. Die Stabsstelle E-Government wird inzwischen eine Lösung auf der Grundlage von Microsoft Excel anwenden.

C. Strategiecontrolling-Konzept 1. Umfeldanalyse Für die Überprüfung und Weiterentwicklung der Strategie und die Kontrolle des Projektportfolios auf Vollständigkeit verarbeitet die Stabs- stelle E-Government laufend Informationen aus dem Umfeld. Bedeut- sam sind dabei insbesondere die Legislaturziele, das Programm E-Go- vernment Schweiz, technische Entwicklungen, die Ergebnisse verschie- dener E-Government-Studien sowie rechtliche und organisatorische Entwicklungen. Diese Informationen und die daraus abgeleiteten Ziele, Kriterien und Messgrössen fliessen in das Projektportfolio-Manage- ment (PPM), die Strategieüberprüfung und die Zielerreichungskontrol- le ein. Die Stabsstelle E-Government wertet die Ergebnisse aus der Umfeldanalyse aus und bereitet sie für die Steuerung des Projektport- folios sowie die jährliche Berichterstattung an den Regierungsrat auf. 2. Projektportfolio-Management E-Government Die Stabsstelle E-Government ist für die Führung und Steuerung des E-Government-Projektportfolios verantwortlich (Kapitel 4.1.7). Das Projektportfolio wird jeweils zu Beginn einer neuen Strategieperiode, d. h. ungefähr alle vier Jahre, erstellt sowie beurteilt und gilt als Grund- lage für die gesamte Strategieperiode (Kapitel 4.1.2). Die Stabsstelle E-Government erhebt dazu bei den Direktionen die wichtigsten Infor- mationen zu allen geplanten und laufenden E-Government-Projekten, überprüft diese unter anderem auf Doppelspurigkeiten, Abhängigkei- ten und Vollständigkeit und nimmt bei Bedarf mit den zuständigen Direktionen Kontakt auf. Das Projektportfolio wird zusammen mit der Strategie dem Regierungsrat zur Genehmigung vorgelegt. Die Stabs-

stelle E-Government hat zudem den Auftrag, dem Regierungsrat jähr- lich das aktualisierte Projektportfolio vorzulegen und über den Umset- zungsstand der Strategie zu berichten. Damit sie den Fortschritt messen und Massnahmen einleiten kann, erhebt sie einmal pro Jahr bei den Di- rektionen und der Staatskanzlei den Status der Projekte (Kapitel 4.1.4). Der Projektstatus enthält Angaben zum Ist-Zustand des Projektes, zu Abweichungen vom letzten Statusbericht sowie Prognosen in Bezug auf Termine, Kosten, Leistungen und Risiken. Bei Bedarf werden auch neue Projekte ins Portfolio aufgenommen. Bei grösseren Veränderun- gen, die einen Einfluss auf das Erreichen der strategischen Ziele haben, nimmt die Stabsstelle E-Government zwecks Massnahmenbestimmung Kontakt mit der entsprechenden Direktion auf. Können Unstimmigkei- ten aus den Ergebnissen nicht gelöst werden, erfolgt nach Rücksprache mit den verantwortlichen Stellen ein Vermerk in der Berichterstattung oder bei dringenden und gewichtigen Massnahmen ein Antrag an den Regierungsrat. 3. Berichterstattung Die Berichterstattung durch die Stabsstelle E-Government weist Er- kenntnisse aus der Umfeldanalyse und Hinweise auf Anpassungen der Strategie aus. Zudem enthält sie Informationen zum Umsetzungsstand und Zielerreichungsgrad der Strategie, zum Projektportfolio und zu Auswirkungen auf die Organisation und Prozesse. Sie findet mittels der Planungs- und Berichterstattungsinstrumente des Regierungsrates statt (Kapitel 5). Der Geschäftsbericht wird vor allem vergangenheitsbezo- gene Informationen umfassen wie z. B. Zielerreichung, abgeschlossene Projekte, aufgelaufene Kosten u. a. Zukunftsbezogene Informationen wie z. B. Handlungsbedarf und Massnahmen werden im KEF und im Controllingbericht oder gesondert ausgewiesen. Das aktualisierte Pro- jektportfolio wird im KEF abgebildet. Die Aussagekraft der Berichter- stattung ist direkt abhängig von der Qualität und vom Umfang der Pro- jektinformationen der Direktionen. Zusätzlich werden Informationen zielgruppengerecht im Intranet und im Internet verfügbar gemacht und bei Bedarf mittels Medienmitteilung veröffentlicht. 4. Unterstützung und Beratung Zur Unterstützung der Umsetzungsorgane bei der Planung und Durchführung ihrer Projekte werden entsprechende Hilfsmittel bereit- gestellt. Sie erhalten Zugang zu den Planungsgrundlagen, insbesondere zu den Listen mit den laufenden und abgeschlossenen Projekten sowie den bestehenden Angeboten. Diese Transparenz ermöglicht den Erfah- rungsaustausch zwischen den Umsetzungsorganen und eröffnet damit auch das Potenzial für die Nutzung von Synergien. Ergänzend erstellt die Stabsstelle E-Government einen Leitfaden E-Government, der

Grundlagen, Checklisten und Informationen enthalten und ebenfalls allen Direktionen zur Verfügung stehen wird. Weiter steht die Stabsstel- le E-Government beratend für E-Government-Fragen zur Verfügung und kann in kleinem Rahmen finanzielle Unterstützung bieten.

D. Umsetzung Auf der Grundlage des Strategiecontrolling-Konzepts und der im Vorjahr gemeldeten Angaben der Direktionen wird im Sommer 2009 eine weitere Angebots- und Projekterhebung bei den Direktionen durchgeführt. Dem Regierungsrat wird im Herbst 2009 ein Entwurf des E-Government-Projektportfolios und ein Zwischenbericht vorgelegt. Die erste Aufnahme der Statusberichte bei den Direktionen ist auf Ende 2009 geplant. Informationen über den Umsetzungsstand der Stra- tegie und das aktualisierte Projektportfolio werden erstmals im Ge- schäftsbericht 2010 bzw. im KEF 2011–2014 dargelegt. Allfällige Anpas- sungen der Strategie werden im Controllingbericht 2010 oder in einem gesonderten Bericht vermerkt. Externe Kosten werden vor allem für die allfällige Einführung eines Werkzeugs für das Projektportfolio-Management anfallen. Diese kön- nen erst nach der Erstellung des Pflichtenheftes und einer erfolgten Evaluation ausgewiesen werden.

Dispositiv

Auf Antrag der Staatskanzlei beschliesst der Regierungsrat

I. Die Staatskanzlei wird beauftragt, das Strategiecontrolling E-Go- vernment gemäss Konzept vom 23. Juni 2009 umzusetzen.

II. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei, je unter Beilage des Strategiecontrolling-Konzepts.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi