Ausweitung des elektronischen Rechnungsaustauschs in der kantonalen Verwaltung, Auftrag

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 19. Dezember 2018

1282. Ausweitung des elektronischen Rechnungsaustauschs in der kantonalen Verwaltung

Erwägungen

1. Ausgangslage Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 390/2018 die Strategie Digi- tale Verwaltung des Kantons Zürich 2018–2023 festgesetzt. Die kantonale Verwaltung soll sowohl nach innen als auch nach aussen bedürfnisge- recht, sicher und durchgängig digital agieren (Leitbild). Das Impulspro- gramm zur Umsetzung der Strategie sieht unter anderem die Ausbreitung des elektronischen Rechnungsaustauschs vor (IP2.4). Viele Rechnungen werden heute fast selbstverständlich elektronisch versandt und empfangen. Um diesem Bedürfnis auch im Geschäftsver- kehr mit der kantonalen Verwaltung gerecht zu werden, müssen die be- stehenden Angebote erweitert werden. Der Kanton verfügt bereits über verschiedene technische Möglichkeiten, um elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Es fehlt jedoch ein verwaltungsweit glei- ches Angebot. Elektronische Rechnungen bezeichnen vorliegend Rechnungen, die elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Erfasst sind neben der E-Rechnung im engeren Sinn, bei der strukturierte Daten über Service Provider übermittelt werden, auch Rechnungen im PDF-Format und hybride Rechnungen (PDF mit XML-Daten).

2. Verwaltungsweites Angebot für elektronische Rechnungen Heute entscheiden die einzelnen Verwaltungseinheiten, ob und welche Rechnungen sie elektronisch empfangen oder versenden wollen. Künftig sollen sämtliche kantonalen Verwaltungsstellen den elektronischen Rech- nungseingang akzeptieren und medienbruchfrei verarbeiten sowie ihre Dienstleistungen soweit möglich elektronisch fakturieren. Verwaltungsin­ terne Verrechnungen müssen künftig vollständig papierlos abgewickelt werden. Die Finanzverwaltung hat in den letzten Jahren insbesondere im Rech- nungseingang verschiedene Verbesserungen erreicht. Sie verarbeitet zen- tral Kreditorenbelege für kantonale Stellen. Papierrechnungen werden gescannt, bearbeitet und über einen Workflow den verantwortlichen Stel- len zur Prüfung und Zahlungsfreigabe zugewiesen. Die Belege werden schliesslich elektronisch archiviert. Der Anteil der verarbeiteten Papier- rechnungen lag 2015 bei 98% und konnte bis 2017 auf rund 93% gesenkt werden.

Tabelle: 2017 verarbeitete Kreditorenbelege Rechnungsart Anzahl Anteil in % Papierrechnungen extern 280 727 89,5 Papierrechnungen intern 11 274 3,6 Elektronische Rechnungen extern 20 699 6,6 Elektronische Rechnungen intern 1 030 0,3 Total 313 730 100,0 Es besteht grosses Potenzial für den Ausbau des elektronischen Rech- nungseingangs in der kantonalen Verwaltung. Der Bund erhält inzwi- schen rund 60% der Rechnungen elektronisch. Er gibt seinen Lieferanten seit 2016 die elektronische Rechnungstellung an die Bundesverwaltung ab einem Vertragswert von Fr. 5000 vor. Zur Beurteilung, ob eine ähnli- che Vorgabe gegenüber externen Dritten des Kantons eingeführt werden soll, sind die dafür notwendigen Massnahmen und der zeitliche Ablauf kantonsweit vertieft abzuklären. Im Vergleich zum elektronischen Rechnungsempfang ist der elektro- nische Rechnungsversand im Kanton Zürich noch nicht gleich stark ver- breitet. Die Möglichkeiten sind im kantonalen SAP vorhanden und sol- len verstärkt in Betrieb genommen werden. Analog zum elektronischen Rechnungsempfang sollen Rechnungen standardmässig elektronisch (ins- besondere E-Rechnung, PDF-Rechnung) versandt werden, sofern die Empfängerinnen oder Empfänger auf elektronischem Weg erreichbar sind. Vorgaben an die Verwaltungseinheiten zum elektronischen Rech- nungsversand an die Bevölkerung und Wirtschaft sind nach den er- wähnten weiterführenden Abklärungen zu prüfen.

3. Umsetzung Für die am kantonalen SAP-System angeschlossenen Einheiten sind die technischen Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsaus- tausch verfügbar. Die Finanzverwaltung stellt sicher, dass die erforder- lichen Einstellungen für die systemweite Nutzung bis am 31. März 2019 vorgenommen werden. Für die medienbruchfreie Verarbeitung des Rech- nungseingangs muss ein Workflow festgelegt sein. Bis auf wenige Ausnah- men verfügen bereits alle Einheiten des zentralen SAP über die entspre- chende Anbindung. Für den Rechnungsversand werden die bestehenden Verkaufsorganisationen im SAP-System eingerichtet, damit Leistungen elektronisch fakturiert werden können. Einheiten mit eigenen Systemen und Umsatzmeldung in das kanto- nale Rechnungswesen stellen selbst sicher, dass ihre Lösungen elektroni- sche Rechnungen empfangen und versenden können. Die Anforderungen sind bis 1. Januar 2020 zu erfüllen. Bis 2020 sind voraussichtlich System- anpassungen oder -ablösungen erforderlich, da mit der Einführung der QR-Rechnung alle heutigen Schweizer Einzahlungsscheine ersetzt werden.

Die Finanzverwaltung berät und unterstützt die Verwaltungseinhei- ten bei der Einführung und Umsetzung des elektronischen Rechnungs- austauschs.

4. Auswirkungen Mit der Einführung von SAP in der Direktion der Justiz und des In- nern sind ab 2019 nur noch wenige Verwaltungsstellen nicht über die be- stehenden zentralen Lösungen für den elektronischen Rechnungsaus- tausch erreichbar. Zusätzliche Kosten können für die Anpassung von Drittlösungen entstehen, sofern diese den elektronischen Rechnungsaus- tausch nicht unterstützen. Für einzelne Verwaltungseinheiten sind organisatorische Veränderun- gen nicht auszuschliessen. Ist die Rechnungsprüfung bisher nur auf Papier- rechnungen ausgelegt, muss ergänzend der interne Prozess für die medien- bruchfreie Verarbeitung von elektronischen Belegen festgelegt werden.

5. Nutzen und Wirtschaftlichkeit Elektronische Rechnungen bieten gegenüber Papierrechnungen zahl- reiche Vorteile. Sie sind umweltfreundlich und kostengünstig, da Druck, Papier, Verpackung und Porto bei der Rechnungstellung entfallen. Auch wenn in einzelnen Fällen für die Übermittlung von elektronischen Rech- nungen Transaktionsgebühren anfallen, sind diese im Vergleich zu den Kosten einer Papierrechnung vernachlässigbar. Auch der Rechnungs- empfang im Kanton kann effizienter gestaltet werden, da weniger Papier- rechnungen für die Genehmigung und Archivierung gescannt und nach- bearbeitet werden müssen. Gemäss internen Preiskalkulationen sinkt mit einer elektronischen Rechnung der interne Verarbeitungsaufwand um bis zu Fr. 3 je Beleg. Würde die Hälfte der von der Finanzverwaltung verarbeiteten Rechnungen papierlos eingehen (vgl. Tabelle vorne), liessen sich im Verarbeitungsprozess jährlich bis zu Fr. 400 000 einsparen. Die Ausweitung des elektronischen Rechnungsaustauschs trägt zur wirtschaftlichen und zeitgemässen Leistungserbringung des Kantons bei. Davon profitieren die kantonale Verwaltung, die Bevölkerung und die Wirtschaft.

6. Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung Gemäss RRB Nr. 392/2018 berät das Gremium «Steuerung Digitale Verwaltung und IKT» (SDI) Anträge an den Regierungsrat, welche die Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung zum Gegenstand haben. Das SDI hat den Antrag der Finanzdirektion am 12. Dezember 2018 vor- beraten und diesem zugestimmt.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Direktionen und die Staatskanzlei werden beauftragt, die erfor- derlichen technischen und organisatorischen Massnahmen zu treffen, damit sämtliche Verwaltungseinheiten den Rechnungsempfang und -ver- sand medienbruchfrei elektronisch abwickeln können.

II. Die Finanzdirektion wird beauftragt, die erforderlichen Einstel- lungen für den elektronischen Rechnungsaustausch im zentralen SAP-­ System bis am 31. März 2019 vorzunehmen.

III. Verwaltungsinterne Verrechnungen sind ab 1. April 2019 elektro- nisch abzuwickeln.

IV. Verwaltungseinheiten mit eigenen Rechnungswesen-Systemen wer- den beauftragt, sicherzustellen, dass sie die Vorgabe gemäss Dispositiv I bis 1. Januar 2020 erfüllen. Die Finanzdirektion kann in begründeten Fäl- len die Umsetzungsfrist erstrecken.

V. Die Massnahme IP2.4 gemäss Impulsprogramm 2018/2019 Digitale Verwaltung gilt mit der Umsetzung von Dispositiv I–IV dieses Beschlus- ses als erfüllt.

VI. Die Finanzdirektion wird beauftragt, in Zusammenarbeit mit den Verwaltungseinheiten die erforderlichen Massnahmen und den zeitlichen Ablauf zur Einführung verbindlicher Vorgaben zum elektronischen Rech- nungsversand und -empfang gegenüber der Bevölkerung und Wirtschaft abzuklären und dem Regierungsrat das weitere Vorgehen zu beantragen.

VII. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli