Mitarbeitendenportal, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 14. Dezember 2022

1643. Mitarbeitendenportal (Vergabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Der Regierungsrat beauftragte die Staatskanzlei, in Zusammenarbeit mit dem Amt für Informatik das Projekt Mitarbeitendenportal durch- zuführen (RRB Nr. 139/2022). Für den Aufbau des Mitarbeitenden- portals wurde dafür eine gebundene Ausgabe von Fr. 880 000 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, bewilligt. Für den Betrieb und die kontinuierliche Wei- terentwicklung des Mitarbeitendenportals wurden für 2024 eine gebun- dene Ausgabe von Fr. 440 000 und ab 2025 eine jährlich wiederkehrende gebundene Ausgabe von Fr. 540 000 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, sowie ab 2024 eine jährlich wiederkehrende Ausgabe von Fr. 900 000 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, bewilligt. Das Projekt Mitarbeitendenportal gehört zum Impulsprogramm Digi- tale Verwaltung 2020 (RRB Nr. 326/2020, Projekt IP5.1) und wird auf Anfang 2023 in die strategische Initiative Organisation übergeführt.

B. Ausschreibung Am 19. Juli 2022 wurde die Ausschreibung «Mitarbeitendenportal» im offenen Verfahren im Staatsvertragsbereich auf simap.ch publiziert. Mit der Ausschreibung wurde ein Partner für die Detailkonzeption, die Umsetzung und Einführung sowie die Weiterentwicklung des kanto- nalen Mitarbeitendenportals gesucht. Der Auftrag wird gesamthaft vergeben und ist aufgeteilt in einen Grundauftrag (Umsetzung Release 1), die Lizenzkosten für fünf Jahre, die Weiterentwicklung der Use Cases während oder im Anschluss an den Release 1 sowie Optionen für die Weiterentwicklung über die nächsten acht Jahre. Es wurden sechs Angebote fristgerecht und formal gültig eingereicht. Die Offertöffnung fand am 28. September 2022 statt.

C. Vergabe Die Bewertung der Angebote ergab, dass die Nexplore Solutions AG, Gwatt, die Zuschlagskriterien insgesamt am besten erfüllt, weshalb ihr der Zuschlag zu erteilen ist.

Vergabe in Franken (einschliesslich MWSt) Grundauftrag 598 780 Lizenzkosten (für fünf Jahre) 1 127 735 Option 1 – Weiterentwicklung Use Cases 55 227 Option 2 – Support und Weiterentwicklung 1 (für vier Jahre, 2024–2027) 598 166 Option 3 – Support und Weiterentwicklung 2 (für vier Jahre, 2028–2031) 598 166

D. Mittelbedarf Vergabesumme Mitarbeitendenportal (Staatskanzlei) in Franken (einschliesslich MWSt) einmalige Kosten Kosten Grundauftrag 598 780 Kosten Weiterentwicklung Use Cases (Option 1) 55 227 Total einmalige Kosten 654 007 wiederkehrende Kosten Lizenzkosten (für fünf Jahre) 1 127 735 Kosten Weiterentwicklung und Support 2024–2027 (Option 2) 598 166 Kosten Weiterentwicklung und Support 2028–2031 (Option 3) 598 166 Total wiederkehrende Kosten 2 324 067 Total 2 978 074 Die Vergabesumme umfasst für den Grundauftrag und die Option 1 einmalige Kosten von Fr. 654 007 (einschliesslich MWSt), für die Lizen- zen wiederkehrende Kosten von jährlich Fr. 225 547 bzw. von insgesamt Fr. 1 127 735 für fünf Jahre (einschliesslich MWSt) und für die Optio- nen 2 und 3 wiederkehrende Kosten von jährlich Fr. 149 541.50 bzw. von insgesamt Fr. 1 196 332 für acht Jahre (einschliesslich MWSt). Damit be- laufen sich die Kosten der Staatskanzlei insgesamt auf Fr. 2 978 074 (ein- schliesslich MWSt). Die Vergabesumme für den Grundauftrag, die Op- tion 1 und die Lizenzkosten sowie für die Optionen 2 und 3 sind durch die Ausgabenbewilligung gemäss RRB Nr. 139/2022 gedeckt. Die Vergabe der Option verpflichtet die Vergabestelle nicht zur Ausübung der Option.

E. Strategie Digitale Verwaltung Das Gremium «Steuerung Digitale Verwaltung und IKT» (SDI), das auch Programmausschuss des Impulsprogramms 2020 ist, hat den Ver- gabeantrag am 8. Dezember 2022 zuhanden des Regierungsrates vorbe- raten und diesem zugestimmt.

Dispositiv

Auf Antrag der Staatskanzlei beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Leistungen für das Mitarbeitendenportal werden gemäss Ange- bot vom 26. September 2022 zu Fr. 2 978 074 (einschliesslich MWSt) an die Nexplore Solutions AG, Gwatt, vergeben.

II. Der Betrag geht zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei.

III. Die Staatskanzlei wird ermächtigt, den Vertrag mit der Zuschlags- empfängerin abzuschliessen.

IV. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

V. Mitteilung an die Staatskanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli