Informatikstrategie, Festlegung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 9. Dezember 2008

1955. Informatikstrategie, Festlegung

Erwägungen

1. Ausgangslage Mit Bechluss Nr. 1700/2003 hat der Regierungsrat die neue Informatik- strategie (NIS) für die kantonale Verwaltung in Kraft gesetzt. NIS regelt die organisatorischen Gesichtspunkte der Zusammenarbeit der Direk- tionen und der Staatskanzlei neu und führte das kantonale IT-Team (KITT) ein. Das KITT hat 2004 seine Arbeit aufgenommen. Mit der Inkraftsetzung der Verordnung über die direktionsübergrei- fende Informatik vom 14. Dezember 2005 (KITT-Verordnung) hat der Regierungsrat dem KITT den Auftrag gegeben, die kantonale Informatik- strategie zu pflegen und weiterzuentwickeln. Das KITT hat beschlossen, die strategische Ausrichtung der Informatik in einem «Informatikleitbild der Kantonalen Verwaltung Zürich» und einem darauf aufbauenden Strategiedokument «Informatikstrategie der Kantonalen Verwaltung Zürich» zu regeln. Mit Beschluss Nr. 1835/2006 hat der Regierungsrat dieses Vorgehen gutgeheissen und das vom KITT erarbeitete Leitbild verabschiedet. Mit diesem Informatikleitbild hat er Ziele und Grundsätze für den Einsatz der Informatik in der Verwaltung und deren mittel- und langfristigen Entwicklung festgelegt. Das Leitbild ist die Grundlage für die vorlie- gende Informatikstrategie. Das KITT hatte die Informatikstrategie und die Umsetzungsplanung am 8. Juni 2007 verabschiedet und plante, dem Regierungsrat zu bean- tragen, die Informatikstrategie als verbindliche Arbeitsgrundlage fest- zulegen. Als Konsequenz der Stellungnahme der Generalsekretären- konferenz vom 17. Juli 2007 hat die Finanzdirektion einen externen Berater mit der Überprüfung beauftragt. Von November 2007 bis März 2008 wurden verschiedene Teile im KITT vertieft besprochen und teil- weise geändert. In der Folge hat die Finanzdirektion ihrerseits Ände- rungen vorgeschlagen, die im KITT ebenfalls Grundlage für Anpassun- gen waren. Durch diese Überarbeitung wurde die Führung der Infor- matik (IT-Governance) konkretisiert, die Zentralisierung insbesondere in Bezug auf Beschaffung und betriebliche Leistungserstellung stärker gewichtet, die Zentralisierung der Informatik in den Direktionen und eine Verkleinerung der Anzahl Betriebsstandorte in die Zielsetzung aufgenommen.

Das KITT hat die überarbeitete Version der Informatikstrategie unter Berücksichtigung der Hinweise der Generalsekretärenkonferenz am 31. Oktober 2008 verabschiedet.

2. Ziele Mit der strategischen Ausrichtung der Informatik werden folgende Ziele verfolgt: – Mit der Informatik werden die Modernisierung der kantonalen Ver- waltung und die Effektivität der Verwaltungsabläufe systematisch gefördert und verbessert sowie die Anzahl der repetitiven Vorgänge vermindert. – Die Informatik-Organisation ermöglicht eine zuverlässige, effiziente und wirtschaftliche Leistungserbringung. Dabei werden mit dem ver- fügbaren Mitteleinsatz die Lizenz-, Support-, Betriebs- und Wartungs- kosten optimiert. – Die direktionsübergreifende Steuerung und Führung der Informatik erfolgt über ein einheitliches Prozessmodell. – Die Informatik unterstützt die Nachvollziehbarkeit der Verwaltungs- tätigkeit und ermöglicht einen transparenten, sicheren und ziel- gruppengerechten Informationsaustausch zwischen den Verwaltungs- einheiten. – Die Informatik ermöglicht die Erstellung von Informationsangeboten und unterstützt die elektronische Abwicklung der Verwaltungs- geschäfte mit der Wirtschaft und der Bevölkerung sowie zwischen den öffentlichen Partnern. – Den Mitarbeitenden wird ein Portal zur Verfügung gestellt, das die Nutzung der wichtigsten direktionsübergreifenden Programme, Daten- banken und Informationen ermöglicht. – Die bestehenden Sicherheitsvorgaben werden eingehalten und wenn notwendig zusätzliche Sicherheitsstandards definiert, umgesetzt und gepflegt. Das Sicherheitsbewusstsein aller Mitarbeitenden der kanto- nalen Verwaltung wird laufend gefördert.

3. Strategische Ausrichtung der kantonalen Informatik Mit der neuen Informatikstrategie wird die kantonale Informatik unter den Gesichtspunkten Steuerung und Führung, Informatikleistun- gen, Finanzierung sowie Sicherheit strategisch ausgerichtet.

3.1 Steuerung und Führung Das KITT stellt die Umsetzung der Informatikstrategie sicher und unterstützt damit die Verwaltungseinheiten mit einer effizienten und effektiven Informatik. Hierbei wird die Strategiekonformität der Infor- matik der Direktionen und der Staatskanzlei laufend gefördert. Mit der Strategiepflege wird die Zielerreichung gesichert.

3.2 Informatikleistungen Informatikleistungen werden nach dem Grundsatz «eine Anforde- rung – eine Lösung» geplant und erbracht. Dazu werden alle bedeuten- den Informatikvorhaben und -leistungen in einem Portfolio verwaltet und regelmässig durch die Qualitätssicherung überprüft. Jede Leistungserbringung und jeder Leistungsbezug beruhen auf einer schriftlichen Leistungsvereinbarung zwischen dem Leistungs- erbringer und dem Leistungsbezüger. Ob die direktionsübergreifenden Informatikleistungen intern oder extern bezogen werden, entscheidet das KITT.

3.3 Finanzierung Mit Budgetierungs- und Kontierungsvorschriften sowie dem Infor- matikcontrolling wird eine erhöhte Transparenz der Informatik-Aus- gaben erreicht. Die der direktionsübergreifenden Leistungserbringung zugehörigen koordinierenden Tätigkeiten der strategischen Planung und zentrale Dienstleistungen werden zentral budgetiert und bezahlt und nicht weiterverrechnet. Interne Leistungserbringung wird nach einheitlichen Kriterien ver- rechnet. Preise interner KITT-Servicezentren werden mit einer Voll- kostenrechnung ermittelt.

3.4 Sicherheit Der Einsatz der Informatik erfüllt die eidgenössischen und kantonalen Vorschriften betreffend Datenschutz, Sicherheit und Umgang mit Infor- mationen und Personendaten. Die zugehörigen Schutzziele sind Ver- traulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Authentizität. Um den notwendigen Sicherheitsstandard zu erreichen, werden die benötigten Massnahmen im Bereich der Organisation getroffen und Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen. Damit können die benö- tigten Aufgaben und Lieferobjekte verteilt und erarbeitet werden.

4. Umsetzung Zusammen mit der Informatikstrategie hat das KITT einen Umset- zungsplan ausgearbeitet, der als Zusatzdokument vorliegt. Er umschreibt in groben Zügen die mittelfristigen Vorhaben, die für die Zielerrei-

chung zu verwirklichen sind. Die Umsetzungsplanung umfasst die vier voneinander unabhängigen Umsetzungseinheiten Strategische Ausrich- tung, Informatiksicherheit, Datenmanagement und Portal. Jede dieser Umsetzungseinheiten hat ausgewählte Projekte und Vorhaben, die von strategischer Bedeutung sind, zum Gegenstand.

4.1 Voraussetzungen Die Informatik ist innerhalb der Direktionen und der Staatskanzlei strategisch so zu positionieren und organisatorisch einzubinden, dass sie ihre kantonalen strategischen Aufgaben auch wahrnehmen kann. Dies ist nur erreichbar, wenn das KITT-Mitglied mit den entsprechenden Kompetenzen ausgestattet wird.

4.2 Kenntnisnahme und Vorgehen Die Umsetzung wird über eine Programmorganisation geführt. Das Programm ermöglicht eine bestmögliche Planung und Abstimmung der Umsetzungsprojekte bei niedrigen Koordinationskosten. Die strategische Führung und Konzeption der Umsetzung obliegt dem KITT, während die operative Programmleitung bei der KITT-Geschäftsstelle angesiedelt wird.

4.3 Kosten und Finanzierung Wesentliche Teile der geplanten Vorhaben sollen in den nächsten vier Jahren verwirklicht werden. Dabei ist für acht der zehn Vorhaben mit Kosten von 7,6 Mio. Franken zu rechnen. Für zwei Vorhaben liegt noch keine Kostenschätzung vor. Die Beträge enthalten die internen und externen Kosten; eingerechnet sind die wiederkehrenden Kosten von vier Jahren. Im Budgetentwurf 2009 und im KEF 2009–2012 der Leistungsgruppe Nr. 4600, Direktionsübergreifende Informatik, sind Beträge zur Finanzie- rung der Vorhaben eingestellt, die jedoch sehr knapp bemessen sind, sodass für die Planjahre 2010–2012 voraussichtlich mit höheren Beträ- gen gerechnet werden muss. Es wird für jedes Vorhaben aufgrund der benötigten Mittel und der Allgemeinverbindlichkeit zu entscheiden sein, ob ein Regierungsratsbeschluss nötig sein wird. Entsprechend § 11 der KITT-Verordnung wurde die Informatik- strategie der Generalsekretärenkonferenz vorgelegt. Die General- sekretärenkonferenz hat an ihrer Sitzung vom 29. September 2008 der Informatikstrategie im Wesentlichen zugestimmt.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Informatikstrategie der Kantonalen Verwaltung Zürich wird als verbindliche Arbeitsgrundlage für die Direktionen des Regierungs- rates, die Staatskanzlei und die unselbstständigen Anstalten festgelegt.

II. Das KITT wird beauftragt, die Informatikstrategie umzusetzen und dem Regierungsrat Bericht zu erstatten.

III. Die Instanzen der Rechtspflege und die Behörden werden einge- laden, ihre Informatikstrategien an die Informatikstrategie der Kanto- nalen Verwaltung anzugleichen.

IV. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei, das Kassationsgericht, das Obergericht, das Sozialversicherungs- gericht, das Verwaltungsgericht, den kantonalen Ombudsmann, den Datenschutzbeauftragten, die Finanzkontrolle und den Parlaments- dienst sowie an das KITT.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi