Zürcher Fachhochschule, Einführung von SAP-Lösungen

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 6. Januar 2009

30. Zürcher Fachhochschule (Einführung von SAP-Lösungen)

Erwägungen

A. Ausgangslage Mit der Umsetzung des neuen Fachhochschulgesetzes und der damit verbundenen Gründung der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) und Zürcher Hochschule der Künste (ZHdK) stehen die neuen Hochschulen Herausforderungen gegenüber, die mit den derzeitigen IT-Anwendung sowohl im Finanz- und Controlling- wesen wie auch im Personalmanagement und der Lohnadministration nur schwer bewältigt werden können und die Systeme ihre Kapazitäts- grenzen erreichen lassen. Bereits im Sommer 2006 hat die Pädagogische Hochschule Zürich (PHZH) im Rahmen des kantonalen Projektes ZERZE (Zentrales Rechnungswesen zentralisieren), das die Optimie- rung des Rechnungswesens und eine weitergehende Standardisierung der Rechnungswesen-Software umfasst, eine Machbarkeitsstudie bezüg- lich der Einführung einer SAP-Softwarelösung in Abstimmung mit den Partnerhochschulen ZHAW und ZHdK durchgeführt. Die Machbarkeits- studie zeigt auf, dass eine Ablösung der bisherigen Systeme der Hoch- schulen durch SAP-Lösungen sinnvoll wäre. Aufgrund des damals noch laufenden Reformprozesses an der Zür- cher Fachhochschule (ZFH) wurde mit RRB Nr. 1568/2006 die Einfüh- rung von SAP an der ZFH aus dem ZERZE-Projekt des Kantons heraus- gelöst, da die im ZERZE-Projekt angestrebten Einführungstermine für die Hochschulen nicht eingehalten werden konnten. Obwohl sich sei- tens des Kantons durch die Verschiebung der Einführung von IPSAS ebenfalls Veränderungen bei der weiteren Einführung von SAP er- geben haben, kann das Projekt ZERZE nicht mehr auf die ZFH aus- geweitet werden. Gemäss ZERZE-Projektfahrplan wird das Projekt voraussichtlich im 2. Quartal 2009 abgeschlossen. Dies führt dazu, dass die Zürcher Fachhochschule die Ausschreibung für eine SAP-Lösung separat beantragen muss. Im Personalmanagement- und Lohnadministrationsbereich hat der Regierungsrat im Dezember 2007 die Finanzdirektion beauftragt, die mögliche Ablösung des Systems PALAS neu öffentlich auszuschreiben. Obwohl bei der ZFH die heutige PALAS-Lösung des Kantons nicht im Einsatz ist, haben sich die Hochschulen der ZFH für eine Beteiligung an der Neuausschreibung des Systems entschlossen, da sich bei ihnen auch in diesem Bereich eine Ablösung der bisherigen Systeme aufdrängt.

Dies hat dazu geführt, dass die ZFH in den Projektarbeiten zur Ablö- sung von PALAS integriert ist. Die definitive Einführung von SAP im Personal- und Lohnadministrationsbereich bei der ZFH wird jedoch von einer parallelen Einführung einer SAP-Lösung im Finanz- und Controllingbereich abhängig gemacht.

B. Zielsetzung der Ablösungen Mit der Einführung von SAP-Lösungen sollen die verschiedenen sich im Einsatz befindenden Systeme an den Hochschulen der ZFH durch die im Kanton Zürich verwendete Standardsoftware SAP abgelöst und technologisch vereinheitlicht werden. Dabei sollen die heutigen Ist- Funktionalitäten der Systeme der Hochschulen als Mindestanforderun- gen für die Einführung von SAP gelten. Durch diese Vereinheitlichung der Systeme wird eine Kostenersparnis angestrebt. Weitere Zielsetzun- gen sind unter anderem – ein gemeinsamer Systembetrieb und Support, – die Erfüllung der Schnittstellenanforderungen der Finanzdirektion an die gemäss Rechnungslegungsverordnung zu konsolidierenden Einheiten, – zielgerichtete Managementinformationen, – bessere Datentransparenz zwischen zentralen und dezentralen Schul- standorten, sowie – Sichern der Schnittstellen zu den Umsystemen. Es kann davon ausgegangen werden, dass sich mittelfristig auch durch eine mögliche enge Zusammenarbeit mit dem SAP-Kompetenz- zentrum des Kantons weitere Kostenersparnisse ergeben werden.

C. Neues Personalmanagement- und Lohnadministrationssystem (PULS-ZH) Die ZFH konnte frühzeitig ins Projekt PULS-ZH (Ablösung der heutigen PALAS-Lösung in der Personal- und Lohnadministration des Kantons Zürich) integriert werden, was dazu führte, dass die Anfor- derungen der Hochschulen der ZFH an ein SAP-Human-Resources- System im Rahmen der Erarbeitung des Pflichtenhefts umfassend mit- berücksichtigt werden konnten. Unter der Voraussetzung, dass die Finanz- und Human-Resources-Softwarelösungen auf SAP bei den Hochschulen der ZFH vereinheitlicht werden und der Kanton sich im Rahmen einer neuen HR-Lösung auch für SAP entscheiden wird, hat sich die ZFH für eine weitere Beteiligung am Projekt PULS-ZH ausge- sprochen und verfolgt die Einführung von SAP-HR ebenfalls per 2011.

Die Kostenkalkulation für die Beteiligung der ZFH wurde in enger Absprache mit den Projektverantwortlichen PULS-ZH vorgenommen. Für 2009–2011 sind folgende einmalige Kosten vorgesehen: Tabelle 1: Kostenübersicht (in Franken) Kosten 2009 2010 2011 Total Einführungskosten (extern) 89 000 89 200 178 200 Lizenzkosten (inkl. Zeiterfassung/Reporting) 397 700 50 000 265 500 713 200 Software-Wartungs-Lizenz (22% pro Jahr) 97 200 97 600 194 800 Anteil Betriebskosten (2009/2010) 25 900 25 900 51 800 ZFH-Mandant 75 000 75 000 150 000 ZFH Projektleitung + Mitarbeit 125 000 125 000 250 000 Unvorhergesehenes 100 000 55 000 155 000 Objektkredit 809 800 562 700 320 500 1 693 000

Für den Betrieb ist ab 2011 mit rund Fr. 421 000 pro Jahr zu rechnen. Mit Ausnahme des Anteils Betriebskosten und der Kosten für Daten- migration und Schulung sind die Projektausgaben gemäss IPSAS als Investition zu behandeln. Die Beteiligung der Hochschulen ZFH am Projekt PULS-ZH erfor- dert gemäss oben stehender Tabelle einen Objektkredit von insgesamt rund 1,69 Mio. Franken. Die benötigten Mittel für 2009 sind im Budget 2009 eingestellt. Die Mehrkosten für 2010 und 2011 sowie die Folge- kosten ab 2011 können im Rahmen des KEF 2009–2012 durch Verschie- bungen und Einsparungen bei anderen Vorhaben innerhalb des Global- budgets der Leistungsgruppe Nr. 7406, Zürcher Fachhochschule, gedeckt werden.

D. SAP Einführung der ZFH (Projekt ZAP) Parallel zur Einführung von SAP im Personalmanagement und der Lohnadministration wird das Projekt ZAP – SAP Einführung der ZFH – für die weiteren Bereiche durchgeführt. Dabei wird auch die Schnitt- stelle zum Projekt PULS-ZH (Personalmanagement-/Lohnadministra- tionssystem) sichergestellt. Bezüglich Einführung wird seitens der Hochschulen das Ziel verfolgt, die weiteren SAP-Lösungen ebenfalls per 2011 einzuführen. Im Rahmen der bisher geleisteten Arbeiten im Projekt ZAP wurden auch erste Kostenschätzungen vorgenommen. Diese gehen von Einfüh- rungskosten für die drei Hochschulen von rund 1,5 Mio. Franken aus. Die Software-Lizenzkosten werden sich gemäss Schätzungen auf rund 0,9 Mio. Franken belaufen und die laufenden Betriebskosten werden auf rund 0,5 Mio. Franken jährlich geschätzt. Für die Einführung ist zu-

dem mit einem zusätzlichem Personalaufwand (externe Projektleitung / Projektleitung pro Hochschule) von rund 350 Stellenprozenten während 18 Monaten auszugehen.

E. Weiteres Vorgehen Im Rahmen der Erarbeitung der Machbarkeitsstudie wurde bereits eine erste Version eines Pflichtenheftes für die öffentliche Ausschrei- bung im offenen Verfahren erarbeitet. Dieses wurde in den vergangenen Wochen überarbeitet und hinsichtlich der Schnittstellen zum Parallel- projekt PULS-ZH bereinigt. Im Rahmen des Projektes ZAP wird fol- gender Zeitplan verfolgt: – Dezember 2008: Ausschreibung im offenen Verfahren gemäss Anfor- derungen aus dem Pflichtenheft. – Ab Mitte Februar 2009: Präsentationen der Offerten und Bewertung der Angebote – Bis Ende März 2009: Beurteilung der Offerten und Vorschlag an den Projektausschuss – Bis Ende April 2009: Vergabe-Entscheid und Bewilligung des Ob- jektkredites durch den Regierungsrat – 1. Januar 2011: Einführung von SAP im Finanz- und Controlling- Bereich

Dispositiv

Auf Antrag der Bildungsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Beteiligung der Zürcher Fachhochschule am Projekt PULS-ZH wird ein Objektkredit von Fr. 1 690 000 zulasten der Leis- tungsgruppe Nr. 7406, Zürcher Fachhochschule, bewilligt.

II. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Bildungsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi