E-Government-Strategie 2013-2016, Festsetzung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 27. März 2013

333. E-Government-Strategie des Kantons Zürich 2013–2016 (Festsetzung)

Erwägungen

A. Ausgangslage Der Regierungsrat hat im September 2008 (RRB Nr. 1411/2008) die kantonale E-Government-Strategie 2008–2012 festgesetzt. Die Strategie läuft Ende 2012 aus. Es ist daher eine neue Strategie für 2013–2016 fest- zulegen.

B. Vorgehen Die Stabsstelle E-Government hat einen Bericht zur Umsetzung der E-Government-Strategie 2008–2012 erstellt. Der Bericht zeigt auf, wie sich E-Government im Umfeld, d. h. beim Bund, anderen Kantonen und Gemeinden entwickelt hat und inwiefern die strategischen Ziele und Handlungsschwerpunkte umgesetzt wurden. Zur Beurteilung des kan- tonalen Umsetzungsstandes wurden die Angaben der Direktionen aus den letzten vier Jahren ausgewertet, die im Rahmen des Strategiecont- rollings jährlich erhoben wurden. Zusätzlich wurden die Direktionen im Frühjahr 2012 aufgefordert, die bisherige E-Government-Entwicklung, das Potenzial und den Handlungsbedarf aus ihrer Sicht darzulegen. Die Stabsstelle hat zudem einen Umsetzungsplan erstellt, der aufzeigt, mit welchen Kernprojekten die Strategie umgesetzt werden soll. Die Direktionen und der Datenschutzbeauftragte des Kantons Zürich wurden im Dezember 2012 eingeladen, zum Strategiepapier, zum Umset- zungsplan und zum Entwurf des Antrags an den Regierungsrat Stellung zu nehmen.

C. E-Government-Strategie 2013–2016 1. Leitlinien und Ziele Die in der bisherigen Strategie aufgeführten Leitlinien sind langfristig ausgelegt und nach wie vor gültig. Die Leitlinien können daher grund- sätzlich unverändert übernommen werden. Lediglich bei der Leitlinie zur Zusammenarbeit wurde die verstärkte und neu geregelte E-Govern- ment-Zusammenarbeit zwischen Kanton und Gemeinden (RRB Nr. 1092/ 2012) angefügt.

Die offen formulierten strategischen Ziele sind nur teilweise erreicht worden. Sie haben jedoch nach wie vor Gültigkeit und werden daher im Wesentlichen beibehalten. Weil die Ziele 1 «Voraussetzungen schaffen», 2 «Verwaltungsinterner Geschäftsverkehr» und 3 «Amtsverkehr zwischen den Behörden» wesentlich für die weitere E-Government-Entwicklung sind, werden sie neu zuerst genannt und sollen vordringlich angegangen werden. Das Ziel 5 «Amtsverkehr mit der Bevölkerung» wird mit dem Hinweis auf Lösungen für die Ausübung der politischen Rechte und Pflichten ergänzt. Beim Ziel 6 «Informationsangebot und Zugang zu Be- hördendaten» erfolgte eine inhaltliche Anpassung, einerseits in Bezug auf die Verbesserung der Erschliessung des bestehenden Angebotes und anderseits auf den Zugang zu öffentlichen Behördendaten, womit dem zunehmenden Bedürfnis der Wirtschaft und Öffentlichkeit nach offenen und frei weiternutzbaren Daten (Open Government Data) Rech- nung getragen wird. 2. Handlungsschwerpunkte Der grösste Handlungsbedarf besteht weiterhin bei der Schaffung von Voraussetzungen (Ziel 1) und beim verwaltungsinternen Geschäftsver- kehr (Ziel 2). In diesen Bereichen erfolgte zwar teilweise eine Weiter- entwicklung, die umgesetzten Massnahmen reichen jedoch nicht aus, um E-Government einen Schritt weiter zu bringen. Beide Ziele sind wesentlich, um Online-Angebote ohne Medienbruch anzubieten und eine effizientere Geschäftsabwicklung zu erreichen. Entwicklungsbedarf im technischen Bereich besteht beim weiteren Ausbau und der Nutzung bestehender Infrastrukturen, wie z. B. der Transaktionsplattform ZHser- vices und der E-Payment-Lösung der Finanzdirektion, sowie bei der Weiterentwicklung von technischen Vorgaben, z. B. bezüglich Architek- tur und Standards. Ein weiterer Bedarf ist die Schaffung von möglichst übergreifenden Rechtsgrundlagen, um die Umsetzung von E-Govern- ment-Lösungen künftig zu vereinfachen und zu beschleunigen. Bezüglich Amtsverkehr mit den Behörden (Ziel 3) ist mit der E-Go- vernment-Vereinbarung zwischen Kanton und Gemeinden ein wichtiger Grundstein gelegt und mit dem Projekt «Kantonales Personenregister» der Direktion der Justiz und des Innern ein wichtiges Vorprojekt be- gonnen worden. Die Umsetzung dieser Massnahmen sowie weiterer Vor- haben, wie z. B. elektronische Vernehmlassungen und Mitberichte, ist wei- terhin voranzutreiben. Das Bedürfnis der Wirtschaft, die Amtsgeschäfte mit der Verwaltung online abwickeln zu können (Ziel 4), ist weiterhin gross. Neben der Online-Steuererklärung sollen die bisherigen Handlungsschwerpunkte

im Bereich «Bewilligungsverfahren/Meldewesen» angegangen werden, wobei insbesondere das Projekt «elektronische Baubewilligungen» ein wichtiges strategisches Vorhaben aus Sicht von Kanton, Gemeinden und Bund ist. In Bezug auf den elektronischen Amtsverkehr mit der Bevölkerung (Ziel 5) ist mit der Umsetzung des Legislaturziels Online-Steuererklä- rung ein wichtiger Meilenstein erreicht worden. Die Ausbreitung auf alle Gemeinden ist erfolgt. Weitere Schwerpunkte für die Bevölkerung sind nach wie vor die Möglichkeit der elektronischen Meldung des Umzugs bzw. Wegzugs, die Vereinfachung von Bewilligungsverfahren, die Bezah- lung von Rechnungen/Gebühren und die Teilnahme an politischen Pro- zessen wie z. B. E-Voting, Unterschriftssammlungen usw. Neu soll das Thema Open Government Data, das dem Ziel 6 «Infor- mationsangebot» zugeordnet ist, im Sinn der E-Government-Strategie koordiniert und bedürfnisgerecht angegangen werden. Neben dem im Rahmen von Vorabklärungen bereits festgestellten unmittelbaren Hand- lungsbedarf im Bereich zentrale Erschliessung und Leitlinien soll ein direktionsübergreifendes (und die Gemeinden einschliessendes) Vor- projekt eingeleitet werden, das klärt, wie Open Government Data im Kanton gefördert und umgesetzt werden soll.

D. Umsetzung der Strategie 1. Umsetzungsplan Die Umsetzung der Strategie erfolgt durch die Direktionen und die Staatskanzlei im Rahmen von Projekten und mittels konkreter Mass- nahmen. Der Umsetzungsplan enthält die bedeutendsten strategischen Vorhaben (Kernprojekte), die wesentlich zur Erreichung der strategi- schen Ziele beitragen und teilweise auch direktionsübergreifende oder nationale Bedeutung haben. Die Entwicklung dieser Projekte wird des- halb auch im Rahmen des Strategiecontrollings (RRB Nr. 1062/2009) verfolgt. Neben den Kernprojekten werden in den Direktionen und der Staatskanzlei viele weitere Projekte umgesetzt oder sind geplant. Auch zu diesen wird die Stabsstelle E-Government im Rahmen des Strategie- controllings weiterhin eine jährliche Erhebung durchführen und der Verwaltung eine Gesamtübersicht über alle laufenden E-Government- Aktivitäten zur Verfügung stellen. Damit soll eine vermehrte Synergie- nutzung und Wiederverwendbarkeit von E-Government-Lösungen ge- fördert werden.

2. Organisation Die Organisation für die direktionsübergreifende Steuerung und Koordination von E-Government stützt sich auf die gemäss § 53 lit. b der Verordnung über die Organisation des Regierungsrates und der kan- tonalen Verwaltung (VOG RR) der Staatskanzlei zugeteilte Aufgabe «Förderung und Koordination der Nutzung elektronischer Mittel zur Kommunikation und für den Geschäftsverkehr mit der Öffentlichkeit» ab. Die Stabsstelle E-Government ist Träger der operativen Steuerungs- und Koordinationsaufgaben (RRB Nr. 481/2007). Die Erfahrungen der letzten vier Jahre und auch Rückmeldungen einzelner Direktionen zeigen, dass das Thema E-Government in den Direktionen und Ämtern sehr unterschiedlich verankert ist und unein- heitlich verstanden wird. Synergien bei der Umsetzung von E-Govern- ment werden noch zu wenig genutzt und eine aktive Zusammenarbeit und Koordination von E-Government innerhalb der Direktionen und auch direktionsübergreifend findet nur teilweise statt. Dies ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass in den Direktionen zum Teil das Wissen fehlt und die Zuständigkeiten in Bezug auf E-Government- Fragen nicht geregelt sind. Aus diesem Grund und um E-Government breiter zu verankern, soll in jeder Direktion eine Person benannt werden, die verantwortlich und Ansprechperson für E-Government-Themen ist. Deren Aufgaben sollen die direktionsinterne Planung und Steuerung von E-Government-Vorhaben, die Förderung eines gemeinsamen Ver- ständnisses für E-Government sowie die Sicherstellung des Informa- tionsflusses zwischen der Stabsstelle E-Government und den Verwal- tungseinheiten der Direktionen sein. Ein weiterer Handlungsbedarf besteht darin, dass heute eine gere- gelte direktionsübergreifende Koordination bezüglich rechtlicher Ge- sichtspunkte und Fragestellungen im E-Government fehlt und dies die Umsetzung von Projekten teilweise erschwert. Zusätzlich zu den E-Go- vernment-Verantwortlichen der Direktionen wird deshalb eine Fach- person aus der Staatskanzlei benannt, die zur direktionsübergreifenden Koordination von rechtlichen Fragestellungen im E-Government zur Verfügung steht. Um eine Gesamtkoordination zu ermöglichen und die E-Government-Kräfte zu bündeln, soll unter der Leitung der Stabs- stelle E-Government eine Fachgruppe gebildet werden, die sich aus den E-Government-Verantwortlichen und der rechtskundigen Fachperson zusammensetzt. Diese Fachgruppe soll sich regelmässig zu E-Govern- ment-Themen austauschen können und damit der Forderung nach einer stärkeren Koordination, Zusammenarbeit und Synergienutzung sowie nach Unterstützung bei rechtlichen Fragen Rechnung tragen.

Politische/strategische Regierungsrat Steuerung

Staatskanzlei Strategische Planung/ (Stabsstelle E-Government) Koordination und Unterstützung

Fachgruppe E-Gov (E-Gov-Verantwortliche Fachliche Planung & Direktionen, rechtskundige Koordination Fachperson)

Umsetzungs- Umsetzungs- Umsetzungs- Umsetzungs- Umsetzung organ 1 organ 2 organ 3 organ Q Projekte

Die Zusammenarbeit mit den bestehenden kantonalen Gremien und Organen wie z. B. mit der Generalsekretärenkonferenz, mit dem kanto- nalen IT-Team (KITT) und dem Datenschutzbeauftragten soll wie bisher aktiv und gemäss bestehenden Zuständigkeiten und Aufgaben erfolgen. Auch die Zusammenarbeit mit externen Stellen wie dem Bund und den anderen Kantonen wird auf der Grundlage der Rahmenverein- barung E-Government Schweiz (RRB Nr. 1450/2011) gefördert. Die Zusammenarbeit mit den Gemeinden erfolgt gemäss der vom Regie- rungsrat genehmigten Vereinbarung (RRB Nr. 1092/2012) und in enger Abstimmung mit den kantonalen Vorhaben. Die Rückmeldungen der Direktionen zur Rolle der Stabsstelle waren unterschiedlich. Gefordert wurden u. a. eine stärkere Führung und Steue- rung von E-Government, mehr Projektumsetzung sowie mehr Beratungs- und Unterstützungsleistungen. Das Anliegen wird durch die organisa- torischen Anpassungen berücksichtigt, bedingt aber auch Anpassungen des Stellenplanes der Stabsstelle, die gesondert beantragt werden.

E. Mittelbedarf Die Mittel für E-Government-Vorhaben werden wie bisher durch die zuständigen Verwaltungseinheiten der Direktionen und der Staatskanz- lei im ordentlichen Budgetprozess geplant und eingestellt. Die Mittel für überdirektionale Aufgaben und Projekte sowie die Koordination wer- den zentral bei der Stabsstelle E-Government eingeplant.

Wenn die kantonale Verwaltung ihre Aufgaben und Leistungen künf- tig effizienter erfüllen und von der Wirtschaft und Bevölkerung als mo- derne und dienstleistungsorientierte Behörde wahrgenommen werden will, müssen die entsprechenden personellen und finanziellen Mittel für die Schaffung von Grundlagen, Infrastrukturen und Onlineangeboten bereitgestellt werden. Damit der Kanton Zürich seinen Anschluss an die anderen Kantone nicht verliert, ist eine Verstärkung der E-Govern- ment-Anstrengungen nötig. Dazu müssen die Vorhaben im Umsetzungs- plan vorrangig angegangen werden. Um die Projekte, die von der Stabsstelle durchgeführt werden sollen, im Rahmen der bisherigen Aufgabenerfüllung und bis Ende der Strategie- periode bewältigen zu können, sind zusätzliche Mittel für die nächsten vier Jahre notwendig. Wenn die gesondert beantragten Stellen bewilligt werden, ergibt sich gegenüber den im KEF eingestellten Mitteln ab 2014 eine Verschlechterung der Erfolgsrechnung um Fr. 320 000 für die Lohn- kosten und von Fr. 110 000 für den höheren Betriebsaufwand, insgesamt verschlechtert sich die Erfolgsrechnung um Fr. 430 000. RRB Nr. 481/2007 Budget 2013 ab 2014 Stellen (geplant) 4,5 6,5 8,3 Personalaufwand einschliesslich Allgemein- 565 000 690 000 1 010 000 kosten für Führungs- und Strategieaufgaben sowie Projektleitungen Betriebsaufwand einschliesslich Personalkosten 1 310 000 1 540 000 1 650 000 Externe Leistungen ZHservices und ZHweb 1 000 000 1 320 000 1 460 000 Personalaufwand 310 000 480 000 480 000 Interne Verrechnung (RRB Nr. 765/2011) –260 000 –290 000 Beiträge für Kooperation mit Bund und Kantonen: 315 000 315 000 Behördenportal www.ch.ch (RRB Nr. 1530/2010) und Rahmenvereinbarung E-Government (RRB Nr. 1450/2011) Dienstleistungen Dritter, Aufwand für Projekte 1 475 000 800 000 800 000 (einschliesslich Anschubfinanzierungen für Direktionsprojekte) 3 350 000 3 345 000 3 775 000 Die im KEF 2013–2016 eingestellten Mittel der Stabsstelle E-Govern- ment (RRB Nr. 481/2007 und RRB Nr. 765/2011) sind ab KEF 2014– 2017 auf Fr. 3 775 000 zu erhöhen. Darin eingerechnet sind die Erwei- terungen des Stellenplans, die gesondert beantragt werden.

Dispositiv

Auf Antrag der Staatskanzlei beschliesst der Regierungsrat:

I. Die E-Government-Strategie des Kantons Zürich 2013–2016 wird festgesetzt und die Direktionen und die Staatskanzlei werden mit deren Umsetzung beauftragt.

II. Die Direktionen werden beauftragt, eine E-Government-Verant- wortliche oder einen E-Government-Verantwortlichen zu benennen und der Staatskanzlei zu melden.

III. Es wird eine Fachgruppe E-Government geschaffen. Der Fach- gruppe gehören die E-Government-Verantwortlichen der Direktionen und eine rechtskundige Fachperson der Staatskanzlei an. Sie kann bei Bedarf durch weitere Fachpersonen ergänzt werden. Sie wird von der Chefin oder vom Chef der Stabsstelle E-Government geleitet.

IV. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates, die Staatskanz- lei und den Datenschutzbeauftragten, je unter Beilage der Strategie und des Umsetzungsplans.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi